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【中国数据生产力大赛】用帆软产品大杂烩烹制出数字化美食——FineBI+FineReport+...

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用帆软产品大杂烩烹制出数字化美食——FineBI+FineReport+数知鸟应用案例

企业简介

中国外运长江有限公司(以下简称“外运长江”)隶属于招商局集团下属的中国外运股份有限公司,是长江区域集物流、信息流、资金流为一体的,具备供应链解决方案设计与运营能力的知名综合物流企业。业务机构遍布江苏沿江主要港口和经济发达城市以及安徽、江西等长江沿线重要区域,分子公司及事业部共70余家,员工3000余人。

1 业务/管理需求/挑战

前,中国外运正在大力推进数字化转型,推动企业实现从财务管控、战略管控向运营管控转变的历史性跨越,这既是当前数字化建设工作面临的挑战,也是一个综合物流领域的传统企业重塑业务、重塑运营、涅槃重生、完成向智慧供应链平台企业华丽蜕变的变革契机。

经过多年建设,外运长江形成了下图所示的信息化整体框架。

具体地,外运长江以i-SCP智慧供应链平台(以下简称i-SCP平台)为核心业务平台,平台对内对接股份主数据平台、BMS等多个系统,实现基础数据管理、上传财务等功能;对外对接海关、税务、船公司、客户等相关系统,通过对接,完成数据接收反馈,提升业务开展效率、客户满意度。另外,外运长江使用FineReport作为i-SCP平台的套版打印工具,各家分子公司都可以根据自己的特性化需求设计打印模板。该平台自2016年实施至今,在外运长江全公司得到了有效推广实施,各公司均使用i-SCP平台,基础数据均以i-SCP平台数据为准,并且各家分子公司都可以根据自己的特性化需求设计自己需要的FineReport打印模板。

但是在该平台初期使用过程中,我们也发现了一些问题,由于FineReport连接的是生产环境数据库,所以数据量过大的查询会导致系统运行缓慢,而且FineReport更多的是针对打印的需求,其他的数据分析都需要自行开发,开发好了以后还需进行邮件或钉钉的推送,对开发人员的技术要求较高,需要下载FineReport设计器,有些情况下还涉及SQL或JAVA的编写,而IT技术人员也有其他的工作要进行,没有时间专门进行FineReport报表编制,向下推广非常困难。因此,外运长江需要一个更简单、更易推广的数据分析工具。

FineBI作为一款商业智能软件,具有强大的数据分析功能,上手简单快速,外运长江从2018年就开始试用该软件了,连接了一些数据源并且做了部分仪表板展示,但是由于内部原因,一直没能正式购买软件,所以即使了解到FineBI和FineReport可以做集成,也有一些业务人员有将FineReport报表在FineBI中展示的想法,我们一直没能将二者集成使用。

此外,最开始外运长江通过股份公司提供的JIRA软件对i-SCP平台进行需求管理,外接FineReport和FineBI后,需求量急剧增长,并且由于JIRA对员工访问有一定的限制,只能在PC端查看操作,导致很多业务同事使用JIRA提需求很不方便也无法及时处理需求。因此,外运长江也需要一个能够在PC端、手机端都能接受需求信息的需求管理工具。

2 解决方案

针对上述需求,外运长江增购了帆软FineBI和数知鸟产品。基于业务平台、数据库以及帆软产品等,外运长江当前的信息化数据流转情况如下图:

用户在i-SCP平台中录入数据,这些数据会实时传输至生产库中,由于生产库数据连接过多会导致运行缓慢,所以我们创建了一个只读库专门用来进行数据分析的连接,两库之间实现秒级同步。FineReport的实时报表连接生产库,主要用来查看一些销售额、回款情况、月末关账等必要实时展现的数据,以确保在两库同步发生问题的情况下不影响考核,其他打印报表以及FineBI的数据分析与只读库连接。

