建设【精诚移动OA】，六大场景数字化，全员提效50%！
企业简介
浙江精诚模具机械有限公司成立于1998年，坚守全球化品牌战略，致力于平模头和挤出生产线配套装备的研发、生产与技术应用，是挤出平模头行业隐形冠军企业。
梦工场以工业4.0为目标，打造集节能、环保为一体的现代智能化工厂，构建国际行业领先的工业制造平台。梦工场汇聚了国际顶尖的设备和人才，博士团队创想实验室，24小时恒温恒湿车间、精密检测中心，诉说着工业美学与精密制造的斐然业绩，国内中高端市场占有率达到70%以上。产品遍布30多个国家和地区，为9000+企业，量身定制48000+套模头及系统解决方案。在新能源汽车、光伏太阳能、电子产品、医用隔离、食品包装等各个领域有着无可替代的优势。荣获中国质量奖提名奖、浙江省政府质量奖、国家级专精特新小巨人企业。
 
1 业务/管理需求
公司从生产为主的“小作坊”发展成为现代智能化工厂的路上，成长扩张速度飞快。原先较老旧的内部管理工作方式的保留，人员及生产大量的增加，生产、研发和技术应用的要求不管提高，导致不少问题在后续渐渐暴露。
为适应生产规模的不断扩张，实现生产上的快速反应，公司及时地开展了信息化建设。但随着这些信息化系统的使用逐渐深入，也暴露了很多问题：
- 纸质文件流通审批慢、管理查找难 纸质合同的签署流程过于繁琐，并且签署周期长，一般需要3到7天的时间，碰上领导审批慢，或者外出不在公司的情况，其签署时间又需要延长，导致效率低下，耽误了业务的进度。纸质文件的保存，不仅占用了较大的仓储空间，而且涉及的工作量大，整理，收集，保管过程中难免发生遗失，错放乱放的情况，同时不规范管理带来了后续查阅的不便。
- 审批流单一无闭环 采购、维修、财务等审批流程单一流转，申请人只能知道审批结果，无法第一时间知晓后续的事情进展。只能靠人为询问，不仅浪费时间也大大降低了工作效率。
- 数据质量不高，导致统计效率低准确性差 由于没有系统化的管理，办公人员大多采用excel表格进行数据登记采集。通过共享excel登记，导致数据重复或分开登记下数据分散零碎。由于准确度不高、严重滞后和分散的数据，后期产出报表大量多样且无法直观的反映实际情况，让公司高层也无法准确分析和改善。
- 多部门间的数据孤岛问题 各业务条线数据资产的新增、变动情况封闭在各部门内部，导致其他部门很难第一时间获知相关变动信息并保证数据完整性。虽然实际流通了工作，但各部门对共同工作缺乏共识，没有跨部门协同的意识。
2 解决方案
公司重视信息化建设，不断提升管理效率。精诚持续通过工业化带动信息化、信息化带动工业化的可持续发展，实现企业信息资源的快速传递和有效集成。集成、高效、便捷的企业信息化平台，为企业内部资源共享、快速反应、有效决策提供了强有力的支撑，全面提升了管理效率。
19年引进简道云（精诚移动OA），300左右用户活跃使用。至此已搭建20+应用，主要应用分为6个大类：人事管理、售后管理、设备管理、设计管理、品质管控、采购管理。共累积应用内表单数200+、仪表盘数50+。
开设应用OA为全司员工使用，仪表盘在原有BI系统上添加，让员工可以更加直观快速的检测数据。
累积增加6个知识库，分别从软件使用操作手册、项目管理经验汇总分享、材料整理这三个大方向去完善。后续将根据项目、应用、软件的增加去扩展其余的知识库。
3 应用场景
3.1场景一：移动化采购申请及合同审批
1）需求部门无法跟踪采购进展：原始的审批流程需求部门申请后只能知晓审批是否通过，无法后续自主跟踪采购进程。
2）合同查询速度慢：各部门查询往期审批未完结的合同，需要从大量纸质文件中翻找。
3）合同签字周期长：纸质合同的签署流程过于繁琐，一般需要3-7天。若遇到领导出 差，无法及时签字，导致大量文件留置。工作时效性大大降低。
4）各部门信息沟通不畅：领导及财务审批均需要采购员反复送合同等待领导、财务确认后进行下一步。工作交流全靠人为交流，采购员一份合同的审批，20%的时间都在等待确认。
5）纸质文件量大：需要上层审批的文件及附件较多，打印量极大、纸质负担国大。为管理留档合同文件，需要专门的文件储藏，其大大占用了办公场地。
