邦维信息科技：打破系统间壁垒，全生命周期可视化助力采购业务降本提效30%
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企业简介
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山东邦维信息科技有限公司，成立于2016年10月，公司注册资本1500万元，现有员工150人，是一家专业的IT技术服务公司。经营范围涉及方案咨询、软件开发、系统集成、信息化项目实施及运维服务等多方面，业务遍布全国各地，行业涉足石油炼化、精细化工、热电联产、物流园区、粮油加工、港口仓储等。
公司先后通过“软件企业”、“软件产品”双软企业资格认证，ISO9001质量管理体系认证，ISO27001 信息安全体系认证、CMMI L3级证书，信息安全管理体系认证证书，安防资质等级认证证书，云计算中心机房取得“国家A级机房”牌照。获得国家版权局颁发的智能工业园区管控系统、工程项目管理系统、餐饮智能管理平台、国学文化教育学习系统等计算机软件著作权证书30余项。
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1 业务/管理需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的数据/BI应用需求）
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项目背景：
邦维公司一直秉持着通过专业的信息化方案，助力合作伙伴发展的社会责任和使命。在为集团型公司服务过程中，邦维公司不断提升采购业务分析专业性，将降本提效作为不断追求的关键目标之一。
- 某集团成立采购共享中心，针对各子公司装备类物资进行集中采购管理：
随着企业的发展，采购规模越来越大，集团未对采购计划统一管理，在装备类通用物资的采购上存在多次零散下单，物流成本过高，采购流程多且杂，缺乏规范性，各产业公司物资利旧困难，库存占用成本过高。
- 各业务系统之间存在数据壁垒，跟踪执行不直观，沟通成本高，效率低下：
目前，该公司采购业务涉及SRM、合同管理系统、WMS、ERP等多套业务系统，各系统之间产生的数据需要在各系统单独查询，未形成完整可视化的链条。对采购执行者来说，进度跟踪复杂，与需求提报者/供应商之间的沟通效率低。
基于以上降本增效需求，为更好的管理集中采购业务，该企业提出‘搭建全生命周期可视化体系’的需求，为降本增效工作做好数据支撑。我公司在接到该需求之后，和用户进行充分沟通，最终确定搭建采购数据中心，实现为需求提报者、采购执行者、库存管理员、共享中心管理人员提供可视化的数据展示平台，加强业务管控力度，辅助采购业务模式创新发展。同时，为了调动相关人员积极性，打造‘比、学、赶、帮、超’的工作氛围，搭建了考评公示看板，对采购执行效率及采购量进行有效考评。
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2 解决方案（业务/管理挑战下，解决业务/管理需求、建设业务/管理分析或数据应用平台的思路、方法、架构、过程等）
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采购全生命周期可视化项目解决方案
建设目标：
实现涵盖采购需求管理、合同执行跟踪、供应商考核、采购决策辅助、模式采购分析、异常业务预警及数据全链条平台的七大模块信息化建设需求。
建设历程：
针对采购业务存在问题与痛点，邦维信息科技IT人员与采购业务人员一步一步梳理，了解业务场景，最终确定建立一套数字化、可视化、精准化、智能化的采购数据分析与辅助决策平台。服务于管理层、各板块、分子公司管理层、业务操作业务和管理人员。
- 梳理采购执行流转现状，以贯通各采购业务系统数据为着手点，首先突破系统间壁垒，实现采购全链条数据的汇总，形成采购数据中心。
- 明确业务关键节点，梳理符合采购执行者、需求提报者的统一可视化流程界面。充分了解业务人员所需所想，抛开信息思维，走进业务，与干系部门一起探讨流程和改进方式，从采购源头到结束，逐一排查梳理关键节点，对采购中的加急计划、新人寻源困难、供应商报价不及时、发错货、迟发货等问题进行深入探讨。
- 通过与业务多次研讨，最终出具数据中心可视化方案。过程中，组织10次业务现状及痛点调研，相关专家针对可视化方案经过6轮研讨，出具了15版方案DEMO，最终完成从一个宽泛的业务需求到一个一个清晰、可执行的工作任务的转变，完成采购数据中心的搭建，为整体采购业务分析打好了基础。
- 数据采购中心的搭建及采购数据的贯通，为采购数据的统计及执行效率的分析打好了基础，数据形成链条后，进而从效率分析、合同统计、人员考核进行了拓展，不断发挥数据中心价值，发挥数据的力量，向流程标准化、考核标准化、数据标准化大步迈进。
数据中心的建成，也为管理者提供更加可视化的管理界面，从而增加了对业务执行的整体掌控力度。
- 搭建绩效考评体系，拉动员工工作积极性。从公司到部门，再到具体的采购人员，不断细化考核机制，实行权责利改革，打造采购执行星级排行榜，打通钉钉接口，实现了对季度优秀采购业务员的通令嘉奖。季度进行采购之星激励，打造赶超氛围，不断提升采购质量、降低采购成本、提高采购效率、拓展采购模式及渠道，落地采购降本提效战略。
