【2024中国数据生产力大赛】简道云助力商业地产数字化转型，打通租户协调管理“最后一米线”！

 

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简道云助力商业地产数字化转型，打通租户协调管理“最后一米线”！

企业简介

西安王府井商业运营管理有限公司成立于2012年，是由美国知名零售地产开发商及运营商塔博曼公司以及国内百货龙头企业王府井集团股份有限公司合资成立的商业运营公司。目前经营有熙地港（西安）购物中心项目，包括王府井百货，奥斯卡影院和300余个品牌，包括西北区域最全的快时尚以及多样的餐饮和丰富的儿童品牌，为西安及西北地区的广大消费者打造的区域型一站式购物中心。

1 业务需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的应用需求）

熙地港西安购物中心目前有300余家品牌入驻，店铺装修管理是企业经营中非常重要的环节之一。由于店铺租赁合同日常不断的有到期需要调整更换品牌的情况，基本每天都存在有店铺装修的情况，即使公司已有相关完善的流程制度，但由于日常管理仍采用传统线下纸质单流转、微信群沟通，传统Excel电子表或纸质台账等模式运作，所以效率和质量无法达到预期。相比同行业投入上百上千万费用搭建系统，我们急迫需要简道云助力从而实现类同的功能，以此解决现有的工作模式不可避免的问题： 1、纸质单记录不好查阅及流转 店铺从签署合同到进场装修，再到开业验收等流程环节都会涉及到一些相关的手续办理，目前通过线下纸质单签署确认后进行归档，时间久了后，积累了越来越多的纸质文档，在需要的时候从纸质文档进行查找相对来说不便、费时，且容易丢失不见，同时纸质单签批需要线下寻找各部门签批，整个流转过程费时费力。 2、微信沟通消息容易忽略、遗漏 店铺装修期间涉及到多部门、多人的沟通，所有的工作都是在微信群中沟通，通过微信群效率是高，能够及时进行答疑回复，但是重要的事情、文件、通知等因为群内消息多不方便保存，这就容易造成消息遗漏、文件丢失。 3、各部门联动薄弱，信息共享困难 店铺装修管理涉及工程部、消防部、财务部等多部门管理，不同信息在每个部门都有相关的Excel表单，这些信息的及时同步和共享存在一定困难，无法做到实时同步、告知。

2 解决方案（业务和管理挑战下，搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）

针对面临的难题和需求，信息部计划运用简道云，研究搭建“店铺装修管理平台”。从而希望通过简道云灵活性、便捷性等产品优势，将传统业务流程迁移到线上平台。 最终通过线上平台，将多种业务场景集合，从而实现业务层面的数据填报、汇总、流转、统一协作、信息共享，以及经营管理层面的高协作、高效率、高质量等重要目的。 如下将简要介绍如何运用简道云搭建平台，在整体搭建规划实施过程中，如何从需求收集、项目搭建、落地推广3个里程碑阶段，实现业务全流程。 1、需求调研 通过对店铺装修管理此项工作中相关业务部门的走访调研，与员工及部门领导多次访谈交流，基于对现有工作业务流转执行的了解，建立平台搭建的框架和需要实现的功能，形成项目计划表。 平台设计搭建思路 2、系统搭建 企业微信集成简道云模式，可以利用拖拉控件等方式快速设计应用界面，而且具有丰富的仪表盘来展现数据的统计结果。简道云的数据表单在发布方面具有公开发布和对内发布等多种方式，能够满足公司对内和对外收集信息及分享信息的需求。 根据前期需求调研，搭建平台框架，利用普通表单及流程表单实现一系列业务场景应用 将日常维护的店铺装修信息电子表迁移到线上平台中，作为基础表可以与其他业务场景进行联动，里面包含店铺基本信息、装修进度信息等，将数据生成二维码张贴在店铺装修看板中，方便管理人员、店铺装修人员扫码查阅相关事项信息。 将装修期店铺纸质巡检单做成线上电子巡检单，进行扫码巡检。 将店铺装修验收申请改为线上审批流程方式，验收发起后由不同部门进行线上验收并提交问题和意见，流程最终到店铺管理人员进行开业流程审核。 利用智能助手将验收期间发现的问题项单独同步到问题记录表中进行待办销项。 将平台使用中的一些关键数据做成仪表盘看板，方便管理层查阅，掌握店铺动态。 系统搭建框架 功能清单： 3、落地推广 通过不同业务场景搭建相应业务表单，搭建完成后制作培训PPT课件，组织业务部门进行培训交流，对于搭建模块功能进行优化调整，通过对搭建应用进行测试、试运行，最终完成应用平台落地上线。 4、建设成果 最终在3个月内，公司信息部完成了系统的搭建，包含店铺装修台账、装修保险信息管理、装修期巡检、装修开业验收、装修遗留问题记录、管理中心看板，覆盖各个业务部门，力争让业务岗位人员在实际工作中，将大量繁琐、重复、无效的，费时费力的工作量交给系统。从而将更多的工作精力，高质量地投入到现场管理中。

