10倍运营效率提升，看武汉蓝波人力用了什么方式？
一.企业简介
武汉蓝波人力资源服务有限公司成立于2015年，是一家提供人力资源服务整体解决方案的专业化机构。我们的业务领域涵盖人力资源派遣和外包、人事代理、实习就业安置、企业培训、薪税规划等。迄今我们已经为中百集团、百胜餐饮集团、海底捞、盒马鲜生、百事食品、有家便利店、京东物流等多家知名企业提供了人力资源专业化服务。
我们致力于为客户提供全方位、专业、高效的人力资源解决方案，充分满足客户对人力资源服务的需求。
二.项目背景
公司在信息化转型前，一直使用传统的工作模式和数据管理方式：利用微信群来组织工作和数据反馈，通过EXCEL收集数据，投入大量人工进行数据处理。
以往的模式导致各部门存在如下痛点：
- 决策层：运营数据不能实时掌握，辅助决策难以实现；
- 招聘部：招聘数据反馈周期过长，求职人员跟进不及时；
- 渠道部：数据收集流程冗长，沟通协作难以同步，费用结算推诿扯皮；
- 运营部：校对工作费时费力，数据失真难以分析，数据安全影响业务发展；
- 财务部：财务结算漏洞百出，审批流程低效耗时；
- 人事部：业务关键绩效指标数据无法实时获取，提成核算效率低下。
基于以上痛点，我们开始利用简道云进行信息化转型，为此我们设计并开发了如下内容。
三.解决方案
（1）总体设计思路：
首先，在理解公司人力资源外包/派遣业务的基础上，将整个业务大系统分解为四个子系统，分别为业务开发、项目管理、人事管理和财务管理；
其次，分析四大子系统之间的关联性、公司业务管理的痛点难点以及需求实现的难易程度，确定系统搭建和实施的次序——优先搭建和实施项目管理系统，并确定其主要模块：人员储备、招聘管理、渠道管理、项目运营、项目结算、统计分析、基础信息共七大模块；
最后，将七大模块按照公司实际业务逻辑和简道云工具逻辑有机整合起来，设计成一套完整的系统应用。
（2）具体设计思路
简道云作为一个零代码的应用搭建平台，提供了简洁的应用搭建逻辑和丰富的功能模块，如何将具体业务场景与简道云进行融合，是我们搭建出好应用的关键。以下是项目管理系统主流程的设计思路：
（3）各模块说明
人员储备模块：
该模块用于对求职人员进行有效管理，建立求职人员资源池，促进资源流转。
招聘管理模块：
该模块用于优化原有的招聘流程，提升招聘反馈效率，实时汇总招聘数据，便于招聘部门和公司决策层掌握情况。
渠道管理模块：
该模块用于渠道管理，报备渠道输送人员，并提供外链给渠道用于数据查询，使渠道合作更加高效透明。
项目运营模块：
该模块用于对项目员工进行有效管理，建立员工档案库，提供员工入离职管理、合同管理、保险管理、业务归属管理、项目运营审批等功能。
项目结算模块：
该模块用于项目结算管理，提供结算员工明细导出、项目结算表导入功能，形成结算数据明细和汇总，为人事部门计算招聘提成、渠道部门计算渠道费用提供坚实的数据基础。
统计分析模块：
该模块用于对求职人员储备、招聘、新增入职、在职、离职、员工留存率等数据进行汇总和分析，为决策层和管理层提供实时的数据看板，辅助决策，优化管理。
基础信息模块：
该模块用于基础信息的提交和管理，与主表单进行数据联动。
（4）方法和步骤说明
对于以上各模块的整合和项目管理系统的设计，我们采用了如下方法和步骤：
1.进行目标和任务分解：
将业务系统分解为相对独立的子系统，确定优先级后，继续将当前目标子系统分解为相对独立的功能模块；最后结合简道云工具将功能模块设计成表单、流程和仪表盘。
2.先理解再设计
必须充分理解业务逻辑和简道云平台逻辑，两个逻辑是相通的，从“线”上讲是数据的收集、流转和呈现，从“点”上讲是数据的维度、指标和权限。
3.先框架后细节
大到一个系统，小到一个表单，都是先有主体框架再对细节进行优化，先实现主要的功能需求，然后才是次要的需求和提升用户的使用体验。
4.不断扩展和迭代
简道云作为应用搭建平台，具有极好的应用扩展性，而且还在不断迭代升级，我们充分利用了简道云这一优势，对自己搭建的应用一直不断迭代和扩展，持续推动公司数据化管理。
四.项目成果
4.1 成果总结
（1）建设成果
- 应用内表单数：18
- 应用内仪表盘数：23
- 应用访问量：80
(2)整体价值
我司利用简道云实施信息化转型以来，取得了显著的成绩，实现数据化管理升级的同时也带来了不错的投产比，具体描述如下：
投入：
以2020年为例，成本主要有简道云年费（钉钉100人标准版）8796元，系统管理员（同时负责其他事务，非全职）薪资8000元/月，人力成本按一半计算，全年投入的总成本56796元。
产出：
2020年简道云使用人数平均为80人，由于业务流程的优化、业务模式的变革、业务分析体系的搭建和优化，据估算，平均每人每天在数据反馈和做表上节约的时间约为30分钟，按公司月平均人力成本约5500元计算，一年下来节约的人力成本是330000元。
