收集数据的几个常用技巧

在几乎所有类型的工作中，都需要收集数据，比如超市商品盘存、疫情期间民众出入公众场所需要测量与记录体温、工厂单位时间内的产出、销售员的销售业绩记录等等。

 

收集数据的方法一般包括：

使用表格或图表；

设计调查问卷；

选择调查样本。

等。

 

下文分别介绍收集数据的几个相关知识。

本文框架与部分观点引用自外文网络，图表及大部分文字内容由作者原创。

1

以不同的方式呈现数据

数据，即收集到的信息，可以以许多不同的方式表示，以帮助使其更容易理解和更有趣地阅读。

为什么我们用列表、表格、图解或图形来展示信息？

• 使用图形可以形象化地展示数据，使数据更易懂；

• 可以使信息集中在单一页面；

• 使用图片比大量的文字更容易显示。例如，用地图向某人展示一个城镇的布局比用文字描述更容易。

以下是一些数据以不同方式呈现的例子：

例子一

天气预报

地图和表格让你更快了解天气的将来变化。

模式二

电视节目表

电视节目表可以让你更快查找想看的节目将在什么时间播出。

模式三

体育联赛观众人数

模式四

图表

2

 收集信息并将其呈现为列表

我们经常需要写清单来提醒自己——例如，准备购物清单或“要做的事情”清单。

清单有什么主要特点？

• 标题：告诉你这个列表是关于什么的；

• 副标题：将信息分成几部分。

3

象形图

在象形图中，图形用来表示数字。这可以使信息看起来有趣且易于理解。使用的关键是清晰地说明单个图形代表多少数量。

 

下面的KFC指数图表表示在不同非洲国家，等值于100美元的本地货币可以在本国购买多少肯德基鸡翅桶。肯德基指数是衡量非洲国家货币是否“正确估值”的一种非正式方式，它基于购买力平价理论。

象形图有什么主要特征：

• 有一个标题；

• 说明单个图形代表多少数量；

• 单个图形的尺寸相同；

• 按行或列展示图形；

• 可以使用图形的一部分展示较小的数字。

4

柱形图

一项对30名学生的体育活动进行的调查，这一信息已经在一个柱状图中表示。该柱状图的题目是：“30名学生参加体育活动的图表”。水平轴和垂直轴已标记。

横轴是横过页面的线。它显示了正在度量的内容：以上柱状图中的活动。

垂直轴是在页面上的直线。它显示了被测量的量，这叫做刻度。纵坐标轴旁有“学生人数”的标签。

这个柱形图展示了如下信息：

柱形图是一种非常常见的图表类型，虽然简单，但也可以不失优雅，比如《经济学人》杂志的柱形图：

5

用线型图收集和展示数据

线形图一般用来表示事物随时间的变化情况。

横轴是横过页面的线，它显示了被测量的东西。

垂直轴是在页面上的垂直线，它显示了被测量的量，比如上图中的英国房价的年同比涨幅。

图表应该有标题，除别处另有说明外，水平轴和垂直轴必须有轴标签。

6

表格

表格是用来组织和显示信息的。看下面的例子。

为了让读者理解这样的表，它应该有：

• 一个标题，这使读者清楚地了解该表的内容。

• 列标题，显示表格里每一列的内容。

7

设计问卷

在设计问卷问题时，重要的是要非常清楚你问的是什么。带否定的问题会让人很困惑：例如，"你反对禁止捕杀毁坏农田的野猪吗?"，人们通常不会回答他们不理解的问题。

 

在一个问题中最好避免问多个问题，因为人们可能只回答其中的一部分。例如，你认为这个地区有足够的公园吗？在公园里狗应该被牵着走吗？如果有人回答是，你将不知道他们回答的是问题的哪一部分，或者他们是否同时回答了两个部分。

 

问卷调查也必须是公平的，所以你需要避免问一些引导性的问题，比如“你同意吸烟有害健康吗？”，"你觉得美国的新冠疫苗不如中国的疫苗效果好吗？"等类似这样的问题。

勾选框问题

问题往往需要一个非常精确的简短答案，这就是为什么很多时候会使用勾选框，而不是像“城镇需要做哪些改进？”这样难以回答的复杂问题。

勾选框问题可能包括选择是或否，或从选择的答案中选择一个或多个选择框，例如：

通过上面的勾选框，你可以让他们“勾选你认为城镇最需要的改进”，或者“勾选所有适用的地方”。也可以让他们按重要性排序。

 

当你只想要一个选项时，确保只选择一个答案是很重要的。例如，如果你问，“你怎么去上班?”，让他们在公共汽车、火车、汽车或步行之间做出选择，如果他们使用的方式不止一种，他们会发现很难。

 

有时你必须用评价分值来回答，例如：当地的交通系统有多好? 把你的答案从1分到5分。1是优秀的，5是非常差的。

 

8

调查

调查是什么

调查的目的是获取信息。这可能是关于一个特定的主题，比如小区业委会关于是否更换物业公司，或一组更一般的信息，如人口普查表。

调查是为了从特定人群中获取信息而设计的。

 

样本

当通过问卷或访谈收集数据时，仔细考虑你问的是谁是很重要的。你所询问的人群被称为样本。

例如，假设你想写一份关于工作场所食堂意见的报告，你决定向人们提问，而不是发送问卷。如果你问餐厅里的人，你不会得到员工的全面意见，因为你会忽视那些不使用餐厅的人。

我们会说样本中存在偏差，或者它不是一个公平的样本。

最好是在工作场所的入口处询问别人。你可能需要注意你的提问时间取决于人们开始(或结束)工作的时间。一个考虑到所有可能群体的样本称为代表性样本。

样本包括谁、不包括谁，并没有完美的选择。即使你已经仔细考虑过提问的时间和地点，你也可能会遗漏一些东西。你可能会在一组员工参加培训的那天问这些问题。当这种情况发生时，你应该确保在写报告时清楚地说明这一点。

 

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