FineBI具有用户参与度更高,对用户的技术要求更低,部署更简单、多平台可打通、权限隔离完善等特点,因此作为我们的数据分析工具。用户、组织架构、数据权限等都是直接从i-SCP平台读取,和钉钉集成,支持钉钉扫码登录,在全公司范围内进行推广使用。同时,我们也将FineBI和FineReport进行了集成,有部分使用FineReport制作的大屏报表已经在FineBI中展示,也可以在制作FineReport报表时直接使用FineBI中处理完的数据。

同时外运长江已实现FineBI、钉钉、数知鸟之间的集成,可以在任一平台通过钉钉单点登录的方式查看仪表板和需求,数知鸟更是集中了i-SCP平台、FineReport、FineBI的业务需求、数据分析需求、数据查看需求,所有的需求在数知鸟中均可查看并进行关联。

现在,外运长江形成了以i-SCP平台为数据核心,FineReport作为报表打印和大屏展示的平台,FineBI作为数据分析平台,数知鸟作为需求管理平台的信息化管理应用模式,解决了数据分散、数据分析要求高、需求管理混乱的现象,多应用软件在各自领域发挥所长,让外运长江在数字化转型的工作中实现运营管理数字化、数据分析简单化、需求管理统一化,同时也让i-SCP平台中的数据价值得到最大的体现,实现了外运长江大数据工作的大步迈进。

3 业务/管理应用场景

3.1 场景一:使用FineBI制作月度工作汇报并推送

3.1.1 工作痛点

外运长江有下属共73家分子公司,同时设有苏南片区、苏中片区、南京(管理)等多个管理层级的虚拟公司组织,以便统筹管理各区域。分公司多,就必然会存在管理困难、数据难汇总等一系列问题。尤其是到了月末,业务人员有大量的工作数据需要汇总,最终形成数据报告结合文字分析发送给各分管公司管理员,再由分管理员向上级汇报,这样层层统计上报的形式,通常需要花费大量的时间,一月的报告,往往要等到二月中下旬才能完全汇总到外运长江层面,这不仅拉低了整体效率,也增加了数据传输过程中出错的概率。

尤其是我司的下属分子公司:海外业务事业部(以下简称海外),业务包含海运集装箱进出口、空运进出口、铁路进出口、跨境电商业务,并且与外运长江下属其他20多家分子公司都有内部委托业务往来。以前的月初统计汇报,都需要海外运营部的同事在i-SCP平台拉取数据,由于数据量大,内部委托的分子公司需要一个一个查询,存在一定的时间差,汇总计算也需要一定时间,最后再同各家确认数据准确性,需要花费大量时间和精力,从开始统计到完成报告往往需要十多个人共同统计,至少需要一周的时间,还不能保证数据的实时性和准确性。所以急需一个准确的数据统计分析工具来进行月度汇总,并且具备邮件推送功能。

3.1.2 解决方式

我们在使用FineBI过程中,了解到其具有完善的权限隔离机制,并且提供了定时推送的功能。海外运营部提出这一需求后,海外IT部门和外运长江创新研发部都非常重视,在确认了取数逻辑、取数时间、推送时间、推送人员等要求后,外运长江创新研发部就开始着手制作。

1.确认所需字段逻辑

使用外运长江现有的公共数据集,按照海外业务事业部的要求对字段进行重新设置。

2.确认自助数据集更新时间

由于海外运营部上报数据的时间为每月6日,所以要求数据的最后一次更新时间为每月5日下班后,所以我们将两个基础表的更新时间都调整为每天19:00,跟随父表更新。

3.制作仪表板

海外运营部对于每个月上报格式有一定的要求,包括数据表格、统计说明、折线图走势等。

4.设置定时推送

5.推送效果

3.1.3 场景价值

首先,数据统一时间更新确保了数据的准确性,以避免发生在统计时各家数据抽取时间不一致导致的纠纷;其次,仪表板样式简单大方,符合各方要求,也不需要每个月制作的时候复制相同的统计说明等内容,年月也可以按照系统日期自动更新,以免在手动输入时产生错误;第三,自动推送保证了领导收到数据的时效性,以前只能在月中才能收到数据,现在月初就可以接收到推送了,而且里面的数据统计及时且完整,尤其是针对业务量下降的公司,可以尽快了解原因并解决问题,同时减少人员的重复劳动。

