【2024中国数据生产力大赛】业财一体化降本增效推进企业管理新模式

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业财一体化降本增效推进企业管理新模式

企业简介

浙江精诚模具机械有限公司成立于1998年,致力于平模头和挤出生产线配套装备的研发、生产与技术应用,是国内挤出平模头行业的领军企业,亚洲最大的挤出平模头生产基地,国内中高端市场的占有率达到78.1%,是国内挤出平模头行业排名第一、全球前三的领军企业。

公司产品应用于高分子材料的精密薄膜、光学片材、高强度板材的制造,支撑着医用膜(如: 高精度熔喷非织布模头、医用防护服透气膜)、锂电池隔膜、轻量化材料精密挤出成型装备、汽车阻隔窗膜等新兴产业的挤出成型模具供给,引领着熔喷布产业、碳纤维等高分子量高强高模材料等高端产业的技术进步,可广泛应用于航空航天领域的结构部件、军用头盔等特种领域,同时推动食品包装、工业包装,装饰材料,防水材料等领域的开发与应用。20多年来,精诚致力于全球化品牌服务,产品已经遍布全球30多个国家和地区,为8000多家企业提供贴心的服务,其中Covestro 拜耳材料、Sabic 沙伯基础、3M公司、韩国SKC 、LG、三井化学、宁德时代、松下、宝洁公司、格力空调、美的集团、中石化等全球知名企业均是精诚重要客户。精诚还与杭州福斯特、南通三信、广东鑫晖达、广东仕诚、金纬集团、上海嘉倍德塑胶机械有限公司等多家企业建立了战略合作伙伴关系。

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1 业务需求

近年来,随着科技进步,工业技术的迅猛发展,客户对公司的信息化要求也越来越高,对于IT部门的挑战越大。公司不断加大科技创新力度,推动各项系统上线,推动建设数字化工厂,持续研发可靠实用的产品,贡献予社会。

公司引进Epicor ERP ,使用Epicor 自带的MES系统,金蝶财务系统,以及超兔,孚盟软件,华天软件等业务软件系统,由于业务软件孤立于各个部门,造成了企业的业务、财务管理体制、流程及其管理都会对财务业务一体化产生影响,数据孤岛的痛点愈发明显,使企业在财务业务一体化方向中出现了极大的阻碍。

传统财务会计的影响

财务部除了会计核算工作外,并未参与管理工作。受传统的企业财务影响,企业很难及时处理信息,无法做到实时监控和决策,很大程度上影响企业的财务业务一体化。

业财应用不协同

使用的软件不能充分有效利用软件,无法使业务部门和财务部门协同工作。业务部门与财务部门各自采用一套软件处理其数据,不能及时沟通信息和协同更正信息。

信息孤岛的影响

由于业务软件系统局限于业务部门,形成信息孤岛,数据共享性差,看似复杂却很普遍的问题都是由很多细节或经验来支撑的。随着企业业务发展,业务流程、单证手续日趋复杂,对于不同产品品种、战略品种或不同区域,业务处理呈现出个性化。需要有一套业务部门与财务部门都认可的正规程序、规定,以协同处理这些不同的特殊业务。

为了更好的为企业管理层提供决策系统,为员工跟踪生产项目进度,节省人力成本、时间成本。精诚决定采用简道云OA系统打通各部门协作流程,使用FineReport自定义数据报表打造符合精诚的特性的决策面板。

业务

现象

描述

影响

流程不清晰

工作流存在交叉、断电、盲点

出现多重管理或真空地带,数据和系统未涵盖或不准确,导致误判

权责不清

全责无明确意义或标准

无法设定权限,数据泄露或恶性竞争

报表混乱

不同板块下存在多张类似或部分重复的报表

大量报表堆积,价值密度低

方法不规范

不同业务单元核算、分析等计算方法定义粗糙或不一致

多业务单元间反馈结果不匹配,输出结果与现状存在较大偏差

数据

数据割裂

工作流存在交叉、断电、盲点

需求缺乏统一规划,重复加工数据,浪费资源

口径不一致

全责无明确意义或标准

多业务单元间数据计算结果不匹配,管理者对业务现状掌控模糊

不透明

不同板块下存在多张类似或部分重复的报表

无法快速追溯业务数据异常情况

粒度粗

不同业务单元核算、分析等计算方法定义粗糙或不一致

缺少细节,无法更进一步定位业务原因

时效性差

计算时间长,较难获取实时或者临时性数据

无法快速和准确响应业务临时性需求

自动化程度低

手工干预多且分散

易操作失误导致数据异常,数据处理速度慢,时间成本、用人成本上升

2 解决方案

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结合公司实际情况,再迭代已有的系统流程,全面向业务兼容,制定出了完整计划。

