一种精简化管理职能划分的高校后勤人员管理系统
1 团队介绍
团队成员：周钦（队长）、刘景源、刘咏欣
在老师的介绍下，我们了解到了帆软杯比赛的相关信息，也一致认为参加这个比赛会有挺多的收获，我们在第一时间就完成了比赛的报名，并着手开始比赛的相关准备。在本次比赛过程中，由周钦负责简道云应用的架构的搭建与设计，由刘景源负责作品背景的调查与整理，由刘景源与刘咏欣二人负责相关应用场景的调研与相关数据的收集与数据信息的录入，最后三人一起撰写应用报告。
2 作品背景
2.1 高校后勤管理的现状
近20年间，随着我国高等教育的高速发展，各个高校都在尽力扩张。根据国家统计局在 2020年发布的统计信息，普通本科、专科生招生数为967.4518 万人，普通本科、专科生在校学生数为 3285.2948万人，普通本科、专科生毕(结)业生数(万人)为797.1991万人。可以看出，我国已经逐渐形成教育普及化和教育大众化。在教学改革背景下，如何做好后勤物业管理是全国高校面临的重要问题，下面对于后勤管理现状做具体分析
在高校的管理工作中，后勤管理是重要的组成部分，这项工作的开展能够有效保障高校日常科研教学工作的顺利进行。与此同时，高校后勤物业管理对人才的培养工作也起到了重要的保障意义和服务作用，如保护器材设备、管理校园环境、服务教学需求、创建舒适环境、管控校园秩序等。不过，当第三方物业公司介入后，我国高校后勤物业化也不再是学校自办管理了，高校的物业管理开始进行了一次大变革，这就是我国高校后勤服务管理模式大部分采用甲方乙方模式。
以武汉理工大学余家头校区为例，甲方是校方，乙方是武汉天立物业管理有限公司，高校中设置有专门负责后勤管理的部门; 在武汉理工大学与武汉天立物业管理公司签订完相关的合同后，高校后勤物业逐步脱离了高校管理的统筹经营，相关工作便也更趋于专业化和规范化。需要做好监督、检查与协调的工作即可，保障校园后勤工作的正常运行，充分满足校园中师生的服务需求。甲乙双方共同合作，互利互惠，实现二者间的双赢。
不过，一个重大的问题是，对于后勤的物业服务工作来说，许多工作内容是相互穿插的。因此，在合作合同中，无法明确的制定武汉理工大学与天立物业双方各自具体详细的工作内容，另外，在实际实施中，很多时候甲方都不能确切有效的监管乙方的工作内容。因而，甲方与乙方之间的界限时常较为模糊，对于某些任务区分不够清晰的部分，甲方的学校工作人员会 惯性的将任务安排给乙方，但是乙方在进行相关工作时，时常忽略与甲方工作人员的及时沟通。所以，甲乙双方之间常常会出现因为工作内容与工资薪酬之间的矛盾。后期调和往往十分困难，因此，建立一个有效的、完善的高校的后勤人员管理系统显得非常重要。
2.2 高效的管理系统是高校后勤的救命稻草
简道云是能够解决甲乙方契约模式在学校后勤工作改革进程中，随着社会分工精细化，在学 校后勤工作与专业化的社会化服务公司双方签订契约后，社会化服务公司提供后勤服务时的管理问题的搭建平台。使用简道云制作的管理系统，包括但不限于维修、会务服务、保洁、保安、餐饮、宿舍管理等，这符合当前学校后勤运作的普遍模式。
我们团队根据高校调研的的后勤管理信息和数据，创造性的模拟出一种精简化管理职能划分的高校后勤人员管理系统，具体内容如下：
我们对甲方和乙方的所有成员进行录入，并分为了食堂、固定设备、物业、保卫、宿舍、能源、考勤与请假和绩效与工资管理的八种子系统，能够对高校与天立物业之间的甲乙方契约模式做到统一的协调，并可以对各种记录进行实时的数据分析与可视化分析，使高校能够对于物业公司有直观性的监督管理，并迅速做出相应的部署，而物业公司也能够通过该管理系统，及时录入数据，做到有条不紊的与校方的后勤部门一同进行更高效的后勤工作。
3 制作流程
3.1系统框架
