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【中国数据生产力大赛】挥动数字化“扫帚”,让效益飞起来——物业零代码降本增效之路

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企业简介

顺然控股(山东)集团有限公司成立于20163月份,位于山东泰安,集团下设:山东顺然物业服务有限公司、山东海然物业管理有限公司、山东顺然物业有限公司岱岳分公司、山东恒翔物业管理有限公司泰安分公司、长安保安集团有限公司泰岳分公司、泰安顺然房产信息咨询有限公司,主营物业管理、园林绿化工程施工、专业保洁、清洗、消毒服务,家政服务,停车场服务,住房租赁等服务。

  公司注册资本4000万。至今公司在管及合作项目42个,在职员工500余人。是“质量服务诚信单位”、山东省“重合同守信用企业”、“中国物业管理协会会员单位”,“质量管理体系认证”、“环境管理体系认证”、“职业健康安全管理体系认证”,为客户提供有价值的服务。

 

1 业务/管理需求

  物业项目成本管理涉及到人、财、物管理的各方面,目前存在如下挑战和痛点:

 

1、 微信群办公协作差效率低。

  在使用数字化办公之前,公司管理层主要通过微信群办公,“采购群”、“报销群”、“日经营报群”、“日报群”、“各项目群”等,有的管理层领导微信群就多达30多个,手机不定时地消息提醒,让人烦恼,不看怕耽误重要的事儿,看吧大多数消息是不重要不紧急的,影响工作效率。基于朴素的“免打扰”又不耽误重要事儿的需求,提高各成员间的协作及办公效率,公司急需数字化手段改善面临困境。

 

2、 传统收费方式流程繁琐,依赖人工、易出错、对账麻烦

  过去,公司物业费收款主要采用纸质台账(查)+手写收款单(收)+Excel记账(统计)的方式(注:尝试过多种收费系统均不适合,依旧采用纸质方式),虽然适合三四线城市收费场景,但凸显的问题显著,主要表现在:流程繁琐,依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低。如有一业主来物业缴费需要以下步骤

①收费客服拿出纸质台账查询应收账款
②客户缴费(现金、扫码、转账等任意支付方式)
③收费客服手写收款收据
Excel表记录该笔收款信息(金额、支付方式、收款日期等)
⑤临下班前,人工excel表统计汇总当日收款日报
⑥每周向公司财务对账,当出现数据不一致的情况,财务需翻出一周的单据,一笔笔地核对,工作效率低下。
每一步操作流程,对人工的依赖都比较强,这就要求收费员要熟练使用台账、熟练使用excel、工作要认真仔细、手写单据字段完整、手写的字迹要清晰等,但是即便再仔细也有出错的情况。一旦出错,对账起来要花费一些时间。因此,需要一款工具既能解决当前收费模式的困扰,又要符合公司的实际需求,从而提高收费效率。

 

3、 传统的人事管理无法实时知晓人事动态,人力费用采用纸质签批,从而无法有效控制人力成本。

  物业行业属于劳动密集型企业,需要大量的人员,人力成本占总成本比重大。同时,行业人员流动频繁,离职率和入职率都比较高,且一线员工年龄偏大(50岁以上年龄的占80%+),这给公司的管理造成了隐患。过去,公司人员入转调离的信息掌握在各项目手中,且不能实时同步至公司人力部门,因此决策者对项目当下配置了多少人,年龄结构如何,是否存在用工风险,新招聘是否合理等数据心中无底。此外,用工过程中会产生人力费用如加班费、员工补贴、保险费等,都是纸质单据申请,总部负责人月底集中审批,因为事后审批,审批过程落入形式,人力成本无法有效控制。因此,在人力资源方面,需要一款数字化工具,能够实时审批成员的入转调离,且如加班费等人力费用审批中能够实时知晓,使人力成本控制落到实处。

 

