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2位不懂开发的业务人员3个月建成项目管理系统
一、企业简介
深圳华锐分布式技术股份有限公司（简称“华锐技术”）是一家专注于为资本市场提供下一代分布式低时延基础技术及核心业务系统的国家高新技术企业。公司致力于提升中国金融基础设施自主能力，自主研发下一代分布式中间件，助力金融机构实现核心业务系统的分布式转型，成为下一代分布式低时延金融技术的引领者。公司于2018年、2019年连续获得本土创投排名第一的深创投A轮、Pre-B轮投资；2020年获得招商局集团、招商银行、国泰君安证券旗下机构B轮投资；2021年上半年完成由华泰创新领投的Pre-C轮融资，红杉资本中国基金的C轮融资。
图1 企业形象图
二、业务/管理需求
随着企业人员规模、产品规模、业务量的增加，运用项目管理来规范开发过程、提高开发质量是必不可少且行之有效的管理方法，多产品线、四地联动办公、内外网隔离的生产模式，给公司的项目管理带来了挑战。
（一）痛点
l 线下的项目管理数据统计困难，领导层缺少统一的项目管理窗口，无法及时掌握项目情况；
l 信息共享困难，导致商务、项目、财务侧信息不对等，出现不能及时收款、滞后确认收入的情况；
l 经营分析决策缺少即时可信的数据。
（二）难点
公司迫切需要建立可执行性高的、较为全面的项目管理系统，同时需具备快速迭代升级的能力，以应对变化迅速的市场环境。
但是，公司懂业务规则的人缺乏开发能力，有开发能力的人不了解业务规则，而市场上成熟的软件产品学习成本高、流程适配度低、迭代周期长，且难以快速地将商务、项目、财务模块完美打通。
三、解决方案
（一）整体设计策略
运用简道云零代码能够实现“全民开发”的优势，直接让业务人员进行流程开发，如：商务负责开发合同管理相关流程和功能；质量管理人员负责搭建项目相关流程；收入收款则由财务负责。复杂度高的数据分析和流程、整体设计则由企业信息化人员负责。
综合公司整体的信息化需求，设计应用架构图如下：
图2 信息化全景图
（二）确定范围，流程分类
1．设计原则
企业数据可大致分为基础数据和过程数据两类，基础数据为表单，过程数据为流程，过程执行完后自动更新到基础数据表单中，使基础数据表单数据保持完整且及时。
公司根据数据所有者以及使用范围划分出6个应用：人力资源管理、数据字典、销售合同管理、产品研发与交付管理、财务管理、经营驾驶舱。
2．场景分析
（1）交付项目全流程
图3 交付项目流程图
（2）标准项目全流程
图4 标准项目流程图
（3）收入确认业务流程
图5 收入确认业务流程图
（4）收入预测
在收入确认规则的基础上，对硬件类、按进度验收的软件项目，根据项目或者合同的验收计划进行收入预测。
图6 验收计划更新流程图
（5）应用架构图
整理后，将功能分为表单、流程、仪表盘三类，分别进行归类，构建应用架构图如下：
图7 项目管理系统应用架构图
（三）执行计划
整体上，按照必要性，分为4个阶段：公司首先建设数据字典、人力资源、项目相关的执行流程，再搭建项目质量审计相关流程、异常执行流程，然后搭建部分经营驾驶舱，最终再完成收入确认线上化、收入预测线上化。
每个阶段的执行步骤如下：
l 重要表单的数据结构设计
讨论和确定重要表单的数据结构设计，比如销售合同台账、项目台账；
l 各模块流程和表单设计
各模块分别设计自己的流程和表单，完成开发和测试；
l 模块衔接测试
商务、项目、财务流程间的衔接功能开发和测试
l 培训和上线
四、应用场景
（一）场景一：项目立项
1．痛点
合同和项目的执行是公司最重要的工作之一，合同签署后，依赖于销售线下拉通产品线沟通立项事宜，因立项场景复杂，涉及人员多、沟通周期较长，难以追踪进度，靠人工收集信息来跟进，沟通成本高且收效微小；
2．解决方案
通过梳理项目立项全流程来设计各个环节的流转规则，将项目立项整体流程线上化。项目立项分为“合同签署后立项”和“合同签署前立项”两种情况。合同签署后立项的主要流转逻辑如下图所示：
图8 先签合同后立项场景分析图
有些项目存在提前立项的情况，即合同签署前需要提前投入人力进行一部分研发工作。合同签署后，再将合同与项目进行关联，针对这种情况的流转逻辑如下图所示：
图9 提前立项场景分析图
梳理清楚场景逻辑后，公司结合简道云的【流程表单】、【智能助手】、【数据工厂】等功能，实现了项目立项审批流转线上化。
利用流程表单功能，设计合同执行通知流程、产品线拆分立项流程、产品线拆分立项流程以及提前立项流程等。
图10 各项目立项流程图
每一个环节的流程结束后，利用简道云的智能助手功能即可自动触发满足条件的下一步流程，并同步更新已立项项目的合同编号、项目金额，相较于人工更新，确保了数据的准确、即时以及完整性。
图11 合同执行发起产品线拆分立项流程截图
图12 合同执行后更新项目信息截图
利用数据工厂功能，根据合同编号将已立项项目金额、待立项项目金额、产品线拆分立项流程中未拆分项目金额进行数据汇总，设计仪表盘，方便商务进行查询和跟进。
图13 监管功能-项目拆分检查功能截图
除此之外，通过简道云自带的流程分析功能，可分析和改进流程运行效率。
图14 交付项目立项申请流程分析功能截图
