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IT团队如何更好地应对这波疫情冲击?

帆软数知鸟——高效的数据需求管理平台

随着防疫措施转向开放和共存,全国各地的企业陆续复工复产。这让我们仿佛看到了经济的快速复苏和生产力的立即回升。

 

但是,全国相继出现了大量人员感染的情况,感染人数肉眼可见的快速增加。突如其来的情况令众多团队措手不及,很多企业和团队出现需求进度阻碍,濒临失控的情况。

 

接下来,本文基于需求流程,和大家分享一下如何通过加强需求管理的各个环节,并结合数知鸟来尽力解决问题,希望能够为IT团队提供一些灵感和思路。

 

一、报表需求双负责人制 

 

在大多数企业中,报表的制作人即负责人,在报表上线后会继续承接报表的改进问题。当前情形下,指定一个报表负责人可能会有不确定性风险。一旦出现负责人请假的情况,其他成员很难短时间内进行补充和替代。

 

对于这种情况,我们建议同时指定一名后备人员(即双负责人制)他与报表负责人都有着对报表结构、技术实现的深度了解,能够确保人员出现问题的时候可以快速补充。

 

通过数知鸟设置「报表制作人」,选择2个负责人,能够实现在报表界面反馈的需求自动通知报表负责人。

 

 

二、确保每个人对需求的理解一致

 

由于人员的不确定性增加,在对接需求的时候需要更加仔细。我们建议团队内部及跨部门沟通时,尽可能地对需求的每一个细节和场景进行充分讨论,确保所有人对需求的理解是一致的。同时,对于讨论过程中发掘出的内容进行详细记录、存档。

 

对需求理解保持高度一致,能够确保在交付时,需求与预期尽可能保持一致。避免由于某位成员临时请假的情况下,其他成员对需求理解偏差导致的交付成果不达预期。

 

 

 

三、在需求详情中进行沟通

 

需求开发的过程中,需求提出者和需求处理人之间都会有频繁的沟通。在人员波动较大的当下,我们建议大家更多地使用能够留存数据的在线沟通方式,并避免使用一对一的私聊。

 

一对一的沟通虽然效率高,但沟通的结果仅限于两个人,一旦后期有人请假,就会出现信息的缺失,由此造成的再次沟通也将耗费不少时间。

 

在数知鸟需求中,可以通过「备注」进行针对需求的沟通,这样既能够实时沟通,也能够将关键信息留存。

 

 

四、每日重点关注阻塞工作

 

我们建议在近期的每日晨会中重点关注被阻塞的工作,在必要的时候逐个询问成员需求进度是否有阻塞和偏差。

 

进度慢,在当前情况下更多的可能是团队成员实际投入时长不足,表现为请假人数多或者成员「轻伤不下火线」,这种情况固然可以理解,但在客观上往往会导致工作进度和完成质量出现了不同程度的下降,而且很难被立即发现。

 

每天关注阻塞情况,能够更快地发现潜在问题、进行调整,让需求交付内容更能有质量保证。

 

在数知鸟文档中,可以插入需求来完成晨会内容的准备。同时,数知鸟提供的「需求管理看板」和需求故事墙,都是监控阻塞工作的好选择。

 

 

五、充分用好自动化流转

 

让更多的工作从人工变为自动化操作,能够进一步解决团队人员构成不稳定的情况。

 

通过数知鸟「自动化流转」功能,能够解决很多之前需要手动执行的操作。一方面节约了需求处理的时间,另一方面,在部分人员不在岗的时候能够尽量保持流程的稳定性。

 

 

结语

虽然在这波疫情的冲击下,团队和企业的需求进度还是会到影响,但我们仍要尽量保证需求质量不出现大的问题、成员配合保持相对稳定。上述措施我们已在多个团队中得到验证,也希望通过这篇文章,能够帮助大家一起平稳度过这个特殊时期。

目前,已经有10000+企业携手数知鸟获得更便捷的需求管理体验,如果你也想提高需求管理水平,就赶快使用数知鸟吧!

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