4、 传统的物资管理,从采购到出库各环节全靠手工记账,库存余额模糊不清,漏洞较多

  公司物资管理,包括采购申请-采购报销-入库-出库-调拨-盘点等各个环节,且涉及的物品种类多且零碎。过去,每个环节均是手工记账,各项目的库存余额未有准确的数字,只知道大概,这导致很多漏洞。如申请采购时,通常采购什么审批什么,即使采购私用小物品亦未知;出入库时,只是记录单个物品的进出情况,对如物品损耗丢失等情况并未记录;盘点时,通常只是对肉眼可见的及有印象的物品进行盘点,不可见的零散的小物品不记录在列,出现漏盘情况。物资管理的混乱状态,使得采购成本管控一直不是很顺畅,因此,需要一个物资管理系统,一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然,可追溯,对于仓库余额有清楚数据,从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。

 

5、 传统的费用支出,数据汇总存在延迟,全靠财务每月汇总。

以前,各项目费用报销都是纸质单据,层层审批之后,每周交纳财务并集中报销,每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来,采用企业微信原生报销,使用电子签批功能,但是每个申请单数据独立,无法进行项目数据的统计分析。因此,企业需要财务系统,能实现电子审批、自动汇总统计的功能。

 

 

 

2 解决方案(业务和管理挑战下,解决实际需求、搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等)

为解决上述描述的痛点问题,在不影响原有的工作习惯的基础上,基于简单、方便的、易上手的原则,现对系统数字化升级解决思路如下:

2.1 问题解决路线

  具体实施的工作框架为,选用企业微信为统一入口,选用企业微信原生免费应用和简道云低代码开发平台2套模板,通过内容进行相关内容的研发,上线顺序及内容分别为:

1) 阶段1

  创建企业微信群,包括但不限于项目群、管理群、采购群、人事群、保险群、业主群等内部办公用及与客户互通交流的外部群。此工作快速解决微信群的问题,无需培训,企业全员快速上手,上线1天;

2) 阶段2

  用企业微信原生的打卡、汇报、审批、微盘等功能,能够解决日报、打卡考勤、用车申请、出差申请、开票申请等基本日常的需求,上线很快,大约需要1-2天,此功能能够将微信群中的功能线上化,解决目前存在的各种问题;

3) 阶段3

  收费系统,解决营收问题,包含房产信息、账单生成、收款、欠款、催款等功能;

4) 阶段4

  人事系统,包含人事档案、入转调离等流程及审批、加班申请、奖罚申请、补贴申请、保险管理、工资生成等内容,对人事信息清晰了然;

5) 阶段5

  采购系统,包括物品信息、采购申请、采购报销、仓库库存、入库、出库、库存盘点等,使得物品管理更清楚;

6) 阶段6

  财务报销系统,包含项目信息、费用报销、借款申请、付款申请、退款申请等涉及财务报销的功能,并能进行统计分析,解决财务支出及流水的问题。

 

 

 

3应用场景

3.1 场景一:收款管理-增收益,高效率

 

1)痛点:

  传统收费方式流程繁琐,依赖人工、易出错、对账麻烦

  过去,公司物业费收款主要采用纸质台账(查)+手写收款单(收)+Excel记账(统计)的方式(注:尝试过多种收费系统均不适合,依旧采用纸质方式),表现在流程繁琐,依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低、对账麻烦。

2)解决方式:

  使用简道云搭建了收费管理平台,六大模块,17个表单,12个统计表,涵盖房产信息、车位信息、物业费收费、其他费用收款、折扣申请单、退款申请等,并能自动统计收费日报、应收账款、欠费查询、收款查询等,满足企业收款方面的多种需求。

 

                              收款单截图

 

                            收款单打印模板设置

 

                    欠费统计截图,可查看业主欠费情况,并按实际进行催费

 

3)场景价值:

① 提高收款效率:

  收款流程由3步缩减至1步,收款时间缩短2倍以上;收款出错率降至0.1%以下;坚决杜绝了不合规收款行为;大大提高了收款效率;

② 提高统计效率:

  日报、周报、年报、收款汇总、欠费的统计汇总时间,由原来的0.5天及以上缩短至5-20分钟,且正确率达99%以上;

③ 降低了收费客服能力要求:

  收款员只需提交一个收款表单即可简单完成收费,对于复杂的计算如应收费用、已收、欠费情况等交由系统自动计算处理。收费客服从学习到胜任,时间由1天及以上缩短至30分

钟,出错率极低,对收费客户的能力要求大大降低;

