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【中国数据生产力大赛】数据分析平台助力新绿色药业提升效率,营销供应链管控能力...

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数据分析平台助力新绿色药业提升效率,营销供应链管控能力大幅加强!

       四川绿源集科技有限公司(以下简称“绿源集”)成立于2015年7月,是一家大健康领域的高新技术企业。绿源集以智慧医药、智慧医疗为核心,以科技助力健康生活,让健康触手可及为使命,以做医药企的好伙伴,做医药人的好帮手为理念,是为消费者定制个性化健康生活方式的中医健康服务商、是智慧医疗解决方案服务商、是助力传统企业信息化与数字化转型的服务商。

       四川绿源集科技有限公司有四大核心业务:(1)互联网医院平台——歧黄医官。歧黄医官是中国互联网大数据健康服务平台,通过整合线上线下医疗服务资源,为用户提供在线诊疗全流程服务与大健康服务,已形成远程诊疗、送药上门、亚健康调理及健康商城四大业务板块,致力于成为在线健康管理领域的引领者。(2)基层医疗机构管理平台——小蓝本云医馆。小蓝本云医馆是赋能基层医疗机构的全方位智慧诊疗管理云平台,助力诊所高效诊疗、科学管理。(3)信息化解决方案服务——医疗机构信息化。绿源集科技为企业、医疗机构提供专业的信息化、互联网化、智能化的解决方案。包括区域医联体、互联网医院、共享药房、数据BI可视化、基础信息化建设与运维服务。(4)共享云药房平台——歧黄云药房。歧黄云药房实现处方流转和承接,诊所无库存、无资金积压开方售药,为患者配送到家。

1 业务/管理需求/挑战(面临的挑战/痛点/问题,或由此带来的数据/BI应用需求)

       四川新绿色药业科技发展有限公司(简称新绿色药业)成立于2009年, 其前身为四川绿色药业科技发展有限公司,是全国中药配方颗粒六家试点企业之一(西部地区唯一一家), 主要从事以中药配方颗粒为主,涵盖中药饮片、多种中药剂型及中药大健康产品的研发、生产和经营。在优化之前,新绿色药业的营销供应链管理采用OA+ERP+Excel的管理模式,存在以下弊端:

       系统之间存在壁垒,形成了数据孤岛。OA和ERP之间数据不互通,需要人工从OA流程中下载数据,再录入到ERP中,而OA也只能监控流程流转到了哪个节点,无法知道供应链实际的执行结果,大大影响了供应链的流转效率。

       数据精确性低,违背精细化管理。大量数据仍采用手工+Excel的方式进行统计,数据精确性低。尤其是在拣货环节和出库以后的环节,脱离了系统的监控,完全依赖于手工+Excel,无法进行精细化管理,存在人力和物力的巨大浪费,也严重影响了供应链的效率。

       在现有困境的情况下,绿源集作为新绿色集团旗下的IT企业,协助新绿色药业引入数据分析平台,提出了以提高订单处理速率、提升货物转移效率为初始目标,以加强风险管控、提升问题预警能力为远景目标的营销供应链优化方案。

2 解决方案(业务/管理挑战下,解决业务/管理需求、建设业务/管理分析或数据应用平台的思路、方法、架构、过程等)

2.1思路、方法、架构

        绿源集从物流、资金流、信息流三个方面对新绿色药业的营销供应链进行了分析,以物流、资金流为核心对新绿色药业原有的系统进行整合,通过建立业务辅助系统、业务管控报表、业务预警报表来优化新绿色药业的营销供应链,加强新绿色药业对营销供应链的管控能力。

2.2建设过程

       整个项目的建设过程大体分为以下几个阶段:第一阶段是准备阶段。这个阶段主要是梳理新绿色药业的供应链流程,确定需要开发的功能或报表。第二阶段是开发阶段。这个阶段主要是按确定的架构进行开发,依次开发了业务辅助系统、业务管控报表和业务预警报表。第三阶段是维护阶段,根据流程或业务的变化,及时对相关功能或报表进行及时的调整。

