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【中国数据生产力大赛】财务数字化转型:全面预算体系搭建与报表自动化实现,创造...

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财务数字化转型:全面预算体系搭建与报表自动化实现,创造财务新格局

一、企业简介

       瓮福(集团)有限责任公司是国家在“八五”“九五”期间为保障国家粮食安全、填补国内高浓度磷复肥空白而建设的全国五大磷肥基地之一,拥有全资、控股或实际控制公司44家,参股公司10家,员工6400余人。

       经过三十余年的发展,公司已成为集磷矿采选、磷复肥、磷硫煤化工、氟碘化工生产、科研、国内外贸易、国际工程总承包、现代农业产业、环保技术输出为一体的大型国有企业,在省内外建有四大生产研发基地,在黑龙江等粮食主产区建有现代农业服务基地,在沙特、突尼斯、新加坡、澳大利亚、泰国设有国际贸易、金融、工程服务分支机构。公司磷矿保有资源储量4.1亿吨,现已形成年采750万吨磷矿石,年产187万吨磷酸、362万吨磷复肥、253万吨化工产品的生产能力。产品畅销全球,出口欧洲、美洲、中东、澳大利亚等100多个国家和地区。

       瓮福集团公司是国家级创新型企业、国家高新技术企业,拥有行业唯一的中低品位磷矿及其共伴生资源高效利用国家重点实验室,建有博士后科研工作站、国家级企业技术中心等2个国家级、10个省部级技术创新平台,累计参与编制国家、地方、行业、企业技术标准79项,有数十项覆盖磷化工全产业链条的国际国内领先核心关键技术。公司《湿法磷酸高值化与清洁生产的微化工技术及应用》荣获2019年度国家科学技术进步奖二等奖,是业界首家大型成套湿法净化磷酸工艺技术拥有者及行业最大产品供应商、全球首家掌握从磷化工生产过程中回收氟、碘战略性资源技术并进行深加工的企业。公司先后荣获中国工业大奖表彰奖、贵州省省长质量奖、国家“AAAA级”标准化良好行为企业等荣誉,公司湿法净化磷酸产品荣获2018年度制造业单项冠军产品,是贵州唯一获此殊荣的企业。

 

二、业务/管理需求/挑战

1、背景

       国家近期出台的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》《会计信息化发展规划(2021-2025)》《“十四五”数字经济发展规划》等多项会计改革和数字化改革相关政策都涉及企业财务数字化相关内容,同时在政策中对财务数字化的高频次强调,无疑为企业进行财务数字化转型打了一剂强心剂。可以预见,领先企业均会进一步加速数字化转型进程,尽快实现智能化目标,数据已然成为可以影响企业发展的第五大生产要素。

       在公司近几年产业高速发展、外部市场环境快速变化的大背景下,决策层对公司的经营管理、分析调度、决策规划需求日益增加,公司内部管理与行业外部监管对财务数据效率与质量要求更为严格。因此,财务部急需通过数字化转型重塑财务工作流程、提升数据处理效率、实现数字深度应用。

2、公司财务工作主要痛点

1)集团公司法人主体众多,控股结构复杂,财务信息传递慢。

       在财务传统的工作模式下,财务报表数据按照法人主体层层汇总、层层合并、层层抵消,当公司控股结构较为复杂,传统的财务数据传递方式会严重影响财务报表工作效率,法人结构处于上层的财务人员往往会出现工作等待、频繁沟通,同时如果在合并层面发现数据问题,还需要层层下查,最终导致月末财务部门出现大量的“表哥”、“表姐”。

2)化学反应生产工艺复杂,物料同质,耗用循环,成本分配与成本还原难。

       化工型企业生产工艺复杂、环节多样,物料具有同质性以及可替代性,工业水、电、气具有循环耗用特性,因此在成本分配以及还原过程中处理难度大,数据运算复杂程度高。且传统的财务体系下成本分配算法需要逐级统计、逐级运算,造成数据维度损失,结果数据可利用性不强,没有充分发挥出数据的延展性、完整性,导致企业成本管理无法由浅入深。

