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破局有方，疫情之下餐饮企业经营数字化助力管理精细化
武汉优你天然调味餐饮管理有限公司成立于2015年9月24日，我们是一家以健康饮食为特色，以捍卫食品安全为己任，以员工满意，顾客感动为价值理念的中式餐饮企业，是湖北近年成长最为迅速的连锁餐饮企业之一。
公司秉承多品牌化战略和独立事业部发展，旗下拥有“U你-天然调味”、“翠小小啫啫煲”、“翠小煲”等品牌，门店数量共40余家。为了健康持续发展，先后成立了培训公司、供应链公司和工程公司等事业部。我们希望提供有生命力的品牌餐饮文化，创造更多元的消费场景和食客体验，引领健康美食新潮。
一、业务背景
餐饮是一个高成本的行业，其中【人力成本】是非常重要的一环。加上疫情的影响，使得人力成本增涨，增加了企业的经营困难。因此，在这样的大环境下，餐饮行业企业要想从众多的同行竞争中占得优势，除了制定完善的战略目标之外，更要求企业内部的精细化管理，特别是人力成本管理。然而人力成本管理也是极具挑战性的管理环节，主要体现在以下4个方面。
人力成本控制困难：优你天然调味旗下拥有40多家直营门店（中餐），在当前局势之下，不同门店的人员规模，所处地区的疫情防控政策等都给人力成本控制带来了挑战，如何高效及时的控制的人力成本是现在首要的问题。
数据统计困难：企业在推行人力成本控制初期，最大的阻力就是数据统计困难，需要从众多的系统中调取出需要的数据非常困难，推送3年未见明显的成效。一个月出一次结果，对运营和人事管理推送人力控制相当困难。门店也不能及时的认识到自身人员超标的问题，最后导致人力居高不下，门店挣在多的营业额也是不挣钱的情况。
人员管理困难：初期统计数据之前有大量的人员考勤、员工福利、奖罚、超额激励等数据的修正，浪费大量的人力，最后是否正确还未知。工资核算系统中人员基础资料的正确性，是否正确和完善无法及时核查，会导致后面工资核算。
人员计划排班困难：每家门店的营业情况，业务动线和管理人员的个人能力，都会有很大的区别，导致人力成本控制的结果会有很大的区别，在人员用工风险的角度也是一个非常大的隐患。
二、解决方案
结合人力成本控制推行过程中的难点，得出以下的解决思路：
第一步【基础数据】：企业的人力成本数据是由最基础的各项数据组成（出勤、排班、工资标准、福利等等），如何能收集到这些【基础】是困难的第一步。
第二步【异常数据管理】：【基础数据】采集完，会出现大量不精准和不正常的数据。比如：员工不打卡，但是在上班，系统无数据。门店还是会核算这位员工的成本。为了提高这类数据的精准度，完全通过系统管理肯定是行不通，还是需要借助人员管理方式推进。帮助管理者高效的找到数据异常的原因，借助BI高效的数据统计能力和一些IT技术方式，自动统计出数据异常原因，可以高效的解决这类问题。
第三步【门店营业额测算】：【基础数据】之中有一项数据为人员排班，这类操作是为合理分配人力和规避劳务风险。需要门店的管理人员手动操作，提前给门店上班人员排班（上班、休息）。因各店管理人员能力有所不同，导致门店在排班操作上会出现排班不合理的情况，影响到最终的数据。通过预测类的工具，辅助管理人员提高有效排班操作。
第四步【报表】：前三步的操作都完成之后，快速的输入有效的报表，帮助管理人员管控各级各部门的人力成本。
第一步：人力成本-【基础数据】
架构思路主要的数据源：
人事系统：人员基本工资、基础信息、组织架构、排班数据、考勤数据
钉钉数据：审批数据（超额激励、绩效、奖金、惩罚、感恩金、年终奖）、考勤数据
收银系统：营业额
帆软数据填报：兼职数据
1）钉钉审批和考勤数据：
痛点：钉钉中的审批数据（超额激励、绩效、奖金、惩罚、感恩金、年终奖）、考勤数据，都是分散在每个人的审批和人员出勤表中，每个月需要花费各店和人事部一周左右的时间，才能汇总核对完此类数据。
解决方案【价值】：第一步：规范钉钉审批中每个重要的字段，保证数据的正确性。第二步：通过钉钉的公共API接口，读取此类审批的数据，分类汇总入数据库。第三步：通过帆软BI报表，分类汇总出每个品牌、门店、人员的审批数据。考勤数据：同样通过钉钉API接口，读取每个每个品牌、门店、人员的考勤，分类汇总入数据库。通过帆软BI报表展示。
价值：原先每家门店和人事部需要花费一周左右的时间才能统计完成的数据，通过帆软BI报表，一天之内可完各项基础数据的汇总和核对工作。
