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简道云数字化助力公用事业行业向智能化管理转型
一、企业介绍
港华燃气集团是香港中华煤气在内地投资及营运管理的业务组合，在上、中游投资长输管网、储气库等相关设施，在终端市场为居民生活、城市发展提供清洁能源。历经20多年发展，港华燃气在全国24个省、自治区、直辖市发展逾300个燃气项目，供气管网长度逾13万公里，年售气量397亿立方米（含中游），服务客户逾4200万户。
2021年港华燃气集团获得：“年度可持续力品牌”、“中国企业公民520责任品牌60强”、“2021年低碳榜样”等称号。
大连旅顺港华燃气有限公司为港华燃气集团的子公司，2010年06月11日成立，经营范围包括：燃气经营，燃气汽车加气，石油、天然气管道储运，移动式压力容器/气瓶充装，道路货物运输（含危险货物），各类工程建设活动，建筑智能化系统设计，燃气燃烧器具安装、维修等。
 
二、企业痛点：
1、传统办公方式效率低下
燃气行业属于高危行业，我们在工作中需要对管道、设备等进行定期的检查检测等工作，根据管道、设备的不同，检查检测的周期可分为：1次/天、1次/周、1次/月、1次/季度、1次/年。以往检查检测工作需要使用大量的纸质记录，纸质记录不仅浪费纸张，容易出错，而且当生产运行出现异常情况时，还不容易查找出问题所在，导致管理低效。
2、全过程管理难度大
很多员工外出工作，管理者难以查看员工的工作的全部情况，对员工工作状态了解不深入，而且员工采用传统的方法进行工作，没有为员工提供高效工作工具，也限制了员工的工作能动性和创造力。
3、各种信息传递、处理方式落后
不同部门间的信息、数据传递不顺畅，导致信息传递滞后，甚至忘记传递，为工作的顺利、快速进行带来了障碍，数传递不及时，也影响面向客户的交货期。而且，大量基础数据未进行分析整理，无法直接为决策提供依据，需要人工二次统计，耗时费力，容易出错。
4、管理数据呈现不及时
高层管理者以往通过月度、季度、年度会议的形式，听取各个部门汇报工作，不能快速、时时查看公司的经营情况，而且，数据分析不及时，造成管理的滞后，无法及时对客观情况变化做出应对。同时，各个部门负责人在汇报前，需要整理记录文件，编制制汇报材料，浪费时间和精力。
5、数据整合难度大
公司每两年都会接受集团的HSE检查，检查前，各个部门需要对检查的文件进行分类、筛选、汇总等，花费大量时间和人力。
三、解决方案
1、高层支持和持续推动
我公司属于能源行业，也属于关乎民生的公用事业。在使用简道云之前，各项工作开展基本上以纸张单据、word、excel等为主要的办公和工作途径及手段。采用这种方式不仅消耗纸张，而且工作的效率低，管理负担大。
公司总经理基于对数字化、智能办公的前瞻性，引入简道云工具，虽然，简道云没有在燃气工作领域中的应用先例，但总经理基于对大数据的了解，坚信公司通过创新应用及数据整合，能够解决公司面临的困境，并将此信心传递给公司员工。随即，公司成立项目小组，由总经理担任组长，由副总、各部门相关人员组成的小组召开专题项目会议。同时，小组成员制定了重点工作实现目标：
1）打造轻量级应用，补充现行系统无法按需定制的内容。以改善各部门工作中遇到的具体细节为目标。
2）员工自行在简单云上搭建创新应用，实现对工作细节的管控，减少重复工作。
3）打通公司数据通路，通过统一管理应用，以实现不同口径对特定对象展示数据分析的结果
在总经理的大力的推动下，每个部门都挑选出1-2名操作电脑的员工，搭建本部门的简道云表单、流程和仪表盘。同时，定期召开智能化会议，各个部门都会展示部门内的表单及仪表盘，与会人员共同查看和给出意见或建议。公司管理层也时时查看仪表盘，不断对表单和仪表盘的配置和页面进行完善。
2、员工观念的转换