3)供应链条复杂,物料跨组织调拨,财务对账难。

       集团公司纵向产业链布局深,企业内部上下游关系强,生产物料涉及跨组织调拨,且跨期处理对往来信息同步要求高,集团范围内财务对账、成本还原难度大,集团合并报表效率低,极大影响企业财务人员工作效率以及财务报表质量。

4)财务数据孤立,数据审核复杂,纠错成本高。

       公司财务数据孤立严重,各公司财务数据以本地数据方式存放,难以实现数据共享、数据效验,且数据传递只能通过文件传输方式。对于数据错误无法做到及时发现、及时纠正,需要人工反复修改、反复传递,耗时耗力。

5)财务数据分析应用薄弱,数据时效性差。

       财务数据分析应用层面薄弱,集团整体数据量庞大,但未实现数据分析、展示以及大数据应用,业务机构、财务机构未能快速获得数据的价值反馈,数据灵敏度和感知度较差。同时集团数据缺乏统一的来源与口径,导致公司数据分析存在“手表效应”,增加了人工数据核对、查验工作。

       因此,为解决数据汇总、运算、分析、应用等痛点,公司需引入一套完整的数据应用软件以及数据处理服务中间件,以实现数据集成、数仓搭建、数据集市以及可视化应用,同时具备数据的动态交互展示,并且支持自主开发、需求迭代,以此推动集团整体数字化建设工作。

三、财务数字化转型思路与方案

       基于企业当前数字建设现状与财务管理工作痛点,集团财务部门提出了三年财务数字化转型建设方案,主要围绕以下三方面开展:

1、企业数据标准化建设

       数据标准化建设是财务数字化转型的基础。在集团数字化转型背景下,财务部门深入参与集团数据治理工作,站在财务管理视角,盘点相关的信息化系统和业务流程,理清各方数据需求,摸清现有数据真实情况,会同信息化部与其他业务部门共同推进数据标准体系的建立,逐步建立起覆盖各信息系统输入、处理、输出等各环节的、健全的数据标准,形成较为完整的企业数据标准体系。

2、企业数据中枢构建

       利用数据中台工具搭建符合企业特色的数据中枢。数据中枢总体架构由以下三层组成:

图3-1 企业数据中枢架构

1)数据中枢底层

       底层由管理台账和业务台账(以下合称“台账”)构成,主要实现数据采集和数据初步标准化的功能。台账根据一定的数据标准规范汇集企业内外部的所有数据,数据来源可选择手工录入或系统自动采集,主要取决于企业各种管理或各类业务的信息化、数字化程度。对于信息化程度不高的管理或业务,利用台账取代原有的手工台账,实现数据在同类业务中的标准统一,打破“信息孤岛”,以满足后续数据分析的需求。同时,台账的建立也有助于该类管理或业务更好的实现信息化。对于已经通过信息化系统开展的管理或业务,台账作为信息化系统的数据承载,将各系统数据自动传递至数据中枢。

       台账是数据中枢与信息系统之间的桥梁,它与企业各管理类系统及业务类系统相互兼容,相互补充。该方式能够满足不同信息化程度的管理或业务,实现与各类管理、业务数据的双向传递和信息互通。

2)数据中枢中层

       中层是数据治理的核心。通过数据中台工具为中心、其他信息化子系统为辅助对数据进行加工处理。具体内容包括对数据进行清洗加工,采取剔除重复数据、填补空值、处理异常数据等多种策略来修正数据,得到高质量、可利用的数据,实现多源异构数据的聚合与联接,同时结合管理需求,提取数据指标,搭建好用、易用、可复用的指标库。

       需特别注意的是,我们摒弃将所有原始数据采集至数据中台后,再对数据做清洗治理的传统方式,而是充分利用各信息化子系统的数据处理优势,将该工作应前置至各子系统,确保台账采集到的数据可见、可懂、可用,具备一定的标准化基础。

