【2024中国数据生产力大赛】助力交付安全可靠的IT服务项目管理平台—简道云

标题

助力交付安全可靠的IT服务项目管理平台—简道云

企业简介

广西新豪智云技术股份有限公司（以下简称公司），2001年4月创立于广西南宁，注册资本3000万，致力于成为领先的IT全生态服务提供商。公司秉承 “开拓创新、 团结协作、精诚服务” 的经营理念， 锐意进取、 踏实专注服务好客户，先后入选广西高新技术企业、 南宁市技术中心、广西瞪羚企业、数字广西建设标杆引领重点示范企业。 公司的技术研究方向涉及大数据、云计算、网络安全、物联网、智能运维等领域， 提供涉密与非涉密信息系统集成、网络安全咨询与服务、应用软件定制开发、 IT综合运维（运营） 外包等一系列综合服务，支持客户与合作伙伴实现数字化转型，促进业务发展。 公司拥有ITSS信息技术服务标准运行维护认证，ISO20000信息技术服务管理体系认证（ITSM），涉密信息系统运行维护资质；拥有CCIE网络专家、Oracle OCM数据库专家、 HCIE存储专家、CISP网络安全专家、云计算专家，IT服务项目经理以及认证运维工程师等专业技术人员80+；依托诸多设备原厂商的合作生态，以及完备的备件库体系，为客户提供响应快捷灵活的综合IT基础架构运维服务。

1业务需求

2.1 项目管理透明化和规范化 目前公司没有一套完整的项目管理系统，项目信息数据分散在各个部门和人员手中，存在沟通不畅、知识库难以共享、协作困难、信息遗漏、文档丢失、项目进度难以实时追踪等问题，作为公司管理者通过项目管理系统查看公司项目总体指标数据，了解公司项目总体实施情况。作为项目成员，通过项目管理系统制定项目清单、计划、分组、预算、采购、任务等。 2.2 运维服务管理规范化 为了实现更精准的决策和优化业务流程，公司需要将数据分析结果与业务战略紧密结合，以满足公司ITSS二级数据分析模型对服务级别管理、服务报告、事件管理、问题管理、配置管理、变更管理、发布管理、信息安全管理八大过程等运维数据的规范化管理和多样性收集要求。

2 解决方案

为快速搭建符合公司业务需求的项目管理系统，依据了《极致项目管理模型》的理论方法，在众多项目管理平台备选方案中，基于成本和效率的多方面考虑，简道云作为一款“精益”的零代码工具，以其表单个性化、流程自动化、数据可视化、快速搭建和发布等优势脱颖而出，成为助力公司交付安全可靠IT服务项目管理的好帮手。 理论模型 极致项目管理模型是杨泉老师（项目管理理论研究及实践者）基于国内外项目管理理论方法和中国项目管理实践，原创的项目管理方法论，对于到项目管理中的要素精简到无法精简的地步，所以称之于为：极致项目管理模型。 极致项目管理模型的结构与PRNICE2的结构基本保持一致，对要素进行了精简，精简之后的要素有17个，分别是3个原则，3个主题，3个流程，3个角色，5个管理产品。 极致项目管理模型的流程图如下所示，横轴表示项目的时间维度，纵轴表示项目的层次维护，在纵轴的最下方表示项目管理的成果，每个阶段中的项目成果都会有更新。 业务框架 组建项目团队 在公司高层的全力支持下，我们组建了8个小组开展项目管理系统搭建工作。 项目管理委员会：负责公司战略实现，项目重大问题解决； 项目总监：负责项目目标实现，总体项目的把控； 项目经理：负责项目目标实现，总体项目的把控； 需求组：收集用户需求，提炼整理，形成软件需求； 开发组：负责软件设计，实现，测试和发布； 过程组：整理IT服务过程，规范实施，进行推广； 质量组：进行过程及平台数据的检查汇报，改进； 培训组：组织项目内部培训，提升人员技能。 项目实施 （1）启动阶段 根据平台功能需求和需求分组； 明确各功能模块需求收集的配合人员； 明确各功能模块输出的工作成果； 简道云购买及配置； 建立项目配置库，建立权限； 建立需求工作模板及规范。 （2）需求调研阶段 根据需求调研计划，进行需求调研； 汇总需求调研，进行可行性分析； 统一各需求组意见，达成流程规范； 结合人员配置确定各功能模块权限。 （3）平台建设阶段 平台搭建完成并测试； 需求组参与测试各功能模块功能，提出修改意见； 修改测试中出现的问题，组织会议讨论解决办法； 基础数据录入，平台权限分配。 （4）平台试点阶段 过程组落实平台试点，制定试点计划； 培训组编制手册，组织员工学习使用； 运维工作逐步在平台上开展； 收集试运行出现问题，完善系统。 （5）落地推广 平台在公司全面推广。

