【帆软杯】更清晰!更完善!更有朝气!完美的学生会管理方案!

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更清晰!更完善!更有朝气!完美的学生会管理方案!

1 团队介绍

      团队成员曾梦洁、程爱清、范昕华都是来自于天津中医药大学,2019级医学信息工程专业的同学,在学校指导老师高贤波老师的宣传下了解到帆软杯这个比赛,我们都对如何通过零代码开发管理系统产生了浓厚的兴趣,因为程爱清同学从大一开始一直在学生会工作,找到了许多学生会现有管理的漏洞与不合理之处,她向我们提出想法,我们三位一拍即合,同时与指导老师商量了可行性之后,就开始为比赛做准备。我们团队合作方式主要以线下为主,程爱清同学提供想法,曾梦洁、范昕华两位同学负责用简道云进行实现。

2 作品背景

2.1开发该应用的原因

      高校学生会是在学校党委领导和团委指导下组织建立的大学生“自我管理、自我教育、自我服务”的自治组织。学生会组织不仅是联系师生的重要枢纽,也是校园文化建设的主力军,在高校思想政治工作和学生管理工作中,有着不可替代的作用。我们团队中,大部分同学都在学生会中担任过职务,在学生会任职期间,发现我们学校学生会存在的诸多问题,比如:学生会联系不够紧密,各个部门之间的信息交流不到位;学生会分工模糊,多部门职能混乱,管理不便;优秀的作传统和经验得不到传承,纸张保存的数据费时费力且不便于保存等。基于此以及对学生会越办越好的殷切期望,我们希望开发一个学生会管理系统,来对学生会进行更加合理地管理,能够使学生会管理更加轻松、更加清晰、更加有用。

2.2期望解决的问题

      现阶段各个学校的学生会中仍然存在着很多问题,以天津中医药大学为例,主要有一下几个方面的问题:

  1. 学生会之间联系不够紧密。天津中医药大学校学生会下属有多个部门,部门与部门之间缺乏联系与有效的交流,学生会之间的联系不够紧密。
  2. 学生会部门分工模糊。天津中医药大学校学生会又下属有三个中心,每个中心下属有多个部门,职能混乱,管理不便。
  3. 干部选拔培养机制不够完善。天津中医药大学暂时没有出台完善的选拔考核制度,缺乏必要的考评依据。
  4. 换届之后缺乏衔接与继承流程,导致优秀的工作传统和经验得不到传承。天津中医药大学学生会换届之后,因为数据管理不到位,导致很多部长被选拔上来之后,很多事情仍要自己摸索。
  5. 纸张管理数据,不方便数据收集。天津中医药大学学生会,现在仍在使用纸质材料管理数据,这样不仅统计费时费力,数据收集也非常不方便。
  6. 学生会举办活动前,活动审批费时费力,效率不高。

2.3改善的事务

      基于以上提出的问题,我们在学生会管理系统中给予了我们的解决方案。

  1. 在管理系统中添加了部门联动信息管理。通过部门联动信息,促进了学生会部门之间的交流,加强学生会之间的联系。
  2. 通过部门看板强调了学生会的分工职责,让各环节更加清晰。
  3. 我们增设了考核管理模块,通过问卷调查与活动参与情况相结合,量化考核指标,同时通过看板辅助考核分析,通过以上功能,让学生会考核更加透明、更加完善。
  4. 我们增设了活动评价模块,通过问卷调查等形式,获得参与者以及组织者对活动的评价从侧面判断此次活动举办成功与否,同时保存的活动数据也可以为下一任部长、主任、执行主席所用。解决换届之后缺乏衔接流程的问题。
  5. 简道云采用线上填报的方式方便了数据管理,十分适合。

3 制作流程

      学生会管理系统分为学学生会基本信息、活动管理、人员管理、会议管理、部门联动、人员绩效评定六个模块。希望解决学生会基本信息备份混乱查询不便、考核制度不够公正透明、活动审批不够便捷规范、活动组织效率价值底的问题。

图3 学生会管理系统组织架构图

      作品制作过程主要分为三个阶段:

      第一阶段我们针对所需要解决的问题将管理系统分为六个模块。

      第二阶段对信息录入所需表单进行设计,以及完成录入表单之间的数据的联动,为了使后期数据录入和统计更加方便,我们加入了学校-学院信息表单和中心-部门信息表单,同时完善表单的设计,尽量使表单填写方便快捷。

