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【中国数据生产力大赛】零代码助力国企数字化转型——长江大保护业务协同云平台

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      零代码助力国企数字化转型——长江大保护业务协同云平台

 

 

 

一、企业简介

  按照习近平总书记重要指示批示,党和国家赋予中国长江三峡集团有限公司(三峡集团)在共抓长江大保护中发挥骨干主力作用的崇高使命,作为三峡集团的全资子公司、生态环保业务实施主体,长江生态环保集团有限公司(长江环保集团)于2018年12月28日在武汉正式成立,注册资本金300亿元,全面参与长江经济带生态环境保护修复工作,目前资产总额已达570亿元,员工总数超过1700人。设有上游、湖南、湖北、江西、安徽、长三角6大区域公司。其中长三角分公司负责江苏、浙江、福建、上海(三省一市)的大保护业务。

         企业微信截图_16311887171117

长江生态环保集团

 

 

 

二、业务/管理需求

长三角分公司主要存在以下问题和挑战:

1)市场开发任务重。

  当前大保护业务处于关键阶段,长三角分公司市场开发部作为开拓市场、落地项目“排头兵”,是长三角分公司的核心部门。目前采用长期在外驻点+内部支援的方式,多数部门员工分布于各个片区。由此,部门内存在着前后方信息不同步、联动不足等问题,亟需借助信息化手段,加强外派人员管控力度、汇总挖掘信息,研判市场情报,找到关键节点,高效重点突破,保障全年落地投资目标顺利完成。

2)建设管理风险高。

  长江大保护项目点多面广、工期紧、任务重。建设期的人员管理、作业面管理、安全管理问题突出,带来了较大风险。此前采用的建设管理信息化系统与现场需求贴合不足、不够轻量化、管理效果不显著。

3)信息收集重复多。

  长三角分公司内设6大职能部门,各部门对项目现场重复索要数据的情况时有发生,且数据收集方式仍采用传统的excel表格,不仅效率低下,且缺少审批和提醒,容易造成信息流转阻塞。故长三角分公司急需一个统一的项目信息收集、审批及出口平台。

4)企业现代化管理水平不足。

  长三角分公司食堂实行订餐制,但仍采用微信群接龙的方式完成每日订餐;再如公务派车申请,需填写纸质申请单后线下找领导签字,一旦领导出差派车手续就无法正常完成。因此,长三角分公司借助信息化手段来提高企业现代化管理水平的需求尤为迫切。

 

 

 

三、解决方案

1)建立基础的项目信息库。

  区域公司的各项业务及各部门工作均围绕着大保护实体项目开展,因此要建立解决实际痛点和贴合业务的系统的第一步就是搭建基础的项目信息库。主要可分为前期追踪项目信息库和落地在建项目信息库。

2)首先解决最迫切的信息化需求。

  由于区域公司各部门工作业务联系较为紧密。各部门向一线单位重复索要数据的现象时有发生。在对各部门的数据需求及统计口径、统计周期进行了调研后,确定了以每周报周报、每月最后一周报月报的方式来收集信息,同时借助简道云的流程表单,在数据报送的审批流程纳入相关部门,保证数据的准确有效。基于上述收集的数据,为相关部门打造个性化的信息出口,方便获取数据。

3)进一步发现、梳理、收集企业管理中的痛难点,并借助简道云平台加以解决。

  经过1年的努力,逐步搭建起贴合长江大保护业务的协同云平台。平台按照各部门业务分工,具体包含5大类应用和1个知识库:综合管理类、建设管理类、经营管理类、市场开发类、技术管理类、项目标准化管理知识库(图1)。根据实际业务需求的变化,各个子系统中的应用持续进行更新和调整。

图示

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                                                       图1 长江大保护业务协同云平台

 

 

 

四、应用场景

场景一:市场开发管理联动前后方(市场开发类)

1、背景

  以长三角区域为例,长三角分公司的长江大保护项目涉及多省市,市场开发人员长期下沉驻点至各区县,对人员管理、市场信息收集、关键项目跟踪及传递、研判,项目内外部审批节点执行管理等带来较大挑战。

