【中国数据生产力大赛】苏皖OPPO借力0-N信息化升级,贯通渠道内外高效能管理——2W人降本增效!

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苏皖OPPO借力0-N信息化升级,贯通渠道内外高效能管理——2W人降本增效!

企业简介

OPPO(中国)成立于2004年,是一家全球领先的智能终端制造商和移动互联网服务提供商,业务遍及50多个国家和地区。通过40多万个销售网点及2500个服务中心,与全球用户共享科技之美。

2021年,手机销量国内第一全球第四!全球市场多点开花,技术领先决胜关键!截至20214月,OPPO全球专利申请量超过6.1万件,全球授权数量超过2.6万件。其中,发明专利申请数量占比89%

苏皖OPPO代理商主要负责OPPO品牌在江苏、安徽以及印尼、菲律宾、马来西亚、新加坡、日本等东南亚国家的市场管理、销售管理等工作,目前包括财务、业务、经销商客户在内近20000人在使用简道云。

 

企业形象图

 

企业logo

1 业务/管理需求

在开展信息化之前传统管理方式带来了许多投入冗余

1纸质单据又多又乱,负担太多不必要的工作量

业务统计常常产生重复劳动,比如:一个数据在不同地方提交几次,一张表格重复填写、打印等等

2上下游对接存在盲区,导致订货效率低、对账对不上等难题

经销商/供应商/企业投放过多精力在相互间的数据核对上,大大拖累了业务运作速度

3门店散布各地,沟通不畅,容易形成“数据孤岛”

各方协同时存在信息断层,各个业务数据难以充分利用起来

2 解决方案

1方案概述

为了解决管理冗余带来的一系列问题我们在业务和人员管理的高频场景均进行了信息化升级

 

统一表单在线提报随时随地录入,实时流转、自动更新,大大减轻统计难题

数据工厂快速加工数据,一键生成个性化报表实时呈现前后台数据,实现了业务数据的集中汇总、分析、处理

向经销商开放表单权限,透明管理所有订货流程,数据零误差

统一订货、对账等入口,对各环节进行在线审批,一方面实现了对经销商的规范化管理,一方面做到了数据的精准有效留存,为下一步的统计分析打好基础

简道云对接用友、金蝶等ERP,客户5分钟就能收到付款回执

通过API接口打通财务ERP,从而使经销商与公司建立连接,让订货、回款、余额、对账等数据实时互传

 

2方案实现效果

尽管OPPO各地经销管理模式不一,灵活多变,侧重点也不同。但各地管理员借助简道云灵活易用的特性,以南京地区的成功模式为参考,找到各地共性。

成功将云管理模式迅速推广至苏皖各地、海外代理的几个区域中菲律宾OPPO也在2019年初顺利开启了高效信息化之路。

苏皖地区为例

60+应用是苏皖地区上下各种经销业务、财务等管理场景的浓缩,客户订货、移动报销、电子对账、工资系统、人事模块、物料管理等都是在为传统行业加速变革带来了崭新的活力。伴随着智能助手、数据工厂、仪表盘的推出,苏皖OPPO也在不断添砖加瓦、更新优化升级。

 

OPPO江苏部分应用

 

 

OPPO安徽部分应用

 

OPPO菲律宾部分应用

3应用场景

3.1 场景一:简道云+企业微信+API接口+银企直联实现全场景客户订货系统

一、痛点/问题/需求:

对于拥有超过1+经销商客户的传统渠道批发零售行业来说,及时准确地处理每一笔订单和打款数据,并实时反馈给客户处理进度,这是难上加难的痛点。

1、 信息沟通耗时长:客户与公司的连接是业务员,业务员与公司的连接是文员/财务,电话或者QQ/微信群传递订单需求、客户的打款截图,各层级各环节都需要花费大量的时间在核对订单、账款核对上,如遇到统计错误,会造成更多的人力去跟客户协调。

2、 账款处理容易错:之前公司层面经常会有“无人认领款”的出现,原因1,客户的打款账户和实际在公司订货的账户很难完全匹配上,所以才想办法通过短信或者微信截图提报的方式报给公司财务做打款的匹配,也正是因为人为提报,人为审核,会导致款项匹配不上等情况。原因2,也会存在客户某张卡交易上限或其他原因,偶尔会换银行卡往公司汇款,之前并无报备,导致无法认领。 

3、 订单进度难告知:“打款收到没?”无反馈,“订单审核没?”无反馈,“货到哪里了?”无反馈,以上听到的问题都是经常发生的,客户只能通过问业务员,业务员问财务或者仓库才知道货物和打款的情况,没有被动的收到提醒消息,都是主动去问往往影响生意、影响客户满意度。