3.2 场景二:在FineBI中嵌入FineReport报表实现集成

3.2.1 工作痛点

外运长江在2016年i-SCP平台正式上线以前就有下属分子公司的业务单位尝试使用FineReport做一些报表了,主要用于大屏展示。但是大屏报表展示的是全公司的数据,如果下放到业务部门查看,可能涉及权限隔离的问题,每个部门之间的数据不能相互看到。FineReport在URL中会显示报表编号,如果有人恰好了解别人的报表编号,或者随意修改报表编号刚好是另一张报表,就可以看到对方的报表内容,这让许多业务人员不敢使用FineReport展示报表数据,只敢在本机上制作,往往会产生重复劳动,明明一张报表的样式数据都是通用的,但由于权限原因,不敢复用。

FineBI具有良好的仪表板分享与展示机制,也有完善的权限隔离机制,但是有些分公司的IT人员已经习惯了使用FineReport做一些报表,可能报表中还有JAVA编写,界面更加生动,可视化效果更好,报表数量多,所以也不愿意将报表再重新在FineBI中做一遍。因此,分子公司IT人员希望可以实现在FineBI中嵌入FineReport报表。

3.2.2 解决方式

我们了解到,帆软的几个产品之间都是可以进行集成的,包括FineReport、FineBI、数知鸟、简道云等等,所以在分子公司IT人员提出该需求时,外运长江决定集成两系统,就可以实现在FineBI中嵌入FineReport报表了。

在帆软的帮助下,一系列报表格式内容转换适配后,外运长江正式环境使用全新的FR插件与FineBI集成,实现了在FineBI中展示FineReport报表。

添加模板时可选FineReport报表

将FineReport的cpt文件放入服务器指定文件夹后,即可在FineBI的目录管理中添加FineReport报表。

展示效果

整体看板如图,当环比或同比值为正时,使用红色标注,为负时,使用绿色标注。

所有的业务子类均可进行点击跳转查询。根据整箱、散货、自订舱、指定船公司还可以进行分类查询,跳转动态效果更好,格式更加符合各方要求。

3.1.3 场景价值

FineBI和FineReport集成后,两者数据源共用,以前FineReport需要写复杂SQL取数,现在可以直接在FineBI中做自助数据集并在FineReport中使用,大大提高了系统效率,节约了数据库运行内存。同时,FineReport中一些好看的滚动样式、大屏效果,都可以在FineBI中进行展示,无需用户登录两个平台操作查看,提高了用户使用的便携性。而且,在FineBI完善的权限控制下,不存在泄漏网址、查看其他家数据的情况,只要没有开放指定的目录仪表板或数据的查看,即使登录了FineBI也查看不了内容,对数据的安全性有了极高的保障。

3.3 场景三:使用数知鸟进行需求管理

3.3.1 工作痛点

最开始外运长江通过股份公司提供的JIRA软件对i-SCP平台进行需求管理,JIRA对员工访问有一定的限制,导致很多业务同事使用JIRA提需求很不方便。JIRA要求使用内网登陆,只有公司内部人员才可以创建账号,并且需要单独开设账号密码,而i-SCP平台的维护人员是外包公司,只能创建公共匿名账号给运维人员使用。JIRA密码按照要求需要每三个月更换一次,这就导致很多同事可能一年只会提一两个需求,由于长时间不登录账号被锁,不仅之前的需求看不了,也没法提新需求。JIRA也需要使用网页查看,如果员工手边没有电脑,就无法跟进工作,也没有任何类似微信钉钉或短信的提示。

外接FineReport和FineBI后,需求量更是急剧增长,再加上JIRA的不方便性,很多同事都反馈需求不能得到及时处理。大家都希望可以有一个既能方便使用,又可以及时跟进需求进度的软件来进行需求管理。

3.3.2 解决方式

我们在使用FineBI时,了解到很多其他公司使用数知鸟作为FineBI的需求管理工具,并将其集成在FineBI软件中,直接在界面就可以打开数知鸟平台,有任何需求进展通知都会在提示中显示,已逾期或即将逾期的需求会放在最前方提示,紧急需求会标红显示,一目了然,也方便查看。

