施工企业项目管控难，且看新中森泰破局之法
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一.企业介绍
苏州新中森泰建设集团有限公司成立于2017年3月。公司重点于景观、绿化工程的设计、施工、养护，建筑装饰装修工程的施工及金属材料、建筑材料、花卉苗木的销售 。是绿色建筑一体化方案的实施者。具有独立承建各类景观绿化、装饰装潢、建筑幕墙的能力。目前拥有建筑装修工程一级资质、建筑总承包资质三级等。
公司官网：http://www.greenscenic.cn
目前公司与多家头部房企合作，部分合作伙伴名单如下：
二.项目背景
自公司成立起，随着业务规模的逐渐扩大，业务数据越来越多，原先采用人工记账的方式去梳理项目成本、采购、进度等方面的事宜越来越困难，主要体现在以下几个方面：
针对这些问题，我们内部也进行了许多尝试，包括：
1.采购nas服务器用作项目资料归档整理
2.采购泛微OA系统进行业务流程线上审批
3.采购网络防火墙来进行基本的网络安全防护
总结来说，我司遇到了一个主要矛盾和一个次要矛盾：
1.主要矛盾：公司业务管理的工具的不足与公司管理制度要求逐渐增加的矛盾
2.次要矛盾：公司管理制度的相对落后与公司业务规模不断增长的矛盾
三.解决方案
基于以上项目背景，我们找到了简道云，并与简道云一同进行了探讨，建立了相关模型，系统架构图如下：
整个业务流是这样的，
1.材料管理：项目立项后先录入计划清单，现场需要材料时，由项目部提交采购申请，再由采购部门负责采购下单。
2.库存管理：施工项目采取零库存模式，入库即出库，所以我们只做了入库。在上述材料管理当中，我们已经完成了采购申请和下单，入库时关联采购单即可自动关联采购清单，如果现场到货材料数量或者品类有调整，系统设置了相关权限可以进行修改。我们知道，施工企业主要是人材机的管控，劳务和机械我们也在这个模块中实现，由于目前我司并未要求对劳务和机械进行计划，所以前期并不用像材料一样进行计划录入。
3.付款和报销管理：根据项目实际入库情况进行人材机的报销
4.项目看板：通过聚合表、数据工厂等工具进行数据处理、汇总，我们就可以看到实时项目的运营情况，包括项目的实时成本、应付款、应收款、利润等数据。
四.项目成果
4.1 成果总结
- 应用链接：如有需要，可以做一个演示应用，放一些示例数据供参考
- 表单连接：如有需要，可以做一个演示应用，放一些示例数据供参考
（1）建设成果
- 应用内表单数：50+，正在持续增加中
- 应用内仪表盘数：20+，正在持续增加中
- 应用访问量：目前公司成员80+，日均访问量在200左右
整体价值
截止发稿日期，整个项目投入了一名全职人员进行系统搭建，人力成本为5万元左右，版本费用为标准版100人每年8000+带来的效果提升十分明显：
1.审批进度大幅优化
原先使用其他oa系统进行审批，平均流程审批时间在3.5天左右，使用简道云后，在审批节点不变的情况下，由于可以使用手机钉钉提醒、会签、自动提交、流程分析等功能，平均审批时间缩短了40%以上；
2.数据实时统计，效率大幅提升
提高数据分析效率和成本：在使用聚合表、数据工厂等工具进行统计辅助后，项目数据实时展现，而原先数据都是每月手工统计，此项工作每月可以省去至少5人/天工作量；
3.业务需求响应快速
在使用简道云之后，业务上涉及到的协作、统计等要求均可以快速实现，敏捷迭代，除了最初项目管理系统由于系统复杂度较高使用了1个月的时间搭建，后续的绩效模块、薪资、资产盘点、招投标等应用搭建时间均在一周时间内完成并上线运行。
4.运营成本大幅节约
我司曾与其他供应商进行测算，如果要实现相同功能，通过传统模式开发，一次性费用在25万左右，每年维护费在5万左右。
4.2 典型模块
模块一：项目材料管理：控制材料耗损，提升项目运营效率
我司在未使用简道云之前，对项目的现场材料管理没用很好的抓手，由此带来了如下痛点问题
痛点：
无法实时统计材料损耗情况，引发巨大浪费
例如：在2019年我司进行统计时发现，材料的非正常损耗高达300万左右，部分项目的主材（如石材）损耗率高达30%以上。
解决思路：
设计了材料管理模块，在项目立项之初，我们就将初始清单导入系统，并为每一项材料设置了一个合理的、可以接受的损耗值，当在这个损耗范围之内，项目上可以进行采购，一旦超过，通过表单校验，就限制采购申请的提交，如果需要增补，那必须提交变更申请，并附上合理的理由。这就是从工具上去辅助项目成本管理计划的实施，并反过来去影响、优化项目管理进程的一个很好的例子。下图是项目材料管理模块包含的表单：
效果展示：
模块价值：
在使用了项目材料管理模块后，我司项目材料损耗率均控制在5%以内，仅2021年上半年，材料损耗节约成本就在100万左右。
模块二 项目入库管理
我司在未使用简道云之前，对项目现场的人材机入库管理做的不好，由此带来了如下痛点问题
痛点：
项目材料种类繁多，人工统计困难重重
采购入库量与计划量需要人工比对
采购材料与计划清单材料不符，造成浪费与工期延误
解决思路：
通过数据关联，将入库材料与计划清单相关联，也就是说，只有计划或者变更中提过的材料才可以入库，在入库的时候，每种材料也能自动显示总需求量以及累计入库量，这很好的解决了上述的三大痛点。下图是系统界面：
