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【零代码领航者大赛】简道云助力北京磐茂打造基建项目管理新模式

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简道云助力北京磐茂打造基建项目管理新模式

工程&成本管理应用介绍

一.企业简介

1.1公司业务

北京磐茂企业管理有限公司(以下简称“北京磐茂”)为CPE源峰基金旗下不动产投资管理平台。专注于“金融+不动产”的价值提升,业务涵盖不动产投资、建设、运营及交易等环节,涉及房地产开发、医疗健康、工业能源、消费休闲、商业金融等多个领域,已服务CPE旗下20+平台公司及100+项目,参与管理项目1,000万㎡。

1.2 数字化建设

北京磐茂自2019年初开启公司数字化转型之路,通过对多种平台工具的尝试,最终选用以SaaS管理平台为依托,搭载零代码、可扩展、云服务特性的aPaaS平台,即“钉钉+简道云”的模式进行数字化转型探索。经过近三年的实践,逐渐对简道云有了深入的了解和认识,当前公司全员具备开发简道云简单应用能力,同时每个业务部门都有1~2名业务人员具备解决项目管理痛点,开发复杂应用的能力。目前通过简道云已打造很多内部管理和项目管理应用,并逐步在基金被投企业推广使用。

 

二.项目背景及痛点

自2014年公司成立以来,我司受投资方委派,参与监管多个被投企业的基建工程项目。这些基建项目普遍存在如下特点:

业态类型多样(包括厂房、产业园、物流站、IDC数据中心以及网点门店装修等)

规模体量大(建设规模超万㎡),或者项目数量多(网点布局)

参与管理的机构众多(投资方、项目方、施工方等)

管理水平要求高(涉及专业广,管理难度大)

 

而操盘项目的被投企业来自于各行各业,有的工程建设并非其主营业务,没有工程和成本管理的专业背景和管理经验,在传统的管理中就会存在以下痛点:

业务管理痛点

  • 缺乏工程成本管理意识

由于工程成本管理经验不足,对很多重要模块缺少管理意识(例如合同管理、变更签证管理等)

  • 流程管理落后

很多流程仍然处于邮件审批或纸质审批,提醒不及时,归档或查找困难,流程数据无法沉淀

  • 预警机制欠缺

在业务管理过程中缺少预警机制,难以提前预判风险

数据统计痛点

  • 数据统筹困难

数据分散在不同单位或部门,并且数据口径不统一,造成数据冲突,每次统筹对账或者管理查询都会浪费大量时间

  • 数据获取滞后

很多数据都是在流程完成很久之后才获取到的,严重影响管理效率

  • 数据分析不及时

需要多人参与数据分析,每周或每月的频次出具报告已十分吃力,每天出具更难以实现,对决策的支持力不足

系统开发痛点

  • 开发成本高昂

市场上有成熟的成本管理软件,但是成本高昂,有的价格高达几百万

  • 开发周期较长

如果找外部IT开发团队定制开发系统,周期时间较长,短期内无法快速上线

  • 更新迭代不灵活

由于项目业态多样,需要系统可以灵活做出调整,而定制化系统难以灵活更新迭代

 

 

三.解决方案

针对以上痛点,北京磐茂利用简道云的优势(“化繁为简,布道赋能,云上协同”),开发出工程&成本管理应用模板,结合不同项目的特点,进行个性化调整,交付被投企业使用。以下分别从业务流程、简道云解决思路以及最终应用框架图三个方面介绍解决方案:

3.1 梳理业务流程

(1)成本管理流程

遵循成本全流程管理理念,首先将成本管理流程各个环节进行梳理(如图3-1所示),确定流程间的勾稽关系,为整体应用搭建打好基础。

 

图3-1 成本管理业务流程图

 

(2)工程管理流程

工程管理的核心关注点分别是进度管理、质量管理、安全管理、材料管理、人员管理,进而对整体业务流程进行梳理,如图3-2所示。

 

图3-2 工程管理业务流程图

 

 

3.2 业务与简道云功能融合

根据上文梳理的业务流程,将其与简道云相融合,那么工程&成本管理应用应该具备信息填报、流程管理、预警判断、数据沉淀、数据分析、可视化展示等功能,如图3-3、图3-4所示。

信息填报:设置普通表单,作为收集信息的主要来源

流程管理:设置流程表单,确定审批流,形成业务流转

预警判断:利用聚合表抓取多表数据,动态计算并反给数据至表单,作为预警依据

数据沉淀:利用智能助手将审批完成的表单数据沉淀到台账当中

数据分析:利用数据工厂将多表进行连接,从科目维度和合同维度进行深入分析

可视化展示:利用仪表盘将动态信息、关键信息,用图表快速表达出来

 

图3-3 成本管理与简道云融合思路图

图3-4 工程管理与简道云融合思路图

 