1）确认需求：了解各部门需要获取哪些数据及功能，设计审批流程表单字段。例如：需求部门需要知晓后续进展、采购部门内部合同审批流程、财务部需获取哪些必要数据、仓库需确认收货等。
2）流程确认：采购申请主要为申请和主管审批的过程，采购合同主要涉及到采购部、财务部、仓库三个部门。确认一整个实际线下流转的走向及各部门的连接，设计流程图。
3）版本测试：初步搭建后与各部门再次确认，调试最终版本。
办公可随时随地，不再受时间和空间的限制。采购人员工作强度降低20%以上，增强企业员工执行力，增加了经济效益。
提高领导对合同的全局把控力，节约了送合同等合同的时间，
自21年上线后，500+合同已正式在系统上流通登记，逐渐转变员工依赖Excel的思维固化，享受线上快速办公。
3.2 场景二：数字化售后服务流程
1）售后服务：量多且没有实际单据，依靠售后主管Excel登记。
2）绩效评分：依据只根据当时返厂信息，评分依据不够全面，且月度绩效依靠Excel统计结算。
3）售后回访：回访缺失，无法了解产品维修后使用情况，，还存在疑问的问题，以及客户的有效建议。
4、售后派工：人员可派工情况无法自动查询。
建立【售后服务线上预约单】，让客户或售后主管登记服务内容直接发起售后派工具体到售后人员，售后人员进行服务后登记实际现场服务情况。
回访人员在3-5天后进行售后回访登记，售后主管根据现场及售后进行绩效评分。
通过表单、仪表盘，降低主管每月登记、计算工作，快速统计售后人员月度年度绩效。售后回访的增加，不仅提高了绩效准确性更让客户感受到了品牌关怀。
3.3 场景三：可持续、透明化的设备安全巡检
1）随生产大额增加，车间设备数量大量引进，设备的保养和维护要求也逐渐增高：仅靠设备科间断性的维护无法保证设备问题及时发现后得到解决。
2）纸质安排车间人员登记，导致纸质成本大大增加。
1）设备分类、对检查内容进行基础档案的搭建。
2）登记设备对应6S负责人，形成设备巡检人员基础表。
3）设计流程，对每日点检异常的设备增加组长判断，组长确认后通过子流程表单触发设备报修流程，做到流程闭环。
4）通过智能助手、企业微信群机器人插件，群中通报安全巡检异常内容及改进结果。
5）仪表盘实现预测性报表，每日公开应巡检未巡检设备。
 
1）公开安全巡检表，大大降低纸质成本，减轻设备科工作，让车间员工对设备产生维护保养意识。
2）持续的设备维护保养机制，延长了设备使用期限，降低设备维修成本，生产成本。
3）通报透明化更让员工、领导快速了解及安排工作。
4 总结与展望
数据化管理是企业管理改进的关键。优秀的企业管理应该具备完善的运营数据分析体系。一切企业活动，最终都以数据最为参考，达成一定的数据指标，循环改进，持续发展。数据化管理存在于企业的每个环节，通过参考经营数据管理的企业体制是确保企业良性发展的关键。
从19年使用简道云以来，为公司节约30%的纸质成本，审批通过率提高50%，节约了文员在数据收集整理登记核对上70%的时间。公司不管是部门、员工、高层都更加提高了工作协同性。
1）通过知识库，将应用版块功能、难点操作解析公开，后期各部门负责人人员变动即可用此来快速交接。
2）多部门涉及版块，利用分页，使页面更加清晰美观。
3）后期仪表盘数据统计的字段，要提前确认好数字字段，数字字段才可以进行求和；后期调整字段可使用批量调整，通过公式选中原先字段。仪表盘用于大屏展示用蓝黑底显示更加清晰。
提升信息系统能力，适应精诚的战略规划及发展方向。
公司在实际的信息资源规划建设过程中，将信息资源的整合与应用系统的集成化开发相结合，对主要信息系统进行了全面地系统升级。正以ERP、OA、BI为三驾马车驱动公司所有运营事务的信息化呈现并提供有效的数据分析和决策支撑，通过系统化工具处理企业事务、商务智能辅助企业管理决策。
未来公司将在现有软硬件基础上深耕，将信息化的触角延伸至公司运维的方方面面，打通各个信息孤岛；关键所在，数据通达，让数据说话，让数据为公司的健康发展提供指引和决策。 | 
