【中国数据生产力大赛】零代码搭建发运信息系统,两步轻松搞定仓储物流管理

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      零代码搭建发运信息系统,两步轻松搞定仓储物流管理

 

企业简介

  山东远通汽车零部件公司是山东远通汽车贸易集团有限公司于2015年1月投资成立的全资子公司,公司注册资金 1000万元,员工500余人。

  公司经营汽车零部件、轮胎、润滑油、蓄电池等项目,经营品类涵盖国内主流商用车品牌。拥有青岛解放、陕汽重卡两家大型配件直属库,潍柴、陕汽、重汽、欧曼、锡柴、壳牌、米其林、普利司通、双钱、三角、回力、万世达、风帆等十六家配件中心库。营销服务区域覆盖山东、江苏、河南、河北及京津等省市。

  2021年零部件销售收入实现15.5亿元,荣获潍柴后市场及服务“同心同行一等奖”、中国重汽集团“营销银牌奖”、解放轻重卡两项“备品营销奖”、陕汽“销售贡献奖”、壳牌全国“优秀经销商”、三角全钢胎全国销量第一、三角半钢胎全国前五(山东第一)、双钱轮胎全国“卓越经销商”、米其林运营质量全国亚军、万世达全钢胎全国“销售铜牌奖”等多项大奖,各业务板块经营业绩均居全国同行业领先地位。

 

 

1 业务/管理需求

公司的配件物流服务包含配件拣货、打包、装车、配送、退货回收等各个环节,涉及内部员工、第三方承运商等各方人员。以前一直通过电话沟通调度、电子表格统计等方式获取各环节信息,管理各环节工作。随着业务量的不断增长,传统做法的弊端日益凸显,具体有以下几方面痛点:

1. 各环节货物交接不清晰,无操作人员记录

2. 各节点信息传递不及时,货物处于哪个环节无法及时获知

3. 电子表格人工统计信息不准确且耗费大量人力

4. 纸质单据存档混乱,查对翻找困难

5. 绩效统计不准确,作业人员不了解绩效数据

6. 退货纸质登记不规范,回收处理效率低下

 

 

2 解决方案

  为解决业务痛点,公司曾多次与国内各大软件厂商洽谈开发TMS管理系统,但是发现这些系统几乎都是通用化产品,对于我们面临的规范化程度低,个性化需求多的业务场景,往往显得太过“沉重”,实行起来势必面临很多“水土不服”的问题。而且一套系统从调研需求到最终上线,往往需要半年甚至一年的时间,且上线之后如有需求变更,还需向系统供应商重新提需求、评估、开发、测试等等。基于这些现实考虑,公司逐渐理清了适合我司业务场景的软件选择标准:轻量化、可灵活定制、部署时间短、可灵活扩展、可支持微信端操作。

  按照选择思路,尝试通过互联网寻找适合我们的产品,低代码开发平台“简道云”进入了我们视野。借助简单云灵活的应用搭建平台,我们在一周内就迅速搭建起系统框架,通过试用、磨合、调整,目前已逐渐成熟,逐步解决了我们一个又一个痛点。

 

设计思路:

信息的有效构成包括:何时、何地、何事、何人等方面。我们深知:相同来源的信息,人工参与修改的环节越多,最终信息失真的可能性越大。因此,从设计之初,我们就本着能自动获取就不人工修改的出发点,减少一线人员系统操作量的同时减少信息失真。

发运信息、退货信息等事件记录,从打印发运单源头即生成单号二维码,“一码到底”,后续所有需要引用发运信息的环节,利用简道云的“扫码输入”功能扫描运单号,结合“数据联动”功能联动引用相关信息。

操作者信息等人员记录,通过建立人员、部门等基础信息作为维度表(静态表),在包装登记、装车登记、回单上传、退货登记等所有事实表环节,先借助昵称获取函数获取操作人员主键信息,再结合数据联动功能,从维度表中获取当前操作人员电话、所在部门等信息,系统自动记录当前操作时间、地点等信息。

将这两方面结合,可以让很多表单界面无需手工输入,只需点击一两步操作即可完成提交,实现时间、地点、事件、人员等信息的获取。极简的设计非常有利于系统在一线人员中推广使用。

信息看板借助仪表盘功能,以图表、信息卡、透视表等形式直观呈现运营数据,为管理人员提供及时、准确、科学的管理工具,消除以往职责不清、电话追问、时效差准确率低、凭印象决策、人员绩效不公开透明等诸多弊端。

