一个月实现企业年省6万元
——哈迪斯“采购—仓库—财务”立体管控
一.企业简介
HARDIS（福建省哈迪斯家居有限公司） 是一家澳洲定制家居品牌，拥有30多年的设计及生产经验，产品及其设计理念在当地及欧美市场有着相当高的知名度，并备受高端人士的推崇。2016年，公司在中国建立家居产品生产基地，采用澳大利亚原厂的生产管理模式、设计标准及德国最先进的生产设备及生产制造软件，以确保家居产品品质完全符合澳大利亚原厂的质量标准。HARDIS家居主营橱柜、衣柜、全屋定制等高端定制家居，高设计水准和高服务素质，致力于为中国客户提供具有国际标准的高端定制家居。
二.项目背景
2.1痛点：
（1）原有系统功能单一
公司在成立之时，采用的是金蝶系统。但主要功能只能是仓库出入库以及每个月的财务出入账的结算，功能简单并且单一。
（2）系统老化无法查看库存
每台系统都需要安装客户端，用了几年之后，有一些电脑已经进不了金蝶系统了，无法链接服务器，也导致无法查看库存。
（3）数据无法共享失去监督
由于系统迭代的限制，公司实际上使用系统的只有仓库人员和财务人员，数据没有得到共享，也就失去了监督，数据也失去了其自身价值。
2.2难点：
市面上的大部分产品对于使用者的代码基础要求较高，使用难度大，推广使用难，而且公司的业务复杂，更新迭代较快，没法敏捷反应。
三.解决方案
2020年公司发现了数据问题的弊端，开始将数据信息化的建设纳入重点工作范围。通过对家居制造行业软件的价格、应用场景、更新维护等多方面对比，最终在2020年11月开始使用简道云系统。
决定使用简道云之后，最先要解决的就是仓库问题。家居制造行业使用的零件种类多、规格复杂，库存占用着较大资金。经过公司的研究，本着“开源节流”的原则，优先建立“采购——仓库——财务”闭环的工作使用系统。
3.1 项目立项会
由公司领导牵头，组织各部门主要负责人开会，简道云工程师陈工负责主持会议。会议介绍了简道云的主要功能和使用场景，以及阐述每个人未来的工作状态，并且提出了在系统试运行的情况下，大家需要克服的一些问题。会议结果得到了公司全体人员对简道云系统工作的支持。
3.2 工作调研
简道云工程师陈工用了两周的时间，深入公司采购部、仓储部、财务部进行调研，了解每个部门的业务内容和工作流程，梳理出了以下业务流程图。
3.3 简道云开发与实施
当流程和基本工作内容确定之后，开发表单是相对比较容易的过程。但在试运行过程中，遇到了很多问题：
1、一次性的物料名称比较多，需要如何命名，并且方便财务后期核对；
2、PO采购审批申请是否可以选择PR采购需求申请的内容；
3、仓库需要根据PO采购审批申请的内容进行入库，没有单子不能入库；
4、财务需要物料的移动加权价格，并且要有期初期末的数量金额报表；
5、财务需要每个订单的消耗物料明细和总金额。
类似的问题还有很多，陈工不仅研究简道云的帮助文档，还得到了简道云技术团队的大力支持。最后经过2个月的磨合和试运行，公司最终在2021年1月份正式取消了金蝶的仓库系统，进而改用简道云系统。
四.项目成果
4.1 成果总结
（1）建设成果
这里对部分应用表单做以展示：
库存（聚合表）
当前库存金额（聚合表）
订单消耗（数据工厂）
期初期末报表（数据工厂）
（2）整体价值
这里从质量、成本、响应三方面来分析：
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从数据质量上来说：数据收集的准确性大幅提高，数据可追可溯，避免了“垃圾进垃圾出”的系统尴尬。从目前每个月底的仓库盘点情况来看，数据准确性达到了99.5%以上。
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从数据管控成本上来说：过去仓库管理中，员工不仅工作量大，效率还低；财务核算也需要统计汇总多个表单，工作繁琐，容易出错。使用简道云后仓库和财务的工作量大大降低，平均一个月就能节省一个人的工资，每年能为公司节省6万元以上。
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从数据和管理响应上来说：金蝶系统无法根据管理需求及时修改，而简道云作为零代码平台自主性很高。在不需要技术支持的情况下也能很快实现系统管理升级以及数据条件设置。满足了员工的优化体验，进而员工会继续用系统，会持续用系统。总体评价很高，员工满意度在90%以上。
