0行政专员，0财务人员
——中小企业也能用零代码玩转业财“双减”
一.企业简介
铠臣沙发经销商——重庆福阖家居经营部主要负责个体家居建材经营，现有多个店面开在各个建材卖场。福阖家居在经营中尊崇流程化、标准化的理念，旨在降低客户成本，提升员工效率，致力于为客户提供高品质、高性价比的真皮沙发，为家居服务创造更美好的价值。
二.业务背景
信息化浪潮下，传统行业竞争更加复杂激烈，随着毛利的不断压缩，传统粗放式的管理面临触底盈亏平衡线的风险。
1.需要降低人力资源成本
福阖家居是个体经营，绝大部分投入在业务端上，但是家居建材行业的数据链较长，需要配合的工种较多，因此需要一个信息化解决方案让业务行为带动数据自动运转，实现0行政专员，0财务人员运转。
2.需要精确透视业务数据
产品形态变化多样、业务节点较多、财务结构简单，因此希望能实现自动生成财务分析报表和业务分析报表。
3.需要终端操作简单
一般的ERP系统操作复杂，对使用者专业素养要求较高，无形中增加了学习成本，因此需要极简的培训和操作过程（计划操作点3个以内，操作内容能在5分钟内掌握）。
1.市面上很难找到能满足企业个性化需求的产品/方案。
市面上标准的管理系统对于我们这种小企业来说成本太高，定制开发系统更是缺乏专业的技术人才。
2.公司员工普遍无代码基础
员工大多无代码基础，前期需要投入大量的人力财力进行代码知识培训，急需一款简单易用的低代码搭建平台来实现减负增效。
三.解决方案
1.建立进销存规则
- 梳理关键业务动作：包括合同、采购、出入库等流程在内的关键业务动作，注意业务动作的出现频次，尽量把低频场景兼容到高频场景中。
- 理清业务动作的可能性变化：业务动作前后的可能性变化与业务规则和经营规模相关，不能以一概全。
- 细化节点所需数据：充分与业务端口沟通，理解他们的数据需求，细化每个节点所需要的数据。
- 理清各数据之间的关联：利用数据关联查询功能，把报表镶入表单中，最大程度实现自动化，实现员工操作便捷，查询方便。
- 优化用户页面：在用户页面测试时，隐藏所有该节点不需要的字段，减少无用数据干扰。
2.模拟业务流程并对应报表
- 理解财务运行规则：用“逐渐细分”的思路来梳理业务和数据的关系：资产负债表>利润表>分部门利润表>综合管理分析表>各部门数据分析表。
理解管理数据需求：理解管理目的并与报表联系，例如毛利透视管理考核政策：每月一次考核并排名，再对应其考核单位、个人、组、或门店，而不是单纯计算每个合同的毛利。
归纳相同性质的业务：这里以财务凭证的产生以及自动报账为例展示相应表单。
自动生成财务凭证
系统自动报账
注意优化报表查看页面
四.信息化建设成果
4.1成果总结
实现了0行政专员，0财务人员运转，并且全体员工都能快速上手操作，数据实现了实时查询、实时调取。
（1）建设成果：
应用总数：1个
表单总数：13个
仪表盘总数：11个
用户活跃数：10个
（2）整体价值：
低代码数字管理让中小企业触不可及的技术有了落地可能，原本上百万的开发和专业IT工程师才能涉及的领域，现在几千元就能自学达到类似的效果。有了低代码数字管理技术的加持，有效缩短业务数据反映时间，节省行政和财务人力资源，再加上数据分析可视化的引入，直接提升了管理决策品质。
1.投入开发成本大幅降低：整体投入开发+软件费用共计1万余元，投入开发成本大幅降低。
2.去后台人员管理节省人工成本：通过去后台人员管理，节省人工成本约10-15万/年。
3.科学监督提升整体毛利：通过科学的毛利管控，督促员工更加上心，公司整体毛利提升3%。
4.精确管控降低备货商品库存：通过采购进程的把控和可用库存的把控，备货商品库存降低80%，在货品的精确管控下，实现了“人到单，单到货”。
4.2典型场景
（1）合同与合同分析
痛点：
建材行业经营成果与成交毛利息息相关，但是很难实时监控每位员工在各时间段成交的加权毛利率，只有个案和印象，管理起来没有抓手。
