【帆软杯】全面无纸化的社区团购信息系统开发与应用

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全面无纸化的社区团购信息系统开发与应用

1 团队介绍

队名: 对对队

领队:唐彝德 武汉理工大学物流管理专业电商物流方向本科在读

队员:徐非同 武汉理工大学物流管理专业电商物流方向本科在读

      本作品的灵感来源于领队2021年暑假不好的社区团购体验,记得当时是去一个粮油铺取货,由于当时取货的人比较多,且店铺内还有零售顾客,老板需要问顾客的手机号,找到订单,找到商品,在纸质订单表上打勾几个步骤才能将商品交到顾客手中,在炎热的夏天,等了将近半个小时才将货物取到,因此团队希望借助此次帆软杯将社区团购模式进行优化管理。

2 作品背景

2.1开发背景:

      社区团购作为一个早就存在的概念,随着去年众多行业的加入得以爆火。社区团购属于电商领域的一个新发展,由电商与社区合作建立仓库,极大地提升了商品的配送时间,对于扩大生鲜产品的销量来说,更是具有重大的推动作用,现阶段社区团购的销售模式为预售模式,利用社区团长的熟人信息网络建立微信群,用户通过微信小程序下单,前一天订购后一天送达,平台通过大批量采购与集中配送获取利润,团长通过提供信息与客户群获得佣金,客户通过时间成本的付出获得低价与折扣,其主要目标市场为二三线城市的家庭主妇与上班族群体。

        然而,社区团购乱象频频,极大地扰乱了正常的经济社会运转秩序。尤其是利用各种补贴的名义所展开的价格战,在涉嫌进行行业垄断行为的同时,也极大地损害了市场的良性竞争。也正是由于这种问题的存在,社区团购才会发展的如此缓慢,以至于长久以来黯淡无光。

       这不由得引起我们思考:在信息技术高速发展的今天,要如何融入时代,发展新型的社区团购模式?如何避免恶性竞争?如何提高效率和用户满意度?如何以最低的成本管理平台运营过程中产生的数据?本作品的主体架构基于以上基本问题搭建并完善,并着重解决如下具体问题。

2.2期望解决的问题:

       目前市面上存在的社区团购系统普遍存在以下问题:(1)效率低,不可及时监控查询、不能灵活结算、无法监控订单流程、无法对接相关的金融服务支持。(2)运营管理不规范,缺乏监督和投诉机制。(3)配送过程后,随货物需配备纸质版货物订单信息表格至团长处,许多已经提货的订单要等到第二天才能被平台验收,平台监管信息具有滞后性。

2.3改善方向

      传统团购系统基于纸质化单据实现订单的检查和标志完成,在这个过程中会存在管理不便,容易出错的问题。而社区团购本身是一个时效性很强的销售模式,从下单到订单完成不超过48小时。因此,无纸化信息系统可以高效处理数据,实时监控调整,同时采集历史信息,为系统决策优化提供依据。

      以上,对于待解决问题的思考和思想将贯彻于整个系统,由此开展后续工作。

3 制作流程

3.1作品整体思路

       信息系统的实现首先需要有强大的数据库与架构体系系统的支持,很感谢本次简道云官方提供了如此简便而又高效的平台,为后续工作的展开提供了基础。

       本作品的思路为:在传统团购系统的流程框架下,实现平台、客户、团长、配送员四方共同实施监测管理商品的流通状况,提高订单的可溯源性和透明度。

       基于这个目标,本作品主要依赖两个数据库硬件系统,其一完成对基本信息的录入与存储,为流程节点提供信息支持;其二对由客户录入等的可变数据实现增删与可视化,方便后台实时监控。

       在具体流程节点中,通过数据联动等方式实现多表单数据修改填充,以保证系统整体的一致性。信息流流程简图参考图1。

图1、信息系统流程实现简图

       在本作品中,系统整体组织架构细分为内部组织与外部组织,其中内部组织负责完成平台交接与信息系统处理维护的功能,外部组织由具体参与方构成,即客户、团长、配送员三个部分。各部分的具体权限与义务将在之后进行说明。参考结构图如图2。

                                   图2、系统组织框架结构

3.2应用运行逻辑及基本框架

        本应用的基本运行逻辑为当用户下单之后,由平台管理员全程管理与监控订单动向,配送人员与团长完成配送与验收过程后修改订单流通进程,最后客户提货完成后修改订单状况和提供反馈,基于此逻辑下为系统设计如下几个表单与仪表盘,如图三

图3、系统应用组成

3.4作品具体实现

       作品的整体实现方面:在流程表单“订单管理”中设计四个节点,中间两个节点分拣节点与监控节点的负责人均为平台客服,客户提交流程发起节点的表单后,需客服审核并在商品发货后,提交本流程表单,进入下一流程即监控节点,在此流程中。客服没有编辑功能且需要后续字段满足校验条件才可以提交。如图4