4.2典型场景
（1）场景一：PR采购需求申请
痛点：
以前的PR采购需求申请局限于微信或者邮件传达，这一过程有很多不可控因素，申请数据混乱不明，无据可查。
解决过程：
公司使用简道云搭建了“PR采购需求申请”表单，采购部门只需要线上填写需求申请表，系统就会自动计算汇总，生成数据报表。
场景价值：
需求申请不再停留在用微信或者邮件传达，做到了谁申请、为什么申请，申请多少等信息都有据可查，解决了过去“买来不用”，“多买放着”的重大问题。
（2）场景二：PO采购审批申请
痛点：
以前公司审批依靠纸质单据，时常出现单据还没审批，货就到公司了的情况，采购权力过大，无法管控。因为没有采购审批单，也无法判断供应商送货是否合规。
解决过程：
PO表单的内容必须是有PR表单才能申请，入库单的内容必须有PO表单才能填写。用简道云系统管控每个环节，排除人为干扰，提高了流程执行力。
场景价值：
购买的物料是否准时到达公司仓库，供应商是否有多供或者少供等情况一目了然，每一笔付款和报表是否有PO单和仓库入库单等问题。真正实现了每一笔开支都有理有据。
（3）场景三：物料出入库
痛点：
原来的系统只是简单的记账，操作复杂，无法实现关联采购审批申请单，无法实现移动加权平均，无法快速统计订单消耗情况。
解决办法：
用简道云结合实际情况设计系统、创建表单。聚合表、数据联动等功能真正实现了多维度的计算需求，采购退货、生产退货都可以自动带出实时加权单价。既满足了仓库只看数量不看金额的需要，又让系统实现自主实现金额的快速、准确的计算。
场景价值：
实时掌握物料入库情况，实现移动加权平均算法的应用，方便财务核算成本和掌握库存情况。掌握订单消耗备货、领料是否正常等情况，报缺物料及时提醒，降低了物料等待和信息壁垒等问题。
（4）场景四：财务实时报表（实现重大突破！）
痛点：
过去虽然有金蝶系统，但财务每个月月初和月末都需要整理系统的数据，制作相关的数据报表，工作繁重，且无法确认准确度。
解决办法：
简道云的报表功能能根据财务的需要，指定相应的数据报表，快速、准确、可靠。
场景价值：
技术亮点：简道云官方提供的数据工厂的两个加权平均案例都有缺陷，但我公司解决了这个技术缺陷问题。财务报表得到了财务人员的一致好评和肯定，原来需要1个人半个月的表单整合工作，现在1分钟就解决了。
五.项目总结
公司在使用简道云进行应用系统搭建的过程中，通过不断摸索尝试，总结出了以下经验：
1、找对公司系统搭建的突破口
一艘船有很多个漏水的洞，我们优先是补最大的那个。对于我们公司来说仓库就是信息化系统搭建的一个突破口。
开始时公司领导都在乎生产运作、销售接单等工作方向上。简道云工程师陈总就说：“把握公司的一进一出两扇门，只要对外资金清楚了，再乱也是乱在家里，那涉及的只是成本问题。”
综上所诉，找到公司的突破口，只要系统在公司建立起了标杆，看到了成效，就可以将其推广到各个部门。
2、系统最求的不是高大上，是实用
每个公司在信息化建设初期，都有很多基础数据问题，势必需要开会讨论解决。项目开始时，我们也遇到了物料编码不统一的问题，之前金蝶系统的物料名称没有命名规范，很繁琐。结果就是领导开会又开会，各部门讨论又讨论，花了半个月的时间，最后也没解决问题。最后陈工提出之前的名称不管，以后按新名称命名，原来的照样用。三天后，仓库系统就上线使用了，并且一个月内得到了仓库和技术部门的认可。
大家都想着一次性的完美，但谁能知道上系统之后又会有什么问题，倒不如在适当的时候先运行，再慢慢调试修改，充分发挥简道云快速搭建和调整的特点。“高大上”不是系统的追求，系统实用，系统能用，才是检验实施的唯一标准。
3、将“管理者需求”转变为“基层需求”
之所以公司系统能那么快得到推广和实用，除了每位员工得积极配合之外，更重要的就是不断的提高了员工使用系统的满意度，解决了用户体验问题。
陈工的口头禅是“你先用系统，有不满意的地方，我改，改不了我会告诉你”。就这样，每个使用者都提了他们各自的需求，陈工也及时的修改。一个简单的仓库系统，做到了很多五花八门的功能，可以说仓库系统已经“面目全非”了。
传统系统以管理者需求出发，但简道云做到的是真正从“基层需求”出发，满足基层员工的需求，员工有了参与感，他们才会更努力的使用系统收集数据。 编辑于 2021-10-14 17:23
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