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【中国数据生产力大赛】快克药业:借力“简道云”,搭建组织管理创新平台

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       快克药业:借力“简道云”,搭建组织管理创新平台

 

 

企业简介

  海南快克药业有限公司作为药品行业的标杆企业,隶属于金石亚药(股票代码:300434)集团,是一家集药品生产、销售为一体的综合性医药公司,专注于感冒药30多年,以“供给好药,服务社会”为服务宗旨。公司是国内感冒药一线产品“快克”和“小快克”的品牌缔造者和拥有者,着力打造强势产品线覆盖感冒清热、胃肠消化、清咽止咳、抗菌消炎和营养补充等领域。A

 

 

 

业务背景

  快克药业是营销驱动型企业,销售团队覆盖26个省级服务区,团队规模从十几人至几十人不等,市场营销地区差异大,同时管理模式也存在差异,在变化频繁的大环境下,对快克信息化建设也提出了更高的要求。

                                                 公司信息化建设发展路线图(2009-至今)

 

  虽然公司从2009年以来,在信息化建设方面持续投入,但在应对技术革新和外部市场环境变化方面,还是无法做到敏捷高效。主要表现为三个方面:

 

(一)数据口径不一致,存在数据孤岛

  在信息化建设过程中,由于缺乏统一规范管理,会出现同名不同义或者指标口径有二义性的情况,导致大家错误使用指标。或是同一指标,在不同系统之间,标口径不一致。公司数据分析人员发现两个系统中都有类似的指标,但是数据不完全相同,很难排查是谁出了问题。以同一快克产品为例,在ERP系统中名称为“快克啉”,在CRM系统中名称为“多潘立酮片 ”,不同系统下相同产品数据名称的指标,最终展示出来的数据却不完全一致,如果要面向这两个系统去做一些数据的交叉探查会发现很多歧义和误解。

  快克药业传统的方式是以手工台帐进行记录与管理,公司各部门数据统计指标的口径、格式不统一,不同部门经常性的重复要求相似资料,汇总整理校对占用大量办公时间。数据统计的周期长,各类对账极为困难,存在大量数据孤岛。同时也间接导致了有关人员大量流动,加剧了业务数据的缺失、无序与失真,更是无法快速呈现各公司的经营现状。

(二)原有的信息系统迭代缓慢,无法及时满足一线销售管理需要

  因各公司经营时长、主要业务、所在地域的不同,在业务模式、管理制度、数据标准、团队能力、管理深度、沟通效率等均存在明显的差异;公司业务规模发展快速,管理需求变化频繁,随着商业环境的快速变迁,原有的办公信息化系统未及时升级,已经不足以支持企业流程、管理升级和经营管理模式的改变。

 (三)各地区各部门的个性化需求较多,开发资源无法及时匹配

  各地区由于实际业务、管理方式的差异很大,往往存在一些个性化的需求,但无法在通用系统上进一步开发满足本地特色的应用。

  基于以上,2020年,公司围绕赋能体系升级了新的信息管理系统,引入了办公系统,来帮助公司扩大信息化的覆盖范围,改善数据孤岛效应,从而实现规范化管理,提升公司的管理水平和工作效率。

                                                     快克赋能平台营销管理业务图

 

 

简道云建设策略

  上述系统上线后,由于上线时间较短、业务融合不深入等多维度原因,暴露出了一些新的问题,尤其是在适应营销业务变化频繁、各省级服务区销售管理模式存在差异等方面。为进一步消除数据孤岛效应,扩大信息化的业务覆盖范围,真正让各省级服务区个性化业务需求能够得以快速满足,从而能真正发挥快克赋能平台“数据赋能”的价值,快克药业于2021年引入零代码轻量级应用搭建平台——简道云及系列配套服务,以应对公司各部门的个性化管理需求,扩大系统的覆盖范围。

  简道云的引入使快克在信息化建设工具和方法论上得到了更好的助力,对快克信息化建设的自主性、灵活性也更大,更好地奠定未来坚实的发展基础。

                                                          快克药业数据管理矩阵图

 

 

快克药业的简道云建设策略可以总结为以下三个步骤:

(一)FineReport、简道云集成数据、统一数据标准、数据治理、主数据数据仓库,奠定各系统利用的数据基础。

 

