【数据追梦人2020】数据武林外传:说说我和简道云的那些事儿

在简道云平台搭建资产管理系统,操作方便,基本功能均已实现
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我是李建龙,大专毕业,学的计算机软件及应用。在17年以前从事的是IT信息工作,17年11月转入现在公司,入职前与领导谈及工作内容,感觉跨度挺大,自己从企业信息推进工作转为资产管理,没有信息化的平台做管理支撑。但现在回想起来,这小转行也算是在数据江湖的武林外传了,摸索三年,总算找到一个趁手的兵器——简道云。

1.0的试炼
回想自己入职那会,与资产管理的另一位同事接触及前面两个月的熟悉后,了解到目前资产管理过程存在的现状:

1. 易耗品领用靠纸质表格登记,形成月报表交财务做费用平摊;
2. 固定资产设备全生命周期用EXCEL表格登记,存在登记不及时,及登记漏缺等情况,又没有字段与财务资产表进行配对:
3. 因为用EXCEL表登记缘故,每年资产盘点无法一对一对应资产,最后往往以总数量进行核对,经常存在资产缺失;
4. 资产管理人员更替造成资产登记信息数据流失;
等等其它各种资产方面问题。

凭借多年的信息化工作经验,在与部门同事和经理沟通后,准备使用信息化手段改变现状。当时公司在推钉钉用于协同办公,公司使用的OA、SAP等系统都在与钉钉平台做对接,于是我们也决定在钉钉平台上查找和比对能支撑固定资产管理的APP。

经过几家比对和试用,简道云免费版,为我们最终确定用于搭建资产管理平台做管理支撑,由于是免费版,提供的功能比较简单,又我们是初次做资产模块,由另一位同事做搭建,我做基础疏理工作,做了1.0版本包含只有入库、资产编号建卡、领用出库、借用登记、报废登记等,没有库存的概念和有效的报表做展示。

有了系统平台做支撑,又对实物上的资产标签进行改版,我主动要求全部改为二维码(简道云支持扫码),在开发部同事帮忙下,开发了一个批量打印二维码资产标签的小程序。有了二维码资产标签做基础,实现了出入库操作时,直接由申请人登录钉钉简道云进行入相应流程,扫码登记;易耗品领用有专门明细表供财务查询,而不再需要提供纸质明细表。经过这次熟悉和磨炼,自己在这个阶段了解到信息化给资产管理带来的便捷性,学习到一些资产管理要点及财务对资产的管理套路。

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上图为资产管理1.0
2.0的成长
在1.0版本使用了差不多十个月后,我们申请了简道云的标准版本,我们要对1.0版本进行升级,让简道云在资产管理及查询方面更便捷,形成资产一目了然、库存可查,动手了2.0的改版并上线,在1.0的基础上,关于2.0版本我提出了总表的概念,即把所有的资产信息都放到一张总表中进行信息收集,出库、入库等操作走流程表单,虽然流程上清楚不少,但是这样也造成了两张表单的重复操作。怎么办呢?问题往往凑在一起爆发。因为公司部门多,难免存在不同大部门下小部门相同名称的情况,造成展现给财务的报表实际应该是不同成本中心,而登记的却是相同部门。这种情况下,我们做了一件至今还很后悔的事,那就是引入人员基础信息表,把钉钉人员架构信息表和人员成本信息表整合形成:人员、联系方式、成本中心和部门(包含多级部门)字段的一张基础表,人员登记出库时直接联动这张表,但是没想到公司对架构调整及人员调动的频繁,导致我们要去经常修改人员基础信息表。但是问题出现,总得解决呀,目前自己还在摸索探寻API

在2.0的搭建上线这个阶段我通过与同事相处,看他搭建的过程学到了简道云的表单制作、流程配置、聚合表使用、函数应用及报表如何展现等。

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上图资产管理2.0

3.0的进阶与摸索
在使用了半年后,因为与我搭档的同事离职,把所有的资产管理工作都归到我手上,我开启了孤独的武林打怪,只能自己慢慢熟悉2.0里面已有的功能,并在简道云平台的帮助文档和视频教学的帮助下学了一些搭建基础。自己这会也接手了公司固定资产采购这块的业务,决定对现在的资产管理模块进行改版。

