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数据监控决策系统，助力祈福实现降本增效
企业简介
祈福集团是一家以房地产综合开发为主导产业，集教育、医疗、酒店及旅游服务于一体的多元化产业集团。十多年来祈福集团以超前、人性化、国际化、可持续发展为核心理念，发展成为实力雄厚、建基中国、立足国际的跨国企业，同时以超卓的业绩奠定了在房地产界的领导地位。继开发全国闻名的“中国第一邨”——祈福新邨后，祈福集团又斥资30亿在中国内地开发第二个大型房地产项目—[祈福南湾半岛]；祈福南湾半岛在南海风景优美的仙湖旁、高尔夫球场边，是一个地中海式的湖畔生态豪宅。
1 业务/管理需求/挑战
当前业务管理现状/痛点：
- 公司的高层管理者很难把控的各部门/部门员工的工作状况，难以通过现有资源对员工/部门的工作成果进行评估。
- 日常数据多且复杂，没有专门的工具进行有效整合。
- 日报、周报数据输出的人力与时间成本太高，主要花费在数据整合上。
- 难以评估员工/部门对公司产生的价值。
业务需求：
- 管理者需要一个专门的数据决策系统，能够直观的把控到各个员工的产出情况。
- 管理者可以通过数据决策系统的数据进行推断业务情况，进而可以得到有价值的决策。
- 员工的数据整合上面花费太多时间且准确性不高，需要一个系统帮助计算整合。
- 员工也需要有一个能够时刻提醒自己工作输出的系统，能够通过系统看到自己和同事的差距，进而查缺补漏提高效率。
2 解决方案
在已有需求和业务痛点的推动下，得到以下解决框架和思路：
- 将员工及管理者的需求进行汇总整合，形成一个大体的框架。
- 详细地了解员工的工作流程，管理者想要看到的关键指标，形成决策系统初步的雏形。
- 针对于各个不同业务场景，开发一系列相应的BI看板以及BI报表，形成决策系统初版。
- 通过和员工及管理者的不断碰撞，最终得出一个完整的数据决策系统。
具体BI实现方案：
BI应用：
- 公司使用集成了多个平台的数据决策系统，针对各个不同的业务场景开发相应的系统提供部门使用，目前我们公司已经使用帆软开发了20多个系统。如下图所示。
- 公司有自己的数据仓库治理平台为帆软界面展示提供后端支持，目前公司已有2000多个job每天都在更新使用。如下图所示。
3 业务/管理应用场景
3.1 场景一
痛点：管理者无法看到当天部门整体的工作情况，以及各成员的分工情况；导致管理者难以把控部门的工作进度，难以对部门开展下一步计划。这样很容易造成部门失去方向，盲目工作，因此需要一个专门的决策系统来解决这一系列问题。
解决方式：这里设计了审单数据分析报表，通过对不同成员进行划分统计纵向对比，同时又以派单、待审、退单、打回重扫等多个不同维度对各个成员的工作时长分布进行横向对比。
场景价值：该场景主要价值为领导能够随时看到当天、昨天以及近一周、近一个月部门同事的工作情况，同时也可以每个成员的工作量占部门工作量的比重，以及衡量该员工对部门的贡献率等，为领导决策以及员工绩效考核提供了很好的依据。
3.2 场景二：
痛点：只知退单数量，却不知具体缘由，无法对此进行决断和把控。在无决策系统时，按照以往数据，管理者是只知道部门操作的退单数量，只知道数量多和少其实是没什么意义的。只有知道退单的缘由是什么，退单的单据类型、所属公司是什么，这样才能够根据具体情况进行决策或者做出行动，从根本上解决出现退单的问题。
解决方式：在这里对每个成员的退单数进行分析，包括分析了退单的单据类型、退单单据所在的板块、公司、以及退单原因等，若假如发现近期退单的多数为板块A，那作为领导就可以找A板块的负责人进行商讨，规范下属的提单行为，从而减少这类退单情况。
场景价值：之前在第一个模块里设计了对各个成员业绩、部门运转状况的整体把控，后续页面就将针对于各个不同类型的单据进行展开讨论，从而可以从各个维度进行优化，最终提高部门的工作效率和产出。通过这个页面可以很有效的对退单数据进行把控，能够从各个维度监控数据，保证数据的健康运行以及部门的优化提升。