4、 定制软件成本高:种种问题将解决方法引导至“线上商城”,多少都研究过。市面上现成的软件往往也只能解决通用的功能和单一的场景,像传统渠道批发零售行业都有自身的订货规则与商业逻辑,想落地往往需要定制化开发,多变的行情经常会变化规则,灵活性也是很重要的考量,无法快速适应企业需求,时间成本和资金成本都是关键因素。

5、 订货规则难精准:为了防止货源分配不均,省公司层面需要按市场点位进行分货,也为了货物合理的流通,就必须按照客户的周转情况,进行补货,简单理解就是根据客户对货物的消化能力进行补充,人为定策略往往都是根据历史经验以及跟客户关系做判断,缺乏数据支撑的依据,容易决策失误,导致库存的囤积,影响销售等问题发生。

6、 纸质对账问题多:客户多,分布广,以往都是月初打印上月纸质账单给到业务员,再一家家现场让客户签字核对。苏皖很多乡镇,业务员把自己负责的客户都跑下来得花好几天的时间,况且也存在恰好老板不在店里,白跑一趟的情况,另外,纸质易丢失,客户签名也容易作假,导致各类问题的发生。

二、解决方式

将整个订货的场景归纳为订单流、资金流以及信息流来落地就不难解决传统批发零售行业订货难的痛点了。

 

客户订货全场景流程图

1、订单流这块将简道云在其中作为枢纽,扮演着核心的角色将复杂的渠道分货规则,通过“数据工厂”加工,实现“按点位分,按周转补”几秒直出精准的分货数据,再自上而下的精准下达至每个层级,随后,将自下而上客户提交的订单进行汇总校验,使得各环节数据清晰可寻,各部门协同精准辅助客户下单。

2、资金流这块主要通过第三方的“网银机器人”程序实现利用客户银行账户和财务系统里的客户映射关系,与银行的流水匹配,自动认款至公司财务ERP中,精准快速的确认款项到达情况,避免“无人认领款”的发生,无需出纳逐笔核对,大幅提高效率。

3、信息流这块主要思路就是将公司财务系统里关于这家客户的账务往来数据,根据权限前置到客户自己手上如发退货、调账/返利、打款等带来的资金余额变动情况通过API接口传输至简道云,并开启推送提醒,客户会第一时间在微信里收到推送。同理,发货后的物流信息也随之传达给客户,让其对自己订货的全程数据了如指掌。

 

客户应收往来报表

同时根据仪表盘功能搭建客户订货的数据仓,分析每日订货、发货情况及变化趋势——帮公司分析哪些商品客户喜欢订,哪些区域订货量考前;同样也是帮客户分析哪些货消化的更快,哪些货给自己带来更多的利润;为业务员分析哪些客户订货积极;为财务商务部门分析哪些货需要跟上游工厂再多订一些等等。

只要能想到场景,都可以站在不同的角度去为各环节分析。

 

客户订货分析报表

通过“成员控件”实现客户看自己数据的权限,本地服务器定时刷新API传过来的数据,再通过“推送提醒”告知客户每一条数据的变化情况。

API接口同步财务ERP数据至简道云

几秒直出全省分货数据离不开“数据工厂”背后复杂的设计逻辑,能把实际规则理顺基本就都可以落地实现

 

智能分货补货数据工厂设计图

 

智能分货补货报表

仪表盘里的透视表可以一目十行,方便将“数据工厂”里加工的输出,转化为一目了然的数据,方便核对。

因系统根据分货逻辑自动分货存在尾差,分掉后再按型号汇总看合计待调整值是多少,可人为直接在系统里调整,方便快捷。

 

智能分货调整表

数据都在系统中流转,月底对账也轻而易举了,也正因为客户手机基本都在自己手中,可以随时随地不受地域限制的手写签名,从而避免业务纸质对账的痛点。

通过“数据工厂”还能轻松看出哪些客户还没对账,提醒业务员跟进。财务人员批量打印附有签章的对账函进行留存备查即可

电子对账报表

 

应收账款确认函

RealmeOPPO的子品牌,以安徽为例,现在也在用简道云搭建的销售管理系统,进行商品的“进销存”管理,各类数据尽在掌握。

 

 

安徽Realme“进销存”管理仪表盘

三、场景价值:

