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【零代码领航者大赛】建筑施工行业多业态集团内部配套公司的业财一体化管理系统

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建筑施工行业多业态集团内部配套公司的业财一体化管理系统

一.企业简介

绿城建筑科技集团成立于2018年,集咨询服务、设计营造、工程施工、产业配套为一体的全产业链集团,属于绿城集团的专业型子集团。其中产业配套板块集研发、设计、生产加工、销售、施工安装于一体的建筑配套全链服务商,业务包括木业、橱柜、收纳、石材以及建材采供服务等,是绿城建筑科技集团多元化业务发展方向之一。

 

 

 

二.业务背景

1、业态种类多:作为地产集团下游一个涉及生产、贸易、零售、施工等不同业务的多公司集合体,公司管理结构和业务模式与上级集团的信息化逻辑存有较大的差异,系统开发与逻辑不兼容,下游各公司的信息管理系统往往孤立开发,业务数据分散,出现较多的系统壁垒。

2、数据口径多:长期依靠手工台帐进行管理,各公司口径、格式又不统一,不同部门经常性的重复要求相似资料,汇总整理校对占用大量办公时间;数据统计周期长,各类对账极为困难,存在大量数据孤岛;同时也间接导致了有关人员大量流动,加剧了业务数据的缺失、无序与失真,更是无法快速呈现各公司的经营现状。

3、业务发展快:因各公司经营时长、主要业务、所在地域的不同,在业务模式、管理制度、数据标准、团队能力、管理深度、沟通效率等均存在明显的差异;公司业务规模发展快速,管理需求变化频繁,原有的OA、ERP升级迟缓调整困难,无法快速实现管理升级和经营变化;

4、管理需求大:耗资巨大的传统定制化系统,因为固化僵化的结构,已经跟不上快节奏变化的公司管理模式,采购同行企业使用的成熟系统,也因管理思路、目标需求、业务类型的不同,导致南橘北枳、鱼和熊掌不可兼得的情况。

 

 

 

三.解决方案

本着“总规划、分步建”、“先业务,后职能”、“先局部、后全面”的原则,基于本集团2025战略规划,制定整体的信息系统建设规划,力争两年内建设并打通各板块的数据链节点,建成“统一数据、统一集成、统一管理”的一体化平台,在2025年前全面实现集团信息化管理数字化、规范化、可视化、智能化,实现管理数字化转型、实现企业的发展赋能和助力。

绿城建筑科技集团产配板块下属公司类型结构多样,缺乏专用的独立系统,存在管理分散、数据口径不一现象。为了解决消除以上存在的问题,公司提出要建设一套好用、能用、想用、提高人效、持续发展的信息智慧系统。信息部门制定了三步走的策略。

 

第一步:夯实基础,通过借助简道云平台模块化搭建业务逻辑实现各个业务模块量身定制数据基础得到保障;

第二步:业务贯通,每个业务模块根据管理逻辑实现业务数据在内部进行流转,数据归集,形成统一口径;

第三步:价值创造,通过简道云平台的数据分析和流程分析能力,对数据产生价值进行管理维度展现,实现数字化转型。

 

绿城建筑科技简道云系统架构图:

 

 

 

搭建过程如下:

1、夯实基础,统一框架:基于公司2025战略,绿城建筑科技集团信息化对现有业务体系基于简道云平台作为基础开发平台整合现有系统,打通各条线业务数据链,实现三个统一。

 

 

 

 

 

2、业务贯通,统一标准:信息化建设过程中按照六类技术标准和三类管理规范, 为集团公司实现5年规划提供保障依据。

 

 

 

 

 

3、实施交付,价值创造:集团公司各子公司未有信息化系统的进行简道云开发业务全面覆盖,已经存在的系统进行API数据接口对接,实现在简道云平台上数据的互联互通。

 

 

四.信息化建设成果

4.1 成果总结

(1)建设成果

  • 应用总数:30+个
  • 表单总数及仪表盘总数:500+个
  • 简道云用户活跃数:800+个

(2)整体价值

绿城建筑产业板块是一个较新的业务模式,市面上没有类似的行业可以参考,管理模式一直在摸索和探索,而简道云低代码的开发模式适合这种“摸着石头过河”的阶段。

简道云平台大概投入5万余元,相比以往未使用简道云,每年投入10余万元,且应用效果不能使管理层满意,每年投入的费用多不说,而且在系统应用方面存在系统管理逻辑与现实管理逻辑的差异,且无法在短时间内进行迭代更新或者更新需要进行二次费用投入,及不利于提升公司业务和管理。

