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企业简介
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中国矿业大学是教育部直属的全国重点高校，是教育部、应急管理部与江苏省人民政府共建高校，先后进入国家“211工程”“985优势学科创新平台项目”和国家“双一流”建设高校行列。学校为全国首批具有博士和硕士授予权的高校之一，设有国家批准的研究生院。学校现坐落于素有“五省通衢”之称的国家历史文化名城——江苏省徐州市，有文昌和南湖两个校区，占地4200余亩，校舍建筑面积156万平方米，现拥有教职工3450余人，学生3万8000余名。设有72个本科专业，有8个学科进入ESI全球前1%，其中工程学进入前1‰。
中国矿业大学总务部是为学校教学、科研、师生提供后勤保障服务的职能部门。目前总务部下设管理机关部门5个，专业管理部门8个，联系和代管单位3个，逐渐由管理、服务、经营等职能向单一的“监管”职能转变，加快后勤社会化改革步伐，在饮食、运输、商贸等领域引进社会优质企业进驻学校，构建学校后勤事业的新发展格局。
校徽
校园风景
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- 业务需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的应用需求）
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在当今数字化时代的浪潮中，高校的发展面临着诸多新的机遇与挑战。教育数字化已然成为国家战略的关键构成，而高校后勤领域作为高校运行的重要支撑部分，其重要性不言而喻。根据学校第十四次党代会提出的“推进后勤社会化改革，构建高质量的服务保障体系”总要求，总务部不断推进后勤社会化改革步伐，在后勤社会化改革也暴露出了目前信息化过程中的一些问题，随着优质企业进驻校园，后勤监管人员人数不足，需要更加先进的高效管理手段进行支撑；“望闻问切”的传统监管方式下，管理维度不精细，定位问题不精准，已逐步不能适应后勤高质量发展的需求，阻碍了后勤高质量服务保障体系构建进程；在这之中，部门业务管理先前均为线下流程，存在以下问题：
1.业务办理效率低
办事跨部门咨询、沟通、找人签字，程序多、周期长，效率难保障。
2.内部沟通协作难
各部门沟通费时费力，具体事项不知道负责人是谁，沟通协作难。
3.签字盖章效率低
签字盖章停留在面签、手动操作阶段，负责人不在，业务就推进不了。
4.责任追踪查询难
办事过程不透明、ID账号易盗用，申请-审批缺乏可信记录，追责难。
5.内部知识流失快
各类知识存在系统和个人电脑里，存在收集不及时、流失快、用的时候找不到等难题。
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2 解决方案（业务和管理挑战下，搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）
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为了解决上述痛点问题，引入了简道云零代码工具，到各个业务部门调研需求，针对使用频率高但是耗时的业务，提出采用线上管理方式。在应用搭建过程中，我们通过以下六个步骤去实现。
1.调研需求
功能实现的前提一定是对需求有清晰明确的了解，所以调研需求是前期花费时间最久也是最重要的。与每个部门的对接人沟通需求，形成需求文档，再跟对接人确认并签字。
2系统搭建
根据需求文档一步步的搭建，如果实际开发过程中有调研时没有考虑到的问题，一定要及时跟客户反馈沟通再确认。
3.功能测试
功能搭建完成后，内部人员首先测试，多种方式尝试测试。也可以让各个部门对接人测试其部门功能，如发现问题，及时完善。
4.试用上线
测试没有问题后，可以准备上线试用。试用时系统和线下工作可以并行一段时间。
5.完善调优
针对试用过程使用者提出的问题，先记录下来，再跟各部门对接人沟通确认后再去完善。
6.正式上线
以上几个步骤完成后，系统正式上线，并行的线下工作可以暂停。为了系统使用更稳定、更便捷，上面的3，4，5步是实际会需要反复多次。
通过将简道云与学校统一身份证打通，用户使用时无需再注册账号，在方便使用的同时更加符合学校信息化建设规范，增加了安全性。
 同时将简道云与微信公众号完成了集成，通过二次开发在不影响公众号原有服务的季处上通过公众号完成简道云消息推送提醒，使用户能够及时收到流程通知，提高流程处理效率。
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3典型应用场景