能基本解决上述提到的各种本企业遇到的痛点,已经是最大的价值了,文末附上2021年本企业工作价值报告做详细总结。

1、受众面广,服务性强

以江苏为例,满足超5000+各层级渠道商客户参与订货,打款、对账等日常操作,关于客户想了解的自家各类数据可以实时查询跟进。

2、时效性强,准确率高

整体订货周期缩短,过去经销商订货通过电话下单告知业务员,再逐级上报审批;客户通过给指定手机号发短信来上报回款信息,审核同事需要对着短信内容去做回款表,再和财务的银行流水对账,工作量非常大;

在各区域搭建订货应用,经销商客户点对点直接与公司订货,减少了很多业务跟单的沟通环节。审核员通过简道云报表实时获取数据,每天起码节约半天以上时间。

3、降低成本,节省开支

疫情这几年对各行各业冲击都很大,批发零售业也不例外,上了系统后可释放出很多人力成本,通过各环节数据的流转,合理管控库存,加速商品流通,大幅降低库存积压占用资金的风险。简道云的应用搭建基本满足订货场景的使用,也省去了高昂的定制开发其他软件的费用,所以整体起到了降本增效的价值。

4、可复制性强,易推广

该场景或许适用于各种批发零售业企业以及有相关类似业务的渠道型厂家,宏观价值比较可观。

 

3.2 场景二:KPI绩效管理+导购工资系统+工资条实现人力资源管理

一、痛点/问题/需求:

企业越大,管理越难!面对复杂的职能部门和数量庞大的员工,传统的人事管理方式效率已经远远跟不上了,已经严重阻碍了企业的有序发展。

1、员工结构复杂 

以江苏为例,包括直营、联营公司13家,业务员、导购员、各职能后勤人数超3000+人,结构复杂,差别较大,传统以人为主的管理模式,无论从效率还是质量上,严重跟不上时代的发展。

2、管理过程难监控

制定目标的实现与过程监控至关重要,在实际管理中,很多的管理过程都缺乏量化和显性化的监控方式,上至高层管理者,下至部门成员都很难清晰了解到各项工作的进展,导致无法及时督导和帮助员工改善绩效。

3、绩效规则复杂,人为统计难度大

一方面业务员绩效考核灵活多变,上报统计审核繁琐

对业务员来说,绩效往往由多个模块组成,并由多个负责人出数据,计算规则都存在差异,“表哥”“表姐”都是常态,各模块给到人资审核的时间也有先有后,最终财务发工资前还得再审核一遍。

月初绩效指标下发,会随着市场的变化做微调,每周上报统计口径会有偏差,导致月底最终绩效存在差异。

微信群里公布数据,往往业务员的工作群都会有十几二十个,日常数据和关键数据经常交织在一起,很难聚焦自身的绩效进度。

另一方面对导购员来说,绩效往往跟销量挂钩,但也并不是简单的销量*单台提成就搞定的,跟业务员一样同样存在多块组成,并且这些原始数据存在于多个系统。

之前业务员都是通过文员拉数据放群里,再挨个提取自己负责导购员的数据,手动在纸质表格上计算汇总,经常会存在字迹模糊,计算错误,等提交给财务审核时又被打回重新填写等问题,一来二去做好所有导购员工资需要半个月左右的时间。

4、工资条发放难

制作难,下发慢,传统纸质工资条的制作流程较为繁琐,需要制表、排版、打印、剪裁、发放,下发的过程也格外艰难;保密性差;员工签字确认流程繁琐等。

总结:

以上痛点存在共性,不难看出,数据分散导致各部门无法协同统计是根源,人为审核汇总的精准性和时效性有待改进,高效的上传下达迫在眉睫。

 

二、解决方式:

概述:将各职能端口负责的数据,各司其职的维护在平台里,运用函数公式将复杂的绩效考核规则逐一实现,再利用仪表盘将汇总的数据制作成各类报表提供给对应的人员查看。

各模块具体解决方式如下

在人事管理模块,将员工的入、转、离流程纳入进来,通过流程触发智能助手,自动将员工动态在员工花名册中实时修改,以保证最新数据。

 

员工花名册仪表盘

同时,在仪表盘进行各维度分析,直观体现各类人事数据。劳动合同管理、到期提醒等也可以与此结合,或者人均销量分析、人员能力分析等等,关于“人”的数据都可以进行分析。

 

仪表盘里的“雷达图”完美实现员工多维能力模型,根据自测、主管测评,定期分析员工的能力分布,以及员工对应部门应该有的能力模型作比较,在评优提拔时做到数据支撑,评估员工自身能力是否完全发挥,是否可以胜任等等。