第一阶段:以财务成本角度出发,规范业务部门系统操作,牢牢把关,层层控制

第二阶段:根据业务情况,结合实际,规范业务流程的同时改善流程,减少员工工作负荷,提升整体工作效率。

第三阶段:完成业财一体化全协同,从数据方面融合业务、财务系统,达成数据的共享与全面管理

为全面实现业财一体化,经公司重大决策,调整了部门组织架构,根据产品类型,分为四个事业部门,根据部门属性,分出三个中心部门,以便于业务权责划分,数据分析准确、精细。

3 应用场景

3.1 场景一:采购下单

1.采购下单及合同审批

1.1问题分析

  1. 报采申请缺少符合职级领导的审批痕迹,流程流转到采购员会常常因为权责问题,导致采购员再去询问报采缘由,大大降低工作效率。
  2. 成本管控环节的采购下单及合同审批流程不够规范,缺少流转至财务的闭环管理,采购员由报采单发起的采购单,无法追溯到报采流程。
  3. 财务需要核对采购合同的各项信息是否准确,采购合同的有效期是否符合公司要求,核实采购合同的价格是否合理,是否按市场价计算以及采购货物的交付期及支付条款时不便于追溯,造成付款不及时等问题,流程过度冗余。
    1.2解决过程

(1)为减少财务审核时间,加速流程付款周期,精诚做了分解原先的采购流程,将报采与采购下单流程区分开,且报采审批通过后,自动流转至负责采购的部门派发采购员,出发采购下单子流程,采购员选择相对应的报采单进行比价下单,同时报采申请表单和采购下单表单都配置了表单编码用于审核追溯,流程流转至财务时,采购员需要打印纸质单据交付财务部门,用于财务留档,审核,追溯。

  1. 减少采购员下单的重复操作。ERP和移动OA分开使用,造成了OA的某些流程节点和ERP操作重复,繁琐的操作,为了更便于采购员加快进度,精诚决定做数据传输的开发功能,ERP上,直接由采购员下单的同步至移动OA采购下单及合同审批流程。

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  1. 增加OA流程下单核准的节点,审批过后,将系统核准动作的结果推送至ERP上PO单,以此达成采购下单动作的闭环管理。

移动OA核准结果

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Erp已核准状态

1.3场景价值

系统功能部署上线之后,采购合同达成率平均高达80%,大大减少人对人的沟通成本,财务部门付款审核环节之前常常出现审核订单问题找不到人,要层层联系,非常浪费时间,而现在根据打印出来的纸质单据,根据单据编号,可以直接快捷的追溯到订单信息,及时付款。

*写作要求&建议(写作时可删):

(1)发现问题:即回答“为什么做这个场景”的问题,介绍设计该场景的原因或驱动因素,体现场景的必要性;

(2)解决方式:即回答“怎么做”的问题,例如“设计了销售分析驾驶舱,按照xxxx等维度重点分析xxxx指标,并按照xxxx的层级下钻,从而发现销售过程中的xxxx等问题”;

(3)场景价值:价值和落地效果是体现案例价值的重点,建议能量化则量化,增强读者的感知,例如“提升......”、“从......增长到......”,不能量化的价值可以通过前后变化来体现,例如“之前经常出现......的情况,现在......”。

3.2 场景二:外协

1.OA外协下单/收货

1.1问题分析

  1. 外协下单缺少审批,缺少申请,车间发起外协申请不会按时精确下单
  2. 采购员无法收到外协申请的信息,影响整体进度
  3. 车间发货已经下单产品后,缺失对外协内容的把控
  4. 缺少收货报表督导

1.2解决问题

和业务部门沟通过后由OA上搭建“总厂外协加工申请”,“外协收货单”,“外协查询仪表盘”,“已外协未收货报表”

采购员、计划员利用“外协查询仪表”“已外协未收货报表”追溯与外协相关的产品,供应商,以及明确已到收获时间却未收货的产品。

1.3场景价值

原先的外协业务,缺少审批,缺少负责人,权责无法追溯,采购员,计划部,财务部之间更进问题要频繁发送消息,电话,在公司内部的沟通就造成了大量时间成本的流失,对工作效率有很大的影响,表单功能上线之后,通过报表可以直接查询产品进度状态,快速查询到产品进度。