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场景一：师生服务热线管理
痛点：
部门通过多种途径收集师生对于后勤服务的评价与反馈，包括“CUMT微生活”平台，学校师生服务热线，校长信箱、政府工单等多种形式，但是不同平台之间存在较大差异，包含线上与线下渠道，流程处理缺乏统一标准，数据之间相互隔离，很多信息没有办法做好及时的反馈和收集。如学生通过学校师生服务热线反馈问题，学校会分到各个二级单位，总务部纪委部门需要针对学生投诉的问题，分发到各个业务部门，由各个部门负责人反馈，然后再由纪委部门在学校师生热线系统中进行反馈。之前纪委部门都是通过excel发给业务部门，再汇总反馈到学校师生热线系统中，整个过程业务办理效率低，办事跨部门咨询、沟通、找人签字，程序多、周期长，效率难保障。
解决方式：
1、搭建后勤师生服务热线反馈功能，面相全校师生针对校内餐厅、公寓、能源管理、场馆、校车等不同业务领域的反馈评价收集，根据事件类型划分为咨询、意见、建议、投诉、表扬五个维度，制定统一的处理流程形成业务闭环，纪委部门通过流程单将学生反馈的问题通过系统发给业务部门负责人，线上收集反馈。搭建了后勤服务反馈数据平台，通过FDL将数据整合汇总，并根据时间、部门、地点不同维度将数据处理成年反馈量、回复率、部门回复率等指标，在BI看板上进行展示。
2、系统集成，简道云与手机端CUMT微生活平台集成，实现手机端推送消息，及时提醒回复。
3、数据应用。服务热线数据会定时推送到BI中，进行可视化看板分析，帮助领导决策。
场景价值：
- 数据统一入口：实现问题反馈的统一入口和渠道，对于全校师生而言减少多入口手机数据的繁琐性，提高后勤服务反馈的数据收集汇总的效率。
2、数据分析BI可视化应用：将线下处理流程统一迁移到线上既提升了处理效率也方便对反馈的数据进行分析，通过将各种渠道针对后勤服务的反馈意见进行汇总，并根据类型、时间、部门等不同维度划分，将反馈数据整理成回复率、满意度、反馈量等进行直观评价的指标，帮助监管人员快速找到后勤服务不足，提升问题处理效率，助力后勤服务质量进一步提升。
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3.2 场景二：重点任务督办管理
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痛点：
重点任务督办是每年重点任务都要按月需要部门反馈的。之前都是线下使用excel统计汇总，需要将任务发给负责人，然后再汇总统计，汇总数据量大，且汇总表格需要手动调整，耗时耗力而且容易出错。
解决方式：
搭建重点任务督办功能，将每年的任务清单整理入库，下发人直接选择任务发给任务负责人，手机端直接可回复，只要有反馈，仪表盘即可看到最新任务反馈汇总信息，分享链接，有权限的人也可查看汇总数据。
场景价值：
增强客户体验，减少了客户等待时间，提高了响应速度。节省人力，提高数据准确率，而且通过数据分析，可以深入了解业务运作，为决策提供有力支持。同时，线上功能有更强大的访问控制功能，以防止未经授权的访问的操作。
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3.3 场景三：公务用车报销及接待管理
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痛点：
公用车用车审批和接待报销审批，采用传统的线下处理流程，且审批流程不够规范，审批过程不仅相当繁琐，效率极为低下。从提交申请到最终完成审批，需要经过多个环节，每一个环节都需要人工参与，不仅耗时耗力，而且审批的时间也无法精确量化，给申请人带来了很大的不便。这种线下审批的方式还伴随着大量的纸质打印。每次申请及报销审批都需要打印多份纸质材料，平均完成一单报销至少需要4张以上的纸张。同时由于线下审批需要保存大量纸质材料，审计时需要从大量材料中逐一翻找指定的审批单，不仅耗时耗力，而且如若材料丢失则会造成安全风险。
解决方式：
1、利用简道云搭建车辆、接待报销审批流程，由线下纸质审批转为线上提交和审批，并设置打印模板，代替手工填写的相关单据。
2、财务线上审批，并实现财务报表导出功能，并通过FDL将流程数据汇总至数据中台，按照时间、部门维度汇总成业务指标，方便管理人员直观了解当前业务进程。
场景价值：
1、车辆管理标准化：对于车辆管理，之前通过线下的表单提交并进行流程，对于车辆状态和可申请的资源无法快速定位和查看，存在多方车辆申请造成的冲突问题，现在通过简道云的流程搭建实现流程的数字化管理，对于车辆申请的时候可以查看当前车辆余量的情况，并且通过流程应用还会对车辆的归还和反馈评价的进行跟踪，持续维护车辆的状态和信息，保护学校的车辆资产。
