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企业简介
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公司是国内领先的专注于青少年极限运动的体育运动企业。目前业务涵盖极限运动相关的赛事活动组织策划、青少年体育指导、教练员与专业人员培训、场地场馆设计建造与运营、商品设计及零售 等领域。在上海长宁临空、陆家嘴、外高桥、川沙、世博、金桥等地设有7家门店，是上海最大的滑板、小轮车、平衡车培训结构之一。
- 上海市滑板项目中心教研组成员
- 2023~2026年长宁区青少年体育后备人才社会培养基地
- 2019~2023年上海市轮滑运动协会优秀团体会员
- 上海市青少年体育协会会员单位
- 上海市培训协会会员单位
- 品牌使命：搭建理想多彩的滑板世界；规划科学专业的成长路径；让更多人了解滑板、热爱滑板！
- 品牌愿景：让每个人都能跳一粒OLLIE
LOGO：
形象图：
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1 业务需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的应用需求）
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我们公司从2021年3月开设第一家线下门店至今三年，已在上海多地开设了七家门店。
随着机构规模的逐渐扩大，在内部管理上出现了不少问题：
- 数据量快速增加：目前我们的在读学员数近2000人，客资近20000条。随着学员数量的增加，需要管理的学员和客资数据也在不断增加。这包括学员的个人信息、课程报名情况、出勤记录、成绩表现等。这些信息之前均使用excel手动记录，难以有效地存储、查询和分析。
- 管理效率较低：很多日常管理工作都是依靠人力来跟踪和完成，如合同管理、课程安排、课时提醒等。这不仅耗费了大量的人力和时间，管理效率也很低下，错误和遗漏总是难以避免。
- 数据安全难以保障：随着数据量的增加，数据安全问题也变得越来越重要。无论是电子版还是纸质版的学员信息，都很难确保其安全性和完整性。无法设置不同的权限级别，学员信息的管理就会比较困难，也会存在泄露风险。
- 数据无法有效分析：没有一套完整的学员管理系统就无法为我们机构提供有力的数据分析和决策支持。例如，我们之前想要分析学员的出勤情况，数据量非常巨大，统计起来耗时且无法提供全面准确的数据支撑，想要制定科学的教学计划和策略就会非常困难。
- 进销存管理困难：由于商品销售也是我们重要的业务之一，随着商品种类和数量的增加，管理库存、销售记录、采购订单等数据变得尤为重要。之前没有进销存系统，手工记账导致库存管理非常麻烦，且错漏极多，订单的跟踪、成本的控制、库存的管理都碰到了不少的问题。
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2 解决方案（业务和管理挑战下，搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）
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我们使用简道云搭建内部管理系统主要分为三部分：
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- 学员管理模块：该模块以简道云CRM系统为基础，结合我们实际业务场景，以“学员”为核心建立学员数据档案，包括基础信息、前期跟踪管理、合同管理、出勤管理、售后管理等；将学员、销售、教练三者融合在一起。有效分析了客户的到访率、签单率，学员的出勤率、出勤频次等数据。为公司跟踪门店管理提供了大量的数据支持和跟踪措施。
- 商品管理模块：该模块主要用以商品销售情况跟踪、采购订单跟踪、门店库存分析等功能。便于公司对各门店的库存、订单、销售等流程进行跟踪管理，从而节省大量时间和人力成本。这不仅可以提高运营效率，还减少了人为错误和延误。
- 人事管理系统：该模块我们主要使用了员工薪资管理和培训管理。使用简道云的知识库，用于分享与管理各类培训管理档案，同时设置了在线题库用于培训后的考核。极大的简化了线下门店较多导致的培训难的问题。
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3典型应用场景
3.1 场景一：学员管理
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为加强公司数据化管理，提升运营效率，公司在“学员管理”模块率先使用了简道云系统，以简道云CRM系统为基础，结合我们实际业务场景，以“学员”为核心建立学员数据档案。
通过该模块，公司实现了：
客资管理效率更高
- 全渠道招生资源管理：系统实现对全渠道招生资源的统一管理，包括线上和线下的各种招生渠道。实时跟踪和记录各渠道的客资情况，对跟进计划和记录进行跟踪，帮助我们提升客资管理效率。
- 实时洞察客户需求：系统集中存储了客资信息，包括个人资料、需求、决策人、体验记录、购买记录等，构建全面的客户信息数据库。这使得我们能够更深入地了解客户的需求和偏好，为他们提供个性化的服务和支持，提高客户满意度和忠诚度。
- 提升到店率：该模块使我们对于客资的录入、跟进、到访体验、回访、签单流程全部系统化管理，有效提升了门店客资的到访率，A类客资到访率从原先的30%不到，提升到了60%以上。回单成交率也超过了50%以上。
协议签署及时有效
