【中国数据生产力大赛】用一“帆”解千面数据需求,组一“班”创百万直接价值

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单位简介

威海职业学院是一所全日制公办普通高等职业学校,是国家示范性高等职业院校、高技能人才培养示范基地、优质专科高等职业院校、首批“双高计划”建设单位。

学校占地193万平方米,全日制学生20000+人,教职工1200+人,设有软件技术、物大数据技术等51个专业,建成国家级重点专业10个,年技术服务和社会培训到款额5000+万元。

学校坚持以数据驱动教育治理模式升级,深化产教融合、校企合作,工学结合、知行合一,人才培养质量和综合办学水平持续提升,先后获全省教育工作先进单位、山东省校企合作示范单位、山东省校企一体化合作办学示范院校等荣誉。2021年,学校改革经验4次获《新闻联播》《新闻直播间》《朝闻天下》等栏目专题报道,影响广泛。

 

1 发展需求与挑战

外部:数据人才缺口大,供需矛盾突出

2020年中国数字经济发展报告》显示,我国数字经济发展已进入成熟期,数字产业化已成为数字经济发展的先导产业,产业数字化成为数字经济发展的主阵地。当前,全球疫情又为数字化进程按下了“快进键”,预计到2025年大数据核心人才缺口将高达230万人。需求侧对复合型应用型人才的需求越来越大、要求越来越高,“招不到合用的人”“招了人还要花较长时间培养”仍是高校摆不脱的“槽点”、攻不克的“难点”。

内部:数字化转型迫切,需求千人千面

 

学校已经建设了教务、学工、办公、人力资源、科研、资产等29个业务系统,基本覆盖校内教学、管理和服务业务。然而,专业人员缺乏、统筹规划不足、资金投入有限、成熟产品固化、部门壁垒高筑、数据标准不一等问题导致数据散乱、采集费时、统计费力,手工报告滞后无法支撑数据决策,校领导、行政部门、一线教职工都不得不频繁“扑救”老问题、“灭火”新问题,“学生评价改革、就业服务需强化过程性管理,但每月数据难统计、预警难实施”“强化学生实习实践,但行踪异常反馈不及时安全隐患大”“教师绩效需及时反馈,但管理系统多、汇总周期长”“校内维修不及时师生投诉多,但后勤部门苦于优化无门”“疫情防控需即时研判但涉及人员多、排查指标常更新、人员填报错漏多”“重大建设项目任务多层级需要下钻和多维度查看,但无系统支持”“办学数据对外报表多、参与人数多,但填报效率低、匹配难”……数字化转型需求千人千面、千变万化,而资金、技术、人力、物力等资源不足使学校面临巨大挑战。

   教育信息化2.0时代已然到来,学校亟需构建一个能够支撑目标管理、过程督控、连通内外的数据决策平台,为差异化教学、个性化学习、精细化管理、智能化服务提供数据“地基”,带动师生围绕人才培养目标和学校发展目标制定个人行动计划,在实时、清晰的纵横对比中进入“计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、行动(Action)”良性循环,以“数治力”增进学生就业竞争力、教师职业发展力和领导科学决策力,推进学校高质量可持续发展。

2 解决方案

经过对标分析,学校清晰认识到自身尚处于数字化转型初级阶段的现实后,于2016年底制定了“数字校园建设规划”,计划通过“三步走”达成“加快信息化融合创新,构建教育治理新模式”目标,确定2017-2021年分2期实施“数据耕耘”行动计划。同时,试点组建“数据分析”卓越工匠班,积聚校企师资智慧,以本校数字校园为核心教学载体探索精英式、实战化人才培养模式,破解“毕业生就业不能上岗”“学校信息化建设人财物资源不足”等问题。

1期,通过新建和升级使管理与服务信息系统覆盖率提至60%,新建数据决策平台,搭建学校、专业、课程、教师、学生5层面管理驾驶舱,探索关键业务流程可视化及智能化预警反馈,初步实现“应用数字化”。

2期,通过外采和自建使信息系统覆盖率达到100%,基于数据决策平台强化全局性可视化分析,探索数据驱动的教育治理模式,初步实现“全面系统化”。

3期,促进虚拟数字校园与现实物理校园深度融合、良性互动,充实数据决策平台应用场景,基本实现混合教学、泛在学习、个性化学习、精细化管理和智能化服务,努力朝向“智慧生态化”。

面对纷繁芜杂的软件市场,结合已建系统费用高、体验差、迭代难、升级贵等问题,学校审慎制定了数据决策平台的选型标准:

Ø  企业相对成熟,有良好信誉和发展潜力;

Ø  产品易学易操作,能作为教学软件辅助人才培养;