3)数据中枢顶层

       顶层由数据分析模型构成,主要实现数据价值的深度挖掘。通过财务数据分析模型及智能算法技术,形成瓮福特色的模型工厂,面对内部管理决策和外部监管要求时,可以做到按需开箱即用。

3、企业信息生态体系搭建

       通过“新”共享理念+机器人工具实现数据标准化建设,以数据中枢为核心,连接企业内部所有信息化子系统,攫取外部可用数据,打造数据分析模型工厂,结合各类前端可视化应用,探索构建企业管理信息生态系统,实现瓮福集团财务数字化成功转型。

图3-2 企业管理信息生态系统

       瓮福集团企业管理信息生态系统并非某个特定的信息化系统,它是大型的复杂的综合信息化系统集群。在这个系统集群中,数据准确、及时、高效的流转显得尤为重要。传统的系统集成方式是点对点的技术架构,想要实现数据的流转,需开发如蜘蛛网般繁杂的接口。数据中台则采用数据总线方式,实现数据的单向流转,所有系统数据均传递至数据中台后进行处理。瓮福集团企业管理信息生态系统中的数据中枢则采用创新的网状连通方式融合各个系统,构建系统生态化。通过这种新的连通方式,可以解耦各个信息系统内部的强连接,在系统的灵活性与规范性之间取的平衡,灵活应对业务扩展,同时它能够实现数据的跨系统双向传递,使得数据能够在任意系统间顺畅流转,系统集成生态更清晰、稳定和易于运维。

图3-3 数据集成方式对比

四、业务场景:全面预算管理系统搭建

1、基于FineReport搭建企业全面预算管理系统

       全面预算是企业运营、投资、融资管理的核心,标志着企业未来的战略目标和经营决策。集团传统全面预算编制工作采用业务部门填列业务计划,财务部门编制单体预算报表并逐级合并的方式开展,这种模式下全面预算工作主要存在:

  1. 各层级预算数据不共享 ,数据编制均基于线下EXCEL表格,数据汇总工作量大;
  2. 各法人主体预算编制规则不统一,预算质量取决于各级财务人员预算水平;
  3. 预算编制时效性差,编制效率低下,沟通成本高,平均编制预算全集团所有财务人员总共需耗时80人天以上;
  4. 预算数据应用水平差,预算编制结果缺乏多维度分析依据数据层次钻取,领导决策等待时间长,数据反复确认耗时耗力。

       为了解决传统全面预算编制工作痛点,集团基于FineReport报表填报、展示功能以及ETL数据处理相结合的方式,通过对会计报表编制流程中数据运算逻辑梳理,构建集计划填报、产销平衡、成本分配、成本还原、现金平衡、预算报表自动生成、预算执行分析为一体的全面预算管理系统。系统架构如下:

图4-1 全面预算管理系统

2、填报平台搭建

       全面预算交互层主要采用帆软FineReport行式填报功能,主要用于采集预算年度生产经营计划,主要包括生产计划、销售计划、物料价格、物流线路、部门费用、投资计划等,交互填报界面具备快速填充、批量导入功能,主要解决业务单位批量化操作,提高填报效率,同时系统设置数据结转功能,能快速实现上年预算、上一版本预算数据同步生成,从而优化填报界面用户体验感,避免预算从零开始。系统界面展示如下:

图4-2 生产装置产能档案

图4-3 销售计划填报界面

图4-4 工程项目投资计划填报界面

3、产销平衡自动化

       全面预算系统通过自主整理的集团产销平衡规则,基于物料清单和多源采购规则,实现自动化物料平衡,在录入生产计划、销售计划的过程中,系统自动化生产公司物料消耗计划、采购计划、调拨计划,实现全自动物料平衡,极大减少传统预算编制模式下的人员工作量、同时最优平衡算法也实现了预算层面资源配置优化。

