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【中国数据生产力大赛】简道云赋能气瓶充装行业,助力气瓶化身“智能钢铁”

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简道云赋能气瓶充装行业,助力气瓶化身“智能钢铁”

后疫情时代,组织外部的经营环境不确定性已成为常态,这是每一个组织不得不面临的一个挑战。当所有的组织都面临这种挑战的时候,组织最大的挑战已经不再是外部环境而是组织本身,如何回归到管理的基本面来,即修炼强大的内功以适应外部环境不确定性。

数字化是组织修炼内功的一本必备心法,打破组织内外边界,让协同与共享成为效率的重要来源。

 

企业简介:

合江县天盛氧气充装有限公司(以下简称天盛气体)位于美丽的中国酒城泸州市合江县,是合江县境内唯一一家工业气体充装企业,天盛气体地处四川、重庆、贵州三地交界,其业务覆盖范围泸州、遵义、江津三省地级市。天盛气体主营业务工业气体、医用氧气、食品气体及燃气切割气等,品类齐全、用途广泛。天盛气体拥有一个约30人左右的团队,业务涵盖充装、储存、运输、供应等全链路的产品和服务。新冠疫情以来,为保证医疗机构医用氧气不间断供应,公司连续对气体供应方案进行优化以提升服务质量,如今天盛气体已经打磨出一套高度融合业务模式的核心业务系统,助力公司的进一步巩固气体业务服务的核心竞争优势,为用气单位的提供更加优质的供气服务。

 

1、业务/管理需求和痛点

气瓶充装行业一直以来都是一个非常冷门的行业,由于行业的市场体量很小,极少被人们关注。除了传统订单业务,瓶装气体还有包装气瓶回收这一特别业务,即气体销售给客户以后,气瓶作为公司的重要资产而存放在客户处,待气体使用完以后还需要将其回收重复充装使用,这一业务特点让传统IT难以找到很好的解决方案。同时气瓶的充装、搬运和运输需要巨大的人力成本,核算相关作业人员绩效的统计规则复杂,核算工作量巨大,加上行业信息化基础薄弱,从业人员对信息化工作方式的接受程度有限,目前在市场上还没有找到一家真正理解气瓶充装行业的底层业务逻辑和商业逻辑的垂直软件开发商,因此目前气瓶行业绝大部分的企业都没有实现真正核心业务的数字化管理转型,随着业务规模的逐渐增大,很多问题逐渐地暴露出来:

 

(1)气瓶使用难以追踪,使用效率无法评估:气瓶作为气体储存和使用的包装容器,是气体公司运营必不可少的固定资产,资金投入巨大。如何追踪气瓶运转效率已成为企业头疼的一个问题。

用户购买气体后,气体连同包装物一起送到客户现场,待气体使用完以后气瓶需要进行回收并再次进行充装利用,所以实现每一家客户实时欠瓶数量跟踪、气瓶占用时间是否超时、气瓶占用数量是否超量就成为每一家气体充装企业强烈的业务解决需求。

传统的方式是每家客户设一个登记本,当送货司机将满瓶气体交付给客户以后,还要根据登记本记录的上次气瓶欠瓶数量,加上本次配送满瓶和回收空瓶的数量合并进行计算,得出本次送货以后客户当前气瓶欠瓶的数量,然后填写到登记本上,经双方签字后确认。这种方式虽然能够满足公司和客户双方之间关于气瓶占用数量的确认,但是却无法实时跟踪每一家客户当前欠瓶数量以及对欠瓶是否超时做出及时的分析判断。客户用气量少占用气瓶多、需要充气时无气瓶可用等问题严重影响公司运营时效。

虽然有条件的公司也定时做气瓶使用分析报表,但是统计员要完成几百上千家客户欠瓶数据录入,需要逐个翻看登记本数据核对并一家家录入表格,统计工作量非常大。传统的报表统计容易造成数据严重滞后、统计维度少、数据错误多等问题,造成报表的准确性差,决策效率低甚至造成决策失误,最终造成资产的浪费。

 

(2)库存盘点效率低下、气瓶丢失难以发现:和其他工业产品的库存管理不同的是,气瓶充装站不仅需要盘点每日的产品库存,还需要盘点每日的气瓶库存,以验证当日业务处理过程的产品收发和气瓶出入库数据是否正确。