Ø  产品性价比高、市场占有率高、售后服务持续给力、用户反馈好。

        20187月,经过多方考察、招标采购后,“数据分析”卓越工匠班师生开启了以Fine 系列产品打造学校数据决策平台之路。

3 业务应用场景

3.1 场景一:数据平台“补位”应用空白

【痛点问题】

《深化新时代教育评价改革总体方案》要求“改进结果评价,强化过程评价,探索增值评价,健全综合评价”。要实现评价改革,学校必须依据每个学生的个性化目标、所属专业、年级等对进行多维可视化分析,辅助教师教育指导和学生自我诊改。可是100+个评价观测点散落在各种统计表格和多个业务系统中,数据采集难、质量差,评价模型计算复杂,系统要在3个月内上线运行。经过考察,市场未有与之适配的系统,如果定制开发至少耗时6个月、预算+60万元。另外,传统的学生素质分析报告为文字报告、数据统计表,编写周期长、可获取范围有限且阅读理解难度大,对于管理层快速提取关键信息、教师针对性掌握本院问题、学生科学设计学业计划不利。新建业务系统无范例、无外协、无资金,业务部门一筹莫展。

【解决方式】

利用Fine report,通过Excel导入、系统对接等形式整合数据,制作1张学生基本信息表、10+张评价指标事实表。设计“个人画像”分析驾驶舱、“评价积分”移动查询端,按照评价维度重点分析德行表现、学业成绩、第二课堂活动参与、职业技能竞赛获奖、职业资格证书考取等指标,并按照维度-观测点-分值变动历史逐级下钻,全面、完整记录师生绩点,为自我评价、精准帮扶、奖惩评优等提供关键依据。

使用Fine BI ,以学生、教师、管理人员为对象,按照从整体到个体的思路制作可视化分析报告,整体层面重在“看两端、查不足,辅助趋势把握”,二级学院层面突出“做比较、找共性,辅助精准施教”,学生层面在于“亮标杆、看差距,辅助自我诊改”。

【场景价值】

透明的数据和及时的反馈有效打破了过去评价“雾里看花”“盲人摸象”的状态,激活了学生的内生动力,把很多“懒”学生变成了“好”学生,“每天进步一点点”的学风更加浓郁;过程化、信息化的数据采集和自动化、可视化的分析反馈,把月均20个教师7天的工作量缩减到了15人天,节约了大量人力和时间;Fine BI的“过滤组件”被活用为“个人自助查询”,电子报告不仅美观、便于分享还具有了互动性、个性化,一报万“面”给了师生惊喜和美好体验。

3.2 场景二:领导职工“秒诊”项目绩效

【痛点问题】

“双高计划”比肩普通高等教育双一流建设,是5年期国家级重点项目,学校总投入13亿元,预计产出1084项成果。项目涉及全校14个二级学院、12个行政部门,被分解为12个任务、117个子任务,学校需对任务、成果进行细化分解,并对任务进展、资金投入、成果产出、案例提炼等进行过程督控、风险评估和统筹调度。在传统项目管理中,项目管理部门设置5人以上专班,用Excel收集进展,期间需反复督促责任部门填报并修改错漏,在反复的复制、粘贴、修改中稍有不慎还会误用版本,艰难收集到材料后用Word写报告,虽文字、表格洋洋洒洒,但时效低、问题不突出;建设部门的每个责任人都需要拿着纸质材料找部门负责人审核签字,找领导、等审核、返回改、再找……无论部门领导还是工作人员都耗时费力、不堪其苦;调度会上,学校领导和责任部门不得不看一摞打印资料,通过读、听、问、画来找出重点,各部门“投入”“产出”口径不一、任务进度争论不休,领导难以辨别绩效、诊断问题,会议往往冗长而低效。软件供应商瞄准“双高计划”项目商机,纷纷推出项目管理系统,报价5080万元。

【解决方式】

基于办公系统自主开发项目管理系统,资金、任务、成果分解至年、部门、责任人,统一统计口径,每季度初发起提报、延迟提报自动提醒。用Fine report 设计数据决策大屏,对接办公系统读取数据,每日信息自动更新,学校领导、项目管理部门、任务责任人可随时查看了解进展。数据决策大屏以可视化形式直观反映“任务进展”“资金投入”“产出成果”“绩效目标完成率”“工作简报得分”“进度提报延迟”等,相关指标还可下钻查看,清晰反映了项目进展全貌,也形成了项目考核的“数字化”历史档案。