④ 提高成员之间的协同效率:

  通过设置权限,不同成员在系统中可自助查看本人、本项目或本公司的数据,沟通成本降低、协同效率增加。

 

3.2 场景二:人事管理-降成本,有数可依

 

1)痛点:

  物业行业人力成本占总成本比重大,且人员流动频繁,传统的人事管理信息掌握在各项目手中,总部无法实时知晓人事动态,使决策者对人事信息心中无底。传统的痛点主要有

① 成员间的协同效率低,以新成员入职为例,传统的流程至少需要4个部门7人协同完成,其流程为:项目填写纸质入职单(新成员)-部门负责人签批(项目负责人)-项目专人excel记录信息(项目部客服)-购买保险时微信群内提交身份证信息至人事(人事专员)-人事购买保险(保险专员)-新员工发工资时微信群内需提交身份证及银行卡等信息给财务(财务会计)-财务发工资(出纳),因成员信息设计多人手写录入等,会有各人手工的信息不一致的情况,其中某一个环节错误,就要重新走一遍流程,非常繁琐。

② 纸质签批时间长,事后审批,审批过程落入形式,人力成本无法有效控制。

③ 总部无法实时知晓人事动态,使决策者对人事信息心中无底。

 

2)解决方式:

  使用简道云搭建了人事管理平台,七大模块,21个表单,20个统计表,涵盖从招聘、入入职、调薪调岗、转正、离职、保险、薪资等全面的人事功能,满足公司各种人事需求。

                                                                     入职申请单

 

                         工资表审批、签字、打印

                      工资汇总表,可查看每月工资情况,并可月度对比

 

3)场景价值:

① 提高协同效率1-5倍,出错率降至1%以下:

  以前数据都是微信传递沟通、纸质审批单手写签批。现在只要在人事系统中找到对应表单填写,系统自动传送审批流程或者通知给对应人去处理,每一步流程可见,每一表单不遗漏。以入职申请为例,由原来的7步流程降至2步(项目填写如何信息-电子审批-自助查询),效率至少提高5倍,且减少信息不同步等降低;招聘需求发布效率提高1倍以上,出错率降至0;离职申请、入职申请、调岗申请等协同效率提高1倍以上。

② 提高审批效率1-2倍:

  招聘需求、入职申请、离职申请、转正、调岗等人事流程全部电子审批,因电子审批支持手写签字且可随地审批,与纸质审批相比,审批时长缩短至原来的1/2以下,即审批效率提高1-2倍;

③ 提高统计效率,为公司觉得提供数据支持:

  使用系统之后,公司成员的入职、离职等动态信息提交之后,系统能够自动统计入职率、离职率、员工补助发放等关键信息,且入职信息、薪资标准等信息同步至员工花名册,这样公司总部能够得到最新的员工花名册,与人事统计表一起,对公司人力成本的控制等提供了数据支持;

④ 提高成员的工作效率:

  因电子审批省去了很多重复性的工作,项目成员可以抽出空余的时间去做更有价值的事情,如服务客户、处理客户意见等,这对提高物业服务品质、提高行业之间的竞争力,提供了有力的基础。

⑤节省薪资计算时间,降低出错率:

  计算薪资需要考勤表、员工补助申请表、员工加班审批表、员工扣款申请表等,均是纸质单据,以前人事计算薪资时,要一单单地手工录入计算工资。现在因加班、奖罚等数据可联动至工资表,工资表可自动生成,生成时,考勤表、加班费、补助费等同步至表单,节省了薪资计算的时间。

 

3.3 场景三:采购及仓库管理

 

1)痛点:

传统的物资管理,从采购到出库各环节全靠手工记账,库存余额模糊不清,漏洞较多。物资管理的混乱状态,使得采购成本管控一直不是很顺畅,因此,需要一个物资管理系统,一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然,可追溯,对于仓库余额有清楚数据,从而在最初的采购环节就有了把控的主动权

2)解决方式:

使用简道云搭建了采购及仓库管理平台,五大模块18个表单,5个统计表涵盖采购申请、报销、入库、出库、库存等各环节,从采购到出库流程清晰,可追溯,从而为降低物品成本提供数据支持。