(二)业务梳理,简道云统一数据口径,连接主数据仓库进行模块化研发。

  管理职能--利用客户、产品、人员主数据、三者关系等系统数据,规范客户、产品、人员的新增、变更、查询、删除,结构化处理客户、产品、人员主数据

  销售职能--快速搭建阶段营销管理活动的数据采集端,除自动生成明细表外,还要能精细化权限,生成管理看板

 

(三)简道云的数据通过FineReport插件与python接口,与主数据匹配并分析利用,实现数据的价值

 

  对于客户一户式数据归集,既可以进行客户全生命周期管理,也可以实现员工维度的个人数据的跨平台查询。通过地区试点扩大范围应用,全面推广全员参与的方式,将简道云作为全员微创新的一个技术支撑平台。

 

 

简道云的应用场景

场景一:功能个性灵活、数据可视化、权限精细化的移动版CRM

痛点:

痛点1:现有CRM系统通用性强但灵活性差,无法满足地区个性化需求

  目前不同地区业务差异性较大,业务需求复杂,各省需要定制化开发满足个性化需求。外购平台,如果要实现各地区的业务逻辑,厂商服务成本高,响应及时度不够。

痛点2:数据孤岛效应依然存在,各板块指标数据定义不明确

  现有系统数据无法及时同步到本地,与企业内部系统数据无法打通,数据孤岛效应显著。例如OA中的发货、库存数据与ERP、CRM系统中的发货、库存数据都会存在差异,从而导致决策层无法清晰知道当前销售、库存情况,从而无法更好的决策。

痛点3:平台缺少数据可视化功能,数据利用率低

  现有系统支持的插件较少,且无法将数据很好地在移动端可视化呈现。导致用户在终端能够看到的有价值的信息很少,对日常行为活动效率提升较低,造成较大的数据价值流失;例如:在日报、活动情况、拉单拜访等事项上还需要整理线下表格,逐级汇总,费时费力。

痛点4:平台用户权限体系细粒度不够,无法满足业务应用

  现有系统权限控制精度不够,无法针对用户权限进行精细化管理。目前现有系统的组织架构中地区主管与代表在岗位上并无显性上下级关系,这就导致了主管无法查看其下属代表的相关报表。若开放所有权限,则会导致数据越权问题,如A主管可以查看B主管下属代表的相关数据。

  同时,因为没有明确的上下级权限配置,导致面向主管的报表看板开发极其不便,无法更好的提升主管的管理效率。

 

 

解决方案:

痛点1解决方案:简道云+FineReport报表相融合,定制化开发快克CRM

  将简道云作为信息采集端,FineReport Mobile作为工具入口及数据展示平台,基于二者自主搭建属于企业内部的CRM移动端。

痛点2解决方案: FineReport构建中间库+简道云前端事件调用,解决数据孤岛问题

  通过FineReport构建中间库存储其它系统的数据,同时通过简道云前端事件调用其它系统中的数据,通过这样的形式各个系统中的数据得以打通,数据孤岛问题迎刃而解。

  根据业务调研,在简道云平台开发客户管理、行为活动、营销管理、工作报告、个人中心五大模块20+功能页面,完美覆盖终端用户的所有行为。

痛点3解决方案:简道云插件+仪表盘功能,构建移动端可视化平台

  快克将简道云作为信息采集入口,终端用户通过简道云填报数据信息;收集完毕数据之后,应用管理员使用仪表盘便捷搭建可视化图表;如果遇到简道云仪表盘不能满足需求的情况下,同时还可以通过简道云插件实时同步到企业内部数据分析平台,进行更专业、更深入的分析。

痛点4解决方案:简道云权限体系功能,表单以及可视化图表数据实现精细化权限管理

  根据权限对照表,对明细报表、数据看板、可视化图表等设置权限组进行统一管理,实现精细化的权限控制(细化到人)。从而满足不同地区、部门、岗位的数据使用需求,避免原来出现的数据越权的情况。

 

 

场景价值:

价值点1:简道云灵活开发,满足地区个性化需求、实现快速迭代升级

  依据不同地区业务的差异性开发出定制化功能,并且可以快速迭代升级。维护成本低,迭代速度快,在提高用户填报效率的同时,也帮助服务区提升日常管理效率。

 