对于需要在事件发生时及时通知相关人员处理的场景,则借助“信息推送”功能,根据触发条件自动推送信息,在事件发生时即以正确的处理方式及时解决。

以极简操作为设计原则,在系统中借助简道云各功能组合,灵活配置表单,通过设计一个个操作简单的点(表单),利用扫码输入、函数公式、数据联动、智能助手、聚合表、数据工厂等功能,将各点连接为一个个面(管理模块),再将各个面组合成为系统整体,最终达到操作简便但信息准确、完整、丰富的目的。

 

 

3应用场景

3.1场景一:发运信息管理

痛点:

  发运过程中各节点信息传递非常不及时,货物当天的流转情况只能通过电话逐级了解,无法掌握所有发运单实时状态。由人工次日汇总前一天纸质发运单据,逐票将发运信息记录到电子表格,耗费大量人力,且纸质单据查找核对不便。

 

解决方案:

  1. 将运单流转环节三个关键节点:包装完成待发运,已装车在途,货物送达物流配货站,分别对应为“已打包”、“已装车”、“已送达物流”三个状态,以便于看板管理监控。利用条件格式功能设置三种状态不同颜色区分。

 

2.从包装完成环节入手,将以前包装人员打印发运贴(注明目的地、收货人、包装件数等信息)粘到包装箱的环节,转化为利用表单录入发运贴信息形成运单总表,并利用定制打印模板功能打印发运贴。同时利用流水号功能生成运单号,并以二维码形式打印到发运贴上。

  3.装车登记、回单上传环节则以极简操作为设计原则,驾驶员通过扫描运单二维码,关联引出发运信息,同时获取操作人信息,即可完成登记。回单上传则可将纸质单据拍照上传,与运单一一建立关联。利用智能助手功能,这两个表单提交数据后,自动将运单总表状态分别变更为“已装车”、“已送达物流”。

  4.最后将运单总表信息作为数据源引用到管理看板,便于管理人员实时了解发运动态,及时调度。

 

 

场景价值:

  1. 由企业内部人员零代码开发企业自己的应用,可以凭借对一线人员以往操作习惯的了解,开发出操作简便,非常接地气的功能。在几乎没有增加一线人员工作量的情况下上线系统,极大减少了系统推行的阻力,将原来困难重重的系统上线推进工作变得非常容易。

  2. 极大地提升了信息传递效率,由原来的人工滞后统计转变为各节点实时上报。原来需要将当天的纸质发运单汇总,由统计人员利用半天时间录入电子表格,第二天中午才能查到前一天的订单信息。现在可以实时查询到最新的订单状态。现场管理人员对所有运单的情况一目了然,可以及时发现问题并解决,使管理效率、服务客户的效率大大提高。

  3.统计人员工作量大幅下降,由原来的3名统计人员减少为1名,且工作内容由原来的单纯录入统计信息,转变为分析数据发现问题,协助改进提升管理效能等更有建设性内容,真正实现了降本增效

 

3.2 场景二:退货回收管理

痛点:

  退货管理有很多环节我们做的不够好。由客服人员在纸质登记本上登记的信息五花八门,极不规范,且纸质登记的信息缺乏共享,给驾驶员接货带来很多不便。接回的货物在退货区集中存放,每单退货之间实物区分困难,使退货入库容易造成差错。接货、入库等环节的处理时效缺乏监控,整体效率不高。

解决方案:

  1. 建立退货登记表单,根据不同角色的职责设置不同字段的可见/编辑权限。三种状态管理,客服登记后显示“已登记”状态;驾驶员接货完成后变更为“已接回”状态;仓库验收退货入库后变更为“已处理”状态。

 

2.驾驶员操作界面默认只筛选出“已登记”状态退货单,仓库验收退货界面默认只筛选出“已接回”状态退货单。职责清晰,各岗位专注处理各自当前需要处理的信息。

3.设置看板管理,看板清单默认只显示“已登记”、“已接回”两种状态的退货单,方便管理人员监控这两个未完成状态的所有退货单。各部门退货占比、近期(7天)内退货走势、各状态退货分布等分析图表也一并展示到管理看板。

 

 

 

场景价值:

退货处理效率得到大幅提升:

以前

  退货信息由部门人员到固定地点纸质本登记,手写内容杂乱无章不易看清。登记信息不能实时共享,驾驶员接货效率不高。驾驶员接回后没有及时反馈,退货无差别存放退货区,使仓库人员区分困难,验收入库效率不高。退货处理进度缺乏整体监控,差错遗漏时有发生。退货平均处理时间3-4天。