【场景价值】

自主开发的数据决策系统“有用”“管用”“好用”,节约了采购资金,锻炼了师生技术能力,师生以“数据”为抓手,把传统项目管理中领导的阶段性“救治”转化为了责任人过程性“自查”,有效激发了每个参与人员的责任感、主动性,有力提升了项目进度和成果质量;项目管理部门由5+1个项目变为1人管3+个项目,责任人提报进度后,部门-分管校领导-项目管理部门-项目管理校领导审核全程“表单跑路”,民怨极深的“无效时间损耗”终于归“0”,项目管理“减负增效”获同行院校好评;调度会上,参会人员从低头看材料到抬头看大屏,“统一口径”让部门不再争辩,“会前审核”让情况汇报环节简练快速、直指问题,“一图胜千言”使领导快速准确定位全局性问题并溯源分析,“一目了然”让滞后任务责任人“红脸”“出汗”化压力为动力直奔“改进措施”,会议时长由4+小时缩减到1-小时,效率和质量显著提升;年终项目考核时,项目管理部门不再需要与责任部门 “追查扣分”“讨价还价”,清晰透明的过程考核令项目管理的公信力、满意度大幅提升。

3.3 场景三:快捷表单“连通”校园内外

【痛点问题】

疫情防控常态化下,1200+人教职工健康排查信息需每日汇总、按时提报地方管理部门,33个部门都至少安排1人专门负责分发、回收Excel统计表,学校安排3人专班汇总、核查,统计人员虽加班加点但各种报表仍因人员变动、排查字段变化、人员误填、操作失误等出错漏、不匹配、误时限,对学校防控工作开展和对上信息提报都有潜在的负面影响。同时,校园管控期间,所有临时入校人员、车辆都需要提前排查,经研判、审批后才能入校,如果使用纸质审批单往往字迹潦草难辨认、多人签字耗时长,还可能造成“接触传播”“门禁拥堵”等衍生风险。

【解决方式】

针对教职工健康信息筛查,使用 Fine report仅用1开发“健康打卡”填报表单,以“带入”减少重复填报、以“选项”限定固化内容、以“预设范围”防止异常数据,保证数据采集质量和效率。填报人员可查询个人历史信息,部门管理员、学校管理员可及时比对“应填未填”“健康异常”“行程风险”等信息及时反馈、布控,学校统计人员可一键导出报表上报主管部门。根据疫情防控排查要求的变化,开发人员随时调整采集字段,响应及时“不掉链子”。

   针对校园人员入校信息报备,使用 Fine report开发“入校申请”填报表单,生成表单二维码提供给校外人员提前扫码填报,提交申请后表单数据自动同步至校内办公系统并自动发起审批流程,相关负责人审批后安保人员接到“访客临时入校申请单”,即可依据核查情况放行,来访人员“即查即走”,切实保证了校园防控和入校效率。

【场景价值】

     面对疫情,学校不得不改变很多原有的管理模式,不得不安排专人完成大量额外工作。基于数据工具自主开发填报表单,极大降低了信息错漏、提高了工作效率,它能依据“瞬息万变”的排查要求灵活改变字段、能有效保护个人信息不在“多手传递”中泄露、能把“每个部门1个专人”解放出来做更有意义的业务工作、能与“不可缺失”的合作企业继续保持紧密联系。同时,“信息化数据采集”潜移默化地提升了管理者、教职工的数据思维和信息素养,大家在学校教学、管理、服务中及个人生活中都更积极地学习和使用数据工具。

4 总结与展望

学徒制“数据分析”卓越工匠班以“Fine report”“Fine BI”为核心工具,以“最适用”“最经济”“最快速”方式解决了学校、合作企业数字化变革中的各种痛点、难点、堵点,师生也在“工学一体”模式中提升了技术水平和实施经验,毕业生供不应求,人才供给打通了“最后一公里”。一方面,师生在《决策菁英》《报表工程师从入门到精通》《BI工程师从入门到精通》等课程中“学做一体”、考取帆软认证“报表工程师”“BI工程师”等证书,同时结合校企项目实施经验自编《0基础学数据分析》教材,积累了“岗课赛证”综合育人机制先试经验。另一方面,师生团队以“涟漪激浪”模式逐个突破数据管理业务难点,累计产出直接经济价值300+万元,使管理层和广大师生深刻理解了数据对办学和个人发展“提质增效”的基础作用、由点及面实实在在享受到了的数据价值、更主动构建数据决策的教育治理新模式,学校“自主抓建”数字校园成为业内标杆。

当前,学校正大力实施数据治理,探索将大数据、人工智能等技术深度融入教育全过程,继续推动改进教学、优化管理、提升绩效。同时,学校将进一步推广“卓越工匠班”建设经验和成果,以信息技术+”升级传统专业,全面提升师生信息素养,推动从技术应用向能力素质拓展,形成高素质复合型技术技能人才创新引领、压茬推进的高质量发展态势。

【“数据分析”卓越工匠班师生的体会】

行胜于言。“若万事俱备,要你何用?”问题是价值的原点,抱怨无济于事,行动起来是我们不二的选择。

协作共进。亚里士多德说:“能独自生活的人,不是野兽,就是上帝。”工作,特别是信息化建设、数据管理和应用更是如此,换位思考、急人所需是我们的口诀。

  拥抱未来。既不因已有成果沾沾自喜,也不因基础薄弱妄自菲薄,数字时代已来,我们在路上!

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