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【中国数据生产力大赛】数据价值如何有效利用?——且看帆软全家桶如何助力中小企...

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数据价值如何有效利用?——且看帆软全家桶如何助力中小企业的管理提升

企业简介

      沈阳电信工程局成立于1951年,2005年由中国联通下属的国有企业改制为股份民营企业,是通信工程施工总承包壹级企业。在几十年的发展历程中,沈阳电信工程局施工足迹遍及全国,为国家电信事业做出了巨大的贡献。沈阳电信工程局一直致力于信息网络建设事业,以发展企业,服务客户,成就员工,善待伙伴,回报社会为己任,要成为中国通信建设领域内卓越的综合服务提供商。

一、项目背景

      公司的是一家工程施工企业,工程项目体量大、涉及行业广、监控管理难度大。公司原有的ERP系统由于外委开发,优化周期长,应变能力差,已无法适应公司业务和管理的发展。

      公司于2018年开始利用帆软的简道云平台替换原ERP系统,通过灵活、快速、高度自定义的应用搭建,逐步将各类生产经营管理的业务流程和应用场景以DIY的方式集成到了简道云中,短短两年让公司的信息化水平实现了过去十几年未完成的跨跃式发展,提质增效肉眼可见。

      但随着公司面临的内外部经营环境的不断变化,公司面临的市场竞争和经营压力也不断增大,如何在新形势下保持竞争优势和提升业绩成为公司面临的巨大挑战,这就对公司的管理创新和管理能力提升提出了更高的要求,在这一阶段主要发现了如下问题:

存在认识误区:

      公司内部存在信息化建设认识误区,认为电子流程上线就是信息化工作的结束,缺乏对数据价值的认识,还有些人认为信息化系统的建设和自己没有什么关系,缺乏对企业信息化的价值认同。

管理报表辅助高层决策效果差:

      高层领导的管理报表是以机关部门定期邮件的形式进行上报,报表周期长,数据更新不及时,无法实时比对各阶段数据的差异性,难以及时发现企业面临的问题,各高层关注点不一样,对报表提出的要求也各异,最终呈现的报表不断的堆积内容,数量多、冗长且难以查看,即不方便进行分析和对比,又无法突出管理重点,对高层决策的辅助效果差,有些报表可能都已经没人看了但是还在每月费力的统计和上报。

中层经营管理获取数据困难:

      月度的报表呈现难以满足中层管理者日常经营管理的数据应用需求,部门成本分摊和待分摊数据要滞后一个月才知道,部门经营数据与企业平均数据对比无法有效获取,单项目核算数据由于涉及财务、采购、人资、合同、台帐等众多模块,查询一个项目的数据都十分耗时费力,这些都影响经营判断,也无法做到有效预警和实时监控,无法支撑部门管理的及时调整和经营改善。

基层数据上报耗时费力:

      机关索取各部门报表数据是由基层人员填写上报,个人对上报要求理解各异,造成数据口径不统一、数据可用性差,机关人工合并报表也是效率低易出错,且多个机关部门索取报表内容有交叉,经常造成基层重复劳动,怨声载道。

报表数据难以直观呈现:

      因excel报表展示的内容形式过于单一,很难直观的呈现众多数据的内在关系和存在问题,让数据应用于管理决策的效果大打折扣。

      综上、其核心问题还是公司的数据价值没有得到有效的挖掘和释放,数据没有对管理的提升起到应有的作用。

二、项目建设准备和方案规划

      为了解决以上问题,为了提升管理水平,公司内部成立了高层挂帅,信息化部牵头,主要业务负责人参与的管理优化小组,小组以公司总体经营战略目标的分解为依据,对公司当前的管理痛点问题进行了挖掘和分析,对支撑管理改进的各类数据应用场景需求进行了调研和梳理,最终以保障“利润”和“现金流”这两大核心经营指标的提升为目标,拟定出了企业管理信息化向企业管理数字化迈进的商业智能应用规划,并按照各任务模块的紧急重要程度进行了优先级排序和分阶段的落实。

主要包含了如下工作内容:

促进价值认同的宣传培训;

优化小组对企业内部成员针对数据的价值认知进行了积极的宣传和培训,提出信息化建设的宣传口号:

系统模块上线并不是终点,而是数字化转型的起点。

没有一蹴而就和一劳永逸,只有循序渐进持续精进。

系统建设、人人有责!