3.3 应用框架

尽管项目的业态多样,个体间存在很多差异,但是整体的业务逻辑是一致的,同样在简道云的应用中,整体应用框架思路也是一致的,我们只需要结合不同项目的个性化情况进行一定程度调整即可实现快速上线交付使用,如图3-5所示。

 

图3-5 应用整体框架图

 

 

四.项目成果

4.1 成果总结

(1)建设成果

项目数量

应用数量

平均单项目表单数量

平均单项目仪表盘数量

16个

16个

35个

100个+

 

(2)访问量统计

单项目月均访问量

平均单项目参与用户数

1.5k+

30人+

 

(3)整体价值

投入:

  • 经济投入:支付少量年费即可使用简道云平台,自主搭建应用,节省了约500万左右的系统开发费用和系统维护费用,也节省了未来迭代升级可能支付的开发成本

  • 人力投入:经过一段时间的实践学习,目前已达到1-2名业务人员就可对单项目进行定制化开发,不需要外包IT团队开发

  • 时间投入:目前工程&成本管理应用已日渐成熟,未来只需根据新项目的个性化需求进行调整即可上线。如果项目的特殊性不强,2-3天内即可复制调整完毕,远比外部定制系统时间快的多

产出:

  • 业务效率大幅提升:项目参与方共同在平台上完成流程协作,数据导出口径统一,相较于过去效率大幅提升

  • 业务整体流程优化:原先项目参与方各自在企业内部完成OA流程,机构间的流程协作难以衔接,当前应用实现多方共同在同一平台内完成流程,解决过去衔接困难的问题

  • 业务分析体系的搭建:形成动静结合的分析体系,动态分析是指流程过程中对待发生的数据进行分析和预警,静态分析是指对已完成流转的数据进行沉淀并实时呈现

  • 提升公司业务管理水平:应用的搭建提升了公司数字化管理水平,同时反向推动了公司业务人员对业务的深刻理解,进而使整个公司业务管理水平得到提升

 

4.2 典型模块

(1)模块一:大型基建项目成本管理分析(仪表盘)

痛点:

  • 数据量大,需要专人统计,人效低

  • 数据分散,统计数据极易出错

  • 统计分析周期长,影响决策效率

解决:

为解决以上痛点,我司借助简道云数据工厂功能,确定业务每个环节都含有关键字段(如科目编号、合同编号),通过关键字段将业务全链条每个环节都连接起来,形成数据打通,将每个环节数据都集成到数据工厂中,对统一的数据源进行可视化分析。

价值:通过以上办法解决了我们的痛点,带来了如下价值

  • 人力得以释放,人员得以从原先繁琐的统计工作中释放出来,专注于企业经营

  • 数据分析快捷清晰,通过数据联动,颗粒度从粗到细精准找到异常值

  • 数据口径统一,保持了数据完整性,避免分散带来出错风险

 

 

(2)模块二:小型门店项目成本标准库(仪表盘)

痛点:

  • 项目规模小但数量多,可沉淀数据量大,查询数据耗时

  • 项目分布地区广,数据维度多,难以精细化处理数据

  • 传统的管理工具,建立标准库时效过于漫长

解决:

为解决以上痛点,我司通过简道云应用,统一数据口径,对项目建立多个维度(地区、项目、一二级科目、合同、清单细项等),形成成本数据仓库,从地区维度、科目维度、清单细项维度来呈现成本标准。

价值:

通过以上办法解决了我们的痛点,带来了如下价值

  • 提高时效和管理水平,项目进行中可直接借鉴标准库,项目完结自动流转入标准库

  • 节约人工,避免过去大量excel表建立标准库,把更多精力关注到如何调整异常事项的处理上

  • 形成数据资产,标准库搭建完成后,伴随项目继续增多,优势价值也会继续提升

 

 

(3)模块三:工程管理分析(仪表盘)

痛点:

  • 工期难管理:工程节点很多,管理方无法快速判断逾期节点,以及未来两周需要完成的节点工作

  • 决策没支撑:管理方无法实时了解施工现场动态(包括人员、材料、质量安全整改等)

  • 数据无对比:比如小型门店类项目规模小、数量多,工序可复制这类情况,无法做数据对比分析

解决:

为解决以上痛点,我司通过简道云应用,对所有工程节点进行时间管理,对逾期或未来两周待办工作进行预警提醒,对人员状态、质量问题整改状态、材料进场状态都通过图表实时分析展示出来

价值:

通过以上办法解决了我们的痛点,带来了如下价值

  • 工期管理:方便掌握大量繁杂的工程节点状态,可以有效控制工期完成时间

  • 现场动态:线上即可看到现场状态,包括人员状态、材料状态、质量问题情况等等

  • 对比分析:可以多项目对比分析,主要针对小型门店类同质性强的项目,方便对比参考

 

(4)模块四:成本全流程管理(审批表单)

痛点:

  • 流程无法数据沉淀:原先流程是通过邮件审批或纸质审批单,无法形成数据沉淀

  • 流程缺少数据提示:原先流程中无法自动给出进行中事项已发生金额,需要录入人填报

  • 流程缺少预警提醒:原先流程无法对当前合同是否超支给予辅助判断,给审批人参考

  • 流程无法直接生成台账:流程流转完成后无法自动生成台账

解决:

为解决以上痛点,我司通过简道云应用,将成本管理全流程各环节都制作成流程表单,流转完成后自动形成台账,成为数据源以供实时成本分析

价值:

通过以上办法解决了我们的痛点,带来了如下价值

  • 数据贯通:实现从流程→台账→分析全面打通

 

  • 辅助决策:流程审批中就嵌入了超支预警提醒,降低错误审批的发生概率

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(五)模块五:工程数字化管理(审批表单)

痛点:

  • 工程进展无统计:原先只对工期进展重要节点定期口头汇报,造成事后管理的现象频频发生

  • 人员情况难统计:每日的人员出勤情况不统计或者纸质统计,逐渐流于形式

  • 质量安全问题整改难落实:质量安全问题发现后,是否完成整改,统计麻烦、监督也容易遗漏

解决:

为解决以上痛点,我司通过简道云应用,制作施工日报、周报、质量安全检查(必须附有现场定位、照片、视频等信息)、材料报审等审批表单,完善过程管理不足。

价值:

通过以上办法解决了我们的痛点,带来了如下价值

  • 实现事前管理:提升工期管理力度,防止逾期产生的事后管理现象发生

  • 提高管理效率:项目管理者可在线上判断监督很多安全质量的整改工作是否落实

 

五.项目总结

5.1项目负责人点评

数字化转型是所有企业面临的课题,中小企业普遍面临着人才限制、资金限制的问题。而简道云恰恰突破了这些限制,让中小企业依靠现有业务人员付出微薄的成本,就可以实现从ERP→BI一站式的轻量级数字化转型,简道云确实是中小企业数字化转型的利器。

自从北京磐茂开启数字化转型之路以来,公司就选用简道云作为落地工具,选择的原因主要是公司员工大部分都是非IT背景的项目管理人员,他们是最了解项目、最了解公司业务的群体,如果让他们能够掌握零代码开发工具,想必对公司数字化转型、业务能力提升带来很好的促进作用。经过过去近3年的实践,简道云给我们的带来了新的提升和新的认识:

重塑了业务流程,提升了团队效能:业务人员参与应用搭建的过程也是对现有业务流程重新梳理和优化的过程,完成开发的同时,给员工的管理思维、业务的理解能力也带来了很大提升;应用上线后,项目管理能力和工作效率的提升是显而易见的,过去查询数据、分析问题的时间可能需要耗费几天,而现在仅仅几分钟就可以找到问题所在

促进了业务转型,拓展了业务边界:工具的使用实现了团队的内部赋能,团队从原有繁琐的具体工作中脱身而出,开始思考业务转型,从原有聚焦执行层业务,逐步转向围绕决策层和控制层提供更多有价值的服务;我们切实感受到了通过简道云的使用促进了团队的提升,工作过程中逐步向被投企业推广简道云,并将我们开发成熟的应用分享给他们,希望以此赋能被投企业,提升被投企业管理水平,此举也拓展了我们投资管理业务边界

5.2 心得体会

在公司通过简道云开始数字化创新建设以来,遇到过一些困难和阻碍,特别是工程成本管理场景应用建设,涉及的业务流程较多,数据量较大,参与操作人数也较多。既有工作流程的变化,也有业务模式的创新,同时对员工既有的工作习惯发生改变。心得体会主要总结如下几点:

一把手工程

数字化转型是一把手工程,企业级应用由公司领导推动,部门级应用由部门领导推动,部门应用中做的好的,经过调整也可以被企业级采纳,数字化转型从自上而下到自下而上,转型工作才能逐步实现众人拾柴火焰高:公司数字化转型的前提是公司全员数字化转型,业务人员可以借助简道云零代码开发工具,参与到公司数字化工作当中。从过去几个人参与开发到如今全员参与开发,无论公司内部管理还是项目管理乃至于个人能力都会有大幅提升

用起来的才是好应用

和业务人员沟通的过程中常听到的话,“这个应用得好用才会用起来”,应用是否好用取决于能否解决使用人的需求和痛点,并且操作简便不复杂。因此开发过程中要完全站在使用者角度出发,并且交付时要让使用者看到哪些管理动作能给他带来管理的提升,一旦用起来了,就停不下来

循序渐进不断迭代

每个企业都是从简单应用开始,循序渐进,逐步迭代的。开发和驾驭复杂应用是伴随管理能力的提升和开发能力的提升才能实现的,管理能力提升来自于对自身业务的深入思考和重塑,开发能力的提升来自于亲自到简道云中去实践和培训课程学习

编辑于 2021-10-14 15:28

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