图4-5 产销平衡表

4、成本分配模块建设

       全面预算管理系统可实现多套成本中心、成本分配方案配置,可灵活实现不同成本方案下的成本分配计算,以及不同方案下的成本分配结果对比。同时基于成本中心、分配方案建设,系统自动进行成本分配,同时基于自主研发的成本还原算法,实现成本还原一还到底,运算速度快,且数据还原到具体明细,数据维度不缺失,充分确保还原数据有极强的拓展性,满足与后期各种场景的应用适配。

图4-6 成本分配方案控制台

图4-7 成本中心与对象关系填报界面

图4-8 成本中心分摊方式维护界面

5、现金预算平衡与筹融资规划

       集团财务部通过对企业历史现金收支数据进行统计分析,得到各个业务类型在时间维度上的分布函数以及票据收付比例,同时结合新一年度的产供销费及投资计划的业务预算数据,将年度预算进行月度分解,得到集团十二个月份现金与票据的收支预测数。同时在对历史收支数据按照各种维度进行动因分析后,制定最有利于企业经济效益的收付款计划,做到企业现金应收尽收,应现尽现。

      在完成企业外部现金收支平衡后,集团财务部基于集团现金和票据收支平衡表,统筹平衡内部法人主体之间内部现金收支计划和票据收付比例,避免企业内部出现个别单位票据盈余,个别单位票据短缺,减少集团整体开票金额,增加集团票据使用效率,降低财务费用。同时,在现金平衡端,集团通过对历史融资数据进行多维度分析,寻找融资成本在机构、品种、期限、地域等不同维度下的比较优势,并基于集团现金平衡表,合理安排企业最优融资计划,充分发挥企业融资优势特性,提高现金使用效率,合理保障企业现金流风险,做到风险收益最优平衡。

      集团公司通过充分发挥数据价值,指导预算编制最优化,实现全年财务费用下降至少2000万元,从真正意义上实现企业管理价值化。

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图4-9 现金预算平衡表

6、财务报表自动化生成

       通过企业生产经营业务数据填报、成本自动分配、产销平衡和会计报表规则等模块的搭建,最终在数据输出端实现自动化财务预算报表生成,同时实现数据上下联动、实时更新,并且报表输出层面可实现单体报表、合并报表同步查询。系统搭建极大提高财务部门在预算报表编制工作中的效率,统一了集团报表编制规则,初步实现全面预算管理板块的数字化转型工作。

图4- 10 预算利润报表

       通过全面预算系统平台搭建,财务部门预算编制工作由原来的全集团总共80人天下降至3人天,集团层面可以实现预算变量的统筹配置、安排,真正意义上实现企业各种要素统筹优化配置,并且集中管控和共享的预算管理模式也极大的减少了公司各层级人员之间的沟通成本。同时,标准化的数据存储为全面预算分析应用、执行控制提供了有利保障,从真正意义上实现了预算控制到个人、预算执行到部门、预算分析到全局的全面预算管理体系。

五、总结与展望

       随着大数据、物联网、云计算、人工智能、区块链等数字技术的蓬勃发展,数字时代已然为企业带来颠覆性的变革。计算机对数据高效的获取和计算能力,在决策层面具备人类无法匹敌的优势。在数字化背景下,企业可以充分利用这些技术,与企业自身业务模式转型相结合,为企业解决问题、创造价值,这个持续性的过程称之为企业数字化转型。财务部门作为企业天然的数据中心,更需要通过运用云计算、大数据等技术来重构财务组合和再造业务流程,提升财务数据质量和财务管理效率,更好地赋能业务、辅助经营和支撑管理决策。

       基于集团全面预算管理系统成功建设的背景下,公司将进一步深入探索财务数字化转型之路,在充分利用企业ERP系统、帆软报表平台以及ETL、数据仓库、数据中台等各类技术手段,进一步围绕集团财务共享中心系统架构蓝图,开发具有瓮福特色的财务共享中心管理系统,最终实现企业数据管理生态体系,充分创造企业数据价值。

图5-1 企业财务共享中心系统架构蓝图

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