3．场景价值
Ø 流程线上化后，通过“合同-项目拆分检查”，可方便快速地核对各个合同拆分立项的情况，杜绝了遗漏立项造成的损失，人工跟进成本节约90%以上；
Ø 流程上线后，各岗位各司其职，所有数据均通过流程传递，待办事务一目了然，避免信息传递错误、传递延迟，沟通时间和沟通成本节约50%以上；
Ø 流程线上化为进一步的流程优化和数据分析提供了可靠的数据基础。
（二）场景二：收入确认
1．痛点
财务线下确认收入，依赖于商务和项目侧提供的数据，比如项目编码、项目金额、项目验收进度，容易出现以下情形：
l 信息不对称，导致收入确认进度与项目实际进度有偏差，比如项目侧的项目金额更新了，但财务侧的项目金额没有更新，或者项目侧给出的进度是预估的进度，与之后实际签回的验收单进度不一致。
l 项目侧提供数据不及时，导致收入确认滞后；
l 商务、项目侧无法及时获取到收入确认数据，经常需要找财务提供最新数据。；
2．解决方案
通过梳理不同的收入确认场景，针对不同场景的情况确定收入确认的依据和计算方式；
图15 收入数据形成逻辑梳理图
各场景通过智能助手生成“项目收入类型确认”流程，流程结束后，智能助手自动将相关信息写入“项目收入信息表”中，作为项目收入确认的基础数据。
图16 收入类型确认流程自动写入项目收入信息表截图
设计各种收入确认场景下验收文件的移交流程，采用智能助手自动触发收入确认流程，用数据工厂每月触发无需验收的收入确认流程，以保证收入确认的即时性和完整性：
图17 收入确认流程图
考虑到一个合同对应多个项目，每个财务审核的节点需点击界面上的刷新或者复核字段，通过联动聚合表、“销售合同台账”表单，刷新“收入确认流程”中的统计数值，用智能助手自动对“项目收入信息表”、“销售合同台账”进行更新，避免计算误差。
图18 聚合表计算合同各年确认总收入金额截图
根据合同编号、项目编号，用数据工厂比较收入确认流程中的收入加总值和“项目收入信息表”、“销售合同台账”中的合同总确认收入、合同的当年确认收入、项目总确认收入数值，自动检查数据更新是否正确，通过仪表盘的数据预警功能，数据异常时进行提醒，及时纠正各环节因人为操作不当可能造成的误差：
图19 监管功能-合同收入自检功能截图
根据项目编号，用数据工厂比对“交付项目基础信息表”中已立项的项目和“项目收入信息表”中的项目，比对各类验收单单号和“收入确认流程”中的验收单单号，核算按时间类型的项目当前应确认的收入和实际确认的收入，防止中间环节失误造成遗漏收入；
图20 监管功能-防遗漏确认收入功能截图
3．
整体价值
Ø 收入确认线上化后，财务每月收集材料、核对数据的时间节约50%以上；项目侧无需给多方提供材料，节约了时间成本；
Ø 收入确认更加及时，从以往的每月月底确认收入，变成了收到验收文件后即时确认，提高了数据更新的时效性；
Ø 公司领导、各产品线、商务、项目侧都能即时获取到收入确认情况，信息获取时长节约95%以上；
Ø 系统自动检测收入确认数据，杜绝了遗漏确认收入的情况；
五、总结与展望
项目集中投入期只有3个半月左右，平均投入人力约为2人，相对于传统的代码开发来说，极大地缩短了开发周期，节约了人力成本。
在工具选择上，看重简道云流程和表单调整灵活方便、开发速度快的优势，适合用于数据整合、搭建审核流，但代码版本管理等需求仍采用市场上成熟的软件作为管理工具，各取所长，方能短时间内创造更大的效益。
项目管理系统的线上化，让项目管理的主要过程和文档在线上存档留痕，为各部门、各产品线的项目管理提供了统一的平台，让项目管理的数据实现即时、可视；
系统有效地解决了信息共享的难题，各模块间的数据可以灵活取用、查询，信息传递零延迟；监管功能的设计帮助用户更及时地发现新场景，为完善业务流程、完善系统设计助力，确保信息传递零失误，同时减少了用户核对数据的频次和时间。上线以后，每周在项目管理数据整理上所花的时间减少约4小时。
合同、项目、财务的数据线上化后，为经营驾驶舱的建设提供了大量的数据，多方数据整合更加的快捷、准确，为数据分析提供了可靠的数据来源；经营驾驶舱数据更新及时，指标多样，多角度地为领导决策提供参考依据。
简道云提供的流程分析功能，让流程中各环节、各人员所花费的时间一目了然，给流程优化明确了分析方向，为企业优化业务流程、提高生产效率提供了帮助。
借力于简道云零代码能实现“全民开发”的特性，降低了系统开发的能力门槛，更好地发挥出了业务知识的价值。同时也应该意识到，想要把简道云平台的效用发挥好，需要熟练掌握平台上各种功能的特性，这需要大量的实操经验。
比如说，在收入确认流程中，如何才能确保流程结束时计算出来的合同总确认收入、当年确认收入是最新值，必须先了解到聚合表的数据计算即时性优于数据工厂，然后，数据联动结果的刷新需要本表单中联动字段值的刷新，综合这些特点才能给出解决方案：用聚合表计算最新值，通过在用户操作界面增加一些刷新、确认之类的字段，通过公式来触发数据联动字段值的更新，从而刷新数据联动结果。
公司用一年的时间已经逐渐地实现了办公流程线上化，之后，如何应用已有的数据，帮助企业不断优化流程、提高效能、辅助决策，从办公协同化、自动化，向数字化、智慧化迈进，是我们要面临的下一个重要课题。 | 
