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学校深入落实国家教育数字化战略行动，把教育数字化转型作为支撑教育教学改革发展的基础性、先导性、战略性举措。通过建设大数据中心，开展相关业务开发，消除业务数据孤岛，并通过有组织的科研活动促进学校内部与其他政府、企事业单位等之间的跨科研合作，推动大数据相关领域的研究和创新，提高学校的科研能力和社会服务能力。
  学校从2022年初开始与帆软公司开展合作，利用FineReport对学校的业务数据进行展示，帆软的图表展示简单明了，为领导科学决策，提供便捷直观的数据支持。
大数据已经成为高等学校驱动智慧校园发展的核心动力，可以利用大数据技术为高校师生提供方便快捷服务，同时为高校决策者提供全面、准确的数据支持，实现决策的科学化和智能化。但高校建立的各个系统如财务、人事、采购审批、教务、学工等系统之间的数据往往相互独立，数据孤岛问题成为制约大数据技术赋能高校建设的关键瓶颈。通过与帆软FineReport的良好合作，我们了解到帆软简道云和FDL产品，通过试用，最终成为了帆软多产品用户，已解决学校现有系统数据的互连互通。
一、行政办公业务
场景一：党政办会议室预约平台
学校公共会议场所数量有限，每天承担的会议很多，包括学校内各方面工作：教学、学生管理、科研论文、人事、后勤基建、财务、对外接待校级访问、校领导临时性会议等，会议室没有统一调度，很容易造成混乱，会议冲突，会前工作准备不足等情况。
现阶段会议室调用采用表格方式，在学校党政办墙上帖子公开记录，有遗漏或人为修改等问题，不方便统一管理、调度和统计。并且分别由不同部门管理，为了充分利用资源，需要对场所进行统一管理。
1.1会议室房间号
业务建立前，我们先对现有的会议室管理情况进行了梳理，不同的部门有各自管理不同的会议室，学校希望能够统一调度管理，针对校内会议室的运行情况，我们对会议室进行了区域划分并分别编号（依据会议室房间号），方便后期对区域会议室、会议室房间分别细化管理。
1.2会议室资源
当用户提交会议室使用申请时，希望显示会议室的当前配套设施，以供用户判断会议室设施是否满足申请需求。为此，我们为每个会议室完善了资源及配套设施的信息录入，会议室申请人提交申请时，可以清晰看到诸如：会议室面积、可容纳人数、是否有大屏、音频、无线Mic等，方便他们决策。
1.3 会议室是否上会表可选
校内的会议会有不同会议级别的区分，主要分为校级会议和部门级会议。学校内经常会有一些校级会议需要开展，普通的会议室无法承担。因此在表内我们对部分具有上会能力的会议室进行了特殊标识，方便日常选用。
1.4 用户提交会议室使用预约申请信息
针对用户提交会议室预约申请，我们提前用流程表单设计了审批流程，系统会在收到新数据申请时流转至4个部分进行审批。
设置流程环节：
限定申请提交的条件：
流程发起节点，通过节点提交条件的限制，帮助用户判断当前想申请的会议是否与已预约的会议室在时间上有冲突，如果会议预约冲突，则不能提交会议预约申请，可修改预约时间。
满足提交校验条件，用户可发起会议室预约申请。
选择预约使用的日期和预约使用过的开始时间及结束时间。
1.5 会议室预约成功
通过智能助手同步到会议室预约记录（预约未成功的，不存入会议室预约记录）
1.6 会议室预约取消
当已预约的会议，临时取消时，需要通过会议室预约取消流程，取消会议室的占用，后期其它人员可继续申请使用会议室，而不会发生冲突。
1.7 会议室预约服务仪表盘
同时为了让大家一目了然看到当前会议室的预约情况，我们建立了会议室预约系统仪表盘。在仪表盘内放置了业务申请入口、筛选查询入口和会议室占用时间甘特图，方便用户根据当前预约情况去选择合适的会议室进行预约。
场景价值：
- 方便快捷：可以通过网上会议室预约系统轻松查看会议室的可用时间，并且直接进行预约；
- 实时可视化：系统可以实时展示不同会议室的预订情况和占用情况，方便他们做出预订决策；
- 系统可以记录会议室的使用情况，提供数据报表和分析功能，帮助管理人员了解会议室的利用率和热门时段，为资源规划提供参考。
- 业务上线运行至今，已成功预约会议室48次，有效的避免会议预约的冲突问题，改变了原会议室预约手写修改的混乱现象。会议室的管理更加规范、直观，校领导在临时使用会议室时可直接查看会议室的占用情况。
场景二：学校公文流转系统
对于高校而言，与各级政府机关、各兄弟高校及相关企业来往密切，对于所有工作都应该有人负责，有人落实到位，之前只对接收情况有所了解，引入督办平台，可以很好的监督各项工作落实情况。实现办公公文的线上发放，部门办理并填写办理结果，部门的主管校领导予以审核认定工作完成情况，材料全部线上运行，线上存档，年底统计查询。