以此解决全员对信息价值认同的思想统一问题。

关键目标牵引的需求管控:

      组织召开多次干系人参与的需求讨论会议,以关键绩效指标为切入点,将企业目前的各管理层级的数据报表需求进行了重新评估、版本更新和整合优化,进一步明确和突出了管理报表对生产经营的辅助作用,让报表体现的内容做到有的放矢,并对报表的数据获取方式、展现形式和应用形式进行了自动化和智能化的赋能。

明确了报表项目需求满足的关键目标:

高层:把重点指标反映在驾驶舱中,重点关注预警指标和计划执行情况。

中层:重点反应绩效指标和排名,提供仪表盘和必要的驾驶舱供信息查询和管理辅助。

基层:减少人工数据录入工作量,提供岗位明细报表查询,支撑岗位工作效率提升。

三、切合数字生态的方案落地

      根据公司信息化发展现状和需求变化,充分考虑到企业目前的数字生态环境,根据优化小组的管理改进决议,信息化部最终拿出了一个基于帆软全家桶的促进企业管理创新升级的商业智能应用解决方案。

工具选择和采购:

      引入帆软的FineTube和FineReport两款商业智能工具。同时利用数之鸟平台实现项目需求的管控。

数据整合与治理:

      优化和完善简道云的数据录入模块,统一数据口径和命名规范,完善历史数据,清除脏数据。通过FineTube工具,以天为单位,通过简道云数据同步插件,实现简道云企业运营管理系统的数据本地化同步,形成本地的待分析数据仓库,对简道云之外的线下数据提供导入接口,保证数据的完整性。

应用开发和落地:

      通过FineReport搭建企业经营管理驾驶舱结合简道云的仪表盘和流程等应用,来满足企业不同层级不同目标的管理改进需求,其关键点是通过多维度智能化的报表分析和管理流程控制,实现关键绩效指标的考核输出、重要经营数据的实时推送以及管理结果的有效监督和反馈,并通过缩短报表的统计周期,将月报变为周报或日报,甚至是分钟级别的数据更新,从而极大的提高使用者信息获取的效率和频率,从而获得了以前无法实现的实时指标监控预警、动态的分析决策辅助和高效的管理措施落实及反馈等能力。

      项目落地将财务、系统集成、采购、工程台账管理等与核心指标密切相关的需求优先开发,随着项目逐步的落地和应用的不断优化和完善,企业的现金流水平有了明显的提升,在收入逐渐增长的情况下,平均应收款余额却出现了喜人的下降趋势,另外,管理的提升带来了效率的提升、经营的改善和风险的减小,最直接的反映就是公司利润的大幅增长。

建设成果:

报表日均访问次数 :1000+

简道云平台报表数量 :350+

FR平台报表数量 :60+

 

四、应用场景

场景一:应收款管理驾驶舱-现金流转速度的翻倍秘诀

痛点:

      现金流是企业的命脉,应收款的周转速度直接决定着企业的现金流,近年来市场形势和经营环境越发严峻,公司的应收款长期居高不下且呈不断增长态势,影响到了企业的现金流,应收款管理的主要问题如下:

1、管理问题难以从报表直观体现

      原应收款报表是形式单一的流水账报表,表格冗长,可读性差,通过表格只能简单了解统计周期内应收款的数据现状,无法直观的发现问题和发现前后变化,更无法为应收款管理提供实时有效的决策辅助。

