差旅补贴的计算和企业差旅分析是很多财务人员头疼的问题，因为涉及到的数据维度众多（出行时间判断出差天数、订票/退票/改签涉及的费用、不同地区不同岗位的差旅补贴标准......），面向的干系方众多（财务需要根据金额发放补贴、员工需要查询报销、公司管理层需要查看差旅金额、项目方需要优化项目差旅成本......）。
企业财务该如何进行差旅分析与差旅报表制作？企业管理层该着重关注哪些数据指标？如何判断是否存在潜在的节省空间从而降本增效呢？
今天小九将从以下方向进行介绍：
- 差旅补贴核算思路
- 差旅补贴查询看板
- 差旅分析思路与关键指标
- 差旅分析BI看板
- 差旅降本增效建议
01
差旅补贴核算思路
企业人员公务出差，一般是在商旅平台订票，订票费由公司统一对公结算，然后公司每月向出差员工支付差旅补贴费。要进行差旅补贴核算需要如下3份表格：
① 商旅平台导出的对账表：含出发日期、出发时间、到达日期、到达时间、出发城市、到达城市等信息
一般来说，出差补助按出差自然天数计算，14:00以后离开出发地，或者14:00以前离开目的地的，离开当天按0.5天核算。
② 企业自行维护的员工信息表：含员工出发地标志表（预设员工的工作地，可支持员工有2个或2个以上工作地）、员工岗位职级及补贴标准xx元/人天
理论上可认为，完整的行程是从工作地出发然后回到工作地，系统将基于员工工作地判断完整的差旅行程。
③ 企业对不同城市、不同地区出差规定的补贴标准
核算的解决难点在于，如何让系统把同一次差旅行程中多个途径城市的行程认定为是同一差旅事件计算差旅补贴。
操作步骤
1）我们可以首先以商旅平台的「对账表」为基础，合并「员工行程表」，通过排序+分类汇总 核算出行程的开始及结束行程段，然后再通过计算时间差来核对这段完整行程中的时间，汇总算出各人员出差天数。
2）再合并「补贴标准表」，出差天数乘差旅补贴标准，最终获得每个人补贴金额。
02
差旅补贴查询看板
业务人员报销查询看板
计算好每个人的差旅补贴后，可以使用九数云BI的仪表板功能，搭建差旅补贴查询看板，在线分享给业务人员，让他们自行查询核对自己的出差补贴金额及出差明细数据。
这里的查询看板是可以自由搭建的，格式自定义，样式丰富。
当然，为了数据保密性，这个查询看板并不是公开的。财务人员可以根据业务人员的手机号或者工号，配置查询权限，每个人点开链接后只能看到自己的那部分数据。
看板千人千面，同一个查询链接，每个人看到的数据都是不一样的。
项目差旅费查询看板
同理，算出个人的差旅费后，我们还可以按照归属地、项目人员名单、项目日期等条件，将差旅费归属到特定的项目，搭建项目差旅费查询看板，供项目经理查看并优化项目差旅成本。
还可以合并项目的其他数据，如项目人员薪酬包、销售合同签署金额、采购合同签署金额、收款金额、支付金额、开发票金额、收发票金额等数据，计算项目的总成本、总支出、总利润等。
03
差旅分析思路与关键指标
计算好每个月的差旅补贴，发放，并推送给相关员工查询校对后，差旅分析的工作并没有结束。
作为一个优秀的财务人员，需要对企业整体的差旅情况有一个全局了解，了解各项差旅的费用和变化趋势，包括差旅类目、各部门、子公司、成本中心等维度，并让企业管理层知晓。
企业差旅分析从组织架构上来说，可从企业整体差旅分析——部门差旅分析——个人差旅分析着手。关键指标包括：
- 企业的差旅支出总金额
- 出差人数
- 机票/高铁/用车/酒店/用餐的消费占比
- 各月份趋势变化
- 部门差旅分析：各部门消费占比，消费趋势变化，各部门及员工的消费明细
- 员工差旅分析：员工出差频次分析、员工差旅消费明细
- 差旅月分析：月差旅支出、月出差人数、月同环比趋势变化
- ......
04
差旅分析BI看板
将差旅分析关键指标整合成维度丰富的BI看板，能帮助管理层直观地看到企业差旅的费用和变化趋势，方便掌握企业整体消费情况。
也能针对具体的月份、季度出具专门的差旅分析报告，并进行小结复盘。
除此之外，还可以使用数据预警功能，如：
当企业的月差旅金额超出预算时进行预警，并定位到具体的部门。
对员工报销出差的频次进行分析，对比该员工历史出差频次以及其他员工平均出差频次，一旦超出一定比例，便会对员工进行标记预警，在员工报销时提醒。
05
差旅降本增效建议
在存量时代，越来越多的公司开始做降本增效。那么我们要降什么本？增什么效呢？其中一个非常重要的费用便是差旅费。
假设我们现在在做Q4季度的差旅分析，通过环比分析，我们发现差旅费环比上涨了25%，这是一个非常大的涨幅。那么，我们就需要重点分析差旅费为什么上涨，从优化角度上看，可从出行时间、预订价格、平均折扣、损失浪费等等方面着手，进行同环比分析和对比分析。
差旅成本优化分析：
- 订票时间分析：临近出发订票成本高，提前预定天数越早，机票价格越便宜。比如，若企业将当天预订提前至3天左右预订，整体机票预订可节省2~5%。
- 退票/改签手续费分析：退改签产生的手续费浪费，如果某个部门的超标和退改签次数过于频繁，表明该部门员工出差计划性不强，导致了退改签过于随意，管理者应当联系部门负责人了解实际情况，找出问题的原因，并加强出差申请和预订行为的管控，减少非必要的成本浪费。
- 住宿超标情况分析：一般来说，公司在住宿上会有一个标准，我们可以通过数据源拉出报销清单，分析超过标准的费用有多少。
- 集中出差分析：如公司当月有一个大型发布会在异地举办，需要很多员工过去支援，这种情况导致了集中性的出差，根据集中出差的差旅成本，我们可以判断是否有优化的方案或者降本的方式，如精简出差人员名单、优化机票预定流程、集中预定住宿等。
差旅成本优化，需要针对不同的问题提出不同的解决方案，通过分析来实现降本以及完善流程的工作，判断是否存在潜在的节省空间。
★
九数云BI是一个集数据连接、数据分析与数据可视化BI报表为一体的平台，能帮助财务人员将多、乱、杂的差旅与报销数据生成可视化报表，将财务人员从繁琐的数据整理、数据分析、图表制作等工作中解放出来。
- 数据连接：支持通过API，与企业现有OA/ERP/财务系统/差旅系统集成对接，一键整合差旅与报销数据
- 数据分析：支持财务人员自由配置计算逻辑，一次配置永久使用，免除重复计算烦恼，流程式的计算树方便继承与修改
- 数据可视化：清晰的数据可视化图表，更直观的反映个人差旅情况，帮助企业高效管理，方便个人随时随地查看，复杂及综合性表格的出表效率提高不止10倍
- 数据预警：针对异常差旅数据，迅速预警，通过流程优化节约企业差旅成本
如果你想轻松上手财务数据分析，快速生成图文并茂的财务报表，可以免费使用和试用体验九数云BI~
/END/