3.3 场景三：
痛点：在无费用分析系统前，员工的审单时长、审单效率难以把控，同时也存在员工本身忘单、漏单的情况。通过决策系统可以有效的时刻提醒自己，做到高效且不漏单。
解决方式：针对这种情况，特地开发一个针对于审单时长的提醒页面；在这里我们会把超时审单的单据展示出来，以及超时的天数也可以看到；员工则可以通过这一个页面看到自己待审的单据情况和单据数量。从而保证部门整体不会漏单。
场景价值：员工在看到这个页面的同时可以完全避免漏单、忘单的情况；而领导也可以通过这一页面监控到部门员工的审单效率以及拖延性。当然也可以通过该页面看出一些特殊情况从而做出相应的决策。比如说在某个时间段内，派给员工A的单据一直未审，那最有可能的原因就是A员工请假，在看到这个页面的同时就可以把A员工负责的单据交接到其他同事手中，避免出现单据漏审、给部门抹黑的情况。
3.4 场景四：
痛点：在无数据决策系统时，公司医院的营收还得通过手工核酸，这无疑造成了诸多数据计算错误，统计不及时性等问题。通过我们使用帆软开发的可视化大屏，管理者可以直观地看到该医院的营收情况，以及可以看到各个科室和不同医生给医院带来的价值。
解决方式：
针对上述所说的数据手工统计、统计不及时等情况，我们开发了相应的决策系统。通过大屏可以直观看到本年度的业务营收情况，以及与之前几年的同期对比图，方便决策者对当下业务状况进行把控，从而更好做出下一步的调整方案。同时我们在决策系统中，还把不同科室、不同医生带来价值也一并体现，这也有助于管理者能够准确地对付出更多的医生/科室进行回馈，同时也能对没获得表彰的医生/科室进行鼓励和警示作用，能够更好地提高效率。
场景价值：
医生能够在大屏中看到自己贡献值所处的大致位置，科室也能够在大屏中找到下一步的目标和方向。这个系统能够让医生/科室对自己所处的位置有所认识，同时也能给医生/科室提供目标和方向。对于管理者而已，也能够通过系统认识医院目前的概况，从而有效地且应时地做出相应的决策，带领医院往下一个目标/计划前进。
4 总结与展望
费用系统整体项目概述：
1、该项目开发的业务系统共包含了6个看板和8个报表。几乎涵盖了该业务部门所有的业务过程、业务数据，同时也涵盖了该部门对员工的绩效管理模块等等。
费用系统项目价值：
1、该系统从根本上释放了人力、提高了效率。通过该系统可以直观看出该部门的业务运转情况、部门同事工作状态，领导层也能把该系统作为日后决策的依据之一，给部门带来了很大的价值与变化。
2、工作模式上无需在手工统计审单数据，员工也无需时刻记得哪些单还未审，只需打开系统就可以看到自己的审单情况。
经验和感想——项目执行上：
1、注重沟通，理清逻辑最为主要。一切的开发都有其业务意义，若未理清业务含义而盲目开发，很可能造成项目成果无实用性或者无效扩大后续维护工作。
2、梳理关键指标。在理清业务含义的同时，要能准确获取业务部门所需数据，即领导想看到的关键指标是什么? 只有想到用户所需，所作出的项目才会有用户愿意使用。
3、不断的沟通和维护。一个好的项目绝不是一次性对接、沟通、开发就完事，而是通过反反复复的沟通确认和逻辑优化，这一过程需要大家都能不厌其烦，这样才能保证项目的稳定开展以及完美结束。
总结与感想——后续规划上：
- 随着公司业务的不断扩大，数据的复杂性以及量级日益增加，后续方向肯定是越来越需要数据决策系统的支持。
- 帆软作为一个提供数据决策系统的工具，对于我们公司来说必不可少。帆软操作简单、功能庞大、且设计出来界面美观优雅，很适合决策系统本身应该有的“气质”。
- 目前我们已经运用帆软设计出20多个决策系统，数据仓库的建设也多达2000多个job。随着时间推移，我们将会继续使用帆软设计出更多美观且实用的数据决策系统。
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