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企业简介
顺然控股（山东）集团有限公司成立于2016年3月份，位于山东泰安，集团下设：山东顺然物业服务有限公司、山东海然物业管理有限公司、山东顺然物业有限公司岱岳分公司、山东恒翔物业管理有限公司泰安分公司、长安保安集团有限公司泰岳分公司、泰安顺然房产信息咨询有限公司，主营物业管理、园林绿化工程施工、专业保洁、清洗、消毒服务，家政服务，停车场服务，住房租赁等服务。
公司注册资本4000万。至今公司在管及合作项目42个，在职员工500余人。是“质量服务诚信单位”、山东省“重合同守信用企业”、“中国物业管理协会会员单位”，“质量管理体系认证”、“环境管理体系认证”、“职业健康安全管理体系认证”，为客户提供有价值的服务。
1 业务/管理需求
物业项目成本管理涉及到人、财、物管理的各方面，目前存在如下挑战和痛点：
1、 微信群办公协作差效率低。
在使用数字化办公之前，公司管理层主要通过微信群办公，“采购群”、“报销群”、“日经营报群”、“日报群”、“各项目群”等，有的管理层领导微信群就多达30多个，手机不定时地消息提醒，让人烦恼，不看怕耽误重要的事儿，看吧大多数消息是不重要不紧急的，影响工作效率。基于朴素的“免打扰”又不耽误重要事儿的需求，提高各成员间的协作及办公效率，公司急需数字化手段改善面临困境。
2、 传统收费方式流程繁琐，依赖人工、易出错、对账麻烦。
过去，公司物业费收款主要采用纸质台账（查）+手写收款单（收）+Excel记账（统计）的方式（注：尝试过多种收费系统均不适合，依旧采用纸质方式），虽然适合三四线城市收费场景，但凸显的问题显著，主要表现在：流程繁琐，依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低。如有一业主来物业缴费需要以下步骤：
①收费客服拿出纸质台账查询应收账款
②客户缴费（现金、扫码、转账等任意支付方式）
③收费客服手写收款收据
④Excel表记录该笔收款信息（金额、支付方式、收款日期等）
⑤临下班前，人工excel表统计汇总当日收款日报
⑥每周向公司财务对账，当出现数据不一致的情况，财务需翻出一周的单据，一笔笔地核对，工作效率低下。
每一步操作流程，对人工的依赖都比较强，这就要求收费员要熟练使用台账、熟练使用excel、工作要认真仔细、手写单据字段完整、手写的字迹要清晰等，但是即便再仔细也有出错的情况。一旦出错，对账起来要花费一些时间。因此，需要一款工具既能解决当前收费模式的困扰，又要符合公司的实际需求，从而提高收费效率。
3、 传统的人事管理无法实时知晓人事动态，人力费用采用纸质签批，从而无法有效控制人力成本。
物业行业属于劳动密集型企业，需要大量的人员，人力成本占总成本比重大。同时，行业人员流动频繁，离职率和入职率都比较高，且一线员工年龄偏大（50岁以上年龄的占80%+），这给公司的管理造成了隐患。过去，公司人员入转调离的信息掌握在各项目手中，且不能实时同步至公司人力部门，因此决策者对项目当下配置了多少人，年龄结构如何，是否存在用工风险，新招聘是否合理等数据心中无底。此外，用工过程中会产生人力费用如加班费、员工补贴、保险费等，都是纸质单据申请，总部负责人月底集中审批，因为事后审批，审批过程落入形式，人力成本无法有效控制。因此，在人力资源方面，需要一款数字化工具，能够实时审批成员的入转调离，且如加班费等人力费用审批中能够实时知晓，使人力成本控制落到实处。
4、 传统的物资管理，从采购到出库各环节全靠手工记账，库存余额模糊不清，漏洞较多。