      第三阶段对仪表盘进行设计,通过数据直观的展示方便信息提取。通过人员参与活动统计和人员绩效考核统计给学生会人员留用和职位晋升提供参考依据,通过活动评价和总结给下一次活动的开展提供思路想法,使学生会的工作更加高效有序,组织活动不断进步总结经验。在这个阶段我们通过不断完善仪表盘的设计使所呈现的方式和所要展现的信息更加清晰。

4成果展示

4.1应用的整体价值

      为使学生会的工作更条理清晰,使学生会的管理更方便,方便学生会工作经验的记录与传承,所以针对现学生会的情况,特设计了学生会管理系统,为学生会系统性的管理提供支持与参考。本系统集信息录入、活动管理、人员管理、会议管理、评价考核于一体,帮助提高学生会的工作效率。本系统简单易懂,方便不同职责人员上手使用。

4.2应用分模块展示

      如图4.2,学生会管理系统一共分为:学校、学生会基本信息,人员管理,活动管理、部门联动信息管理、会议记录管理、人员绩效评定六大模块。

图4.2 学生会管理系统模块总览

4.2.1 学校,学生会基本信息模块

      如图4.2.1,本模块中包含三个方面内容:学院-专业基本表单、中心-部门基本表单、以及基本信息一览表仪表盘。

      该模块旨在统计学校中的专业、学生会中的中心、部门,主要用于与后面各模块表单之间的数据进行联动,便于字段的统计,方便后续表单的填写。同时通过仪表盘的可视化功能,使得刚进入学生会的成员对学生会组织架构更加清晰。

图4.2.1 学校、学生会基本信息模块总览

4.2.1-1学院-专业基本表单

      如图4.2.1-1,该表单分为学院和专业两个字段,由系统管理员直接录入,主要用于与后面各模块表单之间联动数据展示,方便用户填写。

图4.2.1-1 学院-专业基本表单

4.2.1-2中心-部门基本表单

      如图4.2.1-2,该表单分为中心和部门两个字段,由系统管理员直接录入,主要用于与后面各模块表单之间的联动数据展示,方便用户填写。

图4.2.1-2 中心-部门基本表单

4.2.1-3信息一览表仪表盘

如图4.2.1-3,该仪表盘可视化地展现了学生会各中心与各部门之间的联系,让新进入学生会的志愿者们能够更清晰地了解学生会的架构。

图4.2.1-3 信息一览表仪表盘

4.2.2人员管理模块

如图4.2.2,本模块包含两个个部分:人员信息录入基本表单、人员信息统计仪表盘。

 该模块主要是针对改善原来现有的学生会管理体系中纸张管理数据,数据不易统计收集的缺点,将所有成员的信息录入进学生会管理系统中,方便管理人员进行数据管理。

图4.2.2 人员管理模块总览

4.2.2-1人员信息录入基本表单

如图4.2.2-1-1,该表单分为两个部分:基本信息录入部分、学生会所属部门信息录入部分。基本信息录入部分的字段分为:姓名、性别、年纪、学院、专业、邮箱、手机号;学生会所属部门信息录入部分的字段为:员工编号、中心、部门。其中员工编号用于表示人员的唯一性,以避免重名等情况。

该表单可以通过表单发布给学生会中的成员或者通过公开链接发布给还未加入简道云通讯录中的成员,实现人员管理的数字化。

图4.2.2-1-1 人员信息录入基本表单

如图4.2.2-1-2,展示了成员填写人员信息录入基本表单并提交的整个过程。

图4.2.2-1-2 填写并提交人员信息录入基本表单过程

4.2.2-2 人员信息统计仪表盘

如图4.2.2-2-1,该仪表盘总共分为10个模块,清晰地展示了所有已录入系统人员的基本信息,以及各个学生会中心已录入系统人数的占比,方便所有学生会成员查找别的学生会成员的信息。

图4.2.2-2-1 人员信息统计仪表盘一览

 

如图4.2.2-2-2,展示了如何在人员信息统计仪表盘中搜索想要的学生会成员数据。

图4.2.2-2-2 人员信息统计仪表盘中搜索数据过程

4.2.3 活动管理模块

如图4.2.3,该模块分为七个部分:活动审批流程表单、活动信息基本表单、活动开展统计仪表盘、活动评价调查基本表单、活动评价一览仪表盘、活动总结基本表单、活动总结一览仪表盘。

该模块主要针对解决现有学生会管理体系中换届之后缺乏衔接和继承流程、纸张管理数据,不易统计收集的缺点。我们通过发布公开连接的方式,获取参与学生对活动的评价,对于举办得成功的活动,后继成员可以通过部长填写活动总结表学习到活动举办成功的经验,很好地解决了换届之后衔接和继承缺失的问题。同时也通过活动信息表将所有活动的信息进行录入,解决纸张管理数据,不易统计收集的问题。

