【数据运营官】数字化行政管理，为企业管理降本增效赋能

一、场景描述

集团定期向各分子公司收集《专利证书》、《法律纠纷案件》、《政府扶持项目》《电脑资产情况》、《打印机资产情况》、《领导指令执行情况》等信息，目前通过Excel表来完成，然后通过人工整理、汇总、统计，工作效率低下，且数据在层层上报环节被搬运的过程中，容易出错，导致数据失真。

集团刚把几十家分子公司提交的Excel表数据汇总完，分子公司又提交了更新表，数据汇总工作没有终点，一直处于在路上的状态，人力成本投入高。由于汇总统计时间差，当决策层看到数据报表时，数据已过时，容易导致领导决策偏差。

问题定位：行政管理信息采集和整理方式老旧，业务繁琐、效率低下。

二、需求分析

针对日常行政管理信息采集、整理、传递效率低下和人力成本投入高等问题，公司决策层提出了更高的要求，希望能降低人力成本、提高数据采集、整理工作效率。

面对决策层提出的需求，信息部门协同相关业务部门，梳理得出了以下需求分析表：

 

需求	提出部门			提出时间
	公司决策层			2021-09-3
	最终用户的实际需求	报表具体需求描述			报表需求目的
	提高数据采集、整理工作效率、降低人力成本	1）数据实时录入和更新；2）指标数据由系统自动汇总和统计。3）数据采集和更新记录可追溯；4）各分子公司数据上报及时率和准确率可分析；5）通过数据分析了解各公司各业务运营情况，组织落后公司向优秀公司学习 。			解放人力，提高效率。
	提出部门要点确认			需求提炼-最终用户
	1）专利证书：记录数、证书类型、有效期至；2）法律纠纷案件：案件状态、案件金额、备案时间；3）政府扶持项目：所属公司、奖补金额；4）电脑资产情况：品牌、使用状态、数量；5）打印机资产情况：品牌、使用状态、数量；6）总裁指令执行情况：执行人、单据状态、是否逾期。			提高效率，降低成本。
历史报表使用与维护	使用频率		展现周期	展现内容与分析维度
	实时		随需求展现	详见指标梳理
	使用状态		停止时间	停止原因
	开发中		未停止	无
	取数来源		计算说明	数据精度
	自建填报专用数据表		取实时数据	1）金额取整数，单位取元；2）天数单位取天
	取数/上传时间		最近更新时间	文档版本号
	实时直取		2021/10/30	MIS V 1.0
	数据核对与维护
	与纸质凭证核对

 

根据与业务部门讨论得出的需求分析结果，信息部经过研究最后决定借助FineReport强大的数据填报和数据可视化能力，搭建一套信息系统来完成对数据的管理，实现业务人员实时录入和更新数据，系统自动整理、汇总，并生成统计分析报表。

需求落地方案，详见如下：

 

 

三、指标梳理

使用鱼骨图(fast法) 罗列业务部门给出的各项业务关键指标。

1、《专利证书》展现内容、分析维度和指标计算

1.1展现内容

专利号	专利名	专利类型	申请日期	获得日期	有效期至	距离到期（天）

1.2分析维度及指标计算

维度	指标	指标计算	可视化形式
专利类型	1）软装；2）实用；3）发明；4）外观。	各类型记录数	饼图
总有效专利数量	记录数	已获得未过期的记录数	颜色块展示
即将到期专利数量	记录数	0天<=有效期至-系统日期<60天	颜色块展示
专利获得年走势	记录数	按年统计	折线图或柱形图
过期专利证书	记录数	有效期至-系统日期<0	颜色块展示
公司	记录数	按公司统计	饼图

2、《法律纠纷案件》展现内容、分析维度和指标计算

       1.1展现内容

案件号	案由	诉讼地位	备案时间	案件金额	案件状态

      1.2分析维度及指标计算

维度	指标	指标计算	可视化形式
诉讼地位	1）原告；2）被告	记录数、涉案金额合计	饼图

3、《政府扶持项目》展现内容、分析维度和指标计算

       1.1展现内容

公司	项目类别	申报日期	预计奖补金额	实际到账金额	到账率

       1.2分析维度及指标计算

维度	指标	指标计算	可视化形式
公司	实际到账金额	统计实际到账金额	统计表
公司	到账率	预计到账/实际到账	统计表

4、《电脑资产情况》展现内容、分析维度和指标计算

       1.1展现内容

公司	资产编号	资产名称	购置日期	品牌	资产状态

1.2分析维度及指标计算

维度	维度指标	指标计算	可视化形式
品牌	资产数量	数量合计	饼图
公司	资产数量	数量合计	饼图
资产状态	资产数量	数量合计	饼图

5、《打印机资产情况》展现内容、分析维度和指标计算

       1.1展现内容

公司	资产编号	资产名称	购置日期	品牌	资产状态

       1.2分析维度及指标计算

维度	指标	指标计算	可视化形式
品牌	资产数量	数量合计	饼图
公司	资产数量	数量合计	饼图
资产状态	资产数量	数量合计	饼图

6、《领导指令执行情况》展现内容、分析维度和指标计算

       1.1展现内容

发起人	指令标题	执行人	所属公司	要求完成日期	指令状态

       1.2分析维度及指标计算

维度	指标	指标计算	可视化形式
发起人	发起指令数量	发起记录数	直方图
执行人	收到指令数量	收到记录数	直方图
公司	记录数	记录合计	饼图
执行人	逾期数量	单据状态不等于已完成或者已关闭；当前日期大于要求完成日期	直方图
用户	活跃度	发起人、执行人、反馈人、审批人记录数之和	词云
总指令数	记录数	总发起记录数	颜色块展示
执行中指令数	记录数	单据状态不等于已完成或者已关闭	颜色块展示
已完成指令数	记录数	单据状态等于已完成	颜色块展示
逾期指令数	记录数	单据状态不等于已完成或者已关闭；当前日期大于要求完成日期	颜色块展示

 

四、可视化展示

       1.1 专利证书

          1.2法律纠纷案件

         1.3政府扶持项目

         1.4电脑资产情况

         1.5打印机资产情况

          1.6领导指令执行情况

五、价值总结

这些应用系统实现了将分散在使用者手中碎片式的日常管理数据实时采集存储，并自动汇总生成数据分析报表，这一业务创新取代了传统通过Excel表收集整理数据，然后通过微信或者邮件层层上报并人工汇总的老旧方式，做到数据透视、管理透明，让管理者全过程可见，以便管理者做出准确决策。

通过对人、对行为、对数据的管理方式变革，用数据驱动企业运营，促进执行力、决策能力、知识积累和降本增效的全面提升，预估每年为公司节省人力成本近30万，效率提升近10倍，得到高层一致认可。