2、申请流程自动化：通过流程表单、智能助手、数据工厂实现对于车辆、住宿等固定资源的申请情况的跟踪，实现避免同一资源被多方抢占的情况，提前明确申请的流程和标准，完善整体业务管理体系。
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3.4 场景四：迎新车辆分析
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痛点：
为提高学生的校园生活的幸福指数，对于开学季新生入学就开设迎新接站的活动，从徐州站和徐州东站两个地方定点迎接新生报到的学生，但是以往因为学生接站会有家长的陪同，家长的数量无法确定造成接站的车辆资源紧张，并且无法系统性的统计接站的学生的数量和情况。
解决方式：
1、通过普通表单搭建学生接站的信息录入表单，需要接站的学生通过扫描二维码进行学生的基础信息的录入和登记的时间状态等等。
2、通过仪表盘应用搭建整个迎新接站的情况的分析看板，掌握开学季的接站情况和学生的反馈信息。
场景价值：
以往新生接站是一项繁重且复杂的工作，大量的新生聚集在同一时间到学校报道，以往只能通过志愿者和司机手动核算人数，通过打印的Excel表单进行人员信息的录入和比对，整体效率低下，而且会造成车辆资源的浪费。简道云的新生接车的场景上线后实现人员信息线上录入，提高数据收集的效率，在有限的车辆资源的情况下提高运量和接车次数。
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3.5 场景五：场馆活动申请管理
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痛点：
学校每年在各个场馆举办了大量各类活动，以往这些活动登记只能通过Excel登记相关信息，统计复杂，且无法直观的对各种活动进行统计汇总，无法针对性的根据各种活动对场馆的资源进行优化管理和标准化管理，管理者无法直观地了解到当前各场馆使用率，阻碍了后勤服务质量提升。
解决方式：
1、通过普通表单搭建场馆活动申请的信息录入表单，管理人员可直接录入活动信息，包括使用部门，活动类型，使用场馆等。
2、通过仪表盘应用搭建场馆活动情况的分析看板，掌握各个场馆的资源使用情况。
场景价值：
学校各个场馆除了体育教学之外，还会承接一些迎新晚会、毕业晚会、招聘会等活动的举办，因此简道云的应用解决对于资源的申请和活动计划的编排在线化管理，解决以往只能通过老师手动记录和维护活动信息，每次活动申请需要找相应负责的老师做手动确认，还会因此记录的数据不完善造成的活动资源的冲突等问题，实现场馆资源标准化管理。
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3.6 场景六：办公用品管理
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痛点：
业务办理效率低，办事跨部门咨询、沟通、找人签字，程序多、周期长，效率难保障。
解决方式：
搭建办公用品线上功能。设置办公用品的分类，填写者直接选择即可，当库存数量低于申请的数量会给与提醒，同时也会提醒相关人员补齐货品。
场景价值：
线下流程线上化，既降低成本又减少人力，减少了纸质文档的使用和存储需求，降低打印、复印等成本。同时方便留痕、追溯。
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4 总结与展望
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在高校行业专业软件、大型通用OA软件和零代码开发平台中进行选型。最终，考虑到零代码开发学习成本低、迭代敏捷、界面美观等因素，校方选择了简道云。
简道云提供了全面的解决方案，能够覆盖企业不同方面的需求，避免了使用多个
不同软件来管理不同业务流程的复杂性。灵活度高，根据不同需求进行个性化定制搭建。重视数据安全提供了多重的数据备份和加密机制，确保企业数据的安全性和完整性。易于使用，操作界面简洁明了。同时支持多平台使用， PC端、移动端、微信公众号等多个平台上使用，方便随时随地管理业务。
使用简道云后，主要成效总结两点：
一、提高了自上而下提高办事效率
通过简道云快速完成了业务功能从线下到线上的转变，全面覆盖办事、办会的核心业务，实现了跨地域、跨部门的高效协作，打造数字化总务。
二、提升组织内部执行力
加强日常工作的高效开展，降低工作任务的传递衰减或变形，明确责任关系；做到监督过程，控制结果，对所有工作事项进行留痕，供查询和跟踪；加强制度的执行规范，保障制度有效落地。
展望：目前系统实现将线下的常态化工作转变到线上，这是第一步也是最重要的，下一步是探索如何使用平台提供智能化的功能以及更具决策的分析。
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