 为了建立完善的高校后勤人员管理系统，我们团队将校园后勤管理系统实际应用细分为食堂、保卫处、物业、资产检查与维护、宿舍管理、能源管理六种应用场景，组织架构图如下：
3.2应用场景—食堂
3.2.1管理人员结构及人员分配
食堂的工作内容主要包括食材的采购、清洗、窗口收银、餐品的制作以及餐具的清洗消毒、食堂的清洁和销售情况的记录与反馈，因此我们将食堂的岗位分为食堂负责人、采购员、窗口人员、厨师以及流动人员，然后根据需要将员工分配到相应的岗位，如下图：
3.2.2食堂窗口菜单
以武汉理工大学余家头校区水运一食堂二楼为例，选取部分窗口的部分菜单录入信息，如下图：
3.2.3食堂采购清单
为了保证食材的安全和新鲜，食堂每天都需采购所需的食材。根据我们的调查，可知食堂在周末学生放假时顾客较少，因此采购量会随之降低。同时，根据食材市场价的变化以及前一天销售量的情况，食堂会调整当天的采购量。
为了简化流程，同时要使数据有一定的代表性和普遍性，我们抽样选择连续十天的采购记录，从2021年10月1日到2021年10月10日，采购记录如下图：
   
3.2.4食堂销售记录
同样的，选取连续十天的销售记录，我们可得到对应窗口菜品的销售量以及销售额，具体记录如下图：
   
3.2.5食堂排班
根据需要，我们将食材清洗、洗碗以及食堂的清洁工作分配给流动人员，食材采购工作分配给采购员，前台收银以及销售记录工作分配给对应窗口的窗口人员，将食材制作工作分配给对应窗口的厨师，采购员三人轮班，流动人员三人轮班，具体安排如下图：
3.3应用场景—保卫处
3.3.1人员结构
我们将保卫处的岗位分为保卫处负责人、门卫和保安，根据需要将员工分配到相应的岗位，如下图：
3.3.2保卫处排班
将班次分为早班、中班、晚班和休班，保卫处六人轮班。
3.3.3巡逻报告
由在门卫岗位的三个人轮流负责校内的巡逻。
3.4应用场景—物业
3.4.1人员结构
我们将物业的岗位分为物业负责人、维修人员、保洁人员、垃圾处理回收人员和绿化修建与维护人员，根据需要将员工分配到相应的岗位，如下图：
3.4.2保洁信息
由保洁岗位上的两人分别负责教学楼区域和宿舍区域的地面、洗手间和电梯的清洁及消毒。
3.4.3垃圾回收
3.4.4绿化养护情况
3.5应用场景—资产检查与维护
3.5.1人员结构
我们将资产检查与维护部门的岗位分为检维负责人、定期检查人员和教学楼管理员，根据需要将员工分配到相应的岗位，如下图：
3.5.2固定设备清单
 
3.5.3固定设备检查表
3.5.4设备维修记录
3.6应用场景—宿舍管理
3.6.1人员结构
我们将宿舍管理部门的岗位分为宿舍负责人、宿管和洗衣房工作人员，根据需要将员工分配到相应的岗位，如下图：
3.6.2宿管值班日志
由白绢丽、郭梦安负责女生寝室的值班，朱成、韩志新负责男生寝室的值班，两两轮班。
3.7应用场景—能源管理
3.7.1人员结构
我们将能源管理部门岗位分为能源负责人和系统运维，根据需要将员工分配到相应岗位，如下图：
3.7.2运维管理
由系统运维岗位的谭正卿、尹芊芊、戴泰鸿、任春翠四人轮班负责能源系统的运行和维护。
3.8考勤与请假管理
3.8.1签到/签退
员工需每天进入系统按时进行签到签退，具体记录如下：
3.8.2请假申请单
员工请假申请单需包括个人信息（包括姓名、所处部门及岗位、联系方式）、请假的种类以及请假时间，具体情况如下图：
3.9绩效与工资管理
3.9.1工资表
根据被考核人请假情况处以相应扣款，按月发放工资，具体数据如下：
3.9.2工资错误反馈
4成果展示
4.1应用价值