图4.2.3 活动管理模块一览

4.2.3-1 活动审批流程表单

如图4.2.3-1-1,该流程表单主要是由申请部门、活动梗概、策划方案附件三个部分组成。

图4.2.3-1-1 活动审批流程表单一览

在学生会举办活动时,一般需要经过至少三层审批,如果采取纸质提交形式,活动审批效率不高,费时费力。如果采取流程表单的形式,审批工作全程线上进行,能够提高活动审批效率,使活动能够更快进入准备流程。

如图4.2.3-1-2,展示了该流程表单的流程设定,一般由学生会部长发起活动申请,由管理员(此处的管理员可指代学生会主任、学生会指导老师)进行审批。

图4.2.3-1-2 活动审批流程表单流程设定一览

如图4.2.3-1-3,展示了进行活动审批申请的过程。

图4.2.3-1-3 活动审批申请过程

如图4.2.3-1-4,展示了进行活动申请审批的过程。

图4.2.3-1-4 活动申请审批过程

4.2.3-2 活动信息基本表单

如图4.2.3-2,该表单主要由活动编号、中心、部门、活动名称、活动时间、活动地点、物资、参与成员、参与总人数九个字段组成。

其中活动编号为识别该活动的唯一编号,用于保证该活动的唯一性。该表单由学生会组成人员进行填写,主要用于留存对于该活动的档案,便于查找。

图4.2.3-2 活动信息基本表单一览

4.2.3-3 活动开展统计仪表盘

如图4.2.3-3,该仪表盘主要分为活动信息明细表、总活动数、中心活动统计一览表、每月举办活动汇总、活动参与人数汇总、学生会中各中心举办活动统计等7个组件组成。

该仪表盘旨在让学生会成员清晰地了解每月、每中心举办活动详细情况,成为后续开展多少活动的辅助判断工具,帮助学生会管理人员更好地规划、开展活动。

图4.2.3-3 活动开展统计仪表盘一览

4.2.2-4 活动评价调查基本表单

如图4.3.2-4,该基本表单分为活动基本信息、调查问卷两个部分。

在基本信息部分,通过填写活动名称,选择活动编号来标志唯一的活动。在问卷调查部分,通过赋分值的方式获取参与者对这次活动的评价,通过多选的方式调查参与者的活动偏好,为下次开展活动打下基础。

该基本表单可以由学生会成员进行填写,也可以发布公开链接,收集参与者对此次活动的评价数据。

图4.3.2-4 活动评价调查基本表单

4.2.3-5 活动评价一览仪表盘

如图4.2.3-5,该仪表盘总共分为6个模块,可视化地展示了参与者对各个活动的评价情况,能够让决策者更直观的了解到各个活动开展的成功与否,为下一次举办活动积累经验。

图4.2.3-5 活动评价一览仪表盘展示

4.2.3-6 活动总结基本表单

如图4.2.3-6,该基本表单分为两个部分:活动基本信息和活动总结。

该基本表单由学生会部长进行填写,旨在留存每个活动的图片、活动的开展情况。通过这样的方式,在进行学生会换届时,前任的活动开展经验能被很好地保留下来,解决了现有学生会体系缺乏传承的缺点。

