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1 企业简介
恒日云商（北京）科技有限公司，是由北京恒日集团的信息化团队转型并成立的公司。主要为集团及各关联公司提供信息化、数字化、新媒体运营等服务。恒日云商凭借多年的行业经验，在工程机械互联网转型方面做出了积极探索，在科技创新、技术成果转化、核心自主知识产权等方面得到了国家的认可。成立至今共取得十六项软件著作权，并通过科技部认定的“高新技术企业”认证。
北京恒日集团（北京恒日工程机械有限公司，简称北京恒日），成立于1997年，坐落于北京城市副中心，毗邻北京经济技术开发区。其控股及关联企业有北京恒日投资有限公司、北京小松工程机械有限公司、北京山推工程机械有限公司。公司主要经营小松、山推等工程机械品牌，涉及挖掘机、推土机、装载机、平地机等产品的整机销售、租赁、配件与维修服务，是国内矿山、路桥、水利、地产、铁路、物流等基础建设行业的央企、优秀民企的战略合作伙伴，是中国工程机械工业协会代理商委员会副会长单位。
2 项目背景
集团公司下多个分子公司及关联公司覆盖北京、天津、河北、内蒙、武汉等区域及海外多个一带一路国家。在集团的资金管理方面存在以下困扰：
1）涉及多个公司、多个区域、多个帐户，各司帐户的资金动作不透明。
2）资金管理分散，缺乏统筹，集团层面决策难度大，财务成本高。
3）各司自行制作的报表信息滞后，无法为集团对外的投资项目提供参考依据。
4）各司、各部门预算提交缺乏数据支撑，实际发生与预算偏差很大，对资金计划的准确性影响很大。
5）因为预算不准确，导致日常费用报销重复审批，增加非增值工作时间成本。
3 解决方案
北京恒日从2019年下半年开始全面实施对原有信息化系统的重构项目，并于2020年对原有的FineReport7.1升级至FineReportV10.0，自2020年4月份开始搭建全新的数据决策平台，我们希望通过2-3年的时间全面实现集团内部的业务在线+数据在线。
通过对2020年度各系统中资金类的数据进行分析，我们打算针对资金管理上的痛点，立项并规划集团资金动态监控及预测项目。思路如下：
1）在FineReport中搭建员工费用类资金计划的填报界面，由员工根据需要填报未来已经明确的资金使用计划，可能是已签订的采购类合同，或是已确定的项目，或是每年固定发生的各类费用；同时允许员工根据需要编辑未发生的资金计划，以保证数据的相对准确性。
2）原有OA系统中的预算及费用审批进行调整，各部门预算专员在提交预算时，数据必须来源于资金计划，员工在报销费用时必须在预算内，同时简化费用报销流程，让管理层有更多时间做有更意义的事。
3）资金计划数据中影响最大的数据为业务上的应收应付数据，通过ETL及FineReport整合、分析采购合同、整机销售合同、配件销售出库、服务结算等单据自动生成的应收计划数据，作为动态资金计划数据中重要组成部分。同时通过对各司各银行账户余额、日收、付流水数据的处理，分析资金账户在当前的可用余额。
4） 整合各相关数据，动态分析未来N个月（至少6个月）的动态资金计划。
4 项目成果
- 平台报表/分析模板总量：10+（不精确，项目进行中）
1）提升资金安全性，确保资金可视、风险可控、数据可用。
2）统筹管控集团资金：强化集团资金管控能力，实现实时汇总统计各司资金数据，统筹管控集团资金数据。按照类别、账期、公司、区域等分类汇总分析，便于集团统筹管控，优化资金调配计划，降低财务成本。
3）细化资金预算计划，实现资金支付控制：通过整合全集团资金业务数据，提升资金数据质量，以柱状图、仪表板、地图等多种展现方式，直观展示关键资金数据的全业务视图，实现数据的全面使用。
4）降本增效：减少非增值工作时间成本，提升日常审批效率；发挥集团内部的规模优势，帮助决策层充分利用资金，提高投资收益。
4.2 典型场景
（1）场景一：提升预算准确性，提高工作效率
1）问题
之前预算提交方式为各部门设置预算专员，由预算专员在每月28日前提报次月预算。但因为业务、服务人员占比较大，且一般不在公司，信息传递的及时性存在问题。各部门通常做法是“拍脑袋”，只要保证次月预算够用就行，结果是实际费用和预算有非常大的差异，预算流于形式，不但没有起到预算管理的作用，还浪费了提报预算的时间。同时，因为预算的“不靠谱”，导致员工在费用报销时，每一笔费用均需要一连串的审批，审批量大、情况多（审批中涉及反复沟通）、效率低，且占用了较多的管理人员的时间。
2）解决思路
自下而上去推动信息的准确性，将资金计划明细到每一个具体的员工，由员工在报表系统中提交个人未来的资金计划，且明确具体的费用原因。