 

员工多维能力模型

考核项,指标完成率,预估进度,绩效得分一目了然。有目标,有方向,有动力,从月初的指标下发,到每周的进度提报跟进,指标变动经过审批流由主管做出修改,及时告知组员最新指标状态,使组员充分了解自身进度与时间进度的差异,掌握部门整体进度和自身的排名,充分调动员工的积极性

 

绩效KPI看板

 

绩效排名看板

同时,管理层也对各部门主管、组员的工作近况得到充分了解,数据作为支撑留存,便于后期横向纵向的比较,为员工晋升提供参考依据,做到良性循环。

 

 

 

 

 

KPI报表每周定时推送

以区域经理为例,细化到每一项目标和完成情况,考核完成率、得分的展示,并且每周根据完成进度与时间进度的关系模拟打分,充分了解市场情况,并与全省平均水平作比较。

 

区域经理KPI报表

 

 

区域经理KPI报表纸质打印留存

 

导购工资系统

将传统的表格数据电子化,线上化

通过子表单联动,一键生成几百条员工工资数据,自动计算工龄工资,自动汇总社保、考勤、提成、阶段性奖励等多张职能数据,各职能负责人确定好的数据也不会在提交的时候被篡改,计算精准度也大幅提高,审核完的数据,再通过智能助手生成工资条,形成从收集工资数据→做工资→审工资→发工资条的完美闭环。

 

工资条及工资分析图

同样还可以衍生出面向财务部门的统计报表,查询各市场部人力成本,分析人均单台产出;向人力资源部门分析报表,分析绩效与对应工资的匹配情况等等。

三、场景价值:

1、涵盖了员工的在企业的生命周期管理对于员工的入、转、调、离以及更高阶的招聘、培训、绩效、报表分析等管理实现有效的人事管理,为高层提供实时、精准的人力资源报表分析数据,为企业战略发展提供重要的人事管理数据支持。

2、融合相对科学的管理制度,赋能企业高效能人事管理企业通过对整体月度考核计划的制定、执行及落地过程的全面管控,最大限度的实现数据资源的整合,从而提高绩效管理效率、增强管理水平、降低培训成本、数据协同可视化,满足个性化需求与差异化绩效管理。

3、辅助促进整个企业高效能的组织运营,提升企业管理机能大幅降低导购工资制作的时间,充分协同各部门数据,使得原先一周以上的制作审核时间缩短至1~2天即可完成。为传统企业的人力资源转型添砖加瓦。

3.3 场景三:移动报销等各类流程化OA办公系统

一、痛点/问题/需求:

2017年之前,公司除了进销存和财务系统外是没有采用OA办公系统的,所以公司上下所有的申请、审批、通知全是纸质材料,逐级签字审核,严重耗费大量的时间与精力在各种流程中,各种信息游离在电话与微信之间,很难归集处理。

具体痛点如下:

1、当年的OA系统普遍缺乏公共的基础通信平台,通用性差、可再用性低,不具备实时沟通交流和协同工作的能力;系统功能单一,一套系统只能满足一个功能,升级维护十分困难,无法真正提升企业的运营效率;各部门各环节使用的OA系统混杂,有可能一家公司会同时运用好几套OA系统,各系统之间无法联通;系统自适应能力差,只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息,无法根据需求进行实时更新;2、以报销为例,员工手写纸质报销单,贴票给财务人员审核,检查发票抬头准确性,票面金额与填写金额是否一致,错了退回给报销人重填,时常出差不一定在办公室,也存在从外地寄来报销单审核等情况。即使票据以及填写无误,还得等领导在公司时才能签字完成报销流程,往往等着领导的也是厚厚一沓文件要签,报销的合理性,以及是否提前报备,都需要花费大量精力去判断,等到最终报销款到报销人手上都有可能忘记提交过这笔费用。

3、同理,公司各项流程申请,都存在上述痛点:纸质单据受到很多约束,流程层级多且复杂,审批人时而更换,审批人是否在场,流程进度未知,退回原因未知,手写字迹难辨认,填写错误难纠正,难以对提交上来的数据做深加工,从而对分析数据也增加了阻力。

二、解决方式:

概述简道云流程表单是其最为突出的特色功能流程图可视化,配合上数据联动,跨应用取数等功能初步应对各类申请审批,配合上系统近些年的迭代更新,流程@评论,更改数据留痕,批量审批,批量打印,批量转交等等功能,使得整体流程每个节点的流转如虎添翼,随时随地处理审批,各环节对流程进度以及内容了如指掌。