2）兼职数据：
痛点：兼职人员都是按照【天】或者【小时】核算工资，大多数可能只是临时上一天班。在加上每天会有上百人的兼职，所以人员录入系统中的工作量非常大，操作也很困难，导致无法录入系统，最终读取不到兼职相关的数据。各店通过excel表格的方式提交数据，时间久了之后，历史数据比较难找，汇总起来比较困难。
解决方案【价值】：通过【帆软数据填报】功能，快速的收集每个店的兼职数据。同时可以帮助门店清楚的了解每天，产生的兼职人力成本，提高自身的管理能力。补齐了此类数据的不足，减少每家门店和人事部门的日常工作量，提高工作效率。
第二步：人力成本-【异常数据管理】
痛点：
【人员打卡】：员工打卡不准时，一直都是企业很难解决的问题。因人员数量比较多（近2000人），人事部只能月初汇总出上月各人员的出勤数据，导致事后在对此类员工进行处罚，也很难有比较好的改善结果。
【人员基本资料的不完整】：因为餐饮行业人员流动比较大，每天都会有人员入离职现象出现。所以办理入职人员工作量比较大，导致在录入系统时可能会出现，部分员工的基本工资不完整，最后系统读取这位员工（工资标准）时，无法正确的算出工资。
解决方案【价值】：
【人员打卡】：通过API接口读取【人事系统】人员排班信息，【钉钉】的当天打卡信息，通过帆软BI报表进行比对和汇总。根据人员排班，确定这名员工的正确打卡时间范围，在通过钉钉考勤数据进行比对，将不正确的员工数据以标红显示，推送给相应的管理人员，同时会在第一时间对这此类问题的员工进行处理，提高后续此类数据的精准度。
【人员基本资料的不完整】：通过API接口读取【人事系统】人员基础信息，将工资标准不完整的人员，通过帆软BI报表快速的汇总出来，推送给管理员进行调整。
第三步：人力成本-【门店营业额测算】
痛点：餐饮门店经营中，提前给各岗位人员排班，可合理安排人员上班时间和控制人员用工风险。在实际的门店运营中，大多数的门店管理者，无法做到人员排班的精准有效。最大的原因是因为每天上班的人员工资标准、奖金、福利等，都会比较大的区别。所以无法快速的精准统计，很难把控是否达到人力占比标准（营业额的20%为人力成本）。
解决方案【价值】：第一步：明确人力占比标准。第二步：将人力成本组织的明细分类。第三步：通过帆软BI报表将人力成本组织数据分类显示，将【人事系统】中的人员排班和通过【帆软数据填报】功能快速收集的门店兼职数据为基础，以及各项人力工资的组织数据，进行分类汇总显示。按照营业额的20%为人力成本占比标准，返推出当天需要达标的营业额。帮助门店高效的了解人力占比情况，及时调整运营策略。
第四步：人力成本-【报表】
结合以上的各项解决方案的支持，最终展现出以下数据报表（门店工资成本、门店人效），帮助各品牌作为日常人力成本控制，非常高效的工具。
报表按照单店为目标，同时在单店之中又细分出【前厅、后厨、兼职】每一项都是对应数据标准。超出标准范围的数据为以红色显示，也会在第一时间推送给管理人员，大大增加了人员的高效性。
门店人效数据报表：人效的组织相对工资报表会比较简单。也是按照门店为单位，在分前厅和后厨、兼职，其中有每个店分组相关的上班上数，每个人带来的价值（人效）。
三、总结（成果）：
员工工作效率的提升：帆软数据报表未上线之前，对于人力数据相关的工作，需要花费公司50%的人力。后来通过使用帆软数据报表帮助，在高效的推动公司战略目标（人力成本控制）的同时，其中员工工作中跟数据相关的工作效率提升高达80%左右，解放了所有数据收集、整理、核对、计算等相关的工作。
报表的访问数据：此类报表的可访问人员是有严格控制（经理级以上），通过观察后台日志记录，人力相关的报表，使用人数总合已超1000次。此类数据足够可以证明大家对于此报表的使用需求。
门店人力成本优化成果：如下图，以下是目前40多家门店的员工人数（1159人），平均每一家门店在28.9人左右。在上线BI系统之前门店总数在20家门店左右，人数高达1700人，平均一家门店85个人（因为当时没有系统管理人员信息，所以无历史对比数据展示）。通过帆软数据报表和各部门同事们的的一起努力下，本公司品牌下所有门店数在翻倍的情况下，相关部门和门店人员无新增，实现业务的高效运转的同时人数还在所减少。
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