2、管理措施应用不及时。

      原来的应收款统计是以月为周期生成报表,其周期过长,导致发现问题和管理措施迟滞,且措施落实的效果也不能及时获取,造成应收款的管理总是慢半拍。

3、人工汇总数据低效且易错

      每月初基层和财务部共计近50人集中参与应收款数据填报和统计,经常是几千条数据的滚动更新,填报和统计的工作量巨大,且数据准确性不足。

解决过程:

      基于以上管理问题的分析以及相关需求的整合和梳理,结合简道云流程填报和FineReport决策报表平台推出了面向企业中高层管理者的应收款管理驾驶舱。

1、用简道云把控数据的源头:

      将原有的按时间分类、按原因分类线下报表转为简道云线上填报,并从应收款年度分布、账期分布、超期零回款、回款核销情况、清理任务情况和回款计划及完成情况等几个方面完善数据源的获取,并利用简道云的提交校验校验功能做好数据基础质量的把关。同时将重点应收款的清理工作在简道云形成流程,持续跟踪和监督,直到回款为止。

2、指标分解和需求管控:

      基于需求分析,驾驶舱增加了针对绩效指标的考核管理功能,让绩效考核的结果动态的展示,并能够提醒相关负责人及时改进,也便于公司管理层进行监督并及时应用管理举措。项目还通过对需求的过程管控保障了项目切实有效的落地。

具体指标梳理如下:

数之鸟平台需求管理脑图:

3、可视化实现管理的升级:

      通过帆软报表平台丰富的数据展示手段,针对应收款的不同客户、时间、类别的分布和回款清理及计划完成情况的对比和展示、并结合红黄绿等告警灯颜色体系,让管理者重点关注的问题重点突出,让全局的管理工作情况一目了然,驾驶舱还通过关键数据和关键图表元素的多层下钻明细功能,初步实现了探索式的问题原因分析,另外、应收款管理部门基于驾驶舱数据还周期性的对各主题分析模块形成数据分析报告,并支持链接直接查询,以此为高层决策者动态的提供应收款管理工作的专业建议。

价值:

1、现金流周转翻倍:

      应收款管理驾驶舱上线后实现了应收款管理水平的飞跃,企业的应收帐款周转率由原来的常年约为1的水平达到了2021年的1.97,周转速度几近翻倍,这也让企业的现金流得到了大幅的的改善。2017到2021年企业周转率变化如下图:

图片3

2、管理模式升级:

      由于驾驶舱能实现数据的直观展示,同时具备应收款管理的考核功能。应收款的管理模式从之前应收款清理会议上对着冗长的excel表格照本宣科,变成了如今的对着动态的大屏进行重点回款方案的研讨和绩效指标的问责,极大提高了会议的效率和清理工作的推进效果。

3、数据应用体验升级:

      通过数据源的改善,无需基层人员花费大量时间去人工统计和核对数据准确性,原来一次应收款报表从基层搜集到机关处理再到领导手中需要至少三到五天的时间,现在变成了随时打开驾驶舱就可查看最新的数据,可以说是质的飞跃。同时驾驶舱还通过对异常应收款数据分类汇总对比和图表元素以及关键字段链接的下钻明细,基本实现了应收款管理相关问题的自助探索式分析,让管理层对应收款管理有了前所未有的舒爽体验。

应收款驾驶舱主界面

1-1驾驶舱主界面

应收款驾驶舱回款计划完成率指标考核界面

2-应收款考核OK

应收款驾驶舱预警分析界面

3-应收款预警

应收款驾驶舱日报链接下钻明细界面

4-应收款日报

 

场景二:系统集成项目驾驶舱-集成项目精细化管理的有力武器

痛点:

      随着系统集成类材料成本占比高的业务成为公司的主流业务,年业务量增长达到了105%,占比全公司收入也由原来的不足15%达到了目前的接近三分之一,但由于集成项目成本支出节奏加快、强度高,口头协议和零开票项目多,项目风险十分大,原来的传统项目过程管理是通过EXECL报表按部门搜集的数据表,缺少针对项目的统计内容,每个项目的盈亏情况无法直观体现,容易形成管理漏洞,同时也对企业的现金流和利润造成很大的负面影响。