3典型应用场景（按照问题—解决过程—价值的逻辑，介绍典型应用场景和取得的成果）

3.1 场景一：日常装修巡检问题记录及跟进处理

1、痛点： 在现有的装修店铺巡检方式中，采用纸质签字方式。将巡检表张贴在店铺内，巡检人员到现场后，在各检查项逐个打勾签字证明巡检，这种方式存在的问题主要有： 巡检问题无法同步共享，需人工在微信群内告知，对于问题销项，员工容易遗漏。 巡检频次、巡检记录、巡检照片等需要定期收集纸质单然后进行整理汇总，工作效率低且繁琐。 巡检遗漏甚至造假情况时常发生，存在人工后期补填巡检记录表的情况，业务部门希望能够做到店铺未检情况每日定时动态提醒。 2、解决方案： 基于以上现状诉求，我们利用内链、外链的方式在基础表中给每个店铺的数据生成两个二维码，张贴在店铺装修公示牌内，方便检查人员现场扫码巡检。 日常在基础表中完善店铺装修信息，将数据分享成二维码形式。内链可编辑数据，外链只可查阅数据。 巡检人员在现场扫码后可查看店铺装修相关信息，并发起巡检。 利用数据关联的方式，扫码后在基础表内可点击新建跳转至巡检表内发起巡检，也可查看过往巡检记录。 对于巡检遗漏的情况，利用简道云数据工厂筛选出当日“应检店铺”与巡检表中当日巡检日期为空的店铺进行内连接匹配，匹配后的“未检店铺”信息在每日18时自动同步到辅助表单内发起待办流程，提醒相关巡检人员进行巡检。 利用企业微信简道云进行当日漏检通知。 利用简道云仪表盘看板制作巡检数据呈现，每日自动发送管理层查看。 3、场景价值： 利用线上扫码巡检，提高巡检效率，减少之前人为巡检的疏漏和错误，以前每天巡检完需要花费1H汇总结果、粘贴照片，现在直接可在系统中查阅相关信息，极大的提高了此项工作的效率，现在每日巡检也减少1名员工的参与。同时实现了数据的快速采集和分析，帮助管理者及时发现问题并进行处理，从而提高现场管理的安全性和运行效能。

3.2 场景二：店铺装修验收开业流程执行

1、痛点： 店铺的装修验收在现有工作流程模式中，每次需发起人在群里通知各业务部门进行验收，各环节验收后将问题文字+照片发送到店铺沟通群内，店铺整改完毕后，发起人最终拿着 纸质验收单找各验收部门负责人签字。整个流程没有问题，但是存在执行效率低、问题跟进难、流程进度反馈繁琐等情况。 2、解决方案： 通过简道云建立装修验收流程表单，实现线上发起流程、验收信息群内自动推送、流程节点可视化、验收问题记录跟进处理。 如下流程执行图，各环节设置验收审批限时提醒。 验收记录待办提交： 通过企业微信机器人插件实现验收流程发起后在群里同时进行通知，并设置验收问题自动汇总机器人在群内通知。 在智能助手中配置：当验收流程完成后，将验收问题记录在问题记录表中形成问题销项待办流程并将店铺信息表中的进度状态进行修改。 修改进度状态 通过数据关联，相关人员可在装修看板二维码扫码查看验收、问题等相关记录。 3、场景价值： 该流程的上线盘活了整个验收环节的各个节点，打通了目前各部门所存在的信息壁垒，线上流程的执行做到了实时同步共享，利用智能助手组合的联动，减少了人工填写时间，降低了信息填写遗漏、错误的情况。智能助手月均自动触发80余次修改命令，日节约人工维护时间0.5h。此项工作真正实现了数字化运营，得到各业务部门、租户施工方的一致认可。

3.3 场景三：管理中心可视化看板

1、痛点： 在店铺装修管理中，数据呈现和汇总报告一直以来是弱项，因牵扯不同部门、统计口径不一致、信息整理繁琐等情况，造成目前管理层在查看装修最新动态、数据汇总方面迟迟不能得到高效满意的呈现。这些现状影响到公司管理层及时有效的监管和决策部署。 2、解决方案： 通过简道云仪表盘功能丰富的图表模型、数据呈现类型，将现有店铺装修管理中所有工作表单产生的数据进行不同形式、维度的呈现，图表汇总在一张报表内，每日定时推送管理层进行查看，从而进行科学的数据分析。 3、场景价值： 通过数字化大屏的搭建，实现了数据的可视化，数据产生了价值。数字化发展核心是让数据能够产生强大的生产力，为业务赋能，也为管理层决策做支撑。在这个场景下，得到领导层的高度认可和满意。

4 总结与展望

结果呈现： 利用简道云平台，设计了一系列能够提高公司经营和业务管理方面的应用，以数据生产力为目的，实现了公司数字化发展，实现了高协作、高效率、高质量等重要意义。 1、利用简道云平台，实现流程提报、信息收集、店铺管理、资产管理、安全品质巡检等功能应用。有效提高了公司在协同办公和特定领域管理的工作效率，最终，通过数字化应用平台深入，联动公司各部门，所有问题形成闭环机制，问题可记录、可查看、可提醒、可跟进。 2、通过简道云数字化应用搭建，已覆盖企业业务工作开展的多个方面，应用平台使用人数已超过100余人，使用数据量已超过47万条，单人日均减少文档整理工作时间1.2H，节约纸张4万张以上，节约费用预估60-80万元。 管理层评价： 通过数字化建设可以快速响应业务需求的变化，从而提高公司的敏捷性和创新能力。让公司内部的不同部门和团队之间更好地协作和沟通，提高管理效益，业务练兵，跨业务理解，节约费用，提高公司的协同效率。 未来展望： 公司从2022年使用简道云至今，从一开始利用官方现成模板套用现有工作模式，到如今根据公司不同业务需求自建表单，简道云的使用已深入公司管理工作开展的各方面，表单应用的搭建也呈暴发式的增长。当初搭建时期每一个表单只是为了解决单一业务场景而建立的，各表单之间相对来说较为独立，缺少跨应用跨表单的联动，通过近期“智能助手PRO”的更新，在数据联动、数据逻辑处理方面得到了提升。在接下来公司数字化发展建设中会重点加强对于简道云中跨应用数据的联动，更进一步提高业务自动化的流转，简化平台操作流程，减少人工维护的时间，更进一步的提高工作效率，从而利用系统实现企业的降本增效。