预算专员提交预算时，数据来源于本团队内部所有员工提交的对应月份的资金计划，做到有数可依，避免了原来拍脑袋的做法，强化预算审批的严肃性，简化预算内的费用审批流程。
同时考虑在各部门负责人和员工原有绩效考核中增加预算准确度的考核指标，且设置权重分别不低于10%和5%，将预算准确度和绩效奖金进行挂钩，强化预算数据的严肃性。通过报表系统授权各级人员可实时查看授权范围内的预算准确度数据以及以往的费用类数据，并且设计一些必要的预警提示推送来增加系统的友好性。
3）场景价值
通过全员参与的方式，提升资金计划的准确性和及时性，同时将员工的相关数据体现到个人看板中，让员工实时掌握自己的数据，加强参与感。
强化预算管理的严肃性，提高预算的准确度。简化费用报销审批流程，提升员工的体验，降低管理层不必要的审批时间浪费，从而提升整体运营效率。下图所示，原有审批流程超级冗长，虽然系统可以根据金额的大小跳过部分环节但至少还是需要经过主管领导和财务各级审批。优化后，因为预算审批流程较以前在严肃性上有质的提升，费用报销受预算的部门、人员、科目、事由、金额等管控，授权部门经理审批后，直接到财务出纳/会计人员处理，省去了多级审批，较之前至少可以节约75%以上的审批时间。
（2）场景二：为高层提供决策支撑
1）问题
公司发展过程中，当高层领导有投资需求时，通常是由财务部门临时编制资金平衡报表，但从收集到制作报表，至少长达1 周时间，并且人工统计无法确保数据的准确性。同时，因为工程机械产品本身的采购价格、大宗物流运费等都比较高，往往会出现报表晚几天，数据上的偏差达到百万甚至千万级。因为手工报表的时效性、准确性问题，甚至会造成高层领导投资决策上的误判。无法快速、精准掌握未来资金动态以及公司账户余额情况，给高层领导带来非常大的困扰，并且可能会给公司带来不必要的损失或现金流上的风险。
2）解决思路
对资金计划影响最大的部分，是业务上的应收应付数据，通过FineReport抓取业务系统中根据合同、出库等自动生成的数据来实现。其他费用类的资金计划，通过FineReport填报报表，由员工填报的方式来收集。同时通过期初银行账户余额以及实际的收、付流水，来预测未来的资金账户余额。
3）场景价值
提升资金类报表的效率和准确性，原来手工收集数据、制作资金平衡报表至少需要1周时间且不能保证准确性，项目上线后可精确、实时掌握。同时，让高层掌握资金动态，至少掌握未来6个月内的资金情况。帮助决策层充分利用资金，提高投资收益，预计提升xxx。
5 项目总结
5.1 CIO/项目负责人点评
作为一家传统的民营企业，员工司龄普遍比较长，且在同一个岗位上呆了很多年。员工普遍习惯了使用传统的EXCEL表去做日常的数据管理，中层也习惯了通过员工提交的EXCEL表来查看数据。以前的季度、半年度、年度工作汇报，管理层都是各自带着部门的数据做汇报。基本上是集团高层听着各自“讲故事”。对于各部门汇报的数据，高层无法快速判断其准确性，数据的口径也相对比较模糊。现在通过重构的信息化系统以及FineReport数字决策平台，让公司的数据更加的清晰、透明，公司绝大部分的数据直接从系统中来，并且能够通过下钻的功能看到具体的数据构成明细，大大提高了各类经营数据的及时性和准确性。
恒日在推进数字化建设的进程中，采用了自上而下推广的方式。优先从集团高层开始，从领导们更关注的宏观指标入手，从多个维度呈现经营管理中的“大”数据，并且通过下钻的设置，清晰的呈现各类数据的来源。在取得高层领导的认可后，陆续推进其他各层级的应用。
从个人的角度看，想要从本质上提升公司的数字化能力，从来都不仅仅是上一套报表或BI系统的事，还需要逐渐培养“数字化”文化，建立完善的培训体系，强化全员尤其是管理层对数字化工作的认同，这样才能更好的让数据助力管理升级。
5.2 经验心得
传统的信息化项目，基层员工更多的是数据的“生产者”，只知道是公司的要求，并不了解数据能给自己带来什么好处，这也导致了员工处于相对“被动”的角色。但是通过FineReport系统，能够针对性的减少原有系统中不必要的审批环节，同时可以将员工关心的数据进行整合，同时。例如业务人员的数据看板，可以将业务人员的业绩排名、目标达成率、客户债权情况、个人资金计划（预算）、费用情况等进行整合，让员工在“生产”数据的同时，也能够体会到数据带来的便捷性。有利于降低数字化项目推动的难度，帮助提升项目执行效率。
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