2、解决方案

  因此基于简道云平台搭建了市场开发管理应用,通过简道云的流程表单,各项目组在系统中以周为单位归集市场开发进展信息,并借助简道云的推送提醒等功能、对照项目内外部节点计划,动态预警、提醒到人、督促各项目推进工作,保障了前后方信息的同步,并借助简道云的仪表盘功能,系统实现一张图展示汇总市场信息,定时提醒各级领导进行查阅,可直观研判市场开发动态,支撑各级领导在关键节点做出正确的决策。

3、成效

  借助该应用,各项目组已完成数十个前期项目,累计414次的信息联动和报送工作。该应用有效助力了5个长江大保护项目顺利落地,累计落地金额近百亿。

电脑萤幕画面

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                                                                图2 市场开发管理一览表

 

 

场景二:解决信息收集、报送、出口的难点(综合管理类)

1、背景

  长三角分公司职能部门较多,各部门对项目现场重复索要数据的情况时有发生,且数据收集方式仍采用传统的excel表格,不仅效率低下,且缺少审批和提醒,容易造成信息流转阻塞。

  借助简道云的流程表单、开发了建设管理周报、月报报送应用。

2、解决方案

  通过简道云推送提醒功能,自动提醒各项目线上填写信息(每周填写周报、每月最后一周填写月报),信息提交后流程流转至项目公司总经理进行审批、审批完成后流转至长三角分公司进行审批,同时借助于节点限时处理功能,保证审批流程的按时完成。由此完成信息收集工作,随后借助简道云的仪表盘、权限组等功能,基于各部门的数据报表模板,为各部门设置信息下载及展示出口。

3、成效

  每周只需收集一次信息,即可满足各部门的数据需求,有效解决了重复索要数据的问题。同时,简道云的流程表单将数据的收集及审批进行流程化和标准化,为纳入各层级审批人提供了条件,保证了数据的真实及准确,极大地提高了公司的管理效率。

图形用户界面

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                                                                 图3 项目周报展示仪表盘

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel

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                                                                       图4 项目周报数据

 

 

场景三:借助简道云平台压实项目建设管理责任(建设管理类)

(1)总分包人员管理应用

1、背景

  不同于传统建设项目,长江大保护项目点多面广,作业面分散开放,缺少封闭区域。劳务人员无法借助于传统的考勤闸机等方式进行管理。

2、解决方案

  基于简道云的文字识别、打印模板、流程表单等功能,开发了劳务人员入场登记功能,并设计了人员工牌模板。待人员入场审批完成后即可打印工牌,其中,在工牌中放入了简道云的数据内链二维码,相关管理人员通过微信扫码的方式来进行考勤,有效的解决了劳务人员管理的问题,方便项目公司实时掌握在场劳务人数。同时,应用中还包含总包、监理等管理人员的信息。借助简道云搭建的应用具有轻量且简单的特点,无需复杂的操作即可达到管理效果,十分适合项目现场使用。

 

(2)作业面闭环管理应用

1、背景

  项目现场存在开工备案、质量安全管理、劳务人员管理相互割裂的现象,未能有效压实建设管理责任。

2、解决方案

  为了打通作业面管理的“最后一公里”,基于上述的人员管理应用,借助简道云的流程表单、定位、智能助手、数据提醒等功能,进一步开发了作业面闭环管理应用。作业面闭环管理中包含作业面开工备案、周施工计划报送、视频巡检问题闭合等模块。三个模块是条线式的,即:作业面开工备案→周施工计划上报→视频监控巡检问题闭合。具体做法为:所有新开工作业面均在开工备案模块进行备案(上传作业面的技术文件);周施工计划中的作业面均来自于开工备案模块,即未开工备案就不能上报施工计划,未报计划现场就不能施工;基于上报的周施工计划开展检查,并将检查过程中发现的质量安全问题录入视频巡检问题闭合模块,交由项目公司复核后,将在系统内发放至总包进行整改并上传整改闭合结果(整改照片或相关材料),保证作业面每条问题都能形成整改闭环。

