【简道云-场景实践】之 HRM:如何用简道云实现钉钉考勤数据的高效管理

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造福所有在钉钉上考勤打卡的道友们的简道云管理系统来啦!

本次推出的考勤管理应用:钉钉企业版考勤。在同步钉钉考勤/请假数据的基础上,能够简洁快捷的实现在简道云上统计一个月所有工作日中,所有员工的月工作工时、缺勤工时和各类型的请假工时,支持根据工时计算薪资,方便一个平台集成与监控企业考勤。

点击安装「用例:钉钉企业版考勤」进行体验。

 

1. 简介

1.1 方案介绍

适用钉钉用户的考勤管理系统,是基于简道云插件,搭建同步钉钉考勤数据的管理系统。在简道云平台上根据不同日期、规章制度灵活生成一目了然的简洁报表,帮助企业解决复杂考勤难题,降低考勤管理系统落地成本,提高组织效率。

1.2 方案价值

简道云同步钉钉应用能够实现,在算薪日前钉钉请假和考勤数据动态同步,每月自动生成复杂的、自定义的考勤报表。除此之外,简道云强大的组合能力还可以结合企业需求,根据不同的发薪日实现个性化薪资计算。

1.3 应用场景

1)支持每月、每周、每天同步钉钉考勤数据,根据算薪日灵活变动。

2)支持钉钉的不同类型请假工时核算,根据公司规章自定义。

3)支持不同年度日历的工作日组合,自定义合并筛选核算公休日、节假日和工作日。

4)定时自动生成考勤报表与考勤明细,支持自定义报表生成规则。

1.4 预期效果

以考勤报表中,筛选「旷工迟到」和「未打卡」的打卡结果为例,效果如下所示:

 

点击安装「用例:钉钉企业版考勤」进行体验。

2. 业务流程

考勤管理核心的流程主要为:插件同步钉钉数据——动态筛选数据类型——考勤数据处理——生成考勤报表。业务流程图如下所示:

3. 操作步骤

基础模块分为数据输入、数据清洗、数据筛选、分类组合以及仪表盘输出五大类。在数据工厂中的具体表现形式如下所示:

3.1 数据输入

数据输入主要依靠 钉钉考勤打卡同步插件钉钉考勤请假同步插件年度工作日历 应用。在插件中设置每月定时触发的智能助手可以实现数据的动态输入,月底自动同步钉钉当月考勤数据道简道云平台进行计算。

3.1.1 同步打卡

钉钉考勤打卡同步 插件支持钉钉必要的数据输入,可从钉钉中同步的数据内容及简道云中对应的字段类型如下所示:

可同步的数据内容

简道云中的字段类型

打卡数据来源

单行文本

考勤基准时间

日期时间

实际考勤打卡时间

考勤位置

单行文本

打卡结果

打卡类型

打卡成员

成员单选

工作日

日期时间

打卡记录 ID

单行文本

排班 ID

考勤组 ID

唯一标识 ID

注:

1)钉钉的考勤基准数据设置,可参考钉钉帮助文档:考勤打卡常见问题

2)考勤位置可以用来判断并计算外勤数据。

3)打卡结果判断标准如下所示:

  • 迟到:迟到 15 分钟内;
  • 严重迟到:迟到 15-30 分钟;
  • 旷工迟到:迟到 31 分钟以上。

考勤报表模板 中,将严重迟到和旷工迟到同样用迟到的工时计算方法处理。

3.1.2 同步请假

钉钉考勤请假同步插件 支持钉钉必要的数据输入,可从钉钉中同步的数据内容及简道云中对应的字段类型如下所示:

可同步的数据内容

简道云中的字段类型

请假成员

成员单选

请假单位

单行文本

请假类型

下拉框

请假开始时间

日期时间

请假结束时间

请假所在自然日

请假时长

数字

备注

单行文本

注:

1)钉钉的请假申请审批流程设置,可参考钉钉帮助文档:请假申请的流程设计

2)请假单位是最小的请假步长,在钉钉考勤系统中可以设置。

3)请假类型根据公司规定不同,可以进行不同的总工时加减计算处理,具体步骤可见【3.2 数据清洗】、【3.3 数据筛选】和【3.4 分类组合】部分。

3.1.3 同步年度工作日历

同步年度工作日历的目的是为了筛选出每月中除法定节假日、公休日以外的所有工作日,用以计算当月应到工时。

具体年度日历数据的输入步骤可见:2023 年工作日历

3.2 数据清洗(去重)