公司物资管理，包括采购申请-采购报销-入库-出库-调拨-盘点等各个环节，且涉及的物品种类多且零碎。过去，每个环节均是手工记账，各项目的库存余额未有准确的数字，只知道大概，这导致很多漏洞。如申请采购时，通常采购什么审批什么，即使采购私用小物品亦未知；出入库时，只是记录单个物品的进出情况，对如物品损耗丢失等情况并未记录；盘点时，通常只是对肉眼可见的及有印象的物品进行盘点，不可见的零散的小物品不记录在列，出现漏盘情况。物资管理的混乱状态，使得采购成本管控一直不是很顺畅，因此，需要一个物资管理系统，一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然，可追溯，对于仓库余额有清楚数据，从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。
5、 传统的费用支出，数据汇总存在延迟，全靠财务每月汇总。
以前，各项目费用报销都是纸质单据，层层审批之后，每周交纳财务并集中报销，每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来，采用企业微信原生报销，使用电子签批功能，但是每个申请单数据独立，无法进行项目数据的统计分析。因此，企业需要财务系统，能实现电子审批、自动汇总统计的功能。
2 解决方案（业务和管理挑战下，解决实际需求、搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）
为解决上述描述的痛点问题，在不影响原有的工作习惯的基础上，基于简单、方便的、易上手的原则，现对系统数字化升级解决思路如下：
2.1 问题解决路线
具体实施的工作框架为，选用企业微信为统一入口，选用企业微信原生免费应用和简道云低代码开发平台2套模板，通过内容进行相关内容的研发，上线顺序及内容分别为：
1） 阶段1：
创建企业微信群，包括但不限于项目群、管理群、采购群、人事群、保险群、业主群等内部办公用及与客户互通交流的外部群。此工作快速解决微信群的问题，无需培训，企业全员快速上手，上线1天；
2） 阶段2：
用企业微信原生的打卡、汇报、审批、微盘等功能，能够解决日报、打卡考勤、用车申请、出差申请、开票申请等基本日常的需求，上线很快，大约需要1-2天，此功能能够将微信群中的功能线上化，解决目前存在的各种问题；
3） 阶段3：
收费系统，解决营收问题，包含房产信息、账单生成、收款、欠款、催款等功能；
4） 阶段4：
人事系统，包含人事档案、入转调离等流程及审批、加班申请、奖罚申请、补贴申请、保险管理、工资生成等内容，对人事信息清晰了然；
5） 阶段5：
采购系统，包括物品信息、采购申请、采购报销、仓库库存、入库、出库、库存盘点等，使得物品管理更清楚；
6) 阶段6：
财务报销系统，包含项目信息、费用报销、借款申请、付款申请、退款申请等涉及财务报销的功能，并能进行统计分析，解决财务支出及流水的问题。
3应用场景
3.1 场景一：收款管理-增收益，高效率
（1）痛点：
传统收费方式流程繁琐，依赖人工、易出错、对账麻烦。
过去，公司物业费收款主要采用纸质台账（查）+手写收款单（收）+Excel记账（统计）的方式（注：尝试过多种收费系统均不适合，依旧采用纸质方式），表现在流程繁琐，依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低、对账麻烦。
（2）解决方式：
使用简道云搭建了收费管理平台，六大模块，17个表单，12个统计表，涵盖房产信息、车位信息、物业费收费、其他费用收款、折扣申请单、退款申请等，并能自动统计收费日报、应收账款、欠费查询、收款查询等，满足企业收款方面的多种需求。
收款单截图
收款单打印模板设置
欠费统计截图，可查看业主欠费情况，并按实际进行催费
（3）场景价值：
① 提高收款效率：
收款流程由3步缩减至1步，收款时间缩短2倍以上；收款出错率降至0.1%以下；坚决杜绝了不合规收款行为；大大提高了收款效率；
② 提高统计效率：
日报、周报、年报、收款汇总、欠费的统计汇总时间，由原来的0.5天及以上缩短至5-20分钟，且正确率达99%以上；
③ 降低了收费客服能力要求：