3、成效

  借助简道云的数据联动、智能助手、数据工厂等功能,作业面闭环管理中的相关人员全部来自于总分包人员管理,相关信息无需重复录入,将人员管理与作业面管理的进行了有效结合,为管理项目现场提供了有效抓手,真正压实了建设管理责任。截止22年6月底,借助上述应用,已完成98个作业面的开工备案、报送施工计划121条,录入并完成109个巡检问题的整改;完成1372人次的劳务人员入场登记、发放劳务人员工牌968个。长三角分公司未发生安全生产事故,安全生产天数达689天。

图形用户界面, 应用程序

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                                                                      图5 开工备案作业面

 

图形用户界面, 表格

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                                                                      图6 周施工计划

 

电脑截图描述已自动生成

                                                                图7 视频监控巡检问题整改

 

图形用户界面, 应用程序

描述已自动生成

                                                               图8 完成入场登记的劳务人员

 

图片包含 图形用户界面

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                                                                   图9 带二维码的劳务人员工牌

 

 

场景四:借助简道云平台为企业管理赋能(综合管理类)

(1)食堂订餐

1、背景

  为减少食物浪费,长三角分公司实行订餐制。但以往采用的微信群接龙订餐的方式,不仅需要食堂工作人员手动发起接龙,也无法精准提醒到个人,且食堂工作人员需密切关注群中订餐信息,效率低下,常导致订餐人数和用餐人数不匹配,给食堂配餐带来较大困扰。

2、解决方案

  借助简道云平台搭建了长三角分公司的订餐系统,借助简道云微信公众每日定时推送订餐表单到个人,并设置截止订餐时间。在疫情较为严重时期,分公司实行居家办公,为方便食堂送餐,在表单中新增用餐地点选择,保证食堂订餐与配餐的正常进行。

3、成效

  当天订餐完成后自动推送订餐分数至食堂工作人员,极大地提高了工作效率,同时也解决了订餐人数和实际用餐人数不匹配的问题,保证了配餐量的精准可控,同时该应用可根据实际情况进行动态调整,保证员工订好每一餐。该应用上线以来,累计已完成7708次订餐,累计服务人数达200人以上,预计减少了数万元的食物浪费。

图形用户界面, 应用程序, 表格

描述已自动生成

                                                                       图10 食堂订餐份数

   

(2)督办管理

  为保证重要事项督办响应及时、办理到位,基于简道云平台搭建了督办管理系统,根据督办事项的完成时间自动提醒相关责任人,保证长三角分公司各部门督办人员及时反馈、线上审批,提高了督办的响应速度,系统支持督办信息汇总分析,总结规律,针对性整改。

图形用户界面, 图表

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                                                                     图11 督办进度一览表

 

 

(3)车辆管理

1、背景

  长三角分公司项目分散,公务用车需求较多,之前采用的纸质派车单,需找领导逐个线下签字审批,十分繁琐,当领导出差后,往往是先派车,后审批,流程不够合规。

2、解决方案

  借助与简道云平台的流程表单、打印模板、线上手写签字等功能搭建了车辆管理系统,表单字段根据纸质派车单进行设计,方便后续打印留存纸质派车单,确保流程合规,同时借助线上手写签名实现领导线上签字审批,完美解决了领导出差后无法审批用车申请的问题,审批完成后自动抄送至派车员和司机。另外,借助简道云公式编辑功能自动计算用车公里数,替换原有的手动计算。除了设置微信公众号提醒,还借助简道云的智能助手和企业微信机器人插件,自动提醒相关领导进行审批,极大地提升了派车效率。

3、成效

  基于简道云搭建的车辆管理系统,实现了线上审批、调度,由微信公众号通知到人,极大的提升了派车效率,原本需要数天的审批流程,现在只需几分钟。同时依照纸质版派车单借助打印模板功能设计了打印模板,可留存纸质版派车单,保障公务用车的合规性。