总体建设成本从传统模式的300+万缩减为60万+,节约了80%,开发建设时间至少节约70%。

从引入简道云平台后,管理层通过简道云平台逐步理清管理思路,信息化人员对公司管理需求能够及时做出相应变更使投入更少、迭代更容易。

对以往的管理难点,痛点,通过数字化报表、仪表看板、战略看板清晰直观了解当前业务进度和存在问题,同时也为新的业务模式未来管理方向提供了信心保障。

截至本月,数据量6万+条,已正式上线公司6家,开发排期公司3家,集团内其他公司开始需求规划,2022年前建成集团化数据系统。

以第二家上线公司的付款审批流程为例,原来纸质签单一般需10几天,现在电子化审批仅需2-3天,节约时间至少80%,更释放经办人大量的工作时间,可以转入更重要的业务管理。以微知著,简道云系统对公司各方面的提升,是跨越式的。

 

 

 

4.2 典型场景

(1)场景一:客户管理

客户管理是所有业务系统的起点,通过简道云搭建的表单,能够快速收集外部客户的各类信息数据并实时展示追踪,充实公司的外部客户资源库。

原来甲方、供应商等外部客户信息大多存留在业务员手中,公司总部缺乏直接联系,存在客户流失风险,业务管理也有较大的安全隐患;现在所有客户、供应商的准入、过程评价、信息更新都以公司为整体,有了完整的数据积累和过程管理,既能快速刷新客户资源,又能实现快速透明的规范管理。

通过对客户资料的数字化记录和保存,按条件筛选精准查找,同时为不同的客户数据设置了相应的查看权限,员工可以在权限允许范围内进行查阅和管理,所有客户数据有迹可循。

目前外部公司已登记500+,补全了必要公司信息,建立公共数据库,客户管理可以信息共享、管理延伸,实现了“从无到有”的建设。

 

图例:客户评价流程局部,可随时优化客户与供应商的资源管理模式,提高协作与双赢程度。

 

 

(2)场景二:项目管理

项目管理分立项和创建两个阶段,在洽谈或投标期间进行立项申请,中标后进行项目创建并与财务部门等自动同步,项目基本信息完成固化后确定项目管理团队和负责人,公司按项目制进行单独管理。

以前各部门项目名称不统一,业务部一套,财务部一套,工程部一套,张冠李戴是常有的,产生了很多重复无效的核对工作;现在项目名称规范化,再也不怕牛头不对马嘴了;而且按关键节点进行权责分离,部门间各司其职,少了很多重叠工作,工作量减少,效率也提高了。

后续各重业务流程直接调用项目固化数据,杜绝以往常见的张冠李戴、重复缺漏的低级错误。每个项目按主要节点编制计划、资金专款专用、流程单独核算、进度实时汇报,对重点项目设置巡检机制,对质量及其他问题设计整改流程,最终实现项目的全过程闭环管理。

自系统运行以来,原来一个项目多个合同需要多个编码,现在仅需一个编码关联多个合同,编码资源至少节约了60%+,部门管理渠道从“多头管理”转为“直线对接”,业务员对接效率至少提升了70%+。

 

图例:创建项目的流程局部,各项数据一次输入,降低录入错误数据风险。

 

 

(3)场景三:流程管理

流程表单用于签订销售合同、采购合同,客户和供应商的准入和考核,发票和收付款的登记和申请,业务进汇报等实际审核审批工作。

以前找领导签字很麻烦,需要花费很长时间找领导、等领导,还要准备很多资料以备询问,领导签字时也不知道数据的可靠性;现在一个手机就可以电子审批,不蹲门口,也不做小尾巴了;关键是各项数据,都是系统自动生成,再也不怕说错啦,领导放心,员工也轻松。

各级用户按流程内的提示,输入相应内容,上传附件发起流程,进行审批审核。这些步骤都通过表单进行线上填写,远程电子化审批,数据实时更新同步,智能辅助审批,原来平均1-2周的常规审批过程,现在只需1-2天。

从已上线公司的流程审批时间来看,单条流程平均处理时间至少减少了7天,项目数据汇总与核对时间从几天降低为0,实现同步实时查看。

 

图例:销售合同流程局部

 

 

图例:销售合同流程局部2

 

 

(4)场景四:财务管理

以前项目资金台帐总是做不好,就连同一个项目,财务和业务对账都会有误差;每次会签审核时要翻手工台帐,关键还不一定正确,签字总会心里发虚;要查某笔收款或者付款记录更是很麻烦,台帐不清晰,翻原件又费时间......

