覆盖活动全流程，帆软千人大会的数字化会务应用实践！

9月7日，帆软第六届智数大会于杭州圆满落幕。本届大会吸引了来自全球1400+观众线下参会，近2万名观众线上观看直播。大会以“智见·数质新生”为主题，开设一个主论坛，六大行业分论坛，四大产品及场景应用论坛，围绕数据要素、智能分析、数字人才等话题，共同探讨企业数据价值，让数据成为驱动经济发展的新引擎！

除了台前丰富的数字化转型经验分享之外，帆软在筹备智数大会的幕后环节中，是如何充分发挥数据价值，管理活动流程的呢？今天小编就邀请了帆软智数大会会务筹备组现身说法，为大家分享帆软千人大会的数字化应用实践！

数字化会议整体规划

帆软举办智数大会的宗旨，是面向客户搭建高质量的交流平台，始终把客户体验放在第一位，因此在会议规划过程中，我们设定了2个方向的目标：

对客户：提升客户在活动流程关键触点的体验

• 会议环节：报名→审核→报名成功→签到入住→参会→送别

• 资料获取：嘉宾资料获取，视频回看

• 客户调研：满意度调研，客户建议回收

对企业：提高整体活动质量，业务数据端到端

• 从收益的视角：公司经营视角，能看到活动的投入和产出情况；

• 从流程的视角：客户参与活动的关键流转节点有数可循，帮助公司能从活动的流程关键节点，看执行的效果，比如：邀约人数、到场人数（流失率），影响机会数，影响产品机会数，投产比；

• 从数据的视角：数据加以利用，抽取关键的分析维度指标，去做精细化的分析，帮助公司更好地管理客户运营的流程。

精细化管理邀约环节

市面上常见的会议多会采用第三方的会议系统进行嘉宾的报名、审核、门票发放，但这类的方案对我们来说最大的痛点是：信息协同的效率低，个性化需求处理不灵活，且有数据泄露风险。

因此，帆软所有活动的报名、审核、签到流程，均是基于帆软简道云搭建

• 基于灵活，好上手，报名审核用简道云；业务人员自己搭建，根据业务需求灵活调整

• 客户数据实时从简道云→CRM，不需要各种表单导入导出

1、一人一码，精细化管理邀约数据

第六届帆软智数大会报名入口设置在帆软小程序，帆软员工可在帆软小程序生成个人专属邀约海报，发送给客户进行会议邀约。邀约人可以在后台看到通过扫描自己专属邀约海报报名的客户。

参会人填写报名信息后，基于FineDataLink 数据开发功能实现报名数据、审核数据同步传输，参会人在简道云填写报名信息后，数据同步至帆软简道云平台，帆软工作人员在简道云进行报名信息审核，审核通过的客户数据回传小程序，在小程序端自动生成参会二维码，用于现场签到使用。

2、简道云搭建数据监控看板，多维度监控邀约情况

本届智数大会总计开放1100个客户线下参会名额，分配给10个销售大区，客户报名数据由小程序传到简道云后，会务组利用简道云仪表盘功能，灵活搭建了大会邀约监控看板，监控各销售大区的邀约目标完成情况，并且结合参会企业的行业属性和合作状态，从行业维度以及企业合作状态分析参会企业结构。

此外，还根据客户报名时填写的论坛参与字段，分析了客户对于各分论坛参与兴趣度，为大会内容准备提供参考。

 

3、简道云自动化短信推送，省时、高效、便捷

客户报名后，需要通过多次短信发送大会参会相关信息，会务组通过简道云智能助手功能实现短信自动化推送，当用户报名通过审核后，系统自动发送审核通过短信。

智能化签到、入场

1、高效电子签到，提升参会体验

对于1400多人的大会来说，签到环节的压力非常大，签到的工作人员需要精准识别客户信息，发放参会证、餐券、房券等一系列物料，这个环节容易出错，影响客户参会体验，既要保证签到流程流畅快速，又要保证签到物料发放准确无误，因此会务组在报名、签到系统的流程设计上进行了充分考虑。

大会签到处设置演讲嘉宾、媒体、伙伴、参会嘉宾等多个通道，会前，会务组根据参会嘉宾信息提前进行通道分流，避免单个通道签到拥堵情况，利用简道云智能助手发送动态参数短信，提醒每个参会嘉宾到达现场后前往对应通道进行签到。

会务组利用简道云流程表单制作了大会签到系统，通过扫码枪扫描参会嘉宾小程序中的门票二维码信息，关联展示参会嘉宾的企业、职位、房间类型、责任销售、行业通道、同住人等信息，签到处工作人员根据参会人信息发放房券、餐券，并通过简道云模板打印功能，打印胸牌贴纸，粘贴到参会证上。贴纸上展示参会嘉宾姓名、职位、企业、参会二维码凭证。

客户完成签到后，对应责任销售企业微信会立刻收到简道云提醒，提示其所邀约的客户已经完成签到，及时在会场联系客户。

 

2、智能化入场管理，精准数据统计

为了确保大会的有序进行，会务组在会场入口设置有障碍闸机。参会者持参会证刷闸机即可快速通过，进入会场。这种智能化的入场管理方式，提高了入场效率，采集入场数据，为大会的组织者提供了更为精确的参会数据。

为了精准识别参会者参与了哪些分论坛，会务组在分论坛入口设置手持PDA，扫描参会凭证上的二维码进行身份识别，便于会后为参会者精准推送大会演讲资料。

展区实时大屏幕

会议信息全知道

大会开展期间，会务组通过FineVis开发了实时大屏看板，展示实时签到情况和分论坛情况，参会嘉宾在签到区签到后，数据将实时推送给模板组件，进行数据无感刷新。

同时，为了方便参会嘉宾查看论坛分布、主题介绍，及时获取大会信息，会务组对大会现场进行了模拟建模，用FineVis将3D模型和二维图表、文字等组件结合，将数据进行实时透明，并通过三维结构呈现，现场观众可以清晰查看大会布局以及分论坛热度，会务人员也能根据实时数据情况做好工作安排。

 扫码查看demo

 ☟

活动效果复盘

用数据说话

1、随时随地记录客户情况，复盘不拖沓

活动前，会务组利用简道云搭建了客户复盘填报表，客户完成签到后，通过简道云自动为责任销售创建复盘待办，提醒责任销售及时记录客户情况，进行活动复盘。责任销售提交复盘信息后，同步至客户信息系统中。

 

2、指标量化，数据检验活动效果

一场活动结束后，围绕会议活动各个环节，抽取数据指标，搭建活动数据分析看板，检验活动最终效果与价值。