2.1 党政办发放待办理公文
党政办填写发放待办理公文信息，指定文件办理牵头部门和协办部门，由部门负责人落实办理工作。
首先在设计环节中设置条件流转，判断发文办理是否需要协同部门协同办理，业务流转到协同部门或部门负责校领导审批。
针对发文办理需求，党政办填写发文的办理申请。
2.2 发文删除
当党政办发文后，如果发文不需再办理，可填写发文删除，根据选择的发文编号，删除对应的已发文件及办理任务。
用户需要删除已发文件时，通过选择数据，选择已发文件，并通过自动填写功能把已发文件信息填写入表单，提交后经过审核，对于已发文件编号相同的发文进行删除数据（使用智能助手功能）。
2.3 发文修改
当党政办发文后，需要修改已发文的信息，可填写发文修改，根据选择的发文编号，修改对应的已发文件信息（使用智能助手功能）。
2.4 使用仪表盘，建立统一的业务入口
不同的用户，可以通过仪表盘不同的业务入口进入相应的功能区。
2.5 建立用户查看/管理仪表盘
校内各层级用户在使用过程中对业务的需求和功能的关注点不同，分别需要设置不同的仪表盘以满足用户的使用习惯，其中包括：
（1）文件分发办理统计——党政办
党政办可以通过仪表盘查看全校的所有发文办理情况。
（2）文件分发办理统计——主要领导
通过仪表盘，书记、校长可以查看全校所有公文办理情况。
（3） 建立仪表盘，文件分发办理统计——业务主管
通过仪表盘，校级领导可以查看工作分管部门的发文业务办理情况，可视情况线下沟通督办。
2.6 业务运转现状
学校公文流转系统于2024年初上线，运行至今已线上发文505件，办理完成262件，正在办理中243件。具体价值体现在：
督促执行：文件督办可以帮助领导或主管部门监督和督促下属及相关人员按时完成任务或处理事务，确保工作按时、高效地完成；
提高效率：通过文件督办，可以避免拖延和不负责任的情况发生，提高工作效率；
强化管理：文件督办是一种管理手段，可以加强组织内部的管理控制，确保各项工作任务有条不紊地进行，提升整体管理水平；文件督办还可以形成完整的督办记录（目前以线下督办为主）和跟踪表。
场景三：战略合作协议
发展规划处作为协助学校决策学校发展方向的重要部门，每年按学校校级或各部门处级与校外企业机构签订各种战略合作协议，资料存档采用资质存档和光盘备份等方式。
发展规划处拟采用线上资料存档，随时可查，校领导方便可看的方式，开发线上战略合作协议平台。
3.1 设计战略合作协议填写表单信息
提取战略合作协议关键信息，填写线上表单，供领导查看。
3.2 制作仪表盘，统计战略合作协议信息
对战略合作协议单位，通过地址字段，使用电子地图的方式显示战略合作伙伴的地区分布。
3.3 运行效果
战略合作协议于2024年初上线，现已录入战略合作协议107条。战略合作协议管理功能的价值主要体现在：
提高效率：协议管理系统可以节省大量时间和人力成本，提高工作效率；
风险管理：可以帮助企业跟踪协议条款和期限，及时提醒协议到期、延期或终止的情况，降低漏签协议或遗漏关键条款带来的风险；
合规性管理：协议管理系统能够确保协议符合法律法规和内部合规政策，减少协议管理中的合规风险；
数据分析：协议管理系统可以收集和分析协议数据，为学校提供关于协议执行情况、供应商绩效等方面的实时报告和洞察，有助于做出更明智的决策；
提升合作伙伴关系：协议管理系统可以提供更好的合作伙伴关系管理，确保合作伙伴之间的协议合作顺利进行，增强合作伙伴之间的信任和合作。
- 后勤管理
场景一：后勤基建维修平台
学校是学生学习和教师工作的场所，常态化下校园内人员数量保持在2.5万人/日。校园的设施状况保障，直接关系到学生的生活状况和学习状态，校园内基建设施的维修是学校正常运行的保障，是学校日常工作之一，同时，每年的校园基建及维修工作也是学校的主要支出项。
学校希望通过简道云平台，实现维修配件的采购入库、领用出库、维修结果上传等，监管到维修配件的使用情况，也方便后期的审计工作调阅材料。
1.1 运维中心材料基础库表
建立后勤维修配件库
现已形成后勤基建配件库，配件2125项。
1.2运维中心材料采购/入库单
后勤采购人员采购配件后填写采购入库单，增加配件库存量。
现已记录采购入库206单。
1.3 维修中心材料领用出库单
维修人员在维修时，需要领用维修配件，填写维修领用出库单。
1.4 通过聚合表实时统计出配件的实时库存
1.5 创建仪表盘：运维中心材料库实时统计，可实时查看配件库存
入库明细表
出库明细表
校领导、基建处领导可通过仪表盘实时查看维修配件的出/入库情况、库存情况。
平台上线后的价值主要体现在：
快速响应：通过线上系统，维修人员可以迅速接收到报修信息，并且可以立即对问题做出反应，从而缩短了处理时间；