4.2 典型模块
（1）模块一：人员储备
痛点：
1.求职人员数据分散，公司难以掌握求职人员储备和跟进情况；
2.数据共享难，不利于提升资源利用率和降低招聘成本；
解决过程：
1.通过访谈了解招聘部门原工作流程，调研部门业务需求，并收集招聘部门进行求职人员储备、跟进和汇总的EXCEL表格；
2.分析和整合该模块需求，确定搭建方案；
3.系统搭建完成后，进行测试，并培训招聘部门人员；
4.系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
场景价值：
1.原求职人员储备和跟进情况难掌握的情况，得到极大提升，基本做到100%掌握；
2.做表环节得以替换，之前普通员工每人每天至少耗时30分钟，主管至少耗时60分钟，现在普通员工耗时10分钟以内，主管耗时基本忽略不计，工作效率相比以往提升至少3倍；
3.数据统计实时呈现，决策层掌握情况及时准确；
4.实现了公海资源流转功能，使求职人员名单资源利用率得以提升。
（2）模块二：招聘流程
痛点：
1.招聘流程各部门的数据协作依赖项目沟通群和EXCEL表格，存在数据错漏、反馈不及时、公司无法监控的问题；
2.各部门数据需求和标准不一，形成了“数据孤岛”问题，导致了大量的核对工作，工作效率极其低下。
解决过程：
1.梳理招聘业务中所涉及的各部门协作流程，并收集各部门进行招聘数据反馈的EXCEL表格；
2.结合招聘流程上下游各环节，充分整合各部门需求，确定流程设计的方案；
3.系统搭建完成后，进行测试，并培训招聘流程所涉及的相关人员；
4.系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
场景价值：
1.解决了各部门数据错漏、反馈不及时、公司无法监控和“数据孤岛”问题；
2.做表环节得以替换，数据的标准化、流程化和智能化，保证了数据的准确性、及时性和完整性，数据协作效率提升了10倍以上；
3.清晰的业务归属使得后期招聘提成、部门利润、渠道费用的计算无需再核对各部门EXCEL表格，直接采用系统数据即可。
（3）模块三：项目运营
痛点：
1.项目员工管理分散，难以监控，各部门、各渠道获取一手数据不方便，且数据错漏严重；
2.由于缺乏高效的数据协作工具，数据反复核对、保险增减员不及时、财务核算周期冗长等问题无法有效解决。
3.数据分散管理导致数据安全存在巨大隐患。
解决过程：
1.深入调研项目运营过程中各相关部门遇到的重难点问题；
2.结合项目运营上下游各环节，充分整个各部门、各模块需求，进行整体设计；
3.系统搭建完成后，进行测试，并培训项目运营所涉及的相关人员；
4.系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
场景价值：
1.解决了项目员工档案统一管理的问题，保证了数据的准确性、及时性和完整性，各部门、各渠道获取数据的便利性大大提升；
2.项目员工劳动合同签订得以有效监控，保险能够及时增减员，不仅极大降低了项目运营风险，运营成本也降低了，如保险成本就因为增减员更加及时而降低了30%以上。
3.数据安全问题得到了根本性的改善。
五.项目总结
5.1 CIO/项目负责人点评
数据化管理已经成为时代趋势，对于提升企业竞争力、促进高质量发展至关重要，但是如何把企业现状与数据化管理方案匹配起来是成功落地数据项目的关键。
作为一家传统行业小企业，公司在使用简道云之前用的是微信群+EXCEL办公的模式，且面临缺少技术人才和预算的问题。因此，如何利用有限的预算打造适合我们公司的数据应用，满足快速发展的数据管理诉求，是我们管理层一直在思考的问题。
简道云作为一款零代码应用搭建平台，能快速响应业务变化，并且上手十分简单，很好地满足了公司对于数据化管理方案低门槛和延展性好的核心需求，非常合适。
5.2 经验心得
1、在需求调研上，企业内不同的人关注的需求内容不一样，决策层关注项目目标，中高层关注是否满足业务需求，执行层关注系统如何操作，因此在需求调研上要有针对性。
2、在企业信息化过程中，数据部门应当对企业内用户进行区分，建立针对性的沟通和反馈机制。
（1）针对决策/管理层，要形成定期交流的机制，优先响应需求并提供方案选择；
（2）针对业务一线人员，要指定业务对接人，强化需求的汇总整合；
（3）针对主动人群，要增加效率、提升数据价值，缩短报表提供时间，创造自主分析的条件；
（4）针对被动人群，主动推动数据，通过培训和管理措施改变观念，改变不了则应该清除。
3、推进信息化建设时，找到业务关键指标非常重要，这样才能抓关键绩效，构建业务与绩效之间的强关联，使信息化建设与企业日常管理实践充分融合。
业务指标来源主要有：公司战略目标分解，部门指标分解，岗位职责常规指标，工作中最需要改进的方面，内部流程配合需求，防范性扣分指标等。 | 