有些员工，尤其是年龄比较大的员工，对接收新鲜事物有一定的抵触心理，在推行简道云初期，存在主观或客观的不会使用、不会操作等问题，还存在有的员工手机配置低、没有流量或流量不足等情况，员工使用有一定的难度。但通过各个部门负责人的推动和教授，经过一段时间的使用，所有员工都接受的简道云的工作模式。手机配置低的员工甚至都更换了新手机。另外，员工也能从工作的表单中挑出问题，提出合理化建议。
3、简道云助力信息化
简道云搭建表单后，经过发布给特定的员工，员工就能够使用，非常快速便捷，不需要过长的等待时间，员工使用起来也得心应手。通过员工对表单的填写和流程审批，管理层能时时从对应的仪表盘中看到相关的数据，对于异常的情况，也能马上就看出来，相比以前纸质的文件，异常情况处理速度大大加快。
另外简道云在工作日和周末都有技术支持，我们在搭建表单和仪表盘时，遇到技术问题，在微信群内提出后，技术人员能在很短的时间内给出解决方案，这对于我们快速搭建，起到了关键的作用。也让我们的搭建人员有信心和勇气进行自主搭建。
图1 公司业务图
图2数据平台展示
四、项目成果
1、建设成果
应用内表单数：200+
应用内仪表盘数：40+
应用数量：16+
2、整体价值
1）公司使用简道云后，各个部门使用纸张的数量明显减少，除了必须的报表、政府文件、合同文件等必须使用纸张外，其他业务纸张使用基本停止，据统计，办公用纸量比使用软件前减少了80%。无纸化办公减少大量纸张使用，体现集团绿色环保理念。
2）公司与外部单位的沟通也已经使用了简道云，如：汽车修配厂、施工单位、监理单位、物资供应单位等，当与外部单位有业务往来时，不需要进行大量的电话沟通或到现场沟通，只需要在简道云填写相关的表单就可以了，大大减少了不必要的沟通时间，以及浪费在交通上的时间。同时，也避免了电话沟通中容易出现的对需求描述不清，导致纠纷的弊端。
3）工作效率显著提升
借着搭建简道云流程工作，我们也梳理了现有的工作流程，对流程进行了优化，不同部门间的工作更加有效的进行了衔接，以公司热线派单流程为例： 通过数据平台创建的热线派单流程，弥补了公司原有客服系统的不足，节省了购置新系统每年投入费用1.2万元，客服部原本拟增加一名内业人员，现已被数据平台替代，节省人力成本支出每年5万元。使数据传输效率提高80%以上，流转效率大幅提升，在不增加人员的情况下，现有人员工作效率提升10-15%。
图3 热线系统更改前后对比
4）表单及流程表单使得工作更加规范
表单编制完毕后，员工按照表单的内容进行填报，不允许员工偷懒或超长发挥，规避了工作不规范的问题。规范的表单，促使员工按流程逐项填写数据，各项细节把控到位，避免疏漏，提升了工作标准化，促进员工的规范操作。
5）工作数据留痕迹，数据比对更轻松
通过表单的填报，形成了数据库，不仅可以时时查询数据，还能查询到数据的相关信息，如：数据填报人、填报时间、工作地点（有的工作需要定位）、签字等。数据可以通过仪表盘呈现出来，与excel、PPT中的指标图，柱形图、折线图等相比，在仪表盘对数据分析汇总，呈现效果清晰、直观、大方。比如以往车辆管理中，需要人员收集纸质单据统一录入，费时费力、容易出错。通过研发后，自动计算数据，避免以上问题发生。而且直接通过仪表盘，反馈车辆当日出车、行驶、油耗，同比环比等情况，便于日后费用管控，及时发现车辆异常情况等。
图4 车辆管理仪表盘
6）异常数据更直观，提醒功能更显著
在工作中，会存在异常情况，当人为不能发现时，就会出现问题或事故，使用简道云仪表盘对数据汇总，能够展示出与正常情况不一样的异常问题，通过仪表盘的数据预警功能，还能对异常数据进行预警并通知相关人员，第一时间让相关人员获知异常，马上进行处理。
图5 工艺数据仪表盘（包含异常数据点）
7）简道云融入工作的各个方面，当有新的业务时，头脑中会想到能不能用简道云实现。