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3 业务/管理应用场景（按照问题—解决过程—价值的逻辑，介绍几个项目中典型的业务/管理应用场景和取得的成果）
3.1 场景一：xxx（按照【痛点—解决方式—场景价值】的逻辑来介绍场景）
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场景一：依托采购执行数据，完善供应商管理制度，辅助提升供应商库质量。
过去在业务人员进行供应商选择时，依靠人为判断，由于信息不对称容易造成片面的决定。针对该场景，设计了供应商绩效评价，并将评价结果反馈给业务系统，使采购人员在做采购业务时，可以直观看到各供应商的绩效评价，通过数据分析做出正确选择。
从产品供应规模、专利数量、报价响应及时性、历史合作金额、到货异常率、发票预警率等10个维度对供应商进行评价，通过供应商历史合作数据，评选战略、优质、合格、异常、淘汰5个等级，并关联采购执行决标等环节，优胜劣汰，不断优化供应商库，从源头把控采购质量，从而建设良性循环的采购体系。
通过对合作供应商的等级评定，不断优化供应商储备库，从原先的两万家供应商，缩减为四千家供应商，大大减轻了采购寻源的工作量，整体提升了供应商的服务质量和到货质量。优选供应商具备更高的服务可靠性和合作延伸性，对于企业间联融，战略合作模式的推进发挥了巨大的价值。并且供应商绩效评级，不断与采购执行环节进行打通，在采购寻源、决标等环节，结合绩效分数，对供应商进行进行推荐、预警、限制，切实落地绩效数据的价值。
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3.2 场景二：xxx
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场景二：采购执行异常预警
在全链条数据打通之前，采购业务缺乏规范性和数据指导，只能依靠采购人员的工作经验。对于加急需求，采购执行往往变得被动。同时对于库存物资的使用并不充分，物资闲置时间过长，增加成本及资金占用，采购数据未对业务进行有效的反哺，数据资产浪费。在执行异常预警等方面，也缺乏有效的协同建设。
案例：某公司在进行一次项目物资采购时，因对其中的A物资需求紧急，采购人员担心影响整体项目进度，在未做充分调研的情况下，与乙供应商签订采购协议。直到项目成本审查时，发现此供应商在A物资上的中标价格，高出同物资上次购买价格41%，高出此物资历史平均采购价格38.5%，且存在部分物资存在闲置库存，未先执行利旧，给公司造成的直接损失达12万元。
措施：
①加强采购计划管理，汇总集团采购需求池，对待采物资进行统计，同时对强对加急计划的管控，避免造成采购工作被动的情况产生。
②在寻源采购方面，依托沉淀的采购数据，获取物资采购最近价、最高价、最低价，平均价，在决标时，对高出最近价10%的报价进行预警，并在决标审批时特殊提示，做到对采购执行的反哺，通过信息化手段，实现系统决标及预警，打造无人化采购模式，实现采购业务的半自动化。采购执行价格的预警也为公司有效避免了多次异常采购的执行，2022年第一季度有效降本金额约5万元。
通过对历史采购中标供应商的响应及时性、价格排名、到货效率等数据进行分析，辅助决策者进行寻源及决标，同时做到价格预警及到货异常提醒，对突发情况进行及时的处理，从被动变为主动，进而避免影响生产的使用，将可能产生的损失降到最低。
③将库存物资利旧作为重点工作之一，先利旧再采购，同时打造区域闲置物资共享仓，制定旧物资盘活目标，按仓库月度进行新增物资及旧物资盘活统计，年度考核，推进建立安全库存战略。
④全链条数据打通之后，对数据的管理越来越规范，同时也对执行过程的规范性也提出了更高的要求。对物资订货、到货、接收、质检、入库、领用、开票等环节进行实时监控，对采购执行异常数据，做到及时预警提醒。
采购执行预警，为公司有效避免了大量的成本及时间损失，与去年同季度采购异常数据进行环比，异常数据发生率降低60%，通过异常预警，剔除供应商近400家。对于入库及开票，有效避免了库存的无效占用及资金流转占用，为公司采购降本增益目标的实现起到了关键性的作用。
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4 总结与展望
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采购全生命周期可视化项目是基于帆软数据分析平台搭建实施，以自动化、可视化、数字化为核心，项目建成后，发展用户使用BI自助分析，推进采购业务分析再上一个新的台阶，为企业提升供应商管理、采购模式变革、采购质量提升打下了良好的基础。全生命周期可视化项目的建设实施，全方位的提升了采购整体链条的信息化水平，保障了对企业生产需求的积极响应，为企业生产及经营活动的正常开展提供了保证，助力了企业信息化建设的发展。
采购业务的信息化建设任重而道远，邦维科技公司接下来将继续本着做深做透的原则，不断拓展，将采购价格预测、安全库存建设等内容提上日程。
同时，邦维科技公司基于帆软数据分析平台，在生产、销售、人力资源管理、财务管理等多个维度也有着大量的信息化服务输出，从多角度为用户输出全方位、高质量的信息化建设方案，不断为用户输出优秀的实施方案和产品，相信在邦维与帆软的共同携手下，未来信息化建设将更迈向更高的台阶！
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