本应用通过对于高校内勤工作分散的职能和权责进行了整合，由后勤保障处这一部门对于高校后勤的进行统一管理，形成了一种自上而下的具有垂直结构的管理体系。让校方统一对于后勤工作的管理，后勤权责的划分不再像以前一样在校方与物业公司之间模糊不清，优化了业务的架构跟流程，后勤管理更具有条理，每个后勤人员都有一个直接的上级进行管理，再由总后勤保卫处对于各个职能机构进行统一管理。通过应用的签到/签退表单实现对于保洁、绿化养护等流动性较大等工作的管理，同时这种流动打卡制度也是对于解决后勤人员绩效考核问题的有效措施。学校后勤实行绩效考核能有效解决高校后勤人员大流失的问题，也是高校后勤管理走向管理规范化、标准化的必由之路。对于如今高校后勤人员普遍存在的流动性大的问题，该应用能快速更新员工信息，做到实时管理。这个基于简道云搭建而成的高校后勤管理系统能实现对于员工档案、工作任务安排、排班、请假管理、绩效考核等多个功能，实现后勤管理水平、服务流程和规范标准等多方面的协调发展。
4.2分模块应用展示
4.2.1基本信息
该模块包括员工档案、员工基本信息、员工健康填报三个表单。员工档案以及员工基本信息用来管理员工档案以及基本信息，有新员工入职时登记档案信息。员工健康填报是在如今严峻的疫情形势下，每个组织都应该具有的管理功能，通过员工每天的健康填报来管理员工的健康数据，方便配合疫情防控措施。该模块包括两个仪表盘来实现对于员工档案的查询和基本信息的分析。
图4-1基本信息分组下的表单跟仪表盘
 
图4-2员工档案表单 图4-3员工基本信息表单
图4-4员工健康填报表单
图4-5员工基本信息分析仪表盘
图4-6员工档案查询
4.2.2食堂管理
该模块下我们设计了食堂窗口菜单、食堂采购清单、食堂销售记录、食堂排班四个表单，以及食堂销售记录查询、食堂采购记录查询、食堂采购与销售统计查询三个仪表盘。该模块可以实现对于食堂采购、销售的记录，以及对于食堂工作安排。
图4-7食堂菜单表单
图4-8食堂采购清单表单
图4-9食堂销售记录表单
图 4-10食堂排班表单
图4-11食堂销售记录查询
图4-12食堂采购记录查询
图4-13食堂采购与销售统计
4.2.3固定设备管理
该模块下我们设计了固定设备清单、固定设备检查表、设备维修记录三个表单，以及固定设备统计情况的仪表盘。该模块能实现对于固定设备的统计，定期检查记录，以及设备维修情况的登记。
图4-14固定设备清单
图4-15固定设备检查表
图4-16设备维修记录
图4-17固定设备统计情况
4.2.4物业管理
该模块下我们设计了保洁信息，垃圾回收，绿化养护情况三个表单，主要为了实现对于物业管理中这三项工作时间零散、不固定的工作项目对人员的分配，实现较为灵活的工作安排。
图4-18保洁信息
图4-19垃圾回收
图4-20绿化养护情况
4.2.5保卫管理
该模块下我们设计了保卫排班、巡逻报告两个表单，以及保卫处排班统计的仪表盘，该模块能实现对于保卫这种三班制的工作模式的排班，以及对于夜间巡逻情况的及时反馈。
图4-21保卫排班
图4-22巡逻报告
图4-23保卫处排班统计
4.2.6宿舍管理
该模块下设计了宿管值班日志这一表单，对于宿管工作安排，以及工作情况及时接收。
图4-24宿管值班情况
4.2.7能源管理
该模块下设计了一个运维管理的表单，实现对于运维人员的排班。
图4-25运维管理
4.2.8考勤跟请假管理
该模块下有签到/签退表单，请假申请单流程表单，员工请假情况统计以及员工请假记录查询两个仪表盘。员工通过签到/签退表单实现打卡，通过填写请假申请单向上级申请请假。通过两个仪表盘实现请假记录查询以及对请假情况进行分析。
图4-26签到/签退
图4-27请假申请单
图4-28员工请假情况统计
图4-29员工请假记录查询
4.2.9绩效与工资管理
该模块下设计有工资表一个表单，工资错误反馈一个流程表单，工资情况统计一个仪表盘。能实现对于员工工资的计算，以及该项目所有成员的工资情况，员工能通过工资错误反馈对于实发工资提出异议。
图4-30工资表
