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零代码赋能网约车信息管理，
快速实现实时结果呈现！
网约车行业管理系统【之车辆进/出库管理】
四川中洋吉航商务管理有限公司
2024年5月
企业简介
四川中洋吉航商业管理有限公司，成立于2019年6月，位于成都金牛区沙湾东路8号，交通便利，紧邻北二环和地铁六号线沙湾站。公司自营的停车场位于温江区永宁镇，占地面积80余亩，拥有3000余个标准化车位。作为一家专注于出行行业（网约出租车资产及运营公司）现代化服务的企业，我们以诚信合作、共赢发展为核心价值观，与多家车辆资产公司、出行公司及品牌4S店建立了稳固的长期合作关系。
我们的核心服务包括车辆仓储、运输、整备、摆渡、上牌上户、营运证办理、车辆上户变更、信息咨询以及精品加装等，旨在为客户提供专业、高效的配套服务，助力客户提升市场竞争力，同时实现公司自身的持续发展。
业务需求
- 网约出租车行业业务管理现状
- 网约车行业业务管理数字化进程亟待加强。
目前网约车行业尽管利用了现有网约车平台，网约车在线上进行接单运营，但现行业网约车资产公司（指实际持有且对外租赁的网约车公司）对现有业务的管理（指司机与车辆的日常管理），仍处于传统管理的模式。
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- 业务效能低效，数据呈“零、散、乱”的特点，数据无法进行实时更新、共享。
现有业务进度、状态、费用明细等无法做到及时信息互换，业务反响低效、延迟。常用不同的微信群进行数据共享、交换，数据需求人员常常因时间错过，故“爬楼”找数据、图片仍是常态。现有原始粗放的管理，用人海战术去铺捉业务数据、依靠微信、截图、EXCEL等手段实现业务数据的保存、分享、共用。
- 业务场景
【核心业务】网约出租车进、出库与期间停车的计时、计费结算。
【业务发生场景】网约车司机承租车辆到期后退仓库，待其他司机租赁后再从仓库发车。期间车辆需由我司进行管理并存放。其车辆所发生的出、入库的在库车辆进行计时、计费、结算等。其业务流程为：
- 车辆出库
司机租车后，凭租车指令（微信群消息）到仓库提取车辆，库管人员根据指令，准备并发出指定车辆，司机检查车况后确认完成提车出库确认。仓管人员在微信中报内勤人员，记录车辆出库信息。与业主确认车辆出库等并保持关键信息的同步更新。
- 车辆入库
司机承租期满或因其他原因提前退租，不再续租车辆。司机将车辆开到仓库退还车辆，仓管人员验车后，确认收车入库，仓管人员在微信中报内勤人员，记录车辆入库信息。与业主确认车辆入库等并保持关键信息的同步更新。
人工记录并交换信息会因特殊情况导致信息发生偏移。车辆进出入库因时间的不确定性，会有在非工作时间的车辆发生进出库业务，仓管人员在发给内勤人记录时，也会因非工作时间原因，会延迟至次工作日进行记录汇总统计。如次工作日为假期，则信息同步将会更加凸显。其业务真实数据无法实时更新与同步。
- 月度计费与结算
每月1号，由内勤人员汇总并整理上月所有车辆进、出库明细表，计算出车辆停放的天数及金额，将明细表发给业主进行审核确认，经确认后的明细表单进行打印，并做为开发票的附件一起寄给业主，至此，完成月度停车费的收款。
- 附场景工作业务流程图。
解决方案
结合进出库业务场景，为解决网约车车辆租车、退车后进出库管理频繁，实现车辆出入库、在库车辆的在库天数计时与月末计费等实际问题，基于以上流程，为此，我司用简道云进行了业务系统的构建，且对流程进行了优化，并由线下单据转上线上操作，提高了业务快速响应的的能力，省去了不必要的环节，效率大幅度提升。业主方每天的车辆进出库信息能及时的获取，明细一览无遗。
方案亮点：