3 业务/管理应用场景(按照问题—解决过程—价值的逻辑,介绍几个项目中典型的业务/管理应用场景和取得的成果)

3.1 场景一:要货计划

痛点/问题/需求:

       在优化之前,库房制单员需要从OA上下载数据,根据下载的数据在ERP中录入发货单,生成发货单后在OA上填写发货单号和金额,财务核实货款到账后,库房打印发货单,由拣货员进行拣货,复核后在ERP中由发货单生成出库单,装箱出库。这个过程中存在以下问题:(1)需手工录入发货单;(2)财务在OA流程上确认货款到账,但未确认是哪张发货单的货款,结果货款对应的是流程而不是单张的发货单,无法确认某张发货单是否收款;(3)库房管理人员无法直观了解要货计划有多少已制单、有多少已出库,不能准确评估每天的工作量。

解决过程:

       针对上述问题,我们开发了以下功能和报表:

(1)新版要货计划流程

       改进点:①业务员提交要货计划后,要货计划会直接通过接口传到ERP系统中生成订单,制单员可直接由订单生成发货单。②制单员点击“销售返回栏”-更新发货数据,此返回栏所有字段的数据自动同步至流程,随后流程会根据客户是否现款流转下一个节点,若是现款,则流程流转至申请人,需申请人确认打款金额及打款账号等;若不是现款,则流程流转至库房审单员进行审单拣货。另外,流程也会显示出客户理论库存以及预计库存消化时间,部门负责人看到其时间可随时在流程上批复意见。③当库房物流人员更新物流信息后,申请人点击“产品出库栏”-物流查询,可实时查询到此货当前物流状态。④当药品签收后,申请人必须在签收栏填写是否有问题以及情况说明,以便为后续提高服务质量提供数据参考。

       此功能系在OA上开发的流程,用FineReport的普通报表开发了更新发货数据的填报功能,用决策报表开发了物流查询报表功能。

3.2 场景二:库房拣货

痛点/问题/需求:

       在优化之前,库房拣货员需要拿着打印的发货单,一个个货架地挨着查看是否有相关的货物,然后根据发货单上的数量拣货,拣货完成后拿到复核台复核,复核完成后装箱出库。这个过程中存在以下问题:(1)手工拣货可能存在品种、数量拣错的情况,而拣货员自己不容易发觉,是否能发现问题依赖于复核员的认真程度。(2)手工拣货无法监控拣货的时间,库房管理人员也无法了解拣货的进度,无法对拣货进行优化,不能提高拣货效率。

解决过程:

       针对上述问题,我们开发了以下功能和报表:

(1)库房PDA拣货系统

       改进后的拣货流程:①库房管理人员将已经打款的现款客户或非现款客户的发货单派送至拣货人员。②拣货员接到发货单以后,按PDA上的提示寻找第一个品种,寻找到后扫描药袋的二维码,若此品种就是发货单的品种,系统会自动跳转下一个要找的品种;若不是,系统提示错误。③发货单上品种拣完后,点击完成,在电脑上打印装箱单,并将质检报告等放入纸箱进行称重,并将其维护至PDA上。整个拣货流程每拣货成功一个品种就会上传数据到ERP中。

(2)库房拣货情况

       报表上可查看每个发货单的制单时间、派单时间、备货人员、拣货时间、称重时间、全过程时长、发货单品种数、已拣品种数以及未拣的品种数等,以便库房管理员随时查看到拣货员工作状态,同时也能为拣货人员绩效核算提供数据支撑。

       点击发货单号可查看到发货单上每个品种的拣货时间,以防品种漏拣或少拣。

场景价值:

       库房拣货优化以后,单袋平均拣货时间压缩到了10秒以内,数千袋的大单的拣货时间压缩到了30分钟以内,大大节省了拣货时间,提高了拣货效率。

3.3 场景三:签单

痛点/问题/需求:

       签单优化之前,由绩效人员和财务人员在ERP中打开发货单列表,然后调取签单对应的发货单录入签单信息。这个过程中存在以下问题:(1)需要先打开发货单列表,然后调取签单对应的发货单后才能录入签单信息,由于目前发货单包含信息太多,调取发货单的加载过程较慢,这大大影响了签单效率。(2)该过程缺乏校验,存在部分发货单没有出库记录就签单、绩效人员未签单财务人员就签单的情况。(3)该过程缺乏监控,存在一张发货单多次签单、管理层无法监控绩效人员和财务人员签单的情况。

解决过程:

       针对上述问题,我们开发了以下功能和报表:

(1)签单录入系统

       改进点:①只需要输入发货单号、选择此笔签单签收时间,即可录入签单,无需每次从ERP调取每张签单对应的发货单。②此签单系统具备校验功能,若发货单没有出库,录入签单的时候则会提示没有出库,是否继续签收;若此笔签单已录入,录入签单的时候则会提示已做发货扫描签收操作,是否覆盖原签收信息;若此签单绩效管理部未录入,财务则无法录入签单。

(2)签单监控报表(销售签单监控、财务签单监控)

       报表上可查看每个发货单录入签单时间、实际签单时间、录入人、发货单签单时间以及发货单操作人,还可查看到某个发货单录入是否多次进行录入以及是否出现异常状态(异常状态指在签单系统进行录入,但在发货单上删除了签单时间的记录)。

场景价值:

       签单录入系统大大节约了签单录入时间;签单监控报表则加强了对签单行为的监控,使用签单监控报表后,多次录入签单和出现异常签单的情况大大减少了。

3.4 场景四:业务预警

痛点/问题/需求:

       在优化之前,没有业务预警的相关报表。缺乏业务预警报表使管理层无法及时掌握发货、库存、签单返回、回款、物流等环节出现的异常迹象,无法采取相应措施来进行处理。

解决过程:

       针对上述问题,我们开发了以下功能和报表:

(1)发货预警

         根据未发货时长距今的天数分为三种警示状态:超过60天未发货,警示为红色;30-60天未发货,警示为黄色;30天以内,警示为绿色。

(2)库存预警

预计库存消化时长(月)分为三种警示状态:超过4个月,警示为红色;2-4月(不含),警示为黄色;2个月以内,警示为绿色。

(3)签单返回预警

         根据出库未返回签单的天数分为三种警示状态:超过40天,警示为红色;30-40天(不含),警示为黄色;30天以内,警示为绿色。

(4)回款预警

         有应收账款未回款的月份数分为三种警示状态:超过8个月,警示为红色;5-8月(不含),警示为黄色;5个月以内,警示为绿色。

场景价值:

       业务预警为绩效部门提供了监控的工具,在开发预警报表供绩效部门使用后,发货、库存、签单、回款的情况都有较大的好转。

4 总结与展望

4.1 项目总结

       总的来说,项目实现了对营销供应链优化的预期目的:打通了OA和ERP之间的壁垒,并对营销供应链的主要节点进行了监控,大大提升了整个供应链的流转效率。整个项目的成功,离不开对整个营销供应链的物流、资金流、信息流的流转过程的深入分析,也离不开用帆软数据分析平台搭建的营销供应链管理体系。

4.2 经验心得

(1)需求调研阶段一定要深入营销供应链的各个环节,了解各部门的实际需求。

(2)在项目开发阶段,需要各部门紧密协作、及时沟通。

(3)在项目完成以后,仍然需要与各部门保持沟通,及时解决各部门在实际使用中遇到的问题。

4.3 前景展望

       本次对新绿色药业营销供应链进行的优化,是一个起点而不是一个终点。绿源集将在本次优化的基础上,发掘出新绿色药业发展中存在的信息化瓶颈,通过各种信息化手段,突破瓶颈,为新绿色药业辉煌的未来做出更大的贡献。

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