传统的操作方式是当每天订单收发货工作结束以后,收发人员根据当日的发货单及登记本记录的空满气瓶发放和回收数量一家一家进行登记并合并计算得当日进出库数量,再和上一日的库存数据进行合并计算得出当日结束的库房满瓶库存、空瓶库存、产品库存形成当日库存报表,然后再打印出来去现场进行实物盘点。使用纸质盘点表进行盘点不仅耗时费力,而且准确性较差;同时由于缺乏产品规范体系,还需要大量的时间用于统计;如果盘点中发现与库存不一致,只能依靠人力翻看登记本进行核对,难以及时解决问题。

 

(3)订单异常无法追踪,客户丢失难以发现:To B业务模式中,气瓶充装行业的订单模式绝大部分都是周期性供应合同,即合同签订以后,在合同期内按照约定的产品和价格进行连续交易以降低交易成本,就像市政的水电气一样,客户需要连续不断的使用。

传统气瓶充装业务的订单跟踪完全靠销售人员定期去查看登记本上记录的客户用气情况,人手多一点的销售团队会配备销售内勤去整理报表,销售人员根据报表数据再结合自己的经验来判断客户用气是否正常,这种方式在当客户异常的时候还是能发现一些问题,但是时效性和精准性就无法满足业务需要了。销售的数据一旦滞后,就无法及时判断客户使用情况,容易造成客户流失和客户维护不佳。

 

(4)绩效统计规则复杂,人工统计效率低下:气体业务是一个体力劳动密集型模式,需要进行大量的搬运、装卸作业。为了保障绩效公平,最大限度激发作业人员积极性,传统的薪酬计算方式一般采用计件模式,即将作业分割成一系列的标准单元,根据作业单元工作量的设置作业完成计件单价,统计每月完成的作业单元数量,再和作业单元单价合并计算作为作业人员的薪酬组成,体现多劳多得的原则。这种薪酬方式虽然是一种理想的模式,但在执行过程中却存在很多障碍:

·气瓶有大有小,不同客户现场的装卸要求、劳动强度也不一样;

·按照纸质登记本计算绩效容易出错,影响财务计算工资时间;

·当业务规则复杂、作业人员频繁更改的时候,会给统计员的统计工作增加难度

 

(5)管理无法支持业务模式转型:气体充装行业的商业模式特殊性在于在运营过程中需要占用大量的包装气瓶进行周转,而气瓶又是公司投入占比非常大的一笔资产,当客户发出订单需求时不仅需要快速组织仓库的产品库存保障,同时还要组织充足的气瓶库存保障才能进行充装所以气体充装单位业务整体运转效率一定程度上就是看气瓶的运转效率,怎么把气瓶管理好是营运过程中最重要的一件事情。

实际运营过程中,气体充装公司提供气瓶,客户购买气体用完以后公司再将气瓶回收回来。但是由于气瓶来来回回不停地周转,再加上气瓶散发在客户现场各个用气点,所以客户现场占用的气瓶数量经常过多却很难发现,结果是现场气瓶越积越多,造成巨大资产资源浪费。

 

(6) 传统开发不懂业务,缺乏底层业务逻辑:软件系统作为业务运营的基础设施是要为我们的业务服务的,系统的底层业务逻辑和商业逻辑才是其价值所在。没有业务逻辑和商业逻辑的软件系统,无异于人没有思想和灵魂,无法帮助业务提升协同效率,也就不能为组织创造价值。

深度理解业务需求的前提是软件开发者必须非常熟悉气体业务的运营模式,因此由业务专家担任软件开发者是最理想的方式。传统软件痛点是开发者没办法深度理解业务需求,导致开发的业务系统体验差,业务人员抵触使用,不但没办法达成降本增效和业务转型的预期,甚至带来更多的管理负担,这就是至今没有看到成功的气体业务系统的垂直开发商的原因。

 

2、解决方案:

在分析完公司业务痛点和转型需求之后,我们认为这个需求是一个系统性解决方案而不是仅仅解决某一个问题,需要打破组织内部和外部边界来做连接,将销售、采购、物流、库房、客户、财务链接起来形成一个闭环业务系统,待内部的循环成熟后继续向外扩展,与上下游进行连接和互动,形成供应链生态系统。这不仅要解决行业特性的底层业务逻辑问题,更要解决业务模式转变升级问题。

