【2024中国数据生产力大赛】近铁中国:从JDY到FineReport，助力管理提效3倍。
近铁中国:从JDY到FineReport，助力管理提效3倍。
企业简介
「近铁中国集团」隶属于母集团--Kintetsu Group Holdings Co.,Ltd. 母集团成立于1910年，总部位于日本，是一家在全球拥有上百家子公司的综合性财团；母集团除了拥有运输事业（包括铁道运输、物流运输、海洋运输及巴士与出租车）外，还涉及不动产、百货店、酒店休闲、旅游、文化等很多行业，全球员工数量超30000人。
1996年11月近铁在中国大陆地区的首个法人实体成立，2012年1月1日「近铁中国集团」格局形成；目前「近铁中国集团」已经是一家拥有40多家法人实体及分支机构、60多个网点、近2000名员工的综合性物流企业。（上图为KWE在上海PVG综合保税区的保税物流仓库）
「近铁中国集团」在中国大陆地区的主要经营范围包含国际航空运输、国际海洋运输、保税仓储及配送、国内仓储及配送等。同时，「近铁中国集团」拥有中国民航总局一级货运代理资格认证、国际航空运输协会资格认证、无船承运人资格认证、TAPA国际货物标准A级认证、ISO9001认证等多项资质。我们真诚地希望，通过优质的服务能够充分满足客户的需求，赢得客户的信任，从而在可预见的未来继续成为一个具有远见卓识的企业。
业务需求/挑战
近铁集团拥有完善的全球系统，但在中国大陆本地化的多个业务场情下，缺乏连横贯通的统筹管理方式。为此，我们首先在帆软报表平台上配置了700余支报表，获取业务中的“金子”；并在简道云平台上配置了几十项应用，这是我们的掘金利器；同时利用finetube产品或API链接两者，来满足国际货代公司的各项本地化应用场景及其连横贯通；本次以大连的日常办公应用场景为例，以小见大，说明帆软全系列产品在我司的应用逻辑。
一、 部门管理方式无法统一，效率提升困难。
在近铁大连分公司，原本通过传统人工管理方式来进行总务、行政方面的管理。传统方式往往造成会议室占用冲突、车辆使用率不高，得不到及时的响应，销售外勤需手工记录，导致信息不能及时公开化以及前台看板欢迎词显示屏需要手动维护，致使业务部门在工作上效率极低。
二、 JDY展示效果单一，没有图形化体现重点。
一开始，借助简道云JDY开发了预约系统，但存在模板展示效果不够图形化，而当地老板又是一个乔布斯式的细节控, 反复调试无法取得理想效果；而业务数据不相通，前端取数困难；JDY前端在工业化的大屏幕看板预览效果无法自适应等情况。
三、 系统数据不相通，有数不可用。
由于简道云流程与FineReport报表相互独立，数据潜力没有释放，数据价值得不到充分发挥展示。
利用JDY WEBHOOK-API，我们渐渐找到了一套顺滑的方法来生成我司的最佳实践：
解决方案
简道云+FineReport
即：JDY日常增删改运维+（webhook API推送增删改至本地数据库）+帆软平台(大屏展现)
在系统智能化转型的背景下，近铁中国IT部针对大连分公司内部存在的困扰和痛点，从以下五个层面开展了探索和实践。
1、数据提交与API集成：
IT部通过研究和和应用组件并进行自主化改进，持续完善了系统化的技术方案。大连分公司用户通过简道云平台搭建的四个系统发起流程并提交数据。为了确保数据能够顺利传输到本地系统，需要在简道云中配置一个API接口。这个接口将作为数据流转的出口，将用户提交的数据以结构化格式实时推送到预定义的URL。
2、数据接收与处理：
大连分公司共有四个单独预约流程系统，在数据治理与收集方面利用API接口调用，通过在本地服务器上，将部署一个轻量级的Web服务（flask）来监听API接口的调用。每当简道云通过API推送数据时，该服务将接收数据并执行必要的验证和清洗工作，以确保数据的准确性和完整性。
3、数据存储：
在多个系统的加持下，产生了大量的数据，为了让数据灵活可取、方便可用，会将流程发起经过处理的数据存储到本地数据库中，方便数据的结构创建和查询需求，打破了数据的堡垒，实现了数据的共享。
4、报表设计与展现
开发部门通过使用FineReport报表工具，打造多元化的可视化模板，结合JDY系统传过来的数据，根据业务需求设计报表模板。这些模板将定义数据的展示方式，包括表格、图表等多种形式。