模块价值：
上线了该模块后，我司入库效率大幅提升，原先入库单据由项目成员邮寄到公司，再由采购部统一入库，往往时间上要超过一个月，有了这个模块，系统平均入库时间缩短为5个工作日左右，大大提高了数据的实效性。
模块三： 项目付款与报销管理：每一笔付款都有理有据
我司在未使用简道云之前，对项目现场的人材机入库管理做的不好，由此带来了如下痛点问题
痛点：
1.只能做一些简单的核对，仅仅核对项目归属、付款金额等信息是否符合实际情况
2.无法关联到入库单
3.供应商的应付款应收款等数据都要去财务和成本部门核对纸质单据，时间成本和管理成本比较高。
解决思路：
所有项目直接费用，我司均要求入库后才能付款，利用关联数据字段，我们每一笔付款都关联入库单，通过聚合表和数据工厂，我们可以看到每一笔入库实时的成本、应付款等数据，配合仪表盘的使用，我们可以按照供应商、项目、日期等多个维度进行项目数据统计。
在付款的时候，我司也关联了入库信息，真正做到了全流程的管控，通过关联数据选择相应的供货单，配合聚合表使用，在付款申请上面就能看到入库单金额、本单累计付款金额和剩余应付款金额等数据，示例如下：
模块价值：
上线了该模块后，我司付款效率大幅提升，原先付款时财务、采购需要将每一个纸质进行核对，往往一张单子审核需要一周以上，有了这个模块，付款平均审核时间缩短为2个工作日左右，大大提高了数据的实效性，同时每月至少节约3人/天的工作量。
模块四：项目看板
我司在未使用简道云之前，对项目实时情况了解不够，由此带来了如下痛点问题
痛点：
- 运营数据不实时
- 人工统计成本高、易出错
- 数据安全没保证
解决思路：
利用仪表盘、聚合表、数据工厂等工具，可以将公司运营数据实时展现出来。如下图：
模块价值：
上线了该模块后，数据实时性和准确性大幅提高，从每月报表转换为实时经营情况分析，节省人工成本不计其数。
模块五 项目月度付款计划：帮助公司实现正向现金流的利器
我司在未使用简道云之前，每月对于付款进度、金额等没有数据支撑，由此带来了如下痛点问题
痛点：
1.部门沟通多且杂，效率不高
2.付款计划无法关联实时产值不准确
3.对于各项目财务状况分析，耗费大量人力
解决思路：
通过跨表单的mapx函数，在提交付款计划的时候，我们可以直接计算出项目的实时产值、已付款情况和应付款情况，大大提高了效率和准确性；通过部门会签，也省去了跨部门多次确认的繁琐。系统设计如图：
模块价值：
上线了该模块后，我司付款计划效率大幅提升，原先付款计划需要各部门经理共同开会确认，目前大大提高了效率和数据的准确、实效性，同时每月至少节约财务1人/天的工作量以及各部门经理1天的工作量。
五.项目总结
5.1 CIO/项目负责人点评（偏向于宏观层面）
负责人：张总
职位：公司总经理
负责人点评：
作为传统施工企业，我司管理模式比较粗放，由此造成的人力、材料、机械等各方面成本浪费比较大，为此我们设计了各种制度来进行精细化管理，但人的精力和能力始终是存在局限的，所以我司遇到的主要矛盾便是信息化系统的能力和水平始终跟不上业务的需求。
简道云的出现很好的解决了我们的问题，一方面一线业务人员可以深入参与到系统开发当中去，真正做到了信息化系统为公司业务服务；另一方面，其低代码开发逻辑很好上手，系统可以快速迭代以适应业务需求的变更，在这个时间和效率至上的年代，这个特性尤为重要。
由于施工企业的特殊性，我司员工很多文化程度不高，系统开发之初我就要求，只要认字、会用微信、钉钉，就是系统使用的最低要求。简道云很好的契合了我司的要求，一线施工员只需要简单勾选品种、数量即可，复杂的分析工作交给机器来做，以至于整个系统推进比较顺利。
最后，感谢简道云的售后团队，正是他们专业的服务，快速的响应，让我们可以贯彻公司的意志。
5.2 经验心得
在项目管理系统的搭建过程中，不是一蹴而就的，我们以现场管理为切入点，逐步推进整个系统的搭建，目前已经形成了以项目人材机管理为核心；项目成本、采购和财务为辅助的项目管理系统。并逐步搭建外围的人事、绩效、招投标、施工日志等应用，实现1+x的应用矩阵，为我司业务保驾护航。在这个过程中，我们也有很多思考：
- 信息化建设需要做好规划，一步一个脚印，只有每个阶段要实现的功能都列好计划逐一实施，环环相扣，后面的工作才不至于出现返工、修补等事宜。我司在项目管理系统立项之初，便确立了抓大放小，逐步完善的八字方针，主要针对公司关心的主材进行管控，逐步将其他功能添加进来，避免了一上来功能过于臃肿造成员工不适应的情况。
- 信息化建设是一把手工程。只有老板大力支持并不断的推进，整个项目才能顺利实施。笔者经历过许多erp、oa等系统的建设工作，成功的实施无一没有老板的大力支持。因为系统短期内是会增加员工的学习成本，只有把企业利益放在第一位，才能看到信息化系统给企业带来的长效利益。
- 信息化建设需要业务部门深入参与。只有it部门参与的信息化建设，永远是跟实际业务脱节的，只有业务部门不断地反馈，it部门才能不停的迭代优化，满足业务部门的实际需求。
编辑于 2021-10-14 10:00
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