从传统IT厂商去寻找解决方案在实践过程中存在着很多壁垒,通过语言或者文字表述很难让软件开发者深度理解到业务需求,主要还是不懂业务的原因,很难真正理解底层业务逻辑。新冠疫情的突然爆发加速中小企业的信息化管理需求,aPaaS是目前最好的解决方案。在众多的厂商中,简道云以开发易用、场景丰富、扩展灵活等优势脱颖而出,在满足个性化业务需求的基础上,其平台、开放、垂直、互联的生态模式不仅灵活易用、体验舒适,也让核心业务系统由内而外的扩展能力越来越强,和客户的互动关系更加融洽,所以天盛气体就选择了简道云。

确定了业务系统的规划以后,我们通过思维导图,系统梳理了业务架构:

 

气体订单管理系统是一套气瓶充装公司核心业务管理的信息化和数字化垂直解决方案,核心业务系统模块包括销售管理、采购管理、订单跟踪、充装统计、产品库存、气瓶管理、客户管理、财务管理,各业务模块之间相互关联,实现自动出入库、欠瓶核算、产品库存、空满气瓶库存计算、核算工资绩效等;业财一体化包括销售收款、销售对账、销售发票、采购发票、采购付款等,是和业务系统相互关联的一体化解决方案;决策报表是根据决策需求而开发的一系列实时业务状况报表,如客户用气跟踪报表、客户欠瓶分析报表等,帮助管理者制定业务政策提供数据支持,避免因管理不透明而发生决策错误。公司根据总体业务架构制定了分布进行的开发计划,总体分成三个阶段:

(1)第一阶段:核心业务模块开发核心业务模块包括客户管理、订单管理、采购管理、产品库存和气瓶管理,以一个月末为期初时间节点进行系统切换,录入期初产品库存、气瓶库存、客户及供应商欠瓶数据,核心业务系统上线。新产生的销售订单和采购订单同步系统订单流程进行流转审批,并和之前的手工帐并行运行,并行大约三个月左右,停掉之前的手工帐,业务系统切换成功。

(2)第二阶段:业财一体化开发业财一体化是将业务和财务进行深度关联的解决方案,当业务的订单发货以后,财务的应收报表实时更新,对账和开票审批流程立刻可以调用到发货明细。财务的对账和开票审批流程结束以后,触发机制自动将业务的销售报表对应的订单状态标注为已对账和已开票,形成完整的业财一体化闭环,大大提升了业务和财务之间的协同效率。业务流包括销售收款管理、销售对账管理、销售开票管理、采购发票管理、采购付款管理。以核心业务系统并行期结束为财务模块期初时间节点,录入期初应收、应付数据,之后新产生的收款和付款数据同步录入系统,并和之前的手工帐并行运行三个月左右,并行期结束后停掉手工帐,财务系统切换成功。

(3)第三阶段:决策层报表开发以业务模式升级为需求驱动进行的一系列决策层报表开发,如押金管理报表、租金自动核算报表、超级报表等租金核算只需要在客户档案设置是否为租金模式以及气瓶租金的单价,系统自动计算每日的租金并每日汇总一次,按月挂账即可。超级报表则是汇总客户最近一次发货时间、当前欠瓶合计、当前押金合计、最近两月销售额、累计销售额、累计回款额、当前应收、当前未对账、当前未开票等,一张报表尽可掌握所有客户情况。

 

3、应用场景:气体订单管理系统

(因涉及商业机密,以下图片数据均为虚拟构造)

3.1 场景一客户管理

首先建立详细的客户档案,并根据合同录入产品、价格、交易方式等,通过仪表盘计算汇总形成客户信息报表:

 

3.2 场景销售管理

根据业务场景搭建销售订单流程,开单时和客户档案双向关联直接调用客户信息,操作简单。当订单审批流程流转至出库审核时,系统根据所选出库仓库和客户名称调用聚合表的仓库气瓶库存、产品库存、上次欠瓶,并根据审批意见触发智能助手执行产品出库和气瓶出库、欠瓶核算、销售日报表等,并在出库后自定生成销售统计报表及销售看板,看板显示如下:                    

 

3.3 场景采购管理

建立供应商信息档案,根据采购合同录入产品、价格、交易方式等,根据业务场景搭建采购订单流程,开单时直接调用供应商信息。同时设计好订单审批流程并根据审批进度触发自动入库、欠瓶计算等,并在出库后自定生成采购统计报表及采购看板,显示如下:

 

3.4 场景物流跟踪

销售订单和采购订单下单以后,订单流程会流转到物流中心进行派单,派单成功后派单状态变成『已派单』,流程继续流转到库房等待出库;库房收发人员根据装车数量进行审核并从系统打印发货单后完成出库,同时流程状态变成『已出库』,流程流转到司机进行配送;当送达客户进行交付以后司机会进行回收空瓶数量的回填,流程签收状态变成『已派单』并在此流转回库房;车辆回厂以后收发人员根据司机回填的收空瓶数量进行审核确认,流程空瓶入库状态变成『已入库』流转完成,订单流程进度大屏显示如下:

 

3.5 场景充装统计

充装人员在气瓶充装完成以后,不再需要将产量记录至产量登记本上了,而是直接用手机扫一扫充装台上的二维码进行充装入库申请,库房收发人员收到申请以后进行审核,审核通过则满瓶入库。充装入库流程设置了严谨的流转规则,当申请充装入库时,系统会调用当前空瓶数量显示,只有气体对应的空瓶数量足够时才能提交,有效避免充装人员申请入库数量填写错误的题:

 

 

3.6 场景产品管理

当来自采购的订单流程通过收发人员的审核通过以后,采购产品自动进行入库动作,同时产品的入库还有来自充装等业务;另外,来自销售的订单流程通过收发人员的审核通过以后,销售产品自动进行出库动作。随着业务的不断流转,产品库存会自动实时进行更新,产品管理人员也时刻可以进行盘点,以验证业务审核过程是否有误,显示如下:

 

3.7 场景气瓶管理

采购订单流程和销售订单流程通过收发人员的审核通过以后,气瓶会自动进行出库以及客户/供应商欠瓶核算等动作。自动生成实时的气瓶空满瓶库存统计报表,气瓶出库入库流水、气瓶发放回收流水、气瓶结存统计报表等,库房管理人员也时刻可以进行盘点,以验证业务审核过程是否有误,显示如下:

 

3.8 场景财务管理

打造业财一体化解决方案,助力前端业务模式升级。在系统性构建回款、付款、对账、发票管理的基础上为解决气瓶包装物的流转控制,提升业务整体运营效率,财务系统打造了押金管理系统,对客户占用气瓶全面实行押金和租金结合的定价模式,即根据客户用气量和气瓶占用时间来将价格的一部分调整为租金以及押金,提高客户在用气完成后主动退瓶的积极性,同时根据现场气体剩余量合理订气,显示如下:

 

3.9 场景绩效管理

在全面业务数字化的基础上进行绩效管理的开发,尤其是对于气瓶装卸、运输和搬运的计件绩效统计全面自动化的数据报表,助力管理人员更加高效,显示如下:

 

 

3.10 场景决策报表

全面跟踪客户的用气情况和欠瓶情况采用数据工厂并按数据模型进行分析,实时掌握客户用气是否正常、欠瓶是否超期等,对有报警异常的客户及时采取商务对策:

 

 

4、项目总结

(1)项目成果:三个月完成核心业务系统全面切换,半年实现业财一体化管理升级,一年内实现核心业务全面数字化管理转型升级成功。数字化管理转型升级的终极目的推动业务模式的升级转变,而这个过程中最宝贵的就是时间,赢得时间就是赢得了市场先机。

(2)经济价值:组织运营效率提升100%,人员节约2/年,开发费用至少节约20W+。在传统IT解决方案中,企业还需要单独配备信息系统管理人员和业务系统使用人员,才能让系统运转起来,简道云赋能业务专家成为开发者,所以系统的操作简单、体验感佳、易用性强,在不需要太多的培训和指导就能使用,且能快速部署,在业务数字化升级转型过程中实现无感切换。

(3)CIO经验心得:在组织长期面临不确定性因素中,有一件事是确定的,那就是数字化趋势不会改变,这是所有管理者的一个共识,疫情大大加速了数字化进程。传统企业尤其是中小企业在面对组织如何进行数字化转型的时候最大的问题就是不知道怎么思考这个问题,没有一个清晰的路线,这是组织数字化过程中最大的一个障碍。

在剖析这个问题时,我们发现业务认知障碍是实现数字化管理过程中最大的障碍,业务系统规划缺乏系统性的思考。业务人员不懂计算机软件开发和开发人员不懂业务,二者在沟通过程中存在着巨大的理解障碍,相互之间的理解偏差导致无法开发出一套好用的真正有价值的系统,简道云则帮我们逾越了这种巨大的鸿沟,业务专家们可以随心的按照自己的业务逻辑搭建好用的系统来帮助企业实现信息化的转型。

按照简道云互联、开放、垂直、平台的思路走下去,简道云还将赋能更多的行业业务专家去实现自己的业务逻辑,创作出更好的作品帮助组织实现降本增效和精益管理。

 

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