图形用户界面, 表格

中度可信度描述已自动生成

                                                          图12 基于打印模板功能设计的公务派车单

 

 

场景五:借助简道云平台搭建项目标准化管理知识库

1、背景

  大保护项目类型丰富多样,挑战前所未有,亟待构建学习型团队,持续总结经验,快速形成知识传递,帮助后续项目少走弯路,形成标准化、流程化管理。

2、解决方案

  采用共享共建的方式,构建了以业务场景为导向“维基百科”知识库,所有员工都是知识库的建设者、受益者。目前形成了覆盖全生命周期、全专业、全要素项目管理“使用说明”、“用户手册”,并集成在微信小程序,将其“装”在手机里,随时随地指导项目管理。主要包含建设管理、投资常用法律法规汇编两大知识库,主要内容简述如下:

(1)PPP项目建设管理方面

  包含项目快速接管、项目标准化建管、项目群控制三大部分,融合制度规范、权责细分、流程手续、经验总结、范本示例,涵盖各类管理主体及要素。如:搜索项目投资决策,会展示投资决策的流程,上会要求及条件,会议组织部门、会议材料模板及要点、往期项目上会材料,预估决策时长等。

(2)投资常用法律法规方面

  包含了民法典,固定资产投资类(如政府采购法、招标投标法)、股权投资类、PPP类相关办法,特许经营管理类办法等。业务人员可有针对性快速检索法务知识,如:PPP项目绩效目标编制应要求、政府隐形债务的规定等。

图形用户界面

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                                                                         图 13 知识库界面

 

3、成效

  通过知识库全面提升了管理全面性、规范性、高效性,指导各项工作的高效、高标准开展。知识库访问人次累计达1200余人次数、项目公司基于知识库开展相关工作,将开工前置审批流程由半年、1年缩短至数月,助力公司顺利完成投资额达20亿以上。项目公司只需配置3-5人即可管理数亿元投资额的大保护项目,极大节省了公司的人力成本。

 

 

 

4 总结与展望

  通过一年努力,长三角分公司借助简道云平台搭建了长江大保护业务协同云平台。通过该平台的使用,长三角分公司在项目管理、企业治理方面存在的问题得到了明显的改善。当前,长三角分公司职能部门管理效能大幅提升,如督办、派车申请、订餐等综合管理的工作流转效率极大提升,生产管理部只需要2~3人可统筹多个项目建设。所属项目人员配置更为精简,估算直接节约人力成本超1500万元,项目现场未发生不良事件,未发生安全事故,各项管理行为有序、合规,管理效能稳步提升,主要取得成效总结如下:

  一是增强了统筹能力,落实了目标控制。通过打通KPI、计划、形象、计量、周月报等信息,融合合同、招采、结算等节点,构建了闭环的目标控制体系,保证了各项业务可控、在控、智控。逐步形成了预警体系,有效控制了系统风险、提升企业管理、项目管理的统筹能力。

  二是压实了管理责任,提升了管理效能。通过作业面报备、安全分级管控等,电子化了各类审批报表,利用定位、现场拍照等技术,扁平管理层级,穿透管理现场,用数字化为人员、作业面的时间线、空间线、业务线画像,实现了“事事有人管、人人在尽职”局面,用“四两拨千斤”,压实了项目管理责任。

  三是提升了响应能力,拓展了管理范围。构建了覆盖环保集团、长三角分公司、总包单位、分包单位、监理单位、设计单位等所有建设主体的管控体系,打通了指令传递“最后一公里”,并能透明查看落实情况,推动项目标准化及网格化管理,提升了响应能力。

  综上,长三角分公司基于信息化、标准化在项目管理、企业治理方面的实践,践行了国有企业数字化转型的要求,通过上述举措,构建了学习型团队,提升了管理效能,推动了企业现代化治理,业务人员自建、自用信息化系统的模式,更是未来企业数字化转型的方向。

 

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