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【中国数据生产力大赛】降低项目进行及交付风险、让交接效率提高70%的秘诀是?

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降低项目进行及交付风险、让交接效率提高70%的秘诀是?

企业简介

       上海掌数科技有限公司成立于2016年,是国家高新技术企业,上海市软件企业及软件行业协会理事会员,已通过ISO9001质量管理体系认证。是一家聚焦于证券和大资管行业,面向大数据和AI基础技术平台、智能化场景应用和数据安全管理领域的金融科技企业,是福建新意科技有限公司成员企业。截止目前,公司已与全国八十余家大型金融机构客户保持着良好的合作关系,在证券行业覆盖率达60%以上。典型客户有中信证券、海通证券、国泰君安证券、光大证券、东方证券、上海期货交易所、中国外汇交易中心等。

1 业务/管理需求/挑战

       由于掌数科技的业务性质,团队常常需要针对客户需求进行项目开发,开发过程中经常被以下问题困扰:

(1)需求不透明:客户可能绕过项目经理直接给IT提需求,存在信息差

(2)需求难量化:项目过程中,一方面项目经理需要实时掌控团队成员工作情况,另一方面需要阶段性对客户透明工作进度,但是工作情况难以实时掌控并量化

(3)需求难追溯:项目交付时出现不满意的地方容易相互推诿、不能明确定责,没有追溯信息可以确认

(4)项目价值难体现:每个落地的项目都是公司的宝贵财富,但是除了对外宣传、缺少体现项目价值、赋能公司的方式

2 解决方案

        为了解决项目管理问题,掌数决定依托数知鸟规范需求对接、透明需求处理、量化项目进度、体现项目价值。

3应用场景

3.1 需求统一录入,项目经理统筹管理

(1)痛点

       项目进行中,实施团队往往会在项目现场与客户沟通,实时了解并实现客户需求。以往的处理方式是:由项目经理和客户现场口头沟通、记录,对接所有的需求,然后将需求分配给IT进行处理。但是其中也存在不少问题:

1、一次沟通的需求数量太多、但时间有限,沟通中项目经理只能够简单记录,容易造成部分信息遗漏或整体需求丢失;

2、需求反馈者与接收者不统一,产生项目需求信息不透明、项目整体及IT个人工作量不透明的情况;

3、也会存在客户直接与IT沟通技术实现需求的情况,但实际上开发不能分辨需求对于整个项目的可行性,易增加项目风险,也不利于项目经理统筹管理项目进度

(2)解决方式

统一需求提交入口

       无论客户提项目需求时是正确对接项目经理还是跨流程直接对接IT,都要求统一录入数知鸟,由项目经理审核过后统筹安排。同时录入需求的格式也有规范要求,项目经理也可以通过这种规范有意识地引导IT对项目进行结构化总结,起到锻炼结构化思维、增加业务能力的作用

规范需求处理流程

        为实现审核流程,在工作流中将第一个工作结点设置为待处理,由项目经理审核后统一分配

集成钉钉体系,便捷使用

       数知鸟也支持与钉钉体系集成,集成后无须受时间地点限制,可以使用移动端快速提交需求、审核需求,也可以通过组织架构快速通知任务相关人,实时提醒、快速处理

(3)实现价值

       统一需求反馈入口,需求全部流入数知鸟中,透明全局、降低不同人之间的反复沟通成本;

       再次期间规范化需求填写格式,提升自我管理能力,有效锻炼开发的结构化思维,并且这种思维落地的方式有助于出问题时进行追溯;

       同时规范化项目制作流程,做到需求必须经过项目经理查看、审核后处理,确保了项目的安全性,助力项目风险降低10%

3.2 透明需求进度,减轻管理压力

(1)痛点

       项目经理作为整个项目的方向与进度把控者,必须做到每天及时了解项目进度、作出风险预警与评估,因为他承担“三个及时一个量化”的责任,这些责任需要耗费极大线下管理精力才能一同实现:

1、及时发现延期任务风险,牢牢把握时间生死线;