解决过程:

      针对加强集成项目管理的需求,公司制作了系统集成驾驶舱,以单项目核算和重点指标监控来解决目前系统集成业务在管理中存在的问题。

1、利用简道云企业资源管理系统,依托于管理台账的唯一性,将项目收入与采购成本,施工成本和其他成本关联在一起。

2、采用简道云平台完成系统集成项目招标信息,合同信息、台账信息,采购信息、成本信息等数据的录入,通过FineReport强大的分析、汇总能力进行指标计算、报表输出和大屏展示。

数之鸟平台需求管理脑图:

3、重点绩效指标:依据集成项目特点,找出提升管理的关注的重点指标如下:

价值:

1、实现单项目成本核算:

      通过项目名称的索引,项目信息即可一目了然。从而实现了单个系统集成项目的合同进度、工程进度、采购进度、成本支出进度等信息的实时监控,为项目的成本控制,利润率保证提供管理依据,实现了真正意义上的单项目成本核算,让集成项目的管理水平上升到了一个新的高度。

2、重点监控指标持续改善:

      通过对合同口头协议转正进度考核和零开票项目占比指标以及投资回收期等重点指标的监控,将口头协议平均转正周期缩短到了原来的70%,让集成类项目的现金流转周期由原来的远低于企业平均水平,达到了接近企业平均水平,从而促进了企业整体现金流的稳步提升。

单项目核算管理应用界面

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片4.png图片4

系统集成项目管理驾驶舱主界面

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片5.png图片5

场景三:物资采购管理报表——支撑决策的降本增效工具

痛点:

      伴随系统集成BOT项目的营业额逐年大幅增长,在物资采购中出现了很多亟待解决的问题。

1、项目采购设备类型混乱、价格无序,结账方式和帐期随意设置,供应商缺少入围审核机制,采购设备入库、出库至保修追踪困难风险增大等问题,成本上升从而影响到企业的利润。

2、对供应商的动态评估、施工主材的价格波动、应付帐款支付计划、各项目部的局采成本分摊等报表,都需要财会、商务、仓储、项目部多方的大量数据汇总计算,机关管理部门需要专人负责收集索取数据,制作相应的报表,收集周期长,涉及环节多,数据不能实时和准确,对领导、项目部的输出模板单一,消息滞后,影响到材料这一块主要施工成本数据的及时准确获取和数据预估,严重影响到利润测算和现金流的测算。

解决过程:

1、按照物采需求,完善简道云资源管理系统数据字段和校验,以使基础信息全面准确。

2、完善需求,制定实施方案,利用间道云仪表盘和Report报表实现相关管理思路的落实。

数之鸟平台需求管理脑图:

3、利用FineReport的决策平台将数据转化为波动指标报表和各类直观的图表,供相关部门同事和领导在各自的电脑中按级别权限查询。

重点监控指标如下:

图片5

物资采购月度分摊明细表:

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片6.png图片6

物资采购待分摊明细表:

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片7.png图片7

项目采购分类查询报表:

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片9.png图片9

价值:

      将供应商的应付帐款与设备材料实时到货情况、项目进行阶段、退换货数量、协议帐期等条件数据联动,输出相应的实时报表。

1、经营管理的数据支撑

      报表通过FineReport的强大处理能力替代了相关人员以前手工汇总和手工统计的工作量,提高了效率和准确性,不仅为采购管理决策提供了数据支撑,也为市场开发的招投标报价提供了成本参考依据。同时分摊表可以让中层经营者实时查,让他们对自己部门的成本估算更加准确并及时调整经营策略以保证利润指标的完成。