5、数据取数与展现：
经过IT部门的精心打造，让数据像自来水一样，随取随用。FineReport报表系统将从本地数据库中实时取数，根据设计的模板进行数据展现。用户可以通过FineReport提供的界面访问这些报表，查看最新的业务数据。有力支撑数据治理规范的落地实施，实现了系统流程化、数据可利化、看板透明化，极大的降低了人工成本与时间，提升了各业务部门的工作时效。
通过系统整合，我们能够实现一个高效、实时的数据流转和展现系统。用户在简道云中提交的数据将快速、准确地反映在本地数据库中，并通过FineReport报表得到直观的展现，从而为决策者提供及时、准确的数据支持。
场景一：会议室预约系统
痛点：
大连分公司拥有多个会议室，用户召开会议却为会议室冲突而烦恼，为了以满足不同规模和类型的会议需求，用简道云定制会议室预约系统，简道云用户发起会议室预约，在通过简道云的仪表板无法直接展示会议室预约情况与会议状态。
解决方案：
1、查询会议室状态：
公司采用简道云定制会议室预约系统，用户可以通过系统查询会议室的实时状态并进行预约。
2、预约会议室：
用户选择需要的会议室和时间段，系统会显示可用选项；
用户提交预约请求后，系统会自动确认预约信息，并通知参会人。
3、会议室使用提醒：
在会议开始前十分钟，系统会通过邮件或企业微信提醒用户会议时间和地点。
4、看板展现：
公司针对简道云中提交的数据将快速、准确地通过API推送在本地数据库中，并通过FineReport自定义展示样式、复杂的功能，得到直观的展现效果。
流程发起图：
会议提醒图：
会议看板展示图：
场景价值：
1. 提升预定效率：通过自动化的预约流程，员工预定会议室的时间从平均5分钟减少到仅需30秒，显著提升了工作效率。
2. 优化资源利用率：会议室的使用率从之前的60%增长到了90%，有效减少了资源浪费。
3. 减少会议冲突：会议时间冲突的情况降低了75%，因为系统能够清晰显示每个会议室的预定状态和时间。
4. 提高会议准时率：由于系统提供自动提醒功能，会议的准时开始率从50%提升至90%。
5. 降低行政成本：通过自动化管理，减少了行政人员在会议室协调上的工作量，行政成本降低了约30%。
6. 增强员工满意度：员工对于会议室预约系统的满意度从之前的40%提升至85%，因为系统易于使用且响应迅速。
7. 提升决策质量：由于会议室资源得到更好的管理和利用，关键决策会议能够及时召开，从而加快了公司决策过程，提高了决策质量。
8. 改善运营流程：会议室预约系统与公司的其他办公自动化工具集成，形成了流畅的运营流程，减少了因会议室协调不当导致的工作延误。
场景二：公司欢迎词看板
痛点：
每逢公司有业务交流时，行政部门需要去制作欢迎词内容，用户每次需要手动U盘拷贝上传欢迎词PPT模板至前台大屏，很难统一标准格式，展现时效果不太理想。
解决方案：
经过大连分公司与近铁中国IT部的讨论，决定通过FineReport创建填报入口，然后创建标准格式的大屏展示模板，通过HTML使得整体自适应，得到直观的展现效果。既节约了人工时效，又提高了用户体验感。
填报入口：
看板展示图：
场景价值：
摒弃传统耗时耗力的手工PPT模板制作再通过硬盘上传。通过FineReport和大屏显示的引入，不仅提升了数据收集和展示的效率，还简化了维护工作，增强了数据的实时性，同时节约了成本，体现了显著的场景价值。
1、提升维护效率：通过FineReport创建的填报入口，员工上传的时间从平均5分钟减少到仅需10秒，效率得到很大的提升。
2、减少维护时间：由于FineReport模板的统一，填报入口和展示模板易于操作，直接省掉管理员的维护时间。
场景三：外出考勤系统
痛点：
在大连分公司，各部门的员工在遇到需要外出工作时，一直延续通过传统的手工方式在黑板上记录外出信息，这种做法不仅降低了工作效率，而且可能对企业的管理流程产生负面影响。为了解决这一问题，大连分公司将这一灼手问题反馈给IT部门，经过深思远虑决定对定制开发外出考勤管理系统。然而，用户在使用过程中发现，简道云的仪表板在直观显示员工外出的实时状态和持续时间方面存在不足。
解决方案：
1、流程设计：
设计一个定制化的外出考勤申请流程，员工可以通过简道云平台轻松发起外出申请。
