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【中国数据生产力大赛】河南五建第二建筑安装有限公司 ——传统施工企业,如何打造...

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河南五建第二建筑安装有限公司——传统施工企业,如何打造数字化信息管理平台

 

 

 

  公司创建于1953年1月,前身纺织部第一工程局工程处,2005年6月经股份制改造为河南五建第二建筑安装有限公司。公司系国家房屋建筑工程施工总承包壹级和市政公用工程施工总承包贰级企业,同时具备装饰装修、地基基础、机电设备安装、钢结构、消防工程等专业承包资质。能够承担现代化大中型工业、民用、市政建筑工程的施工,尤其擅长大型工业厂房,高层建筑等工程的施工,公司具有完成50亿元以上建安工作量的施工能力,先后在上海、湖北、新疆、山东、天津、河南省的十八个地市承建了2000多项工业、市政、商业、卫生、教育、金融、民用建筑任务,均获得了良好的信誉。公司下设有房地产公司、劳务公司、园林公司、租赁公司、检测公司、商品混凝土等公司。

五建宣传图A

 

 

 

一、业务/管理需求

1.跨部门工作效率低:

  随着公司的快速发展,分工越来越细,以往传统管理的弊端逐渐显现,纸质流程较为繁琐,需要多次找领导签字,协同效率低,历史业务查询更是耗时耗力,公司对于各类业务数据统计分析缺失严重,阻碍了公司的快速发展。

2.各部门重复劳动多,缺乏资源和数据共享:

  项目增多,数据管理越来越难,资源分散转化率低。

3.数据庞大,统计难,时效性差:

  随着项目的逐年增加,业务过程中的数据量也越来越大。以往的线下统计模式,不但给人员带来了繁重的工作量,数据失真率也日益增加。同时,由于项目增多、管理人员分散,很多业务数据无法及时统计上报,决策层领导无法及时查询相关业务数据。

4.指标量化少,考核难度大:

  公司对项目部的日常管理缺乏管理工具,无法了解项目的真实情况,无法把控项目风险,控制项目成本,项目资金流向也不够清晰,公司对项目成本管控需求迫切。

 

 

 

二、解决方案

1.通过“6+1+1”来实现公司业务数字化;

  “6+1+1”及河南五建二公司数字化信息平台主要以“日常办公、招投标管理、项目综合管理、项目日常管理、商务成本管理以及二级机构”6大模块来实现企业全业务信息化管控,通过“管理报表中心”来对业务数据进行分析预警,“信息共享平台”来实现各部门、各项目部及子公司按需求查询共享数据。

 

  2、通过“项企分离+数据互通”的理念来建设各项目部及子公司信息化,各项目部、子公司有自己内部独立的管理应用,但同时将机关本部和各项目部、子公司之间的数据打通,实现项、企管理相互独立,但业务数据共享的管理模式。

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OA系统

 

 

 

三、应用场景

3.1 场景一:中标信息管理

痛点:

  以前工程中标需要人为通知到工程部、财务部、商务成本中心等部门,各个部门还要留档,各个部门对工程的相关数据登记名称还不统一,导致后期财务结算很麻烦;当要查询工程信息时要重新与经营部核对;

解决方式:

  建立中标工程信息登记表,当有新的中标工程时,经营部录入相关数据,利用简道云推送功能推送至各个部门负责人,由信息技术中心进行发起项目立项流程,项目商务经理补齐项目人员信息后再次推送至各个部门,各部门以系统工程名称进行各类数据登记;同时建立中标信息汇总信息查询和项目人员信息查询汇总表,方便查询历史工程数据;

场景价值:

  实现了中标工程的自动广播、线上提醒,有效提高了中标信息的告知速率;同时规范统一了工程名称,有效解决了公司各部门工程名称的管理混乱。

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3.2 场景二:商务成本管理

痛点:

  线下无法对项目合同、资金、预算进行实时准确统计,影响决策效率。

解决方式:

  项目建立之后上报项目预算,建立劳务、专业分包、材料采购、大型设备租赁和物资租赁合同审批流程,严格把控项目合同审批,合同签订时关联项目预算;建立项目资金使用计划表流程,当项目发起该流程时需与合同、预算进行关联,对于劳务费用在提报时需上传工资表,解决公司对于项目资金流向无法把控问题。

场景价值:

  功能上线以来,有效解决了项目合同审批混乱,资金使用不明确,无记录可查的问题,对项目商务资金风险进行了有效把控。

专业分包合同

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3.3 场景三:项目管理

痛点:

  项目管理繁杂,传统方法无法对项目进度、质量安全、设备、方案等进行管控,公司在项目上推广的新工艺工法实施情况也需要及时反馈;同时项目部也有自己内部的管理需求。

解决方式:

  因公司联营项目居多,考虑实际情况,项目管理分为项目综合管理:主要是与公司机关对接的进度上报、大型设备维修保养登记、方案及新工艺的技术课题汇报、项目周报以及质量安全整改情况汇报;另新建项目日常管理:针对项目部内部进行的工程管理、物资设备、人事行政、财务合同等管理。

场景价值:

  项目综合管理让项目的信息展示告别了各类OFFCIE报告的低效,多维度的可视化报表能更直观的体现项目的生产情况;项目日常管理有效解决了项目自身对于零碎日常工作的管理难题,如项目上的零星派工单和采购月度结账,以往财务月度结账时要手动对账,查看原始单据,耗时耗力而且可能出现计算错误,现在系统可以自动进行相关类别月度结算,有效避免人工计算的失误情况,大量减少了工作时间。

 

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3.4场景四:人力资源管理

痛点:

  人力资源管理日常工作琐碎,很多统计难以实时更新。

解决方式:

  根据人力资源部工作,建立员工入转调离流程,实时统计员工基本信息;建立证件管理,实时通知各部门相关员工证件注册注销情况;建立项目员工考勤、评价、社保管理对应表单,人力部发起流程,各项目部人事专员填报数据后,系统进行自动汇总;

场景价值:

  提高了人力资源管理的时效水平,避免过去需要大量创建EXCEL表进行人工汇总数据的繁琐,以往需要2到3天才能收集上来的一项统计工作,现在通过分发流程基本当天就可以轻松完成并自动汇总。

 

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3.5场景五:机关财务报销管理

痛点:

  财务报销种类繁杂,流程报销长,无报表查询,员工无法了解个人报销情况,历史报销查询需要财务部配合查询。

解决方式:

  根据公司财务报销种类,利用简道云流程表单功能,建立招待费、差旅费、办公用品费用、其他费用报销流程,系统将各类报销汇总成公司开支费用分析和个人报销流程查询2个大表,供员工和领导查询。

场景价值:

  机关财务报销流程平均为员工报销节约时间达到0.5天,对历史查询节约1人成本,财务报表报表实时可查。

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3.6场景五:协同办公

痛点:

  纸质流程繁琐,协同效率低,无法满足公司高效快捷办公需求。

解决方式:

  根据公司各部门业务需求,通过简道云搭建:公文管理、印章管理、办公用品及固定资产管理、考勤管理、办公车辆管理以及案件诉讼管理应用。通过各类应用,将公司业务单据制作成表单,流转完成后自动形成各类台账,供各部门进行历史数据查询和分析,同时对关键节点添加提醒功能,流程结束后抄送相关人员。

场景价值:

  有效解决各部门协同办公需求,培养员工信息化办公理念。

 

 

 

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3.7场景六:报表管理

痛点:

  以往各类数据归集后都是以数字+文字形式展示,无法直观实时查看各类指标。

解决方式:

  建立管理报表中心,利用简道云聚合表、数据工厂对数据进行加工,根据业务需求建立中标工程信息报表、商务成本报表、项目综合管理报表、人力资源管理报表、客户管理报表、机关财务报销报表、案件诉讼报表以及各子公司报表,报表原则遵从综合报表和细项报表相结合的原则进行创建。

场景价值:

  多维度多角度的报表,解决了数据实时及可视化展示的需求,为公司的各类决策提供了数据支持。

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四、总结与展望

  企业信息化实施过程中必须坚持企业信息化建设的“一把手”原则。所谓“一把手”原则即坚持企业管理者负责制,高层领导负责统筹协调,各部门领导负责本部门内部业务数据信息化。企业信息化建设过程中的业务流程重组,不可避免的会涉及到企业内部权责再分配问题,没有企业高层领导参与,是很难实施下去的。

  企业信息化的推广方式:先易后难、先点后面、先试点后推广,如此推广可有效降低员工接受难度,提高信息化推广效果。

  企业信息化应该以提高企业经济效益和竞争力为目标,实现降本增效,辅助公司高层进行决策。只有这样才能推动企业信息化工作的全面开展。

  企业信息化建设是管理从粗放到精细的必经之路。行业永远不会停下发展的脚步,跟不上就要被淘汰,信息化建设、精细化管理是企业可持续发展的必然选择。

  企业信息化建设以来共形成总公司应用13个,二级机构应用11个,累计表单近400个,仪表盘近300个,有效提升了公司的办公效率,员工已经养成了信息化办公的理念。未来,企业将在成本精细化、项目全过程数字化、业财一体化、数据标准规范化、业务分析智能化上深耕信息化建设,为企业发展助力。

 

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