图4.2.3-6 活动总结基本表单一览

4.2.3-7 活动总结一览仪表盘

如图4.2.3-7,该仪表盘展示了活动总结的明细和已上交活动总结数量统计,学生会中的部长、主任、指导老师都可查看该仪表盘。

图4.2.3-7 活动总结一览仪表盘展示

4.2.4部门联动信息管理模块

如图4.2.4,本模块主要包括两个方面的内容:部门联动表、部门活动联动一览表仪表盘。

本模块旨在录入部门联动信息并对部门联动信息进行备份。一定程度上解决了学生会各部门之间交流沟通较少的问题。

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图4.2.4 部门联动信息管理模块一览

4.2.4-1 部门联动基本表单

如图4.2.4-1,该表单主要由联动活动、日期时间、负责部门、参与人员、参与内容五个字段组成。该表单可由学生会中的成员填表留存。

图4.2.4-1 部门联动基本表单一览

4.2.4-2 部门活动联动一览表仪表盘

如图4.2.4-2,该仪表盘主要方便管理人员查看部门活动联动信息,是所填的表单数据可视化。

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图4.2.4-2 部门活动联动一览表仪表盘展示

4.2.5 会议记录管理基本模块

如图4.2.5,本模块主要包括两个方面的内容:会议记录提交表单、会议记录查询仪表盘。

本模块旨在录入会议记录并对会议记录进行备份。

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图4.2.5 会议记录管理模块一览

4.2.5-1 会议记录提交基本表单

如图4.2.5-1,该表单记录了部门会议的基本信息,对所有会议记录进行留档。该表单可由学生会成员进行填写。

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图4.2.5-1 会议记录提交基本表单一览

4.2.5-2 会议记录查询仪表盘

如图4.2.5-2,该仪表盘可视化地展现了各部门会议开展次数,同时可以查询相应中心-部门和时间内的会议记录,提高查询效率,查看备份信息。

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图4.2.5-2 会议记录查询仪表盘展示

4.2.6 人员绩效评定模块

如图4.2.6,该模块由问卷调查基本表单、人员绩效一览仪表盘、人员参与活动记录基本表单、人员参与活动统计仪表盘四个部分组成。

该模块旨在解决现有学生会管理体系下干部选拔培养机制不够完善的问题该模块引入他人对各个学生会成员的评价、学生会成员参加活动情况,量化学生会成员考核指标,为学生会干部的选拔提供强有力的依据,很好地解决了现有学生会选拔培养机制不够完善的问题。

4.2.6 人员绩效评定模块一览图

4.2.6-1 问卷调查基本表单

如图4.2.6-1-1,该表单通过问卷与参与活动次数为该学生会成员进行赋分计算。

图4.2.6-1-1 问卷调查基本表单一览

如图4.2.6-1-2,展示了问卷调查基本表单的填写过程。

图4.2.6-1-2 问卷调查基本表单填写过程

4.2.6-2 人员绩效一览仪表盘

如图4.2.6-2,该仪表盘可视化地表现了学生会各个职位的得分情况,为学生会成员的选拔考核提供了一个可视化的量化标准。

图4.2.6-2 人员绩效一览仪表盘展示

4.2.6-3 人员参与活动记录基本表单

如图4.2.6-3,该表单包含姓名、活动名称、中心、部门、日期时间、工作职务六个字段。该表单收集了学生会各成员参与活动的数据,为后面更好的进行分析以及人员绩效考核提供了基础。

图4.2.6-3 人员参与活动记录基本表单一览

4.2.6-4 人员参与活动统计仪表盘

如图4.2.6-4,该表盘可视化表达了各中心人员参与活动的统计。

图4.2.6-4 人员参与活动统计仪表盘展示

4.3应用的推广

         推广第一阶段:预计将学生会管理系统推广至本校校学生会及院学生会,试用期为一学期,使用调查问卷获取用户反馈后,进行相应的系统修改和完善,使系统更加成熟实用;第二阶段:进一步推广到天津市其他高校,为部分一本院校、二本院校提供该系统,并提供功能列表、技术白皮书及用户操作手册。后续根据用户使用需求进行系统完善或定制多元化或个性化的系统方案,推行时间为期一学期。第三阶段:在获取了一定的用户基础与信任度后,在天津市高校学生会进行进一步推广,不时进行系统功能创新,保证系统质量。最后实现帮助各高校实现学生会简便管理、系统性管理的目的。

5 总结与分享

制作过程中我们团队分工明确,相互配合,整体制作过程非常愉快。

        在前期需求调研上我们从本校学生会存在的不足和痛点出发,同时查阅相关资料着眼于全国大学学生会管理中存在的问题,对我们制作的系统功能进一步扩充,提高所制作系统的复用性同时完善系统的功能,最后总结设计系统的各个模块所需的表单和仪表盘。
中期制作过程中,我们充分感受到了前期在系统设计工作方面的不足,如果表单的数据需要联动,应该提前设计好联动表单中的相应字段,保证表单之间数据联动的逻辑性,再进行表单的制作,能够提高制作的效率。在制作过程可以进一步了解简道云函数运用和统计表应用能够给一些功能的实现提供很多便利。
在开发制作完成后,我们对简道云有了更加全面的了解,简道云搭建系统的门槛较低,容易上手,对使用者专业知识的要求不高,只需要简单的拖拽就可完成数据搜集、管理和调用,帮助文档也简单易懂,同时这个工具能实现的功能也十分丰富。其中的各类公式充分满足我们此次制作的需求,仪表盘的组件使数据呈现清晰明了,权限设置让管理更有序。我们在以后有相关需求的时候会首先考虑简道云这个工具。

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