2、API数据推送：
利用简道云提供的API接口，当外出申请被发起时，自动触发API将相关数据推送至公司数据库中。
3、前端大屏展现：
利用FineReport制作大屏，运用甘特图以图形化的方式展示用户发起的外出考勤状态、时间、地点等信息。
流程发起图：
前端展示图：
场景价值：
一、财务价值
1、增加收入：通过提高数据准确性和时效性，企业能够更有效地进行市场分析和决策制定，从而增加收入。
2、减少支出：减少手工记录和物理存储的需求，降低了运营成本，同时通过无纸化办公减少了纸张和墨水等耗材的消耗。
3、提升资本效率：通过自动化流程，提高了资本的使用效率，使得有限的资源能够更好地服务于业务发展和员工福利。
二、战略价值
1、增强竞争力：通过提升数据准确性和时效性，企业能够更快地响应市场变化，提高产品和服务的竞争力。
2、提升内部管理：通过优化流程和提高员工满意度，企业能够更好地管理内部资源，提升整体运营效率。
三、社会价值
1、环保：通过无纸化办公，减少了对环境的负担，有助于实现可持续发展。
2、透明度提升：所有外出记录的透明度提升，有助于建立更加开放和信任的企业文化。
四、员工价值
1、提升员工满意度：通过用户友好的界面和流程，员工能够更轻松地完成工作，提高了工作满意度和忠诚度。
2、增强透明度：所有员工和管理层都能实时查看外出状态，增强了员工对企业运营的理解和参与感。
场景四：车辆预约系统
痛点：
在公司的车辆管理中，员工目前需要通过电话来确认车辆的预约状态，这种方式不仅耗时，而且容易出现沟通误差，导致预约冲突，给日常车辆管理带来了不便。
解决方案：
1、流程设计：
设计一个定制化的车辆预约申请流程，员工可以通过简道云平台轻松发起车辆预约申请。
2、API数据推送：
利用简道云提供的API接口，当车辆预约申请被发起时，自动触发API将相关数据推送至公司数据库中。
3、前端大屏展现：
利用FineReport制作大屏，以图形化的方式展示用户发起的车辆预约状态、时间、地点等信息。
流程发起图：
前端展示图：
场景价值：
1、提升预约效率：
员工通过简道云系统预约车辆，从原来的电话预约方式，转变为在线操作，预约时间从平均3分钟缩短至30秒内。
2、减少沟通误差：
通过自动化的预约流程，沟通误差导致的预约冲突减少了100%。
3、 提高管理效率：
车辆管理的行政工作量减少了50%，因为系统自动化处理了大部分预约和调度工作。
4、实时状态更新：
利用前端展示大屏，员工可以实时查看车辆预约状态，摒弃了电话询问方式。
5、 改善用户体验：
简洁的大屏设计给用户带来了清新的视觉效果，用户满意度提升了40%。
6、优化调度流程：
司机接到派车通知的响应时间从原来的平均30分钟到立马响应。
7、减少车辆空闲时间：
通过更高效的预约调度，车辆的空闲时间减少了25%，资源利用率得到提升。
8、降低运营成本：
由于减少了电话沟通和人工调度，企业的运营成本降低了约15%。
成果：（轮播效果每10s进行刷新切换）
总结与展望
自2019年引入帆软公司的数据分析与可视化产品以来，近铁中国已经成功构建了一个以报表服务平台和自助查询分析平台为核心的企业级数据服务和交付体系。这一体系的建立，得益于FineReport、FineBI和FineTube等产品的卓越性能，以及简道云在数据分析和可视化方面的先进能力。通过这些工具的整合，公司不仅提升了数据处理的效率，还增强了数据的透明度和可访问性，从而为决策制定提供了强有力的数据支持。企业目前正经历由数据驱动的业务流程优化，逐步实现管理模式的变革。这一变革从粗放型管控向精细型管理转变，标志着企业在大数据建设方面迈出了重要一步。随着企业对数据分析的深化应用，业务流程的优化正从单一的点扩展到整个业务线，进而实现由线到面的全面覆盖。企业将继续推进数据的全面整合和知识化管理，构建起一个立体化的数据体系。这一体系将打破传统的企业边界，通过商业模式的再造，探索新的盈利途径，实现企业的全面转型。
展望未来，公司将继续深化数据驱动的决策机制，进一步挖掘数据的潜在价值。通过不断优化数据分析流程和提升数据可视化技术，公司将能够更快速地响应市场变化，做出更加精准的业务决策。最终实现企业的脱胎换骨，以全新的商业模式和盈利能力，立足市场，引领行业发展。