通过一年以来简道云工具的使用，从管理层到基层员工，大家对简道云的搭建简单，使用方便，功能多样等特点高度认可。目前，公司的各个部门都在使用简道云，并不断开发其功能。管理者或员工在遇到工作上的问题或有新的业务时，会在第一时间判断能不能使用简道云实现。
五、应用场景
场景一：优化整合发展客户流程
1、痛点：
燃气客户开发需经过商务洽谈、方案设计、合同签订、施工材料准备、进行施工、验收、安全培训、费用收缴、点火通气等环节，这些环节我们公司统称为”发展线流程“，这个流程中涉及市场部、设计部、工程部、运营部、财务部等部门。从商务洽谈至通气点火一系列流程，每个部门都有至少一个独立的小流程，小流程之间有直接关联。以往使用纸质的流程单进行流转，虽然约定了每个流程的完成时间，但会发生责任人签批慢、经办人多次催促办理、流转单丢失、事项不清晰等情况发生。不仅效率低下，而且还容易影响用户的交货期，使用户对公司产生消极的看法。”发展线流程“是由公司市场部主导，以前使用纸质流程单时，市场部人员必须通过询问其他部门，才能知道工作到底进行到什么程度，流转到哪个部门，当其他部门有问题时，也需要相关人员进行沟通协调，非常耗时耗力。
2、解决过程：
通过梳理流程，将各个部门内的流程进行并联或串联的连接，使其形成一条完整的“长”的流程链。市场部将用户的信息填入表单后，自动流转至设计部，设计部将图纸及预算上传后，工程部和财务部会根据图纸填报各自的完成时间，通过自动加和，会形成合同工期，作为签订合同的依据。
当工程合同签订完毕后，会同时触发图纸会审、收款比例及金额、材料请购、供气合同审批节点，可以同时开展工作，提升了工作的效率。
同时，在这个流程中，相同数据只填写一次，后面节点的相同数据带入前面的数据，避免不同人不同时间填报的内容不一样。在工程验收、联合验收、工程移交、通气点火环节，由于节点的内容较多，采用智能助手链接子表单的形式解决。在部分能够确定完成时间的节点，设置了限时提醒功能，避免审批人员忘记相关的操作。
3、价值：
长流程的实施后，流程节点流转到谁，谁就办理自己的所属工作，当工作完成后，点击提交，就自动传递给下一个人，减少了人员的相互催促签批单据的行为和时间，工作效率大大提高。
表单流程发布给相关人员后，相关人员不需要再询问其他人，就可以在手机或电脑上看到工作流转到哪里，由谁负责办理，如果表单在某个人停留时间过长，也可针对性的与其沟通。
图6 发展线流程图
场景二：车辆及办公用品管理
1、痛点：
a、行政管理之中需要加强对费用的管控，以往是依据财务账目核对，存在滞后性，对过程缺乏管控。同时，需要耗费大量的人力进行各种纸质登记，定期对数据分析时需要再次人工计算，且容易出错，效率低下。比如车辆管理中，每次均需填写车牌号码、出车时间、回场时间，行驶里程，车况检查、加油情况、驾驶员信息等，每月底需要逐一筛选出各车辆的运行数据，并进行同比、环比分析比较，对车辆运行费用进行精细化管控。
图7 车辆管理表格
b、办公用品采购、领用等台帐经常出现账物不符的情况，缺支笔，少瓶水的情况时有发生。
2、解决过程：
1.建立“行车记录及检查”流程表单，每次出车均有审批，逐次填写行车数据，利用数据工厂对每辆车的运行数据进行加工整合，抽取出本月、上月行车状况进行对比分析，找出差异原因。管理层可随时查看每辆车的运行动态。
图8 车辆管理的数据工程
图9车辆管理月度对比图
图10 车辆总里程数对比
2.建立“办公用品采购申请“和”办公用品领用申请”流程表单，通过聚合表，建立进销存台账，即能时时更新库存台账，做到账物相符，同时，后勤人员和领用人可随时查看库存情况，便于及时补充办公用品，提高办公效率。
3、场景价值：