图4、提交校验设计

      在配送完成后,配送员需填写配送管理表单,在表单中设置智能助手,当配送员填写完表单后,智能助手将配送信息包括配送员姓名,配送员编号与送达时间更新至“订单管理”,如图5

图5、智能助手设计

同理在团长验收表单中设置智能助手,当团长填写完团长验收表单后,更新“订单管理”中与团长验收有关的内容,最后用户填写完用户提货表单后,表单内设置的智能助手可以更新“订单管理”中有关用户收货管理的内容,用户提货完成后,平台客服可提交监控节点的“订单管理”,至此订单流转完成。

       作品的实现细节:本作品在设计表单的过程中大量运用数据联动与自动填充,在设计订单管理流程表单中将团长ID下拉框与团长信息管理表单中的团长ID关联,并在订单管理中通过数据联动自动填充团长姓名与配送地址,子表单“购物清单”中运用同样的方法与商品信息管理表单联动,方便用户快速选择商品,如图6

图6、数据联动设计

在配送员,团长,用户表单中设计关联查询与关联数据,帮助各个外部组织成员快速高效的查询并处理与自己相关的订单信息,在用户提货环节设置关联查询的数据过滤规则动态实时的查询自己可提货物商品订单信息,如图7

图7、关联查询设计

在仪表盘的实现过程中,主要利用订单管理中各个字段的信息完成可视化管理,如在客服管理看板中利用筛选器筛选订单送达的动态时间,以到达按天管理的目的,如图8

 图8、筛选器设计

为了让用户掌握团内的商品是否已经到达团长处,在可提商品看板中设计数据关联明细表,如图9

图9、明细表设计

有关管理员权限请见:https://www.bilibili.com/video/BV1HL4y1W77B?share_source=copy_web

4成果展示

4.1作品整体价值

      本作品通过社区团购管理应用的搭建,解决了社区团购过程中纸张浪费的问题和实时监控订单信息与订单状况,为平台提供可视化管理,及时获取用户反馈等作用,在实际应用场景中具有价值。

4.2具体案例展示

       以下为案例数据展示(注:案例数据为虚拟数据,不具备参考意义)

第一步,录入或使用EXCEL表格导入商品信息,团长信息,配送员信息,并生成客户可见的简易购物看板

图10、购物看板

第二步建立订单,此表单由客户直接填写或者有平台管理员导入当日订单基本信息,然后交予平台管理员进行审核。

                                                             图11、客户下单与订单导入模块

第三步管理员审核,订单建立后会在管理员的“我的待办”中显示该订单,当货物完成分拣开始配送后,平台管理员审核并提交。

第四步配送员送达货物后填写的配送管理表单,

                                                             图12、配送员输入模块

第五步团长收到货物后进行整理清点,填写团长验收表单

图13、团长验收模块

验收完成后,团长可选择自己的ID,发布今日提货商品看板提醒用户前来取货

                                                                                               

图14、可提取货物看板

第六步,用户取到货物后填写用户提货与用户反馈表单,

图15、用户提货与反馈模块

第七步客户提货完成后,平台管理员可提交监控流程表单,订单流转完成。在订单进行的过程中客服可以实时通过客服管理看板实时观察订单数据变化,以及各个团的销售情况与用户反馈。

图16、平台客服管理看板

当用户需要退换货时,需填写退换货流程表单,当客服完成审核流程时,智能助手会自动在订单管理中删除该订单,并将订单信息储存在此流程表中

详细的案例展示请见:https://www.bilibili.com/video/BV1aQ4y1i7ft?share_source=copy_web

4.3落地推广

     本作品在武汉理工大学海虹超市这一社区团购提货点进行试验性测试,首先导入了本提货点前一日的订单信息,并通过简单的现场教学教会了超市管理员如何验收货物,同学前来提货时也积极配合我们,在小范围的实验中得到了包括团长与用户的一致好评

5 总结与分享

      本作品在开发初期的组织设置为配送员与团长均为内部组织,流程表单中增加配送流程与验收流程但是在实际运用的过程中,发现配送员与团长可以看见所有订单信息,而且也需要通过我的待办中的筛选功能才能处理自己应该处理的订单,这样很容易出错,对客户也存在隐私保护的问题,且在实际应用中前期培训对团长与配送员的要求更高,于是考虑为配送员和团长建立自己的表单,通过连接查询快速找到和处理与自己相关的订单。

     最后感谢曹菁菁老师在系统开发与设计,开发报告撰写,推广实施等方面提供的指导性意见与帮助,同时感谢简道云平台提供的技术支持。

参考文献

新零售背景下社区团果供应链模式研究,赵思雨,中国物流与采购,2021(10)

新零售背景下社区团购的发展探究,杨蓓蓓,中国管理信息化,2021(08)

社区团购现状及在智能物流推动下社区团购发展趋势,陈中艳,中小企业管理与科技,20021(04)

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