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1个项目击破4个采购难点,怎么做到的?

帆软数知鸟——高效的数据需求管理平台

江阴港港口集团股份有限公司是江苏省重点物流企业,也是国家“4A级物流企业”和无锡枢纽战略的核心单位之一,主要从事货物装卸、仓储、国际国内船舶代理、货运代理、外轮理货、船舶港作业务。

随着设备设施的不断增加,物资材料消耗在生产成本中占了较大比重,为了对采购环节加强管理,达到降本增效的目的,集团建立物资采购平台,改善了采购效率低,报价不透明,价格难追溯,审批依据不充分的问题。以下是来自集团信息智能化部门的实践经验分享:

 

一、需求分析

首先,我们运用了鱼骨图法,梳理出了改善物料采购情况的各项措施
接着我们和采购相关的各部门、生产单位进行了多次的沟通探讨,了解到不同角色的需求。
1、采购人员想根据物品名称选择对应物料,自动带出ERP中物料编码等信息,并判断是否需要对多家供应商询价,流程中需要反馈供应商的报价结果,并生成采购订单;
2、相关领导想了解到他们采购的总体情况,在审批时需要参考信息页面进行审批,提高采购的效率。
3、财务人员想要避免开票复杂、重复开票、遗漏开票的问题,准确核对正确的金额。

基于以上的需求,我们先在数知鸟平台梳理了脑图的框架,并确保该框架在各个需求方中能达成共识。

(脑图概览)

围绕已有框架对功能细节展开调研,我们得到了以下需求。

首先,必须解决物料与ERP集成开发、供应商主数据集成,在OA采购申请时,采购员可直接选到ERP中的物料信息。并带出物料名称,规格型号,上一次采购价。

其次,增加询价功能,采购者决定是否要询价,需要询价时点击询价按钮,选择供应商并提交,在一定时间内,询完价结果显示在OA流程中。

然后,在领导审批采购申请时,点击对应的物料,弹出页面显示该物料历史5次采购价格,价格透明,真凭实据。

最后给不同的供应商在ERP中创建不同的采购订单。后续在发票登记时关联审批流程,使得财务人员可以直观地看出是否有采购项重复开票、发票金额是否准确

 

我们把以上的信息填写在脑图的各个卡片中,并通过脑图的协作和分享功能,邀请业务部门的同事进行需求的确认和细节的补充。

脑图的一键收起和展开卡片的功能非常方便,让我们即可总览全局规划,又可查看具体细节


在沟通需求时,有一些业务规则或者具体的流程细节需要详细记录。为了更有条理地展示信息,我们在脑图中创建了4个标签

点开标签,即可展示关于标签的详细说明,这样可以把主要信息放在卡片中,次要信息放在标签中,标签功能让信息的主次更加明显
(左侧为可编辑的标签页面)

 

2、需求落地:

以采购可视化大屏为例

基于在脑图中梳理的需求详情,我们开发了采购可视化大屏。
采购可视化大屏可以直观查看采购金额数,采购金额变化,按部门、货种等分类统计,展示价格上涨下跌最多的物流详情。

 

大屏做了联动,比如分货种统计采购金额折线图,该图与按货种饼图做联动,点击饼图中的货种,显示该货种在不同月份的采购金额趋势。
大屏也做了下钻,比如点击供应商,出现该供应商的本年采购额分月统计和分货种统计详情。

另外我们还新增了相关的填报功能录入和信息查询页面,补充采购流程和大屏不能满足的需求。例如采购实施明细查询表:

例如采购发票补录入表:

 

业务价值:

经过一个月的试运行,物料采购平台目前已全面投入使用,改善了先前采购效率低,报价不透明,价格难追溯、审批依据不充分的问题。
  • 对于相关的业务人员,减少了重复操作,提高了采购效率,避免了重复录入出错的可能性;
  • 对于财务人员,可以直观地看出是否有采购项重复开票、发票金额是否准确,同时可清楚地知道该供应商的已付应付台账;
  • 对于领导,在审批时有了充分的审批依据,加快了审批依据,还能时刻查看采购详情。

 

心得分享:

接触了越来越多的系统,做了越来越多的报表,围绕“需求、业务、功能”产生了很多的信息,为了把这些繁杂的信息快速转化成数据应用,我们迫切需要1个工具进行需求分析和整理。
在这次项目落地中,数知鸟平台给我们提供了很好的需求分析体验,现在碰到需求,我们习惯用数知鸟来做需求的记录和分析。在今后的工作中,我们会更深入地使用数知鸟平台,驱动业务改善。
目前,已经有1000+企业通过数知鸟平台获得更便捷的需求管理体验,如果你也想通过数知鸟平台,完善需求管理流程,构建需求分析闭环,就赶快点击免费注册使用吧!

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编辑于 2021-8-3 11:33

发表于 2021-8-3 14:48:45
什么是数知鸟呢

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发表于 2022-2-11 09:19:59
这个怎么做出来呢,有什么视频给参考一下吗,初学

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