价值点2:数据实时同步,支撑多维分析,打破数据孤岛效应

  移动端用户每日填报数据会实时同步到企业内部数据分析平台,与企业内部其他业务系统进行更便捷更实时的数据交互。同时还可以将客户、代表、产品等数据进行多维度多视角的汇总融合,制作出拥有更多全方位高价值信息的报表看板,极好地解决了困扰公司多年的数据孤岛效应难题

价值点3:仪表盘搭建简单,数据分析提效显著

  以往要制作一张可视化图表,每次都需要对结构相同的数据进行重复的制表操作。但简道云的仪表盘只需要通过简单拖拽就能制作出精美的图表,而且对相同结构的数据我们只需要一键更换数据源就能生成同样的图表,极大的节约了相关数据梳理分析的时间,据业务人员称目前比原来至少能减少80%的重复性工作。

价值点4:权限体系精细化管理,管理层提效显著

  通过权限的精细化管理,一方面可以为代表提供其特别关注的指标展示,可以聚焦到关键业务数据指标;另一方面也可以将整个团队每日每月的拉单拜访等数据推送给上级领导,省去了代表向上级每日汇报的过程,直接提升汇报效率。

 

 

场景二:客户协议审签合一、查询分析一体化的线上签约全流程管控

痛点:

  公司原来在签订协议时,所有的流程都在线下进行,具体过程如下所示:

 

  线下签约过程存在诸多痛点,重复录入效率低、出错率高、查阅不便等等,具体可总结如下:

 

痛点1:拟定协议合同格式不统一,返工问题频发

  协议的拟定是由业务人员手工生成作word模板,格式不一,由不规范导致的返工问题频发。

痛点2:协议数据重复录入+手工录入,效率低、出错率高

  在协议签订过程,协议是线下面对面签订的纸质协议。为后续分析汇总协议数据,统计员需要把大量的纸质协议数据录入到电子表格里面。该过程存在以下两点问题:

  • 重复录入+手工录入,效率极低;
  • 手工录入,出错率很高。

  曾经有代表将客户协议数据录入错误,造成后期计算客户业务达成错误,以致后期客户策略制定出现重大失误,对公司造成了不可估量的损失 。

痛点3:审批数据、协议数据分别保存,电子化表格数据引用查阅麻烦

  协议数据、申请的审批流程、批复等信息保存在不同的表单中,而且不同年份的协议数据保存在本地命名规则不一的不同文件夹中,这都给数据引用和查阅信息造成了较大的操作成本。

痛点4:纸质协议存档,保存管理成本大,查阅困难

  当怀疑电子表格中存储的协议数据有误时,需要查找纸质原件进行数据核对,因此在录入完协议数据后需要对纸质协议原件进行留档保存。

  但纸质协议文档保存需耗费不小的人力成本和空间成本,而且只要年份一久,原始文件的查找难度就相当大了。

 

 

 

解决方案:

简道云流程表单,实现线上签约、协议数据实时汇总,降低数据查阅难度

  使用简道云搭建签约申请流程,用于协议签订审核。申请时只需要将协议内容、数据填入简道云表单中,提交进入层级审核流程,同时对提交的所有协议数据进行实时汇总更新,并根据需要进行统计分析;

 

 

 

场景价值:

价值点1:审签合一,提升审核效率,节约人力成本

  审签合一:将协议签约和协议审核过程合并,将商定协议内容进行内部审核后即可完成签约。

  环节的合并提升审核效率,节约了不小的人力成本。

价值点2:打印模板规范合同文本,规避誊写问题返工问题

  使用打印模板可一键规范打印合同,员工填写完签约申请表单后,即可生成预览合同。规范合同文本格式,避免发生在合同拟定过程中因格式错误造成返工。

 

价值点3:简道云实现无纸化办公,减少纸质协议存档造成的查询和存储成本

  协议数据、审批流程、批复等信息都保存在简道云平台上,减少了人工分类归档时间,方便所有协议数据查阅及引用。

价值点4:数据实时汇总更新,多系统数据共享,为决策提供各项数据支撑

  签约数据实时统计,通过仪表盘即可查看合同及与之相关的文件,减少协同时间,领导层可随时在线上查看协议文件及签约数据。

 

  客户相关的目标、购进、发货、库存、纯销、达成等多系统数据在帆软Report上二次加工后展示,实现多系统数据共享,客户数据一站式查询,为决策层制定策略提供多维度的数据支撑。

 

 

 

场景三:进销存进度管理,填报,审核双向减负

痛点:

痛点1:进销存填报系统无审批环节,难以保证数据质量

  原先进销存填报模式是由各个服务区的一线人员直接填报的,填报后无需审批直接录入,这一模式在范围和规模较小的时候比较适用。

  但目前快克的业务发展迅速,数据收集面向范围广。数据收集面向全国26个服务区, 1200多家连锁客户,700多家商业客户,涉及近30种产品,如果依然由一线人员手动填报,中间缺少审核过程,这里面的数据质量就难以保证了。

痛点2:原填报系统无开发权限,无法监控当前填报进度

  原进销存填报系统无法二开,无法根据业务变更及时灵活调整上报表单,也无法加入数据上报的审批环节。

 

 

解决方案:

痛点1解决方案:搭建简道云流程表单,自主开发填报系统

  由业务人员直接填报产品进销存,中间人员仅作审核,不做汇总,填报要求直接体现在表单填报限制上,结合线上通知,确保业务人员按要求填报准确;

痛点2解决方案:定制化开发应用,搭建仪表盘,智能管理进度,避免多报漏报

  利用简道云平台,自主开发进销存填报系统,管理员可以根据业务需求及时灵活调整填报字段及要求;

  通过仪表盘以及智能提醒功能,实现填报进度管理,及时了解已报未报,加快时效管理。

 

场景价值:

价值点1:填报数据的准确性显著提高,提高库存周转效率

  填报数据的准确性有不小提高,原填报方式每月都将近发生5-10次数据填报错误,现在降低到了2-4次。

  发货部门能够依据上报的客户库存配合发货,有据可依,提高库存周转效率,避免库存浪费。

价值点2:领导层决策有数可依,有据可询

  进销存管理实时展现各地区产品购进数量、库存数量及纯销情况,帮助领导层及时指导市场策略。

 

 

项目心得与总结

心得一:简道云+信息部 帮助部门拓展轻应用平台能力边界,个性化的管理理念能够快速落地

  原先快克的信息部能做的IT支持工作比较有限,业务系统均是外购的软件供应商标准化套件,业务调整后需要通过软件供应商来进行改造,即使是一个小功能点的改造,也要支付开发成本,周期也较长。

  使用简道云做本地化轻应用后,信息部能够更高效地服务业务部门、开发周期更短、成本投入可控,可承担这一部分原来承担不了的职责,并且与业务部门共创,交流更充分,赋能效果更明显。

  简道云大大降级了开发门槛和难度,这就使得它可以灵活快速地满足我们各个服务区各式各样的灵活需求。而且市场环境瞬息万变,只要能理清需要变化的业务逻辑,简道云还能快速迭代,及时响应一线需求并真正地起到提效、增产的作用。

 

心得二:简道云+跨部门,协同配合机制明显升级

  数字就是生产力。之前的跨部门合作,因为数据孤岛效应的原因通常都需要去系统里面导出数据,然后用EXCEL加工,再分享。这个配合机制很难受,因为一个是在操作加工的时候,这个数据就已经不是实时的了,有更新我们也不知道;而且不同部门其实需要由不同数据权限的,直接发个EXCEL很难做到权限控制。

  但现在用简道云方案,跨部门直接一起看仪表盘或者数据明细表就行了,而且还能通过权限来精准控制人员权限,沟通配合的机制明显比之前提升了几个档次。

 

心得三:简道云+FineReport+管理层+快克公司,管理层有数可依、科学决策;快克公司创新提速、人才储备升级

  企业目前都在追求“数据驱动“,简道云数据收集可以保证决策数据来源的实时和正确,FineReport数据分析搭建驾驶舱,让管理层快速把握公司的重要情况,在做重要决策时,能够告别以往”全凭主观决策“的形式,科学决策。

  这两年疫情肆虐,快克药业作为感冒药西药领域的领先企业,受疫情影响很大。但公司在不断适应外部环境压力条件下,持续在组织行为管理方面做了大量创新性尝试,其中引入简道云平台就是最典型的一次创新。

  在这个过程中,简道云开发平台的简单、便捷、报表快速可视化等功能特色,大大降低了公司业务应用开发人才要求、开发平台难度系数,有效缩短了创新实践路径、提高创新呈现速度。

  不仅如此,它使更多有业务变革思维的管理人才积极地参与到系统开发中来,为公司数字化转型培养、储备了一批具有数据思维、系统化思维的人才。

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