一开始并不熟悉智能助手和数据工厂具体如何布置,只能边操作边向在线技术人员请教,慢慢的实现了资产从下单、入库、发货、对账一整套功能,并解决了一条采购流程只开一次票、只发一次货,一台资产设备只能报废一次的功能,并用智能助手功能自动把出库、回库等资产的动态回填到总表,启用所有的10个智能助手,目前资产管理模块已经实现设备的采购、入库、资产建卡、标签打印、借用、领用、归还、淘汰、报废、维修、资产转移、发货、对账、资产标签在线定制打印、报表展现、查询等功能,3.0版本至今还在使用。这个阶段我对简道云的功能了解的更多了,也让自己对资产管理这个岗位越来越有信心。

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上图为资产管理3.0部分

现在4.0的预想也在摸索中,有了一定的想法 ,想把所有分公司资产管理纳入同一个模块,但是简道云的10张聚合表明显不够使用,如果分模块,让数据表同步跑起来,实现资产信息的互联互通和资产设备的统一调度管理,智能助手紧缺。

随着这3年来使用简道云对资产管理的信息化路程,随着对简道云的各种功能了解及提供的培训,让我对简道云即爱又有不及的感觉,管资产就是管人,路漫漫,我在这路上一直学习进步的探索。


发表于 2020-12-31 16:51:53
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大众评审看完想说:感谢您分享的故事!看完您的故事我想起这么一首诗形容我此刻的心情:不惜千金买宝刀,貂裘换酒也堪豪。一腔热血勤珍重,洒去犹能化碧涛。
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发表于 2021-1-3 23:45:58
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大众评审看完想说:有想法,有执行力,再加上顺手的工具与平台,你一定会成功。
发表于 2021-1-4 16:24:41
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大众评审看完想说:故事案例都挺优秀的,好的工具如同趁手的兵器,伴你在职场上大杀四方
发表于 2021-1-5 14:20:34
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大众评审看完想说:看着你与简道云一步步的走来,时间在变,版本在变,不变的依然是你对于学习探索的热情
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发表于 2021-1-5 16:33:50
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大众评审看完想说:数据江湖的武林高手,期待更多版本,加油!
发表于 2021-1-5 18:09:51
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大众评审看完想说:感谢您分享的故事!对简道云的产品不是很了解,不过看了你的介绍能够从1.0版本坚持到3.0,着实不易。加油。
发表于 2021-1-5 19:07:59
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大众评审看完想说:保持学习和开放的心态。多多接触其他新鲜事物。有助于你提升想法和思路。
加油!
发表于 2021-1-6 16:54:53
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大众评审看完想说:在未来漫漫数据道路上,以数据为基石,与帆软为伴,遇见未来,协同共生!
发表于 2021-1-7 10:31:14
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大众评审看完想说:继续努力学习应用,加油
发表于 2021-1-7 16:24:29
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大众评审看完想说:手艺好,家伙也妙,加油!
发表于 2021-1-8 02:31:32
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大众评审看完想说:感谢您分享的故事!我从您的故事中看到了坚持的力量
发表于 2021-1-8 12:39:19
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大众评审看完想说:不断探索精进,与简道云一路相伴一路成长,加油
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发表于 2021-1-8 17:41:58
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大众评审看完想说:数据江湖的武林高手,不断探索精进,与简道云一路相伴一路成长,加油,数据追梦人!!!
发表于 2021-1-9 09:27:53
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大众评审看完想说:一路的打怪升级,你已经成为大神级别了!
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发表于 2021-1-9 16:43:27
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大众评审看完想说:楼主通过不断探索和学习,已经能够独当一面了,现在的疑惑总有得到解决的一天的。
发表于 2021-1-9 18:55:13
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大众评审看完想说:独当一面的数据人,您的故事可以做成简道云的企业案例啦,优秀!
发表于 2021-1-10 20:37:30
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大众评审看完想说:你对简道云的肯定也帮助了简道云产品更好的迭代,数据之路和产品一起成长,加油。
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