实时跟踪：线上系统可以实时跟踪维修进展，可以随时查看工单状态和维修进度，增加了透明度和可见性；
方便报修：用户可以通过线上平台方便地提交报修请求，无需亲自前往物业管理处或者打电话，节省了时间和精力；
库存实时统计：平台上线运行后，校领导、审计部门、后勤基建处部门领导可实时掌握维修配件的采购、领用、实时库存等数据，降低了库存积压，及时批复库存补充，随时统计维修配件支出情况，方便了领导掌握实时数据。
数据记录和分析：线上系统可以记录维修数据，包括维修历史、维修耗材等，有利于后期的数据分析和预防性维护，根据数据分析和维修需求可以进行合理的资源调配，提高了效率和成本控制。
场景二：教工餐厅订餐预约平台（准备假期投入使用）
学校教工餐厅是为学校教职工提供工作餐的重要后勤保障部门，每天需要准备大量的教职工午餐，但是高校教学的特点所决定，每日午餐的人员数量波动较大，无法确定每日午餐的备餐量或份数。尤其是在学校的假期期间，入校工作的教职工更是无法确定。
教工餐厅希望通过平台，实现线上预约订餐业务，根据提交的预约订餐信息，决定每日的备餐量，即可满足教职工给的就餐需求，也可避免浪费。
2.1 教工食堂订餐预约
教职工可填写订餐信息提交，无需审核。
2.2教工食堂订餐取消
当教职工预约订餐后，因故不能就餐，可提交订餐取消
2.3 取餐申请
用户在用餐当日，发起取餐申请，设置取餐审核环节。
由餐厅人员付餐后，点击完成付餐，确认取餐。
2.4 教工食堂订餐预约信息库
记录订餐信息及付餐信息。
教工餐厅工作人员，通过信息库，可以明确掌握订餐信息、付餐信息。
2.5 教工餐厅订餐开放日期限定
教工餐厅要求，可以随时开放和关闭预约订餐平台。
2.6 创建仪表盘：设置订餐预约业务入口，并且餐厅工作人员可以看到预约订餐、取餐信息
场景价值：
提高工作效率：通过工作餐预定系统，员工可以提前选择自己喜欢的菜品，并准确预估用餐人数，这有助于餐厅提前备餐，提高工作效率；而工作餐预定系统可以简化订餐流程，节约员工的时间和精力；
控制成本：企业可以通过工作餐预定系统更好地控制用餐成本，根据员工数量和口味偏好进行合理的菜品选择，避免浪费。
场景三：工作随手记
学校教工餐厅服务全校师生，面向人员数量大，覆盖面广，业务种类复杂。
教工餐厅希望能够建立工作随手记机制，随时有工作安排、领导交代的工作、工作情况汇报等，都可在平台记录，以备查阅。
3.1 工作记录单-餐饮中心
工作随手记，教工餐厅工作人员可随时使用，记录工作过程、结果、汇报等。
上线后，工作人员使用，目前已形成工作随手记883条。
3.2 创建仪表盘：工作查询信息
可供工作人员、部门领导，查看每日工作记录、进度情况等。
场景价值：
记录及时性：工作随手记可以帮助你及时记录下突发的想法、信息或任务，避免遗忘，确保重要信息不会丢失；
组织性：通过工作随手记，你可以将零散的想法、任务和信息有条理地记录下来，方便后续整理和处理；
反思总结：通过记录工作随手记，你可以更好地进行个人反思和总结，及时发现问题并改进工作方式；
信息共享：通过随手记工具，你可以轻松分享重要信息给团队成员，促进团队合作和沟通。
4 总结与展望
（1）节约人力时间成本：学校在引入了简道云业务平台后，针对校内的线上业务流程进行了梳理，针对典型性功能需求进行了整合重建，大量简化了业务办理的时间，由人找业务审核改为业务找人审核，审核形式可方便直接线上办理。节省了大量的人力时间成本。
（2）管理清晰化：校内业务进行梳理重建后，业务管理更加清晰，改变了旧有的纸质文档存档、查询的方式，数据通过仪表盘直观可见。方便领导实时掌握校内业务工作进度，对后续的发展决策及时做出调整
（3）未来业务深入数字化：通过简道云已实现校内业务的初步支撑，自动化流转、数据的统计分析等，未来期望通过简道云平台对业务进一步深化及扩大业务覆盖面，全力支持校内业务资产逐步数字化。
解决新时代学校高质量发展的瓶颈难题，数字化监管不可或缺。这既是学校发展理念的深层次变革，又是管理方法、机制、手段的创新，实现学校核心资源的精准评估和动态优化，助力学校形成良好创新生态。
面对日益复杂多元的问题，以及建设“信息化校园”的需要，打通数据共享应用交换通道，加快推进数据资源整合共享，各部门数据实现在线/离线贯通，提高数据信息归集率和数据资源利用率，推动实现“数据多跑路”。利用可靠的数据处理技术、数字化信息和网络，搜集、挖掘、分析、储存学校管理、教学资源及学生信息等各类结构化或非结构化的数据，将其转换为可用于学校管理、校园建设及对外服务的有效资源，构建科研、教学、管理、技术、生活服务一体化的运行管理构架，提升学校运行管理全流程信息化、智慧化水平。
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