分模块解决方式如下

通过流程表单以及设定的打印模板轻松搞定此类问题,并且业务员在提交的时候点选预先设置好的会计科目,后台将自动生成可以导财务系统的报表,也省去了财务人员录入财务系统的时间并提高了准确性

同时通过关联查询在报销的时候,精准定位到之前提交的报备政策以及当时领导的批复,避免重复沟通。

 

费用报销单

为管理层分析提供数据支持,直观看出正在进行的流程,哪些审批节点耗时较多,从而分析原因找到阻塞点,反推实际流程判断哪些可以优化改进。

 

移动报销流程分析报表

通过流程表单将物料管理中的各个细小业务融会贯通:从门店基础档案的收集,到所有门店物料、形象的装修、维护、拆除等。


物料管理

同时,将供应商也接入进来,大幅提高了接单、派送、签收的闭环,也对公司自身物料和形象的投放了如指掌。

 

物料管理看板

针对企业和门店的固定资产,通过简道云后台批量生成了二维码铭牌,扫码即可查看设备状态、更新设备信息。当设备需要维修时,直接在线录入报修申请即可。

 

 

固定资产管理

同时,将固定资产档案作为基础数据,所有的申请、调拨、报废动态通过智能助手在基础档案自动、实时更改,审计人员根据最新数据可以随时去各地办事处、直营店盘点、抽查。

固定资产管理智能助手

串码作为手机的“身份证”,为一机一码,业务系统中明确记录着各个客户门店的所有串码。

在公司调价时,需要对“未注册未实销的串码”库存,统一进行协调。因此在匹配上门店后,各经销商可通过成员字段过滤出自己的调价串码数据,再与自己的实际库存进行比对确认。同时在仪表盘里实时统计出每个调价批次客户回传的达标情况,便于公司跟踪,如有误差客户再进行误差反馈操作即可。

 

客户调价管理看板

以安徽举例,充分利用知识库“广播”的性质,将各类政策文件,会议纪要,流程制度统统根据权限分配,供各层级各部门人员查阅分享,利于文件存储,查阅历史文件就不用再去微信里翻聊天记录了,也利于员工对公司的认知,把知识库里的内容作为日常工作的规范准则。

 

 

 

利用知识库取代传统邮箱发政策文件

通过人资定期维护员工资料,提前编辑好祝福话语,系统根据日期字段定时推送提醒,实现了员工的入职与生日祝福。

 

入职/生日祝福

三、场景价值

1、移动化加速报销流程员工打开手机就能发起报销流程;超时提醒功能保证领导可以及时处理;流程结束后财务直接打印出凭证留存。显著加速了报销过程,报销数据也清晰明了。

2可视化提升物料管理:物料的申请、调动、制作、查询全流程可通过简道云实现。整体管理效率和有序性得到明显提升。

3二维码助力固定资产管理:为不同类型的固定资产设计管理应用,让每个设备对应专属的二维码,大大降低了设备资料丢失、破损等保存不当的难题,同时提高了设备维护效率,保证了企业固定资产的使用寿命。

4数据实时下的客户调价管理:调价应用对接各经销门店,门店在线提交数据,数据实时汇总到报表中,极大地方便了数据查询和分析,解决了过去的数据统计难题,提升客户好评度,也方便公司管理。

5构建知识管理取代传统邮件传输,操作更加便捷,权限分配实现定向传输,时效性和保密性得到大幅提升,历史记录回查,海量存储

6、入职生日祝福:增加团队凝聚力,增强员工的归属感,同事收到提醒后还可以评论祝福,营造良好氛围。

4 总结与展望

很荣幸能参加这次“数据生产力大赛”,也借此机会回顾了这几年通过简道云搭建的各种应用,对本企业信息化工作的成果进行了复盘,发现还有不少流程以及内部制度需要完善,必须不断优化才能做到更加尽善尽美,也体会到只有将业务与技术交织,让思维落地实现才是信息化、数字化最好的意义。“灵活易用的应用搭建平台”确实很好的概括了简道云的初衷和使命。

2021我们投入了7126元在简道云上按照2021年工作价值报告的换算规则简道云帮我们节约45526小时共计节省冗余开支20余万元

分模块量化数据如下

 

 

2021简道云工作价值报告

6年的使用经历,在功能应用日渐完善的基础上,反推我们业务财务流程的转变,促使我们更快地进步成长,将固化的思维模式变得灵活起来,实现真正的降本增效!未来继续保持活力,为整个苏皖OPPO信息化事业添砖加瓦!

 

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