2、采购现金流的支出缓冲

      对供货商账期的考核,降低了企业的成本支出强度,使占整个企业近1/3的采购现金流支出平均得到了3-6个月的缓冲。

3、库存盘活促进利润增长

      通过对库存闲置率和供货账期的考核结合简道云的内部物资调拨,有效地降低了企业的现金流支出,盘活了企业的长期库存,为企业节约成本提升利润做出了重要贡献。

场景四:工程台账管理驾驶舱——一目了然的项目管家

痛点:

      公司的工程从施工管理到最终结算开票的整体过程,根据日常各专业管理场景需要,用简道云制作了管理台账、结算台账、明细台账、开发票系统等多个管理模块进行管理,但使用过程中无法充分提现数据的价值。

1、各模块管理内容分别面向工程管理的不同阶段、不同管理专业人员、不同的管理工作内容。但由于数据量很大,想要在宏观维度一体查询各基层单位不同施工进度工程可能产生的业务收入情况非常不便捷,无法做到项目情况全面掌控,这也让基于项目的收入成本预测无法进行,对利润的预估也只能拍脑门。

2、基层单位无法通过自己录入的数据获得日常生产经营决策支撑。辛苦搜集到的数据没有很好的反哺到业务部门,基层管理者还是人手一堆excel表进行日常管理,手工记录和计算,既容易遗漏信息,还很低效。

解决过程:

1、通过逐步分析具体需求内容,从管理台账,结算台账,明细台账,开发票系统中提取相关信息,通过各模块中的共有字段实现关联,

2、经过筛选,过滤,整合,汇总等实现最终报表的呈现,从而实现按合同的省份、地市、类别、客户行业,工程的进度等维度对各类台账信息的统计分析。

3、通过FineReport工具,制做统一、直观的数据统计表、明细清单表等标准数据关联的图表,形成工程台账管理驾驶舱,推送给各生产经营管理部门负责人。

工程台账整合报表:

C:\Users\Administrator\Desktop\111\图片10.png图片10

工程台账管理驾驶舱:

价值:

1、公司业绩预测:

      通过实时的统计分析报表,能够清晰体现基层单位各类工程实施进度及与之相对应的工程预计业务总收入、成本和利润。让部门管理者和公司决策者对业绩有了可以更全面和精确预测的能力。

2、全局项目信息展示:

      通过大屏实时展示企业已经实际产生的业务收入、待施工完成工作的预计业务收入等关键经营数据,对公司领导全面掌握基层单位施工负荷及实时收入提供了直观的数据呈现,

3、对基层单位的支撑:

      通过数的和相对比和周期对比,让各基层单位的日常项目管理工作提有了数据支撑,能及时看到自身的不足和差距,进行管理提升。

五、项目心得

      公司还处在数字化转型阶段,基础数据的积累也逐渐完善,大量的数据沉淀在系统中没有充分发挥他们的作用,我们还需利用数据分析平台挖掘这些数据的价值。

      通过项目我们发现,利用帆软的全家桶的确可以快速的为中小企业实现企业信息化的建设和数字化的转型,从而实现以数据来驱动业务和管理变革的目标。通过简道云的仪表盘和Report的驾驶舱等不同的应用形式,为企业的不同层级的决策者和管理者呈现经营管理需要的数据,为决策和管理改善提供参考依据。

      另外,通过数据分析的实践我们发现,指标能力的提升是企业数据分析辅助经营管理提升的关键点,通过对企业核心战略指标的有效分解来组织项目方案设计是一个简单高效的方法。针对每项指标我们都设计了一套预警算法,以使公司能够根据历史经营状况在现金流,中标额度,在建工程量,单项目利润率等测算中实现提前预警,达到管理的前瞻性,使企业的经营始终保持健康状态。

      最后,数据治理工作是数据分析的基础也是一个企业数字化进程中面临的主要挑战,只有保证基础数据的准确性、完整性、一致性,才能在后续的数据价值开发工作做到有条不紊的扎实进行,这也需要在整个系统设计的初期就做好整体的数据规划。

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