3.3场景三:成本

1.财务成本管控

1.1问题分析

(1)需要业务场景的数据更及时的返回财务,严格把控成本模块,减轻财务人员的工作量,反映企业的经营状况,赋能管理层决策

1.2解决方式

  1. 利用FineReport、SQLsever,建立覆盖业务流程的报表,根据业务场景,划分场景模块。

  1. 建立财务中心成本模块,定制成本控制专用报表,从财务成本出发把控业务部门规范操作,及时发现问题,及时纠正。

 

为把控采购单价异常浮动,制作了采购单价分析表。

为了提供给决策者决策支撑的数据分析,搭建了“入库成本比例分析”“成本数据表”“工序工时统计表”“产成品单价分析表”

  1. 场景价值

一步一步的从数据断层,从各部门内部管理困难到跨部门沟通也能随时找到主要问题,减少月末成品仓盘点时的人力物力,简化一贯以来的工作方式,缩短工作时间,从财务原本需要计划一天时间核对成本明细帐,到现在一两个小时就能准确的审核查验,过程足足缩减了近70%

进一步规范了生产的管理和优化业务流程,完善供应链管理与控制,全程监控全过程,提高生产管理实时性与工作效率,全面提高企业精细化管理水平以及市场竞争力。

4 总结与展望

公司开展业财一体化已有一年不到的时间,让精诚实实在在感受到了帆软数据分析功能的强大,各部门之间通力协作,做好规划,快速开发适合公司特性的流程报表,低代码平台入手门槛低,低投入高回报。

在信息化系统中,通过项目计划与进程监控,可以对模具的整个生命周期(从确定订单到模型设计、原材料采购、加工生产、首次试模一直到模具修改并按时交货)进行实时管理。处在生产一线的管理人员可以直接在该系统中反馈模具生产的实际进度,系统忠实地监控该项目进程的每一个任务,当某一控制点出现延期时,系统会自动发出报警邮件给相关人员,以便及早发现并予以解决。而且,对于一些关键任务,还可以让系统提前预警,以使有关人员及早准备和安排。而且模具制造企业推广信息化在提高其生产率、降低生产成本以及提高产品品质等方面有着意想不到的收益。

通过帆软系统联合的ERP实现业财一体化,将财务数据与业务数据融合在一起,解决了数据不及时、不连贯、不准确的问题,实现了业务数据和财务数据的同步、同源、统一。也就是在业务数据生成的同时,相应的财务数据也产生了,这样管理层就可以随时查看业务和财务数据,提升决策的效率。

财务每月都可在规定期限内顺利结账,业财核对效率及准确率提升30%;在维护拆解品成本分摊设置时,可以正常取到成本,有效避免出现成本异常的情况;根据系统提供的统计或分析报表(如供应链分析报表,利润,成本报表等),进行数据分析统筹,可以快速准确地做管理或决策上的调整。

制造企业为追求规模效益,使得模具向着高速、精密、长寿命方向发展;另一方面,企业为了满足多品种、小批量、产品更新换代快、赢得市场的需要,要求模具向着制造周期短、成本低的快速经济的方向发展。

用信息技术带动和提升模具工业的制造技术水准,是推动模具工业技术进步的关键环节。

未来,精诚会在严格管控业财一体化的同时搭建价值链集成:围绕产品全生命周期的价值链创造,通过价值链不同企业资源的整合,实现从产品设计、生产制造、物流配送、使用维护的产品全生命周期的管理和服务。将产品制造企业的分析需求、获取订单、供应链和制造、物流交付、获取收入、售后服务直至获取新的订单的整个循环集成起来。

数据信息融合:在系统集成和通信的基础上,利用新一代信息技术,在保障信息安全的前提下,实现数据信息协同共享,主要以下三种数据信息:

(1)产品数据信息:包括产品全生命周期各阶段的数据信息。产品的各种数据信息被传输、处理和加工,使得产品全生命周期管理成为可能,使得个性化服务成为可能,使得产品管理能够贯穿其全部生命历程,使得用户能够参与产品设计、加工的各种活动中。

(2)运营数据信息:包括企业内部的生产线、生产设备的数据,它可以用于对设备本身进行实时监控,并反馈到生产过程中,使得生产控制和管理最优化;还包括经济运行、行业、市场竞争对手等企业外部数据,通过对采购、仓储、销售、配送等供应链环节上数据采集分析,可以减少库存、动态调整生产、改进和优化供应链。

(3)供应链数据信息:包括客户、供应商、合作伙伴等数据信息。通过了解技术开发、生产作业、采购销售、内外部后勤等产业链各环节竞争要素数据信息,为管理者和参与者提供看待价值链的信息。

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