1. 典型应用场景

场景一：项目管理场景

亮点一：项目管理中的沟通和协作问题及数据可视化

痛点难点： 项目任务依靠人工提醒催办，容易遗漏出错； 项目人员变动时，文档交接不完整； 作为部门负责人只能通过Excel周报了解部门人员每日工作情况； 数据来源不统一：不同部门数据格式不一致，数据整合困难； 数据质量问题：数据存在缺失、重复、错误等问题，影响了数据的准确性和可靠性。 没有统一的项目管理平台。 解决方案： 根据《极致项目管理模型》的要求，项目进度管理，划分为三个层级，分别是项目经理对应的项目计划进度，小组经理对应的小组计划进度，项目成员对应的项目任务进度。 使用简道云搭建了项目整体、项目进度、项目资源、项目质量、项目信息、工作日志管理模块。 通过简道云表单收集了项目清单、项目成果计划、项目计划、小组计划、项目任务、项目会议、项目干系人、项目风险、项目经验、项目文档等基础信息。 使用仪表盘多维度分析了项目进度和资源分配数据，通过多维度（年、月、日、项目周期）工作日志统计出的项目工时，各类工作主题、技术方向的平均工时，了解部门项目实施效率，人工成本，作为决策依据。 通过数据工厂结合仪表盘展示任务即将超期和逾期状态。使用数据推送提醒相关人员及时关注项目任务、项目会议、项目经验、项目风险等信息。 同时借助简道云流程和知识库的功能，将项目过程信息和项目知识有效沉淀记录，通过项目档案穿透项目归档材料和项目过程信息进行有效归档。 场景价值： 数据分析：通过将数据可视化，可以更直观地了解数据的分布、趋势和关联性，从而更好地进行数据分析。 决策支持：数据可视化可以帮助项目管理人员更好地理解项目数据，从而做出更明智的决策。 项目管理：数据可视化可以帮助项目管理人员更好地了解项目进展情况和团队成员的工作量，减少人工干预，降低错误率，提供工作准确性，更好地进行项目管理。 项目完结：项目变更、项目知识联动简道云知识库，管控大节点的同时记录项目过程信息，项目完结后归档项目知识库，实现项目知识沉淀和管理。

亮点二：智能汇总事件周报，及时关注运维项目事件

痛点难点： 数据量大：当前运维项目事件数据主要通过Excel记录汇总，当数据量很大时，仅依靠人工整理项目事件数据耗时费力，容易出错； 缺乏可视化工具：即使有大量的数据，如果没有合适的可视化工具，也很难直观地展示出来； 管理层不能及时关注运维项目发生的事件。 解决方案： 运维工程师通过简道云表单及时填写事件信息，系统通过公式智能计算事件SLA达成情况，通过预设周报模板，每周智能勾选一键生成项目事件周报，通过简道云自动汇总周报， 通过仪表盘分析项目事件，直观展示项目事件SLA达成情况，便于管理层及时了解项目情况。 场景价值： 作为项目经理/一线工程师，记录每天发生的一线事件，填写事件基本信息，如事件类型、服务发起人、优先级、技术方向、工作类型，填写工作日志时关联一线事件数据，统计项目经理/一线工程师工时，计算SLA达成率。 项目经理编写周报的事件时间由原来的2小时缩短到了5分钟，大大提高了工作效率。

1. 拓展场景

结合简道云一体化平台管理的建设思路和简道云生长型管理工具的特点，在项目管理核心场景落地的同时快速拓展其他的管理场景，实现公司的全面化一体化管理。

场景一：客户销售管理

痛点难点：

项目管理核心系统能顺畅管理的同时，针对客户和商机的管理和统计需求也提上日程：

商机阶段不明确，难以对全局商机进行有效把控

商机推进不规范，希望能实现和项目管理一致的商机推进、售前协同

数据联动不闭环，希望客户商机成单后能有效和项目管理进行联动闭环管理

场景概述

借助简道云丰富的场景模版作为参考，快速落地客户商机销售管理场景，借助简道云平台数据打通和数据自动化的特点实现业务的衔接和数据的闭环。

功能亮点

借助简道云表单流程功能有效的管理商机推进、商机协同，同时借助简道云的跨表单和智能助手功能，将客户商机管理和项目管理有效协同管理，实现一体化的协同管控。

场景二：综合服务管理

随着企业不断发展和核心业务的规范管理，希望借助于简道云灵活拓展的功能能将企业日常综合管理的业务进行补充，实现业务管理和综合支撑管理的支持，提升日常管理的效率，最终实现一体化管理的思路

痛点难点：

日常管理碎片化，日常的行政流程、财务审批等分散协同操作不便捷

业务管理不实时，多数业务仍停留在线下管理，管理时效性不高

数据统计不直观，针对日常管理如财务报销等业务数据需要进行实时统计分析

场景概述

借助简道云的流程和表单快速落地常见的综合管理业务，从财务管理、预算等管理模块，实现综合管理业务的支撑。

功能亮点

借助简道云聚合表的功能，对公司预算费控报销进行实时计算和管控，同时借助看板实时展示，将公司的日常办公碎片化管理需求实现线上化无纸化的管理。

五、 总结与展望

1、建设成果 应用数：14 应用内表单数：500+ 应用内仪表盘数：190+ 流程表单数：250+ 数据总量：5.5万+ 数据工厂：15+ 活跃用户：80+ 整体价值 简道云平台作为一款零代码平台，能够充分适配公司的运维业务管理、项目管理的需求和流程，同时借助平台功能可以伴随企业逐步拓展，构建一体化的企业综合管理平台。 使用简道云零代码开发平台，快速搭建符合公司业务流程的项目管理系统，打通各部门间的项目数据壁垒； 支持PC端和手机端数据采集，方便快捷； 仪表盘建立数据看板，数据实时更新，管理者及时把控项目资源和进度； 流程表单，打开手机即可填报申请，根据业务流程自动响应对应负责人，快速、精准传递工作任务，无纸化审批节能环保、有效缩短工时、提升工作效率； 和钉钉办公软件紧密，实时接收信息推送，不错过重要信息。