于是我们在集成FineBI和FineReport时也将数知鸟集成在FineBI中,同时打通了钉钉、FineBI、数知鸟三者之间的单点登录,用户在使用FineBI或者使用手机钉钉的时候就可以在工作台中查看需求进展。

钉钉工作台中打开数知鸟

由于下属分子公司众多,外运长江需要审核需求,不能所有的需求提交了就直接处理,所以在待处理和处理中之间多了一步“长江审核中”,当需求通过外运长江的审核后,我们会将需求分发至处理人进行处理。当需求处理完后,无论是i-SCP平台需求,还是FineBI仪表板或FineReport报表的制作,都需要提出用户进行验证,如果验证时产生新的问题或者新的需求,可再次回到处理人处理。

如果是FineBI仪表板或FineReport报表,可以在关联内容中直接关联到FineBI目录,点击可直接打开查看。除了需求处理人,有任何需要了解该需求进展的都可以在参与者中添加,或者@相关人员,有任何需求的变更都可以进行备注。

在FineBI中打开数知鸟

在FineBI中也可以查看所有的需求。

3.3.3 场景价值

使用数知鸟后,所有的需求进展管理员均可见,我的待办中会显示属于自己的需求,不属于自己的需求不会有任何提示。极大地提升了需求监管情况,外运长江管理员可以看到所有需求的进展情况,对超时、错误分配处理人、不合理的需求等,都可以进行监管,及时通知以保证进度。需求提出者反馈需求更加透明可查,以前必须登录系统才可以进行的操作现在手机上就可以实现,需求处理的速度也很快,紧急需求还可以通过自动发送钉钉消息的方式进行催促。同时也提高了处理人员效率,随时随地只要打开钉钉就可以对需求进行查看和处理,也无需记录多个软件用户名密码,极大方便了用户使用。

4 总结与展望

目前FineBI、FineReport和数知鸟的结合已经在外运长江内部得到广泛使用,解决了许多业务部门进行数字化分析的需求和方法。在FineBI中嵌入FineReport报表,将两个软件的优势充分结合,既帮助了外运长江进行数据隔离和权限管理,又能将可视化效果最大化。用FineBI进行定时调度的推送,解决了很多业务部门的周例会、月度报告、年度报告等汇总分析,极大提升了员工工作效率,也确保了数据的准确性和及时性。利用数知鸟进行需求管理,最大程度统一了用户的工作软件,方便用户使用。

帆软具有完善的帮助文档机制,几乎所有的问题在帮助文档中都能找到答案,包括如何集成FineBI、FineReport和数知鸟,如何使用这些软件等,都很清晰。同时外运长江也和帆软公司建立了良好的合作机制,在升级FineReport、购买FineBI运维服务时都给予我们最大的帮助,也建立了联合研创团队,日常对FineBI等软件进行运维。

部分上级公司在看到我们使用软件的内容和效果后,也觉得非常好,现在和外运长江一起共同开发。当然,外运长江在数据分析推广和数据治理方面仍然有很长的路要走。

需要进一步健全数据标准化建设。在系统上线初期,由于数据库表结构之间没有统一的数据标准,因此有不少历史的测试数据和垃圾数据存放在其中。虽然现在已经出台了较为完善的数据标准,但是还是会有问题数据的产生。这时就需要我们通过FineBI进行动态监测,并且需要考虑到数据库的性能、FineBI的性能等许多问题,在发现数据问题之后,再继续针对数据健全标准化建设。

平台需要不断迭代升级。在信息需求暴涨的年代,我们需要及时对用户的新需求进行收集整理,不断和帆软一同完善平台功能,让更多的人使用到好的产品。

完善公共平台建设,同时保证数据安全。由于使用人数越来越多,使用公司层级也在不断增加,数据权限需要非常谨慎的设置和分配。FineBI、数知鸟现有的数据隔离也在不断进行优化,我们也会根据每次优化的结果对平台数据权限进行一定调整,要保证数据的安全。

发表于 2022-7-15 16:12:36
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数字化赋能业务发展,中国外运yyds!

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