管理精细化。通过仪表盘将管理目标完成情况呈现出来，指标图，柱形图、折线图等多种展现形式并用，在仪表盘对数据分析汇总，呈现效果清晰、直观、大方。比如以往车辆管理中，需要人员收集纸质单据统一录入，费时费力、容易出错。通过研发后，自动计算数据，避免以上问题发生。而且直接通过仪表盘，反馈车辆当日出车、行驶、油耗，同比环比等情况，便于日后费用管控，及时发现车辆异常情况等。
场景三：用户安全检查工作优化
1、痛点：
以往我公司对用户进行安全检查（以下称安检）时，主管需要从用户汇总的excel表中筛选出用户的安检时间，然后将用户的相关信息在电脑上填入到用户安检单中，并将用户安检单分给各个安检人员，安检人员带着纸质安检单进入用户进行安全检查，并在纸质安检单上记录相关信息。安检人员返回公司后，安检单需要主管审核，审核后，安检人员还需要将安检单的信息录入到电脑中或将安检单拍照存入电脑，以备以后查看。在此过程中，存在以下痛点：
1、使用纸质单据，浪费纸张，浪费资源；
2、从用户汇总表中筛选需要安检的用户并信息填报到安检单中，消耗的时间长，工作重复，无实质性工作内容，仅仅是信息的搬运；
3、安检人员携带纸质安检单上门工作，手工填写，人为出错率高，同时安检单还存在丢失、损坏的风险；
4、主管检查安检单时，容易出现审核疲劳，进而容易出现错误；
5、安检人员将安检单进行电脑存档，属于重复工作，也无实质性的工作，仅仅是信息的搬运；
6、大部分工作是通过excel及人工来实施，形成整体看板的难度大，而且时效性受限制，管理人员不能快速的查看工作整体情况。
2、解决方案：
利用简道云建立安检的流程表单，安检人员从用户池内选取适合自己安检的用户，输入用户姓名，即可带出用户的相关信息，安检人员进入用户家进行安全检查时，携带手机即可，按照表单设定的安检内容，逐步检查，表单大部分事项设置为是或否，不需要安检人员过多的“自我发挥”，而且还可以对关键的部位进行拍照。在安检完毕后，安检人员和用户在表单上签字。当安检发现问题时，安检人员可以填写《安全隐患通知单》，告知用户存在的安全隐患，要求用户进行整改。
3、整体价值：
实现了无纸化安检工作，纸张使用降低了90%，降低了员工的工作烦恼（比如大量的手写安检内容，安检单和照片上传等），实现了数据的互通，员工在现场工作，上传单据后，主管在手机端就可以审核员工的安检单，还能整体查看工作情况，提高了工作效率。
图11 总安检数量
图12 安检计划与实际对比图
图13 员工当月安检数量
六、总结
简道云是一款轻量级的软件平台，只要经过简单的培训，大部分员工都可以进行表单搭建，流程和仪表的设置， 公司从最初的一个人能操作简道云，用了两天时间培训，每个部门都有2个以上员工能够操作，真正做到了部门自己搭建表单，全员使用的效果。简道云针对数据、流程、看板的设计，让员工从繁杂的纸质文件中解脱出来，让员工轻松工作。数据的上传和积累，为数据的传递、对比奠定了基础。同时，具有查看功能的人员可以随查看相关的数据，不需要像以前那样线下询问、索要数据。通过仪表盘的强大功能，可以轻松查看各个数据的情况，也可以看出数据的趋势和是否存在异常情况。
简道云的应用，解放了员工无意义工作、重复繁杂的工作，让员工参与到提升效率、创造价值的工作中，同时，也为管理者提供了必要的管理工具，让管理更加轻松有条理。
接下来，公司将继续深挖简道云的其他功能，实现流程业务自动流转、数据共享，让简道云为管理插上翅膀。
通过梳理自身信息系统和分析现有数据资源情况，打通系统间屏障，建立数据共享机制，形成大数据分析管理，找到与实际业务的结合点，通过大数据小场景切入应用，完善现有系统。
数据革命引潮流，信息共享用看板。
员工动脑拼才智，自主创新拓新篇。
七、经验心得
1、公司高层的持续推进和关注是智能化办公实施的关键；
2、在使用过程中，对于出现的问题和障碍，要与简道云技术人员沟通，请求帮助解决，不能让搭建人员心灰意冷。
3、涉及多部门的智能化工作，离不开各个部门的协作，项目负责人需要与各个部门进行不断沟通，不断完善。 | 
