我们知道，企业在经营的过程中，会产生大量的诸如销售额、税务、员工工资、客户订单、产品库存等数据和资料。随着这些数据大量的累积，决策者们很难直接利用他们进行分析，这时候就需要文员进行整理归类，从大量数据中提取出决策者需要的数据：如每月的销售额及其同比、环比，某一个月的客户订单明细（客户订单、销售员信息、产品信息），还比如公司的年净利润表。那什么是报表呢？报表就是用表格或者图形来展示有用的信息。“有用的信息”其实就是人们所期望的数据资料。
报表不仅存在于企业，凡是有信息产生的地方便有报表的身影，像高中时候的班级成绩排名表，像日常的电费收据，像公司人员联系表。
在计算机产生之前，人们利用纸和笔来记录数据，民间所说的豆腐帐，就是每天将自己卖出的豆腐记录在一个本子上，然后每月都要汇总算算。这种情况下，报表数据和报表格式是紧密结合在一起的，都在同一个本子上。数据也只能有一种几乎只有记帐的人才能理解的表现形式，且这种形式难于修改，不易于向第三方提取有用的信息。
当计算机出现之后，人们利用计算机软件从大量的数据中取数，然后根据要求生成所需要的表单，即生成、展示报表。计算机上的报表的主要特点是数据动态化，格式多样化，并且实现报表数据和报表格式的完全分离，用户可以自主的修改内容和格式。
在计算机时代，报表的准确定义是这样的：用表格、图表等格式来动态的显示数据。用一个公式来表示，即为：报表=多样的格式+动态的数据。
一开始人们用excel或word等软件来编辑制作报表，但随着数据量的增大、对报表格式和动态加载数据的要求，这些软件已不能满足人们的需求了，于是就产生了专业的报表工具：数据库软件和报表软件。
数据库软件，像SQL server，my SQL,DB2，ORACLE，它们拥有动态变化的数据，但是这类软件一般只会提供最简单的表格形式来显示数据。它们没有实现报表软件的"格式多样化"的特性。
报表软件，它们需要有专门的报表结构来动态的加载数据，同时也能够实现报表格式的多样化。当前主要的报表软件有FineReport，它功能强大，不仅提供了丰富的报表展现方式，还提供了数据的分析辅助，变得越来越智能。其实我们可以这样认为，报表软件就是BI的展现模块，帮助决策者进行各种分析。 |