收款员只需提交一个收款表单即可简单完成收费，对于复杂的计算如应收费用、已收、欠费情况等交由系统自动计算处理。收费客服从学习到胜任，时间由1天及以上缩短至30分
钟，出错率极低，对收费客户的能力要求大大降低；
④ 提高成员之间的协同效率：
通过设置权限，不同成员在系统中可自助查看本人、本项目或本公司的数据，沟通成本降低、协同效率增加。
3.2 场景二：人事管理-降成本，有数可依
（1）痛点：
物业行业人力成本占总成本比重大，且人员流动频繁，传统的人事管理信息掌握在各项目手中，总部无法实时知晓人事动态，使决策者对人事信息心中无底。传统的痛点主要有：
① 成员间的协同效率低，以新成员入职为例，传统的流程至少需要4个部门7人协同完成，其流程为：项目填写纸质入职单（新成员）-部门负责人签批（项目负责人）-项目专人excel记录信息（项目部客服）-购买保险时微信群内提交身份证信息至人事（人事专员）-人事购买保险（保险专员）-新员工发工资时微信群内需提交身份证及银行卡等信息给财务（财务会计）-财务发工资（出纳），因成员信息设计多人手写录入等，会有各人手工的信息不一致的情况，其中某一个环节错误，就要重新走一遍流程，非常繁琐。
② 纸质签批时间长，事后审批，审批过程落入形式，人力成本无法有效控制。
③ 总部无法实时知晓人事动态，使决策者对人事信息心中无底。
（2）解决方式：
使用简道云搭建了人事管理平台，七大模块，21个表单，20个统计表，涵盖从招聘、入入职、调薪调岗、转正、离职、保险、薪资等全面的人事功能，满足公司各种人事需求。
入职申请单
工资表审批、签字、打印
工资汇总表，可查看每月工资情况，并可月度对比
（3）场景价值：
① 提高协同效率1-5倍，出错率降至1%以下：
以前数据都是微信传递沟通、纸质审批单手写签批。现在只要在人事系统中找到对应表单填写，系统自动传送审批流程或者通知给对应人去处理，每一步流程可见，每一表单不遗漏。以入职申请为例，由原来的7步流程降至2步（项目填写如何信息-电子审批-自助查询），效率至少提高5倍，且减少信息不同步等降低；招聘需求发布效率提高1倍以上，出错率降至0；离职申请、入职申请、调岗申请等协同效率提高1倍以上。
② 提高审批效率1-2倍：
招聘需求、入职申请、离职申请、转正、调岗等人事流程全部电子审批，因电子审批支持手写签字且可随地审批，与纸质审批相比，审批时长缩短至原来的1/2以下，即审批效率提高1-2倍；
③ 提高统计效率，为公司觉得提供数据支持：
使用系统之后，公司成员的入职、离职等动态信息提交之后，系统能够自动统计入职率、离职率、员工补助发放等关键信息，且入职信息、薪资标准等信息同步至员工花名册，这样公司总部能够得到最新的员工花名册，与人事统计表一起，对公司人力成本的控制等提供了数据支持；
④ 提高成员的工作效率：
因电子审批省去了很多重复性的工作，项目成员可以抽出空余的时间去做更有价值的事情，如服务客户、处理客户意见等，这对提高物业服务品质、提高行业之间的竞争力，提供了有力的基础。
⑤节省薪资计算时间，降低出错率：
计算薪资需要考勤表、员工补助申请表、员工加班审批表、员工扣款申请表等，均是纸质单据，以前人事计算薪资时，要一单单地手工录入计算工资。现在因加班、奖罚等数据可联动至工资表，工资表可自动生成，生成时，考勤表、加班费、补助费等同步至表单，节省了薪资计算的时间。
3.3 场景三：采购及仓库管理
（1）痛点：
传统的物资管理，从采购到出库各环节全靠手工记账，库存余额模糊不清，漏洞较多。物资管理的混乱状态，使得采购成本管控一直不是很顺畅，因此，需要一个物资管理系统，一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然，可追溯，对于仓库余额有清楚数据，从而在最初的采购环节就有了把控的主动权
（2）解决方式：