数据清洗主要依靠数据工厂对输入的考勤打卡数据进行去重。

同步打卡数据从钉钉考勤打卡同步插件输入以后,在数据工厂中需要进行去重处理,去重主要分为以下两种:

1)横向去重:指两个及以上智能助手触发产生两条及以上的一致的数据,去重的指标是排班 ID;

2)纵向去重:指在一个智能助手触发期间产生两条及以上的一致的数据,去重的指标是唯一标识 ID。

3.3 数据筛选

3.3.1 筛选工作日

同步年度工作日历后,对工作日进行筛选。在数据工厂中,用数据筛选组件可以筛选出每月中除法定节假日、公休日以外的所有工作日,用以计算当月应到工时。

3.3.2 筛选并计算缺勤数据

1)筛选并计算出未打卡的数据。

添加数据筛选节点,设置筛选条件为:打卡结果等于任意一个未打卡。如下所示:

添加字段设置节点,选择「公式计算」,并编辑公式为:未打卡工时=SUM(去重排名)*4

注:本案例中默认未打卡扣除半天的工时,即 4 小时。

2)筛选并计算出早退的数据。

添加数据筛选节点,设置筛选条件为:打卡结果等于任意一个早退。如下所示:

添加字段设置节点,选择「公式计算」,并编辑公式为:早退工时=HOUR(考勤基准时间)-HOUR(实际考勤打卡时间)

3)筛选并计算出迟到严重迟到旷工迟到的数据。

添加数据筛选节点,设置筛选条件为:打卡结果等于任意一个迟到、严重迟到、旷工迟到。如下所示:

添加字段设置节点,选择「公式计算」,并编辑公式为:迟到工时=HOUR(实际考勤打卡时间)-HOUR(考勤基准时间)

3.3.3 筛选出不同请假类型的缺勤数据

同步钉钉请假数据到简道云平台后,对打卡数据和请假数据进行横向连接,从而筛选出不同请假类型的缺勤数据。横向连接设置如下所示:

  • 连接方式:右连接;
  • 连接字段:左侧表单设置为钉钉请假数据同步表,右侧表单为横向连接;
    • 钉钉请假数据同步表中的请假所在自然日=横向连接中的工作日
    • 钉钉请假数据同步表中的请假成员=横向连接中的打卡成员

3.4 计算出勤工时

横向连接设置完成后,添加字段设置。在字段设置中,设置如下所示的公式计算:

  • 打卡结果 2 = IF(早退工时+未打卡工时+迟到工时==0,'正常','旷工')
  • 出勤情况=IF(ISEMPTY(请假类型),打卡结果2,请假类型)
  • 事假工时=IF(出勤情况==‘事假’,请假时长*8,0)
  • 病假工时=IF(出勤情况==‘病假’,请假时长*8,0)
  • 年假工时=IF(出勤情况==‘年假’,请假时长*8,0)
  • 陪产假工时=IF(出勤情况==‘陪产假’,请假时长*8,0)
  • 产假工时=IF(出勤情况==‘产假’,请假时长*8,0)
  • 婚假工时=IF(出勤情况==‘婚假’,请假时长*8,0)
  • 调休工时=IF(出勤情况==‘调休’,请假时长*8,0)
  • 旷工总工时=IF(出勤情况==‘旷工’,早退工时+未打卡工时+迟到工时,0)

以设置打卡结果 2 的计算公式为例,效果如下所示:

注:计算完成后,出勤情况会出现同一天内同一个员工有两条打卡结果的数据,这是因为考勤分为上班和下班两种,因此会分别显示不同的出勤情况。如:

  • 员工 A 某天上午请假,下午正常上班打卡,那么出勤情况数据中上午显示为员工的请假类型,下午显示为正常。

3.5 分组汇总

添加分组汇总字段,汇总员工的总工时记录。字段设置如下所示:

  • 分组字段:设置为打卡成员、工作状态;
  • 汇总字段:设置记录天数字段为去重,其余工时字段为汇总。

3.6 数据输出

数据输出主要依靠仪表盘对数据处理的结果进行图表呈现。效果如下所示:

4. 考勤确认

考勤确认由数据工厂,在数据同步到流程表单后根据设置的季度时间自动触发流程,员工通过流程待办的形式来确认考勤数据是否有误。数据工厂的数据同步有两种方式:

  • 自动同步
  • 定时同步

具体操作参见文档:输出表数据同步到表单

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