2、及时发现新增的逾界需求并快速处理,防止需求蔓延;

3、及时发现并纠正组员工作效率、工作方法问题;

4、量化需求、更清晰的将项目进度告知客户相关方;

(2)解决方式

       项目经理作为数知鸟管理者可以每天在平台自主查看项目包含的所有需求内容及具体进度、关注进度异常。后续也可以根据时间筛选出阶段性处理的需求,方便后期量化对应需求数据进行向上汇报

       同时,对于需求类型做出了明确分类,理论上规定项目需求阶段结束、进入开发阶段之后,不会再有新增需求,所以在此阶段,若发现有组员提交【需求新增】,项目经理可以及时对需求进行判断:是否需要防止需求蔓延。

       因为规定开发人员不能更改规定处理时间,项目经理会重点关注人员效率看板、查看需求超期情况及人员处理情况。譬如:如果注意到某组员经常出现需求处理超期的情况,后续会考虑将同难度需求布置给不同的人进行观察,若多维对比之下该组员的处理效率的确慢于其他人,那就协同他本人,分析他的工作方式问题,找到更适合他的任务。

(3)实现价值

       需求线上化、透明化管理,减少若干缺乏实时性、费时费力的人员管理用途会议,合理利用人员效率看板、做到空间内需求进度可视化,并侧面了解组员的效率情况,有效减轻项目经理的项目及人员管理压力,方便项目经理合理布置任务、合理利用时间、工作效率提升40%。

      同时规定不同阶段的需求类型、及时了解项目动态,减少了80%的逾界需求,也降低了因逾界需求带来的项目延期风险。

3.3 需求易追溯,交付有记录

(1)痛点

       对项目经理而言,项目的难度不仅仅在于实施,更会体现在交付上,因为项目交付时,客户公司往往会发现一些不满意的地方,产生以下分歧:

1、项目方无法证明客户从未提出某个需求,或者客户在途中更改了该需求的实现设想。

2、客户声称项目方未实施某个需求。

(2)解决方式

       规定客户提出的任何需求及改动都必须当面记录在数知鸟上,后续可以展示具体需求提出情况和处理情况。

(3)实现价值

       所有需求的操作与修改都有不可造假的实时操作记录,可以降低项目上10%~20%的责任推诿风险。

3.4业务指标化,减少新人培训投入、提升项目交接效率

(1)痛点

       项目的实施不仅仅是一项纯粹的工作,对个人而言是经验的沉淀、知识的累积,对公司而言是勋章的收集、行业认可度的提高。

       因此若项目中没有形成知识沉淀,一方面对客户公司而言缺乏项目亮点、不易提升交付满意度,另一方面对本公司而言缺乏项目经验沉淀、不利于对外宣传。

(2)解决方式

       一方面在项目进行的过程中不断沉淀高价值的指标及统计口径,并将其作为交付内容的一部分,体现价值与亮点。另一方面支持整合同种行业不同项目中沉淀的指标,实现业务指标化,制作指标列表供新人学习

(3)实现价值

       首先,主动沉淀项目中的高价值指标,体现项目亮点,做优质项目实施。其次也有助于公司的项目经验沉淀,对外体现公司在某领域的专业性、有利于招商宣传;对内整合指标列表与对应的项目经历、业务指标化,降低学习成本,项目交接效率提高70%

4 总结与展望

       数知鸟极大的提高了我对项目信息的收集能力,不用时时刻刻在项目现场监督、解放僵化时间,从而高效再利用时间,因为一方面对于项目经理而言,项目信息的及时更新,才能减少更多的项目风险,另一方面时间是有限的,高效利用才能得到优质回报。

       我最喜欢的还是它的简单,你可以短时间内就掌握重要的功能使用方法,并上手操作。

       同时他吸引我的还有不断给予“惊喜感”的更新,比如数知鸟更新了自定义看板以后,对于项目整体可视化看板,用户有了更高的自主灵活性。越来越期待数知鸟每次带来的惊喜。

发表于 2022-7-18 10:40:37
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