使用简道云搭建了采购及仓库管理平台，五大模块18个表单，5个统计表涵盖采购申请、报销、入库、出库、库存等各环节，从采购到出库流程清晰，可追溯，从而为降低物品成本提供数据支持。
采购报销单提交完之后，打印模板效果
数据工厂计算库存
产品库存统计表
（3）场景价值：
① 采购电子审批覆盖率100%，效率提高1-2倍：
过去，采购申请、报销、入库、出库、调拨、盘点等每个环节均是手工记账，汇总需用EXCEL。使用系统后，全部走电子审批单，与纸质审批相比，审批时长缩短至原来的1/2以下，审批步骤由原来的2步减少至1步，数据统计汇总工作由系统自动完成，历史记录查询时间缩短至10分钟以下，工作效率提高至原来的1-2倍；
② 物品流程可追溯，物品损耗可控：
使用电子流程之后，单个物品采购时间、入库时间、出库时间、调拨时间等每个流程都有记录，如果盘点出现亏损的状态，可分析亏损的原因，并控制在合理的损耗水平，以降低人为丢失等情况，降低物品成本；
③ 仓库库存清晰了然：
因仓库物品出入都有电子账，仓库库存则有了清晰可见，物品管控真正做到透明化信息化，对采购管理有了控制权，物品审批有了话语权。
④ 物品标准化：
以前采购物品名称不一致，同一物品，多种名称，这样统计时，出现差错。用系统建立了物品库，物品名称标准化，为今后的采购、统计等工作提供了便利。
3.3 费用报销
（1）痛点：
传统的费用支出，多为纸质单据且数据汇总存在延迟，全靠财务每月汇总。以前，各项目费用报销都是纸质单据，层层审批之后，每周交纳财务并集中报销，每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来，采用企业微信原生报销，使用电子签批功能，但是每个申请单数据独立，无法进行项目数据的统计分析。因此，企业需要财务系统，能实现电子审批、自动汇总统计的功能。
（2）解决方式：
使用简道云搭建了财务报销，共7个表单，3个统计表涵盖报销、借款、付款等各环节，且能对当月的支出汇总做出统计。
（3）场景价值：
① 电子审批，效率提高1-2倍：
使用系统后，费用报销、借款等全部走电子审批单，与纸质审批相比，审批时长缩短至原来的1/2以下，审批步骤由原来的2步减少至1步，数据统计汇总工作由系统自动完成工作效率提高至原来的1-2倍；
② 费用统计分析效率提升1倍以上：
使用电子流程之后，费用支出按照会计科目进行汇报，查询字段包括但不限于申请时间、项目名称、会计科目、表单类型等，通过费用汇总，项目负责人可查看所负责项目的费用支出情况。
费用报销申请单
费用报销单打印模板
退款单打印模板
数据工厂将所有付款的数据进行汇总
4 总结与展望
4.1 总结
从公司层面讲，自开始着手到上线使用简道云一年以来，企业整体的数字化水平从“幼儿园”逐渐升至“小学三年级”，从“微信群、纸质单”到人事、财务、采购等办公基本“电子化”，从员工“反对使用系统”到“提出新的需求”，从“模糊不清的数据”到“精准可追溯的流程”，解决了传统管理中面临的成员协作差、办公效率低的问题，从而解放部分员工的时间和精力去处理更为重要的工作，为客户提供更有价值的服务，从而为公司的发展提供动力。
从微观层面讲，简道云搭建和落地的过程是不断精进的过程，从开始搭建、测试、问题反馈、修正不断打磨，一个表单甚至达几十次的修改，总是在曲折中前进，摸索出一些经验。1）梳理公司现有的工作流程图并进行拆解；2）将需求拆分并归类，对现有的流程表单分类并设计简道云框架，搭好框架之后，不断完善修正；3）将工具用好，智能助手、聚合表、数据工厂各有所长，传递数据的效率和效果不同，要根据需求和目标，选择使用；4）要不断总结，最好以书面的形式表达，得到的经验会比较快。
4.2 展望
未来，将继续围绕物业版块进行开发升级，如CRM系统、C端客户的联系、会员精准分类等是企业客户资产，可能会需要用简道云完善进行系统升级。数字化这块，无代码开发能够根据用户需求量身定制，能真真正正能落地，实实在在使用。无代码的潜力无限。 | 