现在

  在线表单可随时随地发起登记,通过限制表单字段格式来保障登记质量,使登记信息一目了然。驾驶员可实时查看到最新登记信息,发运返程途中即可进行接货任务,既提高了接货效率,又提高了车辆返程载货率,节约了用车成本。驾驶员将接回的货物拍照上传到表单,仓库人员可通过图片特征很快找到货物,极大地提升了验收入库效率。管理人员可实时掌握所有退货处理状态,及时跟进调度。退货平均处理时间压缩到半天至一天之内。

 

3.3 场景三:关键信息推送提醒

痛点:

商用汽车零部件行业的特殊性,使得零部件物流大多采用货站发运,客户货站接货的方式。老客户订货时往往不是一天一次订单,而是经常一天多次订货。发货人员如果不能及时注意到同一客户的复订信息,把同一客户不同时段订货发到不同货站,将给客户接货带来极大的不便并严重影响客户满意度。

开发出的诸多应用,都已经做到了信息的实时传递,但是客户复订行为是随机的,一线作业人员很难做到实时查看信息。如何在客户复订发生时第一时间让相关人员获知,成为解决问题的难点。

解决方案:

利用简道云推送提醒功能,及时推送客户复订信息。

首先建立“合单发运提醒”表单;然后在运单总表中,新增“客户日期”字段,取“客户名”与“日期”合并作为字段内容利用后台的聚合表功能,统计“客户日期”出现的次数;再利用智能助手功能,将出现次数大于1的发运信息新增到“合单发运提醒”表;“合单发运提醒”表中利用关联查询,以“客户日期”字段关联“运单总表”,多条显示当天该客户截止当前的所有发运信息;最后将“合单发运提醒”表设置新数据提交提醒,微信推送相关人员。

 

场景价值:

公司一直非常重视客户满意度,在分析客户反馈问题的历史记录时,发现物流发运环节的服务水平反馈的问题最多,当天多次订货没有发到同一个货站受到的客户诟病最为明显。

没有信息系统支持之前,人工电话沟通,这一现象层出不穷。有了信息系统支持之后,调度人员实时查看信息,及时通知发运人员关注,虽取得了很大改观,但难免由于调度人员信息查看不及时造成疏漏。

  现在采用信息推送方式,出现复订即自动通知发运人员,每条推送可针对性地查看当天该客户复订发运情况,再没有出现过遗漏情况,完美解决了客户关切,提升了客户满意度。

 

 

4 总结与展望

我们从未想过管理人员可以自己开发应用,可以在没有任何代码开发能力的基础上,零代码将管理思路贯彻到信息系统中。“简道云”帮我们打开了一个全新的视野,带来了解决问题的全新思路。通过拖拽,像搭建积木一样很快组合出自己想要的应用,所见即所得,立即部署试用。在使用过程中激发出新的更好的思路,新思路马上可以迭代到应用中,当天完成升级,使用者和开发者可以走得如此之近。

最了解企业的是企业自己的管理人员,自己开发的应用可以完全贴合实际情况,一切都是那么轻松自然,顺理成章。

受制于一线作业人员对新事物的接受能力,以往推行任何系统都万分艰难。无论数字化转型的战略多么宏伟,前景多么美好,到最后往往都止步于一线,成为纸上谈兵。一线反馈不能推行的主要原因大多是系统操作太繁琐,以所谓的“影响工作效率”为由而作罢。回想起利用简道云开发这套系统也是一波三折,数次改版。最后我们总结出一条经验:“从最简单的开始,能开始就成功了一大半”。

得益于简道云丰富而灵活的组件、功能,我们以极简操作为设计原则,将部分节点人员的操作步骤简化为只有1-2步,“扫码、提交”即可完成必要信息的统计,推行时甚至都不需要培训,轻松上手。再没有所谓的“操作繁琐,影响工作效率”,有的是大家使用系统后带来的改观:信息通畅了,整体效率和准确率大幅提升了,人员工作量公开透明了。大家的思维仿佛也活跃了起来,有了一些想借助系统进一步改善工作的新想法、好点子,希望开发出更多方便的应用。

大道至简,不得不说“简道云”的零代码开发是助力企业建立、增强数字生产力的大道,帮助我们解决了很多“老问题”,最重要的增强了我们推行数字化的信心。相信可以利用这柄“利器”,自主打造更多接地气的应用,提升我们的生产力。

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