现在有了线上台帐,每个项目都有实时、独立的资金台帐,直接关联具体合同、每一笔收付款都清清楚楚,关键是会签、审核的流程里面自带项目的实时数据辅助,员工感受到了信息时代的智能辅助,终于可以安心签字审批了。

各种流程中的财务会签获得了实时数据辅助,审核时间和准确率均至少提高90%,公司财务数据自动同步和汇总后,日常统计与核对时间节余至少80%,财务人员减少工作负担至少40%。

 

图例:收款流程局部,群发业务人员快速确认,每笔收款均有对应合同,公司收入有源可溯。

 

 

图例:付款流程局部,每笔付款对应业务合同,审批均配辅助数据参考,项目付款有迹可循。

 

 

图例:计划执行图局部,展示月度计划与当月实际发生的对比,考核对比有理有据。

 

 

(5)场景五:报表体系

以前做报表是一件让员工非常头疼的事因为,收集数据、核对汇总起码要好几天,一些常规报表要每月重复统计;临时报表统计起来更是困难,经常缺乏基本数据;日常工作由于缺乏各类报表也存在很多隐患,无法通过数据来分析和避免。

现在使用简道云建设了很多仪表盘,各种流程数据和台帐报表,系统自动生成报表,开会汇报打开系统都一目了然,公司终于有了传说中的管理驾驶舱,就算只是雏形,也节约了很多时间,提升了工作效率。

按公司整体、各部门管理所需、具体岗位职责等不同需求开发不同口径的报表,通过系统聚合表、数据工厂实时关联各类合同、收款、付款、发票、费用流程数据,自动生成各种口径和纬度的数据结果,按部门和业务组推送各类公用和专用报表。

从使用反馈来看,大部分常规报表实现了自动化,从原有平均的6-7天到直接获取;个性化报表从重代码开发的1-2月缩减到1-2天,报表体系建设从月缩减到日,有了质的飞跃。

 

图例:项目资金台帐局部,展示项目资金实时数据,反映盈利情况等,经营能力一目了然。

 

 

图例:销售合同明细台帐局部,不同纬度展示合同执行信息

 

 

图例:周报、月报局部,展示不同口径的收付款信息

 

 

五.信息化建设总结

5.1 CIO/项目负责人

纵观目前应用开发的需求市场,根据Gartner预计,2022年市场对于应用开发的需求将至少五倍于IT公司的产能。为填补这一产量缺口,低代码/零代码技术是目前唯一可行的解决方案,必然会有越来越多企业引入这一技术。未来几年,将有超过75%的应用程序通过低代码/零代码平台开发实现。

通过基于简道云低代码技术的运用实践,该平台的确能够敏捷适应业务快速发展对数字化系统的需求,同时可以提高企业数字化转型速度、减少对高技术和专业人员的依赖,以相对较低的建设成本快速定制及迭代各类应用系统,及时适配企业的经营战略的调整和业务管理的精细化。不光适用于数字化转型初期的企业做为建设主平台,也可做为已有重应用系统的企业的补充平台。

5.2 经验心得

1、交付周期上,对于多业态产业模式的不同应用需求,涉及营销、贸易、离散制造、工程施工、项目管理等,在简道云平台上能够快速的找到解决方案,给业务系统从立项到交付上线节省了一半以上的时间。

2、应用推广上,简单的UI界面和简道云系统架构,SAAS模式使部署上更方便快捷,UI上更容易让使用者所接受,用户自己登陆体验完成后,普遍上手很快(经过业务流程操作培训后的情况下),再这2点优势下简道云作为新的平台取代更具有竞争优势。

编辑于 2021-10-14 14:58

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