图4-31工资情况统计
图4-33工资错误反馈
4.3应用推广
4.3.1可行性分析
该应用所有结构以及流程设计均是以武汉理工大学余家头校区为原型，所包含的数据也是经过初步调研抽样，对于一些涉及个人隐私的数据（姓名、联系方式）均进行了脱敏处理，对于一些调研不易得到的数据也是经过数学以及逻辑推理得到的。应用所有的数据具有较好的真实性、科学性以及可靠性。在这样的数据环境下，我们发现我们设计的应用基本能够达到设计之初设想的员工管理、请假管理、排班管理、绩效考核这四个基本功能。而高校后勤管理相对落后是许多高校发展所具有的普遍问题。如何明确后勤职能的划分，精简后勤的管理是众多高校后勤改革的第一目标。我们团队设计的应用对于后勤的职能做到了基本覆盖，对于其它后勤管理也具有一定的效果。
4.3.2推广过程
应用推广的第一步就是校方应与物业公司、餐饮公司等外包公司联合建立一个后勤管理的部门（如应用中的后勤保障处），将所有的管理职能集中起来，再根据场景功能分为不同的业务部门，形成这种层次明显的管理制度。应用的推广可以先在高校进行试运营，运行一段时间后根据反馈得到的信息对于应用的结构与功能进行优化，再次投入使用。循环反复，直到该应用结构与功能切合高校后勤管理的需求，在一定范围内进行推广。高校是该应用定位的主要市场，在高校应用中初具成效后，我们可以尝试为企业进行服务，根据企业对于后勤管理的不同需求来进一步改善应用结构与功能，为企业后勤管理提供一种新的模式与架构。
5 总结与分享
我们团队利用简道云平台，历经了十天完成了应用的设计与构建。在初期调研时，首先我们联系学校的后勤部门，却被告知天立物业的负责人也需要联络，才能够获得包括校方和第三方物业方的大部分信息。在于校方交谈中，根据我们查阅的相关资料，可知我们校方与第三方物业是典型甲乙方契约模式，这就进一步地确定了我们系统的研究方向；我们还与归武汉天立物业有限公司下管理的各种人员进行了进一步的沟通，总结出了校方与第三方物业的确存在沟通困难以及第三方物业管理时产生的数据和相关信息不能很好地反馈到校方上等切实存在的问题。
得益于简道云的简单和易于操作，我们可以在无代码基础上快速上手，只需要简单的Excel表格的基本函数，就可以快速设计出我们预期的效果。从该项目标题的确立，经过前三天的调研，后七天我们开始创建各种表单，对于我们来说，录入各种数据的过程无疑是最煎熬的，八种子系统，子系统中包含三四个表单和一两个流程表单，虽然比较繁琐，但是我们稳步前进，相互配合，力争给予全国高校一个标准化的高校后勤人员管理系统。前四天，我们完成了大部分的框架，遇到相关后勤管理问题就积极打电话给校方，或者是第三方物业管理方的负责人，项目的进行也是比较顺利的。到了后面的时间，录入数据，我们一开始不熟练，还一个一个录入姓名、性别等身份信息，但随后查阅简道云的相关教程，发现是我们的失误，数据录入了大半才发现可以通过Excel表格批量快速导入，对于简道云平台操作的进一步熟悉使得我们后续的工作能快速地进行。中途还出现了一些问题，比如我们在使用Excel表格录入时，由于表单相互配合，才算是录入成功，但是要负责的表单太多，导致乱了手脚，有些格式要重新调整，还好通过一些小修小改解决了。
虽然起初我们团队对于简道云平台都比较陌生，对于应用设计也缺乏方向，但我们作为一个“team”，从最初的的选题开始就相互协作，充分发挥了一个团队所应该具有的作用，一起从选题，应用设计，数据搜集开始慢慢推动着项目的进度。这个应用可以说凝聚了我们团队十多天来的心血与努力。同时我们也很感激帆软社区给予我们这一次比赛的机会，也很感谢向我们提供简道云这个简单，易于操作的平台。相信这次比赛所收获的经验与教训会为我们以后的工作生活提供方向与指引。
编辑于 2021-11-28 15:21 | 