                       采购报销单提交完之后,打印模板效果

                              数据工厂计算库存

                               产品库存统计表

 

3)场景价值:

① 采购电子审批覆盖率100%,效率提高1-2倍:

  过去,采购申请、报销、入库、出库、调拨、盘点等每个环节均是手工记账,汇总需用EXCEL。使用系统后,全部走电子审批单,与纸质审批相比,审批时长缩短至原来的1/2以下,审批步骤由原来的2步减少至1步,数据统计汇总工作由系统自动完成,历史记录查询时间缩短至10分钟以下,工作效率提高至原来的1-2倍;

② 物品流程可追溯,物品损耗可控:

  使用电子流程之后,单个物品采购时间、入库时间、出库时间、调拨时间等每个流程都有记录,如果盘点出现亏损的状态,可分析亏损的原因,并控制在合理的损耗水平,以降低人为丢失等情况,降低物品成本;

③ 仓库库存清晰了然:

  因仓库物品出入都有电子账,仓库库存则有了清晰可见,物品管控真正做到透明化信息化,对采购管理有了控制权,物品审批有了话语权。

④ 物品标准化:

  以前采购物品名称不一致,同一物品,多种名称,这样统计时,出现差错。用系统建立了物品库,物品名称标准化,为今后的采购、统计等工作提供了便利。

 

 

3.3  费用报销

1)痛点:

传统的费用支出,多为纸质单据且数据汇总存在延迟,全靠财务每月汇总。以前,各项目费用报销都是纸质单据,层层审批之后,每周交纳财务并集中报销,每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来,采用企业微信原生报销,使用电子签批功能,但是每个申请单数据独立,无法进行项目数据的统计分析。因此,企业需要财务系统,能实现电子审批、自动汇总统计的功能。

2)解决方式:

使用简道云搭建了财务报销,共7个表单,3个统计表涵盖报销、借款、付款等各环节,且能对当月的支出汇总做出统计。

3)场景价值:

① 电子审批,效率提高1-2倍:

  使用系统后,费用报销、借款等全部走电子审批单,与纸质审批相比,审批时长缩短至原来的1/2以下,审批步骤由原来的2步减少至1步,数据统计汇总工作由系统自动完成工作效率提高至原来的1-2倍;

② 费用统计分析效率提升1倍以上:

  使用电子流程之后,费用支出按照会计科目进行汇报,查询字段包括但不限于申请时间、项目名称、会计科目、表单类型等,通过费用汇总,项目负责人可查看所负责项目的费用支出情况。

                              费用报销申请单

                             费用报销单打印模板

                               退款单打印模板

                         数据工厂将所有付款的数据进行汇总

 

 

4 总结与展望

4.1 总结

从公司层面讲,自开始着手到上线使用简道云一年以来,企业整体的数字化水平从“幼儿园”逐渐升至“小学三年级”,从“微信群、纸质单”到人事、财务、采购等办公基本“电子化”,从员工“反对使用系统”到“提出新的需求”,从“模糊不清的数据”到“精准可追溯的流程”,解决了传统管理中面临的成员协作差、办公效率低的问题,从而解放部分员工的时间和精力去处理更为重要的工作,为客户提供更有价值的服务,从而为公司的发展提供动力。

从微观层面讲,简道云搭建和落地的过程是不断精进的过程,从开始搭建、测试、问题反馈、修正不断打磨,一个表单甚至达几十次的修改,总是在曲折中前进,摸索出一些经验。1)梳理公司现有的工作流程图并进行拆解;2)将需求拆分并归类,对现有的流程表单分类并设计简道云框架,搭好框架之后,不断完善修正;3)将工具用好,智能助手、聚合表、数据工厂各有所长,传递数据的效率和效果不同,要根据需求和目标,选择使用;4)要不断总结,最好以书面的形式表达,得到的经验会比较快。

 

4.2 展望

  未来,将继续围绕物业版块进行开发升级,如CRM系统、C端客户的联系、会员精准分类等是企业客户资产,可能会需要用简道云完善进行系统升级。数字化这块,无代码开发能够根据用户需求量身定制,能真真正正能落地,实实在在使用。无代码的潜力无限。

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