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江阴港港口集团股份有限公司是江苏省重点物流企业，也是国家“4A级物流企业”和无锡枢纽战略的核心单位之一，主要从事货物装卸、仓储、国际国内船舶代理、货运代理、外轮理货、船舶港作业务。
随着设备设施的不断增加，物资材料消耗在生产成本中占了较大比重，为了对采购环节加强管理，达到降本增效的目的，集团建立物资采购平台，改善了采购效率低，报价不透明，价格难追溯，审批依据不充分的问题。以下是来自集团信息智能化部门的实践经验分享：
首先，我们运用了鱼骨图法，梳理出了改善物料采购情况的各项措施。
接着我们和采购相关的各部门、生产单位进行了多次的沟通探讨，了解到不同角色的需求。
1、采购人员想根据物品名称选择对应物料，自动带出ERP中物料编码等信息，并判断是否需要对多家供应商询价，流程中需要反馈供应商的报价结果，并生成采购订单；
2、相关领导想了解到他们采购的总体情况，在审批时需要参考信息页面进行审批，提高采购的效率。
3、财务人员想要避免开票复杂、重复开票、遗漏开票的问题，准确核对正确的金额。
基于以上的需求，我们先在数知鸟平台梳理了脑图的框架，并确保该框架在各个需求方中能达成共识。
围绕已有框架对功能细节展开调研，我们得到了以下需求。
首先，必须解决物料与ERP集成开发、供应商主数据集成，在OA采购申请时，采购员可直接选到ERP中的物料信息。并带出物料名称，规格型号，上一次采购价。
其次，增加询价功能，采购者决定是否要询价，需要询价时点击询价按钮，选择供应商并提交，在一定时间内，询完价结果显示在OA流程中。
然后，在领导审批采购申请时，点击对应的物料，弹出页面显示该物料历史5次采购价格，价格透明，真凭实据。
最后给不同的供应商在ERP中创建不同的采购订单。后续在发票登记时关联审批流程，使得财务人员可以直观地看出是否有采购项重复开票、发票金额是否准确
我们把以上的信息填写在脑图的各个卡片中，并通过脑图的协作和分享功能，邀请业务部门的同事进行需求的确认和细节的补充。
脑图的一键收起和展开卡片的功能非常方便，让我们即可总览全局规划，又可查看具体细节。
在沟通需求时，有一些业务规则或者具体的流程细节需要详细记录。为了更有条理地展示信息，我们在脑图中创建了4个标签。
点开标签，即可展示关于标签的详细说明，这样可以把主要信息放在卡片中，次要信息放在标签中，标签功能让信息的主次更加明显。
基于在脑图中梳理的需求详情，我们开发了采购可视化大屏。
采购可视化大屏可以直观查看采购金额数，采购金额变化，按部门、货种等分类统计，展示价格上涨下跌最多的物流详情。
大屏做了联动，比如分货种统计采购金额折线图，该图与按货种饼图做联动，点击饼图中的货种，显示该货种在不同月份的采购金额趋势。
大屏也做了下钻，比如点击供应商，出现该供应商的本年采购额分月统计和分货种统计详情。
另外我们还新增了相关的填报功能录入和信息查询页面，补充采购流程和大屏不能满足的需求。例如采购实施明细查询表：
经过一个月的试运行，物料采购平台目前已全面投入使用，改善了先前采购效率低，报价不透明，价格难追溯、审批依据不充分的问题。
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对于相关的业务人员，减少了重复操作，提高了采购效率，避免了重复录入出错的可能性；
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对于财务人员，可以直观地看出是否有采购项重复开票、发票金额是否准确，同时可清楚地知道该供应商的已付应付台账；
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对于领导，在审批时有了充分的审批依据，加快了审批依据，还能时刻查看采购详情。
接触了越来越多的系统，做了越来越多的报表，围绕“需求、业务、功能”产生了很多的信息，为了把这些繁杂的信息快速转化成数据应用，我们迫切需要1个工具进行需求分析和整理。
在这次项目落地中，数知鸟平台给我们提供了很好的需求分析体验，现在碰到需求，我们习惯用数知鸟来做需求的记录和分析。在今后的工作中，我们会更深入地使用数知鸟平台，驱动业务改善。
目前，已经有1000+企业通过数知鸟平台获得更便捷的需求管理体验，如果你也想通过数知鸟平台，完善需求管理流程，构建需求分析闭环，就赶快点击免费注册使用吧！
编辑于 2021-8-3 11:33
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