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打通数据壁垒：简道云助力捷贝通打造“业财一体BPM系统”
企业简介
捷贝通石油技术集团股份有限公司，是具有核心竞争力的、充满活力的、持续快速发展的高新技术企业，是国有油田技术服务力量的有益补充。
公司业务已经遍及全国，建立了遍布全国的市场营销网络，在西南、东北、新疆、苏里格四个油田区域建立了现场服务基地，形成了快速响应客户需求并快捷提供技术服务的能力。
公司拥有实力雄厚的技术研究与服务能力。公司现有专业技术团队40余人，其中教授级高工2人，高级工程师6人，博士3人，硕士19人，本科及以上学历员工占总人数的90%以上。公司拥有9项专利技术和产品。
旗下子公司四川捷贝通能源科技有限公司于2019年11月13日，在第八届中国创新创业大赛新材料行业总决赛评选中被评为“成长组优秀企业”。
1、业务/管理需求
捷贝通主要服务于三桶油，为三桶油提供油气增产服务，随着公司的发展，公司准备在上海证券交易所主板上市，随着上市辅导期深入，要求企业核算每个合同项下每口井的收入、成本、利润。
每个井的服务周期长短不一，有的在一个月内，有的长达几年，在手工统计方法下，屡次出现数据错误，各部门数据口径不一致，每季度开季度大会前，往往是财务最忙碌的时间，需要与业务部门一一核对数据，再进行修改，浪费大量人力物力。
同时公司有一套完善的线下管理体系，例如：对商机进行项目管理、每季度开展销售“季度再调研、再论证、再立项”活动、每季度召开季度经营会议、分层的晨会、周会、月会等等。
在没有合适的信息化工具前，依靠大量的日报、周报、月报、手工报表进行数据统计，出现大量的手工表单，信息又彼此不衔接，难免出现管理上的漏洞。
公司急需一套信息化系统来解决数据统计难题、提升流程效率，流程、责任可追溯等难题。公司从2018年开始寻找适合的软件，先后考察了泛微、宜搭、金碟、用友、企管宝等一众管理软件，但都不太符合公司的需求，直到遇到简道云，其灵活性及开放度是我们一直想要而别的软件不能满足的。
2、解决方案
捷贝通因其业务特殊性，有自成一体的营销管理方法，其对商机管理比较重视，每个商机视为项目进行管理，有立项、项目计划、计划跟时、定期会议汇报等管理手段，市面上大多CRM管理软件对商机的管理没有这么深入，颗粒度不够细致。
简道云的灵活正好解决这个问题，在构建简道云表单时，对商机设置主档案，并建立立项审批流程，审批完成后，能过智能助手，自动提醒小组成员提交营销方案及营销方案审定会会议预定。营销方案审定会结束后录入项目计划，到期自动提醒负责人及参与人员提交跟进计划，管理层可以看到每个商机的开展情况，并可随时对相关工作进行评论，加以指导。
公司现有金碟云星空ERP系统、易快报报销费控平台，ERP系统主要承担财务账务系统与供应链管理功能，易快报主要承担预算控制与费用报销功能。
BPM系统主要承担收入全过程管理与工时申报与分摊管理，BPM系统与ERP系统与报销费控平台有部份共用档案，如用户档案、部门档案、销售合同档案、存货档案共用，同时有些数据要互联互通，如费控平台的费用数据与ERP系统的货物出库成本数据，如果要实现数据的互联互通，就需要通过API实现。
经过研究决定，先把BPM系统建设起来，与其他系统的数据互联互通用导出导出excel文件先进行解决，待BPM系统成熟应用后再通过API实现互联互通。
3、应用场景
3.1 场景一：工时申报
痛点：
以前需要每个人通过邮件进行申报，部门主管进行审核后，再对薪酬专项进行出勤统计，再计算工资，工资计算完成后，再对工资按申报项目（作业项目、研发项目等）进行人力成本分配。到财务入账时发现，有些人申报的作业项目或研发项目已经结案，又要返回重新申报，重新分配，造成大量的时间成本浪费。
解决方式：
在设计表单前期，尝试过泛微、宜搭等解决方案，均不能实现选择月份后，出现对应月份的日历，员工在对应日期后选择出勤方式，在简道云中，通过建立辅助表单“月份”，由管理员提前将该月的日历录入辅助表单“月份”，员工在考勤申报表中选择“月份”后，子表单通过关联带出对应月份的日历。
场景价值：
在BPM系统中有作业管理模板，员工通过分享外部链接，填写考勤申报表，系统自动验证填报合理性（所有的作业井的状态及时进行更新，员工申报时只能选择未结案的作业井，避免了返回修改，节约了大量人力），并收集数据进行统计，以前2个人5天干完的活，现在薪酬专员一个人一天就能干完，员工的工资发放时间也更及时。
3.2 场景二：作业状态
痛点：
公司的收入来自于每一个井，每个井作业时间长短不一，有的有业绩考核（视出油效果结算），有的作业完即可。公司确认收入是根据客户的验收文件进行确认，每口井从开工到大确认收入的时间不等，而公司每个季度的季度经营分析会都要对当季的收入及下一季度预算能否完成进行分析，综上了解每一口井的状态，是刚性的需求，在未信息化前，公司有一套“作业项目全过程工作指导与记录手册”进行管理，整个记录手册有30个附件表单。如何快速把这30个附件表单进行数字化，是一个挑战。公司日常在作业的井有上千口，近30000的表单数据要进行整理统计，是一个更高的挑战。
解决方式：
通过分析，这30个表单，有的是记录性质的，有的是有数据统计作用的，有的是流程性的，记录性质的表单，我们通过作业记录一个表单，不同阶段上传记录的方式进行数字化，并根据上传的内容调整作业井的状态。有数据统计，主要是与成本相关的，我们通过材料申请出库投料流程，进行统计，使各环节填报数据最少化，有助于流程效率提升。
场景价值：
所有作业井的状态通过各种表单、流程，与智能助手的结合，成功使用每个井状态实现自动更新，每个井的作业记录进行系统性归档，使每个季度的经营分析会数据更为准确，不再出现各业务口报出的数据不统一。并且通过作业大屏数据，管理层对全公司的状态了如指掌，运筹帷幄、决胜千里更加胸有成竹。
4、总结与展望
通过BPM系统上线，对公司的数据统计时效大幅提升，以前常常季度后前夕各个部门还在紧张的核对数据，现在只有财务一结完账，相关的收入成本数据就同步到BPM系统，各业务单位就可以在BPM系统查询自己需要的数据，甚至可以直接复制数据看板的数量到汇报PPT，同时大家的数据也一致没有差异，甚至各业务部门还可以提前统计本部门业绩完成情况，在最后时间安排冲刺任务。
公司计划继续在简道云开发绩效管理系统、工作计划管理系统、事项督办系统，数据预警系统，随着对简道云的不断了解，越来越发现其高深莫测，几乎所有的数据管理都能实现，特别是其可扩展性，在了解与简道云的合作后，API这个一般人无法触及的领域，也不在那么高大上，仿佛触手可及，未来简道云与公司现有系统金碟云星空、易快报报销软件等实现数据互联互通，将大大缩减人力、物力、财力成本。 | 