- 总表保持数据的唯一性。实时记录车辆的最新出、入库动态。用表单状态值进行识别与过滤。
- 入库单做出库的数据对应匹配。每辆车需要对应的入、出库信息才能对该车的进出库进行计算，利用入库数量大于出库这一特点，将出库数据用智能助手回写至入库单，进行匹配，增加记录与标识属性。为后续费用结算预留回写状态的通道，同时也是为了区分已出库与未出库的结算与否。
- 进出库表的聚合操作保证了实时反馈车辆库存的动态。
- 停车费根据进出库日期进行动态结算。将车辆入库与出库梳理成四种状态，以出入库时间为基准，并构建以月度为计算周期的起止日期。做到简约而不简单。
- 简道云功能综合应用（智能助手Pro、聚合表、数据工厂、仪表盘、流程表单等）
   
数据工厂
聚合表
智能助手
思路与方法：
- 新建立车辆基础数据表单，用于记录每台车辆的基础数据，便于后续表单调取引用，避名人工录入错误，以提升效率。（表单内容包括车辆号牌、车辆识别号、机动人所有人、颜色、注册日期、年检日期等基本信息）
 建立一张总库存表单，用于记录车辆最新一次出、入库信息及状态属性，其信息由出、入库单的业务数据用智能助手向总库进行自动回写。增加库存状态，做为进、出库表单的过滤条件，以保证对应的表单能快速获取车辆信息。- 建一张入库表单。用于记录车辆入库主要信息，且以此表为主要表单，增加出库单所需的主要信息。以本表进行后期的车辆出入停放时间的计算和费用结算。
- 建一张出库表单。用于记录车辆出库的主要信息。增加入库记录，在完成出库时用智能助手调取该车对应的入库记录，完成车辆出入库的数据匹配。提交后由智能助手向入库单、总表回传出库信息。
- 建一张用于车辆出入库结算表单。用于所停放车辆月末统计每台车停放的时长、且计算完成后用于计算费用。表单用子表单结构用“选择数据”（调用入库单数据），勾选所需结算车辆的数据。构建月度进出库的不同属性（进出库四种属性：只入不出、只出不入、又入又出、不入不出），对本月已发车辆有出库或入库记录，则返回该日期值。对于本月没有进或出库变动的车辆，则用函数公式构建当月的1号或月末最后一天，用于该车当月的停放所计算的日期天数。增另流程节点，对结算进行审核。
应用展示
实现效果：
- 效率指标提升明显。出入库信息及时准确率由原约65%提升至99%；人员统计汇总数据的时间由人均处理40分钟降至1分钟以内，人员工作效率提升；费用核对由原来3个工作日降至现在1小时内，其移动端及跨部门、跨单位的处理能力，大幅增加了相关人员处理事务的机动性。从而保证了处理的时效与进度。
- 减少内勤人员手动输入，提升人员效率，微信内找信息由原来的30分钟每天降至0分钟。省去内勤人员人工记录进出库明细，同时也省去因内勤无法及时看到信息而去微信群“爬楼”的时间。避免因手动输入而增加信息错误的风险。仓管人员提交后自动交业主及内勤人员，保持信息的同步。
- 业务数据实时更新、保持同步。仓管人员完成进、出库业务后，其业务数据自动汇集，无需再由其他人员进行中转、同步。可实现内勤人员及业主方的同步更新、实时呈现。
费用核对、结算。每月初的停车费用明细清晰，业主审核高效。加快了对帐的速度，实现了快速对帐、快速结帐的重要目标，从而实现资金的高效运用。
注：除租车发起的车辆出入库，其他的车辆因业主要求，需要停放到仓库的车辆的出入库，均统一用同一表单进行业务的处理，以确保数据集中、统一、实时。
总结与展望
简道云，通过解决实际工作场景的业务痛点，加深了我们对软件系统的了解与应用，其基于低代码的应用逻辑，让我们这种小微企业能快速的实现在线业务流程，真正意义上实现从信息化向智能化的转变，最终为数字化驱动业务打下坚实的基础，这只是万里长征的一步。距离真正全面实现公司的全线上业务，我们仍在探索、仍在学习，也一直坚信在坚持的过程中完成最美的蜕变。成就意义非凡！ | 