- 签署效率更高：使用简道云CRM模块后，我们所有学员协议均在系统内完成。大大节省了时间和成本，提高了签署效率。同时，合同的签署流程相比传统方式更为简化，省去了繁琐的打印、扫描和邮寄过程，使得合同管理更加便捷和高效。
- 降低管理成本：我们的电子合同从拟定、发送、查阅、签署、存档、管理等环节都通过在线方式实现，降低了各种打印、运输、仓储、人力等成本。此外，合同还具备智能管理功能，合同课时自动在系统内转化成学员课时，方便教练员直接安排课程，进一步降低了管理成本。
- 提升学员体验：学员通过合同系统线上查看、签署课程协议，操作方便，高效快捷，大大提升了学员的满意度和体验感。同时，电子合同还可以为合同漏签、代签、错签等现象充当证据，降低风险，保障学员的合法权益。目前学员协议的准确率接近100%。
- 促进监管建立：在线合同的使用有助于建立更加透明、规范的内部监管体系。通过该合同系统，公司可以实时掌控门店签署动态，确保合同的履行和内部管理的规范性，避免门店出现管理漏洞。
全面掌握学员出勤情况
- 全面跟踪管理学员出勤情况：我们在收集完整出勤数据的同时，以此为依据分析出勤率、出勤频次，重点跟踪出勤有问题的学员，总体出勤率从原先的40%左右，提升到最高65%，保证了门店健康运营。
- 根据出勤情况制定续费计划：该系统使门店对学员课时情况了如指掌，便于及时制定针对性的续费计划，学员续费率提升到50%以上。
- 推进内部教练良性竞争：我们利用出勤数据，结合系统制定了教练“课耗榜”，有效促进教练内部良性竞争。
- 加强家校沟通：我们结合简道云的微信增强插件，使用“微信模板消息通知”将课耗及时反馈给家长，提升了门店的客户服务感受，增强了家校互动。
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3.2 场景二：商品管理
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为加强公司对于零售商品的系统化管理，提升库存周转率，我们在学员管理模块后，使用简道云上线了商品管理模块。该模块主要用以商品销售情况跟踪、采购订单跟踪、门店库存分析等功能。便于公司对各门店的库存、订单、销售等流程进行跟踪管理
通过该模块，我们受益匪浅：
1.集中化管理各门店商品进销存：我们通过系统建立了完整的供应商库、商品库，这些数据由总部采购员集中管理，并根据库存情况不定期调整采购策略，极大地简化了库存管理模式，提升了库存周转率。
2.实现数据共享和协同工作：我们制作了可视化仪表盘对库存情况进行监控和查阅，并在门店间开放所有库存信息，建立调拨机制以提高门店周转率，大大减少了滞销商品。
3.降低管理成本：通过进销存系统，我们更加精细地掌控营业状况，包括销售额、利润、进货记录、销售记录等，帮助公司更好地制定经营策略。同时，系统还支持数据导出和打印功能，方便企业随时查看和打印需要的数据，降低了管理成本。
4.有效管理加盟商价格：我们通过系统价格的分级设置与权限管理，可以在不同等级加盟商之间设置对应等级的价格，在确保加盟商的利益的同时，设置激励措施，以增加加盟商的积极性。
5.实时监控滞销商品：滞销产品占据了宝贵的资金和仓储空间，通过系统分析，我们可以及时了解滞销商品情况，并设置对应的促销方案来清理库存，减少资金占用率。
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3.3 场景三：人事培训模块
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除了主营业务外，我们在内部人事行政管理上，也开发了对应的模块，主要运用于员工薪资管理、培训管理和财务管理上。
薪资管理：
- 简化薪资核算：由于我们公司薪资设定比较复杂，员工薪资由多个部分组成，例如教练薪资包括底薪、绩效、零售提成、课时费、开班费等，且不同等级教练基数各不相同，使用该系统将零售、课时等数据与教练进行直接连接，数据一目了然，薪资计算效率也大大得到提升。
- 实时推送工资表：我们将薪资流程设置了微信抄送，人事审批通过后，工资表将通过微信端抄送给各员工，使得员工能实时完整地了解薪资情况；同时，通过微信推送也增加了私密性。
培训管理：
由于连锁机构员工大都分散在各门店，线下统一培训难度较大，该模块有效提升培训效率，便于公司定期组织各类培训以及新人入职培训。培训周期从原先的不定期，变成了目前的月度定期培训考核。
我们使用简道云的知识库，用于分享与管理各类培训管理档案，将培训材料置于知识库分享，同时不定期更新。同时设置了在线题库用于培训后的考核。极大的简化了培训考核流程。
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4 总结与展望
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从使用简道云以来，公司的各项管理效率都大幅提升，所有数据一目了然，为公司经营和决策提供了大量的数据支持。使用简道云两年以来，我们累计跟踪了近20000个客资，出勤数据10几万条，商品数据上千件。而且零代码平台的好处之一就是可以根据自身需求不断优化系统，相比市面上很多系统而言，不用将自己的需求反过来去配合系统。真正做到了完全定制化的系统！
简道云自身也一直在不停地进步与更新，目前几乎每个月都有更新。同时，简道云为我们提供了大量的参考模板和使用案例，最新上线的“智能助手pro”又开启了大量的应用场景。我们也将不断提升自身的使用技能，将简道云这个好的平台，运用到更多的业务场景中去，以提升我们的管理效率。
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