解决方案：
通过简道云搭建的应用平台对门店/个人各时间段的加权毛利进行监控，同时通过对成交产品分析来判定高低毛利产品的组合状况，有效控制成交折扣。具体流程如下：
1.设定产品基础数据结构（品名、毛利、定制属性等）
2.由销售录入产品和合同金额
3.自动分析出结果
价值：
通过该分析流程得到了精确的毛利监控，提升了团队毛利意识，对比系统监控之前，平均提升了3%的毛利率。每月创造净价值5000元。
自动毛利分析报表
自动产品和品牌分析报表
（2）采购与账务分析
痛点：
公司为多厂家采购、多时点付款的经营模式，手工记录易错难查。
解决方案：
使用简道云搭建了相应采购表单，所有采购数据记录在采购单上，每次付款时系统自动形成分类对账统计。
价值：
采购表单的使用节省了大量人力成本，原本需要单独找人做的事情，由老板随时花时间录入即可。账目清楚可追可溯，在这之前仅仅是对账错误造成的损失就高达万余元。
自动账务分类统计
（3）收款与业绩分析
痛点：
收款不能及时统计、欠款查询困难、业绩把握不及时、商场代收对账明细混乱、数据无据可查。
解决方案：
通过简道云搭建业绩分析仪表盘，只需要导购记录每次收款数据，对账过程中即可自动形成分析报表，移动端也可随时查看。
价值：
相比于之前，收款明细及时同价，业绩实时在线查看，对账和欠款清晰可查，无差缺错漏，实现了员工的减负增效。
移动端自动报单
业绩报表
（4）凭证与财务分析
痛点：
财务需要单独做表，人力成本投入较高；需要专门的软件记账，费用成本高；财务需要了解业务流程，对接成本高。
解决方案：
通过简道云我们将所有财务场景对应到业务场景中，自动生成凭证和报表。
价值：
现在公司不设置单独财务人员，同样能得到精确的财务报表，每年最少可节省人员工资10-15万元。例如核算一个行政文员4万左右，一个财务人员5万左右，合计减少两个人，即为节省10万／年。
自动凭证报表
部门即时利润表
资产负债表（混编为科目汇总）
五.信息化建设总结
我们公司在用简道云之前也有使用过其他开发工具，这些工具最大的问题是当业务发生变化，或开发之前考虑不全面时，很难进行补充开发和纠错，在使用简道云之后，这一令我们很头疼的问题轻松就被解决了。
特别值得一提的是简道云的性价比很高，也就是说这一平台的投入产出比很高。简道云的上手门槛不高，灵活易用是它最大的优势，即使是没有代码基础的员工也可以实现快速上手，我们整个开发项目都是通过自学完成，总共花费1万多，与简道云的工程师沟通也大多都是免费的，为我们提供了很多的技术支持。
在信息化建设的过程中我们不断探索尝试，总结出了以下经验，这里分享出来以供参考：
1. 搭建并不是简单的模拟业务场景，而是要充分考虑场景的重构：一定要对公司真实的业务场景非常了解，因为数据化以后的场景和实际的场景是不一样的，所以仅仅简单的模拟场景是远远不够的。
2.对系统终端来说，一定要尽量做的简单和友好：普通岗位的系统使用培训过程最好不要超过10分钟，节点岗位可以用较长的时间培训，培训时间过长容易拉高学习成本。
3. 搭建数字系统的过程并不是在扩展需求，而是在收敛需求：公司业务繁多，各个部门需求不同，但是这并不意味着搭建系统时越多越大就越好，这样反而会复杂难用，如何将复杂的需求收敛整合起来才是最重要的。
4.在进行业务调研时，不要去问“是什么”和“怎么办”，要问“是不是”和“行不行”。 搭建者需要有比较广泛的知识面，业务、财务、编程、管理都要有所涉猎，不需要非常深，60分即可，
5.最后，要一边进行搭建一边总结搭建模型，模型之外的需求可以有针对性的舍弃。
编辑